ВІКІСТОРІНКА
Навигация:
Інформатика
Історія
Автоматизація
Адміністрування
Антропологія
Архітектура
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Військова наука
Виробництво
Географія
Геологія
Господарство
Демографія
Екологія
Економіка
Електроніка
Енергетика
Журналістика
Кінематографія
Комп'ютеризація
Креслення
Кулінарія
Культура
Культура
Лінгвістика
Література
Лексикологія
Логіка
Маркетинг
Математика
Медицина
Менеджмент
Металургія
Метрологія
Мистецтво
Музика
Наукознавство
Освіта
Охорона Праці
Підприємництво
Педагогіка
Поліграфія
Право
Приладобудування
Програмування
Психологія
Радіозв'язок
Релігія
Риторика
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Статистика
Технології
Торгівля
Транспорт
Фізіологія
Фізика
Філософія
Фінанси
Фармакологія


Основні вимоги до обліку документів.

Контрольна робота

з архівознавства

Тема роботи: „Облікові документи в архіві”

 

 

Димша Тетяна Василівна

студентка 2 курсу групи ЗДІ-61

факультету філології

 

Перевірив:

Трач Юлія Василівна

__________________________

(підпис)

доцент

 

Київ - 2008

ЗМІСТ

Вступ……………………………………………………………………………3

1. Основні вимоги до обліку документів…………………………………5

1.1. Облікові одиниці архівних документів……………………………6

1.2. Організація обліку документів в архіві……………………………6

2. Система облікових документів архіву…………………………………..6

2.1. Основні облікові документи, їх цільове призначення……………6

2.2. До допоміжних облікових документів належать…………………8

2.3. Загальні вимоги до ведення облікових документів………………8

3. Облік надходжень документів до архіву на постійне зберігання…….10

3.1. Книга обліку надходжень документів на постійне зберігання….10

3.2. Список фондів………………………………………………………11

3.3. Аркуш фонду………………………………………………………..11

3.4. Архівний опис………………………………………………………11

3.5. Реєстр описів………………………………………………………..12

3.6. Справа фонду……………………………………………………….12

4. Облік вибуття документів……………………………………………….13

5. Облік документів з особового складу…………………………………...13

5.1. Облік аркушів у справах та одиниць зберігання в складі одиниць обліку……………………………………………………………………………14

5.2. Облік копій страхового фонду та фонду використання………….14

5.3. Облік страхового фонду документів з паперовою основою на рулонній плівці та фонду користування ними……………………………….15

5.4. Облік страхового фонду документів з паперовою основою на мікрофішах та фонду користування ними……………………………………16

6. Використана література ………………………………………………...17

7. Додатки …………………………………………………………………..18

ВСТУП

 

Державні архіви є основною ланкою системи архівних установ України. Ці спеціалізовані державні установи організовують формування Національного архівного фонду (НАФ), забезпечують державний облік його документів, зберігають абсолютну більшість загального його обсягу, забезпечують надання архівної інформації користувачам. Вони разом з Державним комітетом архівів України здійснюють управління архівною справою і діловодством.

Реалізуючи ці завдання, державні архіви забезпечують збереження, примноження й використання важливої складової частини вітчизняної і світової культурної спадщини та інформаційних ресурсів, сприяють формуванню національної самосвідомості Українського народу, вносять свій вклад у розбудову демократичної, соціальної, правової держави.

Облік документів – це визначення та відображення в облікових документах, складу і стану документів в облікових одиницях. Облік документів фіксує їх належність до певних класифікаційних комплексів, забезпечує організаційну упорядкованість, можливість їх адресного пошуку та контроль за їх наявністю і станом.

Державний облік документів НАФ здійснюється централізовано архівними установами та власниками приватних архівних зібрань у межах повноважень, визначених законодавством, на рівні:

- архіву, архівного підрозділу, приватного архівного зібрання;

- зони комплектування архіву;

- системи архівних установ України.

На рівні архіву, архівного підрозділу укладання та ведення облікових документів здійснюється відповідно до вимог. Власники приватних архівних зібрань облік документів НАФ можуть здійснювати в журналах і книгах довільної форми.

Архіви, архівні підрозділи та власники приватних архівних зібрань щорічно складають облікові документи для централізованого державного обліку документів НАФ.

На рівні системи архівних установ України централізованих державний облік НАФ здійснюється Держкомархівом України у Центральному фондовому каталозі, зведеному паспорті архівних установ та зведеному звіті про стан і обсяг документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях та інших базах даних на підставі облікових документів для централізованого державного обліку, укладених архівними установами, що здійснюють постійне зберігання документів НАФ, і власниками приватних архівних зібрань, а також зведених звітів архівів про стан і обсяг документів НАФ у зоні свого комплектування.

Передання-приймання документів НАФ на депоноване зберігання або у тимчасове користування, незалежно від форми власності на них, не супроводжується зняттям документів з обліку в основних облікових документах власника чи архіву-постійного утримувача.

 

Основні вимоги до обліку документів.

Визначальними принципами обліку є централізація, уніфікація, динамічність, достовірність і повнота.

Принцип централізації реалізується через регламентовану Інструкцією з обліку документів в архіві взаємодію працівників, відповідальних за облік в архіві, та через дотримання порядку ведення і термінів подання облікових документів для централізованого державного обліку.

Уніфікація обліку забезпечується єдиним методичним керівництвом, що сприяє дотриманню наступності обліку на всіх стадіях роботи з документами – у діловодстві, архівних підрозділах та архіві – через сувору регламентацію системи основних облікових документів та вимог до її ведення.

Динамічність забезпечується оперативним внесенням необхідних змін до облікових документів та облікових баз даних або своєчасним укладенням нових облікових документів.

Достовірність і повнота обліку гарантується проведенням комплексу організаційно-методичних заходів, спрямованих на забезпечення дотримання порядку ведення основних облікових документів і облікових баз даних та відображення в них фактичної кількості, складу і стану документів, що перебувають на зберіганні.

 

Облікові одиниці архівних документів

Для документів з паперовими носіями основними обліковими одиницями є архівний фонд, справа.

Неописані документи (розсип) обліковуються в неописаних справах. Документи особового походження, що пройшли тільки первинне описування, обліковуються в документах, в окремих випадках – в неописаних справах і аркушах.

Для документів зі спеціальними носіями основними обліковими одиницями є одиниця зберігання та одиниця обліку. В одиницях обліку документи обліковуються за комплектами і видами; науково-технічні документи – за групами і комплексами.

Організація обліку документів в архіві.

Обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві, у тому числі неописані та непрофільні, страхові копії документів і копії фонду користування, а також самі облікові документи.

Облік здійснюється на основі надання документам та їх сукупностям облікових номерів.

Облік документів, що зберігаються в архіві, їхніх описів, страхових копій і копій фонду користування здійснюється окремим підрозділом чи працівником.

Облікова документація зберігається в ізольованому приміщенні, у сейфах і перебуває у віданні працівників, відповідальних за облік.

 

Система облікових документів архіву

Обліковий документ архіву – це документ встановленої форми, що фіксує обсяг, склад, стан і рух архівних документів в одиницях обліку, призначений для контролю за збереженістю документів та закріплення їх організації.

Система облікових документів – це комплекс взаємопов’язаних облікових документів та облікових баз даних, що створюються на єдиній методичній основі.

Система основних облікових документів архіву є складовою частиною системи державного обліку документів НАФ.

 

Облік надходжень документів до архіву на постійне зберігання.

Усі надходження до архіву на постійне зберігання (у тому числі друковані видання, аудіовізуальні документи, музейні предмети тощо), а також виявлені не обліковані документи (після проведення експертизи цінності або уточнення їх фондової належності), реєструються у книзі обліку надходжень документів на постійне зберігання. Фонд, який уперше надійшов до архіву, вноситься до списку фондів, на нього укладається аркуш фонду, картка фонду, картки покажчика до аркуша фонду і започатковується справа фонду. У разі не фондової організації аудіовізуальні документи обліковуються в аркушах обліку.

 

Список фондів.

У списку фондів архівний фонд реєструється тільки один раз під час першого надходження його документів до архіву. Порядковий номер запису в списку фондів є обліковим номером фонду і складовою частиною його архівного шифру та архівних шифрів належних до нього документів.

Об’єднаному архівному фонду, утвореному з кількох самостійних фондів (під фондів), надається один з їх номерів з додаванням індексу „о.а.ф”.

 

Аркуш фонду

Аркуш фонду (додаток 1) укладається на кожний фонд під час першого надходження його документів. У ньому обліковуються усі документи фонду, включаючи неописані, секретні.

 

Архівний опис

За архівним описом (додаток 2) ведеться по одиночний і сумарний (в межах опису) облік внесених до нього облікових одиниць документів. Як правило, різні види документів групуються окремо і описуються у різних описах (управлінська документація, документи з особового складу, науково-технічна документація, кінодокументи, відео документи, слайди, позитиви, негативи певного розміру, фотоальбоми, фотодокументи магнітного і грамофонного запису, електронні документи за певною формальною ознакою). Винятком є описи документів особового походження, до яких вносяться документи незалежно від способу чи техніки закріплення інформації.

 

Реєстр описів

Облік (реєстрація) архівних описів здійснюється в реєстрі описів із зазначенням у відповідних графах порядкового номера реєстраційного запису та дати його внесення, номера і назви фонду, номера і назви опису, кількості внесених до нього облікових одиниць та їх крайніх дат і/або крайніх облікових номерів, а також кількості аркушів в опису. Порядковий номер опису за реєстром описів є його інвентарним номером.

 

Справа фонду.

На кожний новостворений фонд започатковується справа фонду. До справи фонду вносяться документи, що стосуються історії формування і зберігання фонду та використання його архівної інформації: історична (біографічна) довідка про фондоутворювача, листування з фондоутворювачем (власником); акти й інші документи, що фіксують передавання документів на державне зберігання, зміни у назві, складі й обсязі фонду (у тому числі віднесення документів до категорій унікальних, особливо цінних), встановлення режиму обмеженого доступу, а також результати перевірянь наявності та стану документів; робочі інструкції, інші методичні посібники з укладання схеми систематизації документів фонду, довідкового апарату до нього тощо; акти про каталогізацію фонду та внесення інформації до комп’ютерних баз даних, копії характеристики фонду, складені для путівника (довідника); відомості про користування документами фонду тощо.

Облік руху документів ведеться протягом року також у книзі та картотеці руху фондів, описів, справ, документів та інших допоміжних облікових документах. Щорічно інформація про рух документів в межах кожного фонду та зміни в його назві і складі подається у „Відомостях про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01 поточного року” та у картці фонду. Інформація про кількість і склад документів архіву, довідкового апарату, копій страхового до них, а також бібліотечного фонду архіву відображається в паспорті архіву.Заповнюються ці документи відповідно до інструкцій, розроблених Держкомархівом України.

 

Облік вибуття документів.

В облікових документах фіксуються всі вибуття документів з архіву та зміни їх кількості в результаті виконання окремих видів робіт (проведення експертизи цінності, об’єднання справ під час перероблення описів, реставрації, розсекречення документів, звіряння й уточнення облікових даних, виявлення неточностей у підрахунку під час приймання; зняття з обліку втрачених, невиправно пошкоджених справ тощо).

Документи може бути знято з обліку на підставі актів;

- про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню;

- про виявлення документів, що не стосуються даного фонду, архіву;

- приймання-передавання документів до іншого архіву;

- описування документів, перероблення архівних описів;

- про технічні помилки в облікових документах;

- акт про не виявлення документів, причини відсутності яких документально підтверджено;

- про не виявлення документів, шляхи розшуку яких вичерпано;

- про невиправні пошкодження документів.

 

Контрольна робота

з архівознавства

Тема роботи: „Облікові документи в архіві”

 

 

Димша Тетяна Василівна

студентка 2 курсу групи ЗДІ-61

факультету філології

 

Перевірив:

Трач Юлія Василівна

__________________________

(підпис)

доцент

 

Київ - 2008

ЗМІСТ

Вступ……………………………………………………………………………3

1. Основні вимоги до обліку документів…………………………………5

1.1. Облікові одиниці архівних документів……………………………6

1.2. Організація обліку документів в архіві……………………………6

2. Система облікових документів архіву…………………………………..6

2.1. Основні облікові документи, їх цільове призначення……………6

2.2. До допоміжних облікових документів належать…………………8

2.3. Загальні вимоги до ведення облікових документів………………8

3. Облік надходжень документів до архіву на постійне зберігання…….10

3.1. Книга обліку надходжень документів на постійне зберігання….10

3.2. Список фондів………………………………………………………11

3.3. Аркуш фонду………………………………………………………..11

3.4. Архівний опис………………………………………………………11

3.5. Реєстр описів………………………………………………………..12

3.6. Справа фонду……………………………………………………….12

4. Облік вибуття документів……………………………………………….13

5. Облік документів з особового складу…………………………………...13

5.1. Облік аркушів у справах та одиниць зберігання в складі одиниць обліку……………………………………………………………………………14

5.2. Облік копій страхового фонду та фонду використання………….14

5.3. Облік страхового фонду документів з паперовою основою на рулонній плівці та фонду користування ними……………………………….15

5.4. Облік страхового фонду документів з паперовою основою на мікрофішах та фонду користування ними……………………………………16

6. Використана література ………………………………………………...17

7. Додатки …………………………………………………………………..18

ВСТУП

 

Державні архіви є основною ланкою системи архівних установ України. Ці спеціалізовані державні установи організовують формування Національного архівного фонду (НАФ), забезпечують державний облік його документів, зберігають абсолютну більшість загального його обсягу, забезпечують надання архівної інформації користувачам. Вони разом з Державним комітетом архівів України здійснюють управління архівною справою і діловодством.

Реалізуючи ці завдання, державні архіви забезпечують збереження, примноження й використання важливої складової частини вітчизняної і світової культурної спадщини та інформаційних ресурсів, сприяють формуванню національної самосвідомості Українського народу, вносять свій вклад у розбудову демократичної, соціальної, правової держави.

Облік документів – це визначення та відображення в облікових документах, складу і стану документів в облікових одиницях. Облік документів фіксує їх належність до певних класифікаційних комплексів, забезпечує організаційну упорядкованість, можливість їх адресного пошуку та контроль за їх наявністю і станом.

Державний облік документів НАФ здійснюється централізовано архівними установами та власниками приватних архівних зібрань у межах повноважень, визначених законодавством, на рівні:

- архіву, архівного підрозділу, приватного архівного зібрання;

- зони комплектування архіву;

- системи архівних установ України.

На рівні архіву, архівного підрозділу укладання та ведення облікових документів здійснюється відповідно до вимог. Власники приватних архівних зібрань облік документів НАФ можуть здійснювати в журналах і книгах довільної форми.

Архіви, архівні підрозділи та власники приватних архівних зібрань щорічно складають облікові документи для централізованого державного обліку документів НАФ.

На рівні системи архівних установ України централізованих державний облік НАФ здійснюється Держкомархівом України у Центральному фондовому каталозі, зведеному паспорті архівних установ та зведеному звіті про стан і обсяг документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях та інших базах даних на підставі облікових документів для централізованого державного обліку, укладених архівними установами, що здійснюють постійне зберігання документів НАФ, і власниками приватних архівних зібрань, а також зведених звітів архівів про стан і обсяг документів НАФ у зоні свого комплектування.

Передання-приймання документів НАФ на депоноване зберігання або у тимчасове користування, незалежно від форми власності на них, не супроводжується зняттям документів з обліку в основних облікових документах власника чи архіву-постійного утримувача.

 

Основні вимоги до обліку документів.

Визначальними принципами обліку є централізація, уніфікація, динамічність, достовірність і повнота.

Принцип централізації реалізується через регламентовану Інструкцією з обліку документів в архіві взаємодію працівників, відповідальних за облік в архіві, та через дотримання порядку ведення і термінів подання облікових документів для централізованого державного обліку.

Уніфікація обліку забезпечується єдиним методичним керівництвом, що сприяє дотриманню наступності обліку на всіх стадіях роботи з документами – у діловодстві, архівних підрозділах та архіві – через сувору регламентацію системи основних облікових документів та вимог до її ведення.

Динамічність забезпечується оперативним внесенням необхідних змін до облікових документів та облікових баз даних або своєчасним укладенням нових облікових документів.

Достовірність і повнота обліку гарантується проведенням комплексу організаційно-методичних заходів, спрямованих на забезпечення дотримання порядку ведення основних облікових документів і облікових баз даних та відображення в них фактичної кількості, складу і стану документів, що перебувають на зберіганні.

 

© 2013 wikipage.com.ua - Дякуємо за посилання на wikipage.com.ua | Контакти