ВІКІСТОРІНКА
Навигация:
Інформатика
Історія
Автоматизація
Адміністрування
Антропологія
Архітектура
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Військова наука
Виробництво
Географія
Геологія
Господарство
Демографія
Екологія
Економіка
Електроніка
Енергетика
Журналістика
Кінематографія
Комп'ютеризація
Креслення
Кулінарія
Культура
Культура
Лінгвістика
Література
Лексикологія
Логіка
Маркетинг
Математика
Медицина
Менеджмент
Металургія
Метрологія
Мистецтво
Музика
Наукознавство
Освіта
Охорона Праці
Підприємництво
Педагогіка
Поліграфія
Право
Приладобудування
Програмування
Психологія
Радіозв'язок
Релігія
Риторика
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Статистика
Технології
Торгівля
Транспорт
Фізіологія
Фізика
Філософія
Фінанси
Фармакологія


Облікові одиниці архівних документів

Для документів з паперовими носіями основними обліковими одиницями є архівний фонд, справа.

Неописані документи (розсип) обліковуються в неописаних справах. Документи особового походження, що пройшли тільки первинне описування, обліковуються в документах, в окремих випадках – в неописаних справах і аркушах.

Для документів зі спеціальними носіями основними обліковими одиницями є одиниця зберігання та одиниця обліку. В одиницях обліку документи обліковуються за комплектами і видами; науково-технічні документи – за групами і комплексами.

Організація обліку документів в архіві.

Обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві, у тому числі неописані та непрофільні, страхові копії документів і копії фонду користування, а також самі облікові документи.

Облік здійснюється на основі надання документам та їх сукупностям облікових номерів.

Облік документів, що зберігаються в архіві, їхніх описів, страхових копій і копій фонду користування здійснюється окремим підрозділом чи працівником.

Облікова документація зберігається в ізольованому приміщенні, у сейфах і перебуває у віданні працівників, відповідальних за облік.

 

Система облікових документів архіву

Обліковий документ архіву – це документ встановленої форми, що фіксує обсяг, склад, стан і рух архівних документів в одиницях обліку, призначений для контролю за збереженістю документів та закріплення їх організації.

Система облікових документів – це комплекс взаємопов’язаних облікових документів та облікових баз даних, що створюються на єдиній методичній основі.

Система основних облікових документів архіву є складовою частиною системи державного обліку документів НАФ.

 

Основні облікові документи, їх цільове призначення

- книга обліку надходжень документів на постійне зберігання – для реєстрації кожного надходження архівних документів до архіву, а також сумарного обліку кількості і складу документів, що надійшли на зберігання за певний хронологічний період;

- список фондів – для реєстрації прийнятих на зберігання архівних фондів, надання їх номерів у порядку надходження, а також кількості архівних фондів;

- анотований перелік унікальних документів – для по одиничного та сумарного обліку фондів, описів і справ, що містять унікальні документи;

- перелік особливо цінних документів – для по одиночного та сумарного обліку фондів, описів і справ, що містять особливо цінні документи;

- аркуш фонду – для обліку кількості і складу описів в межах архівного фонду та їх нумерації, обліку кількості, складу і стану документів, змін в цілому по фонду, по кожному опису і по кожному тому опису, фіксації змін назви фонду (додаток 1).

- аркуш обліку аудіовізуальних документів – для обліку кількості аудіовізуальних документів певного виду, їх змін по кожному опису в цілому, обліку й нумерації описів аудіовізуальних документів;

- архівний опис – для по одиночного та сумарного обліку справ, закріплення порядку їх систематизації та обліку змін в їх складі й обсязі;

- реєстр описів – для обліку архівних описів у архіві в цілому;

- інвентарна книга обліку документів, що мають у зовнішньому оформленні або в додатку до них матеріальні цінності – для по одиничного та сумарного обліку кількості, складу й стану таких справ;

- книга обліку надходжень страхового фонду та фонду користування – для реєстрації кожного надходження страхового фонду та фонду користування документами;

- опис страхового фонду – для по одиничного та сумарного обліку одиниць зберігання страхового фонду копій особливо цінних та унікальних документів.

На кожний архівний фонд започатковується справа фонду – комплекс документів з історії фондоутворювача й фонду.

Для обліку кількості аркушів у справі складається аркуш-засвідчувач справи. Для обліку документів у справі з унікальними, особливо цінними та різновидовими документами складається внутрішній опис документів справи.

Для централізованого державного обліку документів НАФ в архіві складаються такі документи:

- паспорт архіву;

- відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.____р.;

- картка фонду;

- картка централізованого державного обліку архівної Україніки.

Для централізованого державного обліку унікальних документів і внесення Держкомархівом України відомостей про зазначені документи до розділу „Унікальні документи Національного архівного фонду” Державного реєстру національного культурного надбання архів подає другий примірник анотованого переліку унікальних документів.

Порядок складання документів централізованого державного обліку та їх подання до відповідних архівних установ встановлюється Держкомархівом України.

 

2.2. До допоміжних облікових документів належать:

- книга обліку приймання документів на депоноване зберігання;

- паспорт архівосховища – для сумарного обліку фондів, одиниць зберігання та їх стану в архівосховищі на 01.01. поточного року;

- книга обліку видання документів з архівосховища;

- книга обліку видання документів у тимчасове користування;

- книга і картотека обліку вибуття документів;

- покажчик до аркушів фондів;

- книга обліку справ з особового складу;

- книга та картотека руху фондів, описів, справ, документів – для обліку руху відповідних документальних комплексів та підбиття підсумків руху в цілому по архіву та пофондово;

- книга (картотека) обліку документів з конфіденційною інформацією;

- книга (картотека) обліку документів з особливими умовами доступу;

- інші документи, визначені Інструкцією з обліку документів в архіві.

 

Загальні вимоги до ведення облікових документів.

Записи до облікових документів вносяться працівниками, що відповідають за облік.

Облік документів, прийнятих на постійне зберігання на правах державної власності, та облік документів, прийнятих на депоноване зберігання, ведеться окремо. Облік документів, прийнятих на депоноване зберігання, здійснюється у відповідних допоміжних документах.

Облік документів, що належать до організаційних груп „дорадянського періоду” та „радянського періоду”, ведеться окремо.

Підставою для внесення даних до основних й допоміжних облікових документів є акти та інші документи оперативного характеру, в яких фіксуються зміни в обсязі, складі та стані архівних фондів і окремих справ. Акти складаються у відповідних структурних підрозділах архіву і передаються до підрозділу обліку у порядку, визначеному Інструкцією з обліку документів в архіві. Форма актів встановлюється Правилами:

- акт приймання-передавання документів на постійне зберігання;

- акт приймання-передавання документів на депоноване зберігання;

- акт видання документів у тимчасове користування;

- акт про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню;

- акт повернення документів власнику;

- акт приймання-передавання документів до іншого архіву;

- акт приймання-передавання страхових копій;

- акт про поділ справ після реставрації;

- акт про технічні помилки в облікових документах;

- акт про виявлення документів, що не стосуються даного фонду, архіву;

- акт про виявлення не облікованих документів;

- акт про створення об’єднаного архівного фонду;

- акт про вилучення документів з архівної колекції в окремий архівний фонд;

- акт про вилучення документів з об’єднаного архівного фонду в окремий архівний фонд;

- акт перевіряння наявності й стану документів (додаток 3);

- акт про не виявлення документів, причини відсутності яких документально підтверджено;

- акт про не виявлення документів, шляхи розшуку яких вичерпано;

- акт про завершення розшуку документів;

- акт описування документів, перероблення архівних описів;

- акт про розсекречування документів;

- акт приймання-передавання документів із секретного на загальне зберігання.

Акти складаються за результатами робіт з документами й фіксують підсумки цих робіт. Датою акту вважається дата затвердження його керівництвом архіву.

© 2013 wikipage.com.ua - Дякуємо за посилання на wikipage.com.ua | Контакти