ВІКІСТОРІНКА
Навигация:
Інформатика
Історія
Автоматизація
Адміністрування
Антропологія
Архітектура
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Військова наука
Виробництво
Географія
Геологія
Господарство
Демографія
Екологія
Економіка
Електроніка
Енергетика
Журналістика
Кінематографія
Комп'ютеризація
Креслення
Кулінарія
Культура
Культура
Лінгвістика
Література
Лексикологія
Логіка
Маркетинг
Математика
Медицина
Менеджмент
Металургія
Метрологія
Мистецтво
Музика
Наукознавство
Освіта
Охорона Праці
Підприємництво
Педагогіка
Поліграфія
Право
Приладобудування
Програмування
Психологія
Радіозв'язок
Релігія
Риторика
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Статистика
Технології
Торгівля
Транспорт
Фізіологія
Фізика
Філософія
Фінанси
Фармакологія


Облік надходжень документів до архіву на постійне зберігання.

Усі надходження до архіву на постійне зберігання (у тому числі друковані видання, аудіовізуальні документи, музейні предмети тощо), а також виявлені не обліковані документи (після проведення експертизи цінності або уточнення їх фондової належності), реєструються у книзі обліку надходжень документів на постійне зберігання. Фонд, який уперше надійшов до архіву, вноситься до списку фондів, на нього укладається аркуш фонду, картка фонду, картки покажчика до аркуша фонду і започатковується справа фонду. У разі не фондової організації аудіовізуальні документи обліковуються в аркушах обліку.

 

Книга обліку надходжень документів на постійне зберігання.

До книги обліку надходжень документів на постійне зберігання записуються послідовно усі первинні та повторні надходження документів кожного фонду. Підставою для внесення записів є акти приймання або акти про виявлення не облікованих документів, що укладаються окремо на документи кожного фонду. Реєстраційним номером акта приймання є порядковий номер запису у книзі обліку надходжень. У межах поточного року кожне надходження отримує один порядковий номер, незалежно від складу і виду документів.

Під час реєстрації надходження у відповідних графах книги зазначаються такі відомості: дата запису, назва, номер і дата акта-підстави; назва фонду; крайні дати (роки) документів, їх кількість (обсяг) з розбивкою за видами облікових одиниць, короткий зміст і характеристика їх стану; найменування особи власника чи уповноваженої ним особи, яка передала документи на зберігання, та її адреса; прізвище працівника архіву, який здійснив приймання; номер фонду.

Щорічно на 1 січня у книзі обліку надходжень підбивається підсумок кількості документів, що надійшли протягом року, з розбивкою за видами облікових одиниць та видами документації.

Книга обліку надходжень прошнуровується, аркуші пронумеровуються, укладається засвідчу вальний напис і скріплюється печаткою й підписом керівника архіву.

 

Список фондів.

У списку фондів архівний фонд реєструється тільки один раз під час першого надходження його документів до архіву. Порядковий номер запису в списку фондів є обліковим номером фонду і складовою частиною його архівного шифру та архівних шифрів належних до нього документів.

Об’єднаному архівному фонду, утвореному з кількох самостійних фондів (під фондів), надається один з їх номерів з додаванням індексу „о.а.ф”.

 

Аркуш фонду

Аркуш фонду (додаток 1) укладається на кожний фонд під час першого надходження його документів. У ньому обліковуються усі документи фонду, включаючи неописані, секретні.

 

Архівний опис

За архівним описом (додаток 2) ведеться по одиночний і сумарний (в межах опису) облік внесених до нього облікових одиниць документів. Як правило, різні види документів групуються окремо і описуються у різних описах (управлінська документація, документи з особового складу, науково-технічна документація, кінодокументи, відео документи, слайди, позитиви, негативи певного розміру, фотоальбоми, фотодокументи магнітного і грамофонного запису, електронні документи за певною формальною ознакою). Винятком є описи документів особового походження, до яких вносяться документи незалежно від способу чи техніки закріплення інформації.

 

Реєстр описів

Облік (реєстрація) архівних описів здійснюється в реєстрі описів із зазначенням у відповідних графах порядкового номера реєстраційного запису та дати його внесення, номера і назви фонду, номера і назви опису, кількості внесених до нього облікових одиниць та їх крайніх дат і/або крайніх облікових номерів, а також кількості аркушів в опису. Порядковий номер опису за реєстром описів є його інвентарним номером.

 

Справа фонду.

На кожний новостворений фонд започатковується справа фонду. До справи фонду вносяться документи, що стосуються історії формування і зберігання фонду та використання його архівної інформації: історична (біографічна) довідка про фондоутворювача, листування з фондоутворювачем (власником); акти й інші документи, що фіксують передавання документів на державне зберігання, зміни у назві, складі й обсязі фонду (у тому числі віднесення документів до категорій унікальних, особливо цінних), встановлення режиму обмеженого доступу, а також результати перевірянь наявності та стану документів; робочі інструкції, інші методичні посібники з укладання схеми систематизації документів фонду, довідкового апарату до нього тощо; акти про каталогізацію фонду та внесення інформації до комп’ютерних баз даних, копії характеристики фонду, складені для путівника (довідника); відомості про користування документами фонду тощо.

Облік руху документів ведеться протягом року також у книзі та картотеці руху фондів, описів, справ, документів та інших допоміжних облікових документах. Щорічно інформація про рух документів в межах кожного фонду та зміни в його назві і складі подається у „Відомостях про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01 поточного року” та у картці фонду. Інформація про кількість і склад документів архіву, довідкового апарату, копій страхового до них, а також бібліотечного фонду архіву відображається в паспорті архіву.Заповнюються ці документи відповідно до інструкцій, розроблених Держкомархівом України.

 

Облік вибуття документів.

В облікових документах фіксуються всі вибуття документів з архіву та зміни їх кількості в результаті виконання окремих видів робіт (проведення експертизи цінності, об’єднання справ під час перероблення описів, реставрації, розсекречення документів, звіряння й уточнення облікових даних, виявлення неточностей у підрахунку під час приймання; зняття з обліку втрачених, невиправно пошкоджених справ тощо).

Документи може бути знято з обліку на підставі актів;

- про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню;

- про виявлення документів, що не стосуються даного фонду, архіву;

- приймання-передавання документів до іншого архіву;

- описування документів, перероблення архівних описів;

- про технічні помилки в облікових документах;

- акт про не виявлення документів, причини відсутності яких документально підтверджено;

- про не виявлення документів, шляхи розшуку яких вичерпано;

- про невиправні пошкодження документів.

 

Облік документів з особового складу.

За описами документів з особового складу і аркушами фондів здійснюється підрахунок загальної кількості справ з особового складу з фіксування результатів по кожному фонду і сумарно по архіву в книзі обліку документів з особового складу.

Зміни в обсязі справ з особового складу, у тому числі після проведення експертизи їх цінності, в установленому порядку відображаються в облікових документах.

 

Облік аркушів у справах та одиниць зберігання в складі одиниць обліку.

Облік аркушів у справах здійснюється на основі їх нумерації. Кількість аркушів у справах з документами з паперовими носіями фіксується в аркуші-засвідчувані з зазначенням окремо номерів аркушів, що містять:

- засоби поштового обігу (марки усіх видів, конверти, листівки, бланки, штемпелі, пломби);

- печатки та їх відбитки;

- автографи визначних діячів;

- фотодокументи, малюнки, карти, плани, креслення;

- наклеєні фотографії, документи;

- конверти з вкладеннями (із зазначенням кількості вкладених до них аркушів і предметів);

- документи, зокрема, виконані друкарським способом, що мають самостійну нумерацію (із зазначенням кількості аркушів, сторінок);

- великоформатні документи, а також номери склеєних і пошкоджених аркушів.

Облік одиниць зберігання у складі одиниць обліку аудіовізуальних та електронних документів здійснюється на основі їх нумерації. Кількість одиниць зберігання зазначається у відповідних графах описів цих документів.

 

© 2013 wikipage.com.ua - Дякуємо за посилання на wikipage.com.ua | Контакти