ВІКІСТОРІНКА
Навигация:
Інформатика
Історія
Автоматизація
Адміністрування
Антропологія
Архітектура
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Військова наука
Виробництво
Географія
Геологія
Господарство
Демографія
Екологія
Економіка
Електроніка
Енергетика
Журналістика
Кінематографія
Комп'ютеризація
Креслення
Кулінарія
Культура
Культура
Лінгвістика
Література
Лексикологія
Логіка
Маркетинг
Математика
Медицина
Менеджмент
Металургія
Метрологія
Мистецтво
Музика
Наукознавство
Освіта
Охорона Праці
Підприємництво
Педагогіка
Поліграфія
Право
Приладобудування
Програмування
Психологія
Радіозв'язок
Релігія
Риторика
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Статистика
Технології
Торгівля
Транспорт
Фізіологія
Фізика
Філософія
Фінанси
Фармакологія


ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ ДЕРЖАВНИХ АРХІВІВ

 

ОДНІЄЮ З ВУЗЛОВИХ архівнох справи є організація роботи державних архівів. Вона включає наукові засади усіх сфер діяльності: управлінської, ор­ганізаційної, фінансової, господарської.

§1. Статус та структура архівів

ФУНДАМЕНТ СИСТЕМИ архівних установ України складають державні архіви, які збирають, ідентифіку­ють, описують, класифікують і зберігають документи, здійсню­ють реставрацію їх і організовують користування ними.

Державний архів - це створена державою установа, призна­чена для формування Національного архівного фонду, обліку і збе­рігання його документів та забезпечення використання архівної інформації. Фонди державного архіву складають інформаційну систему - організаційно упорядковану сукупність архівних Документів, довідкового апарату, баз і банків даних. Відтак як інформаційна служба і суб'єкт інформаційних відносин держав­ний архів бере участь у здійсненні інформаційної діяльності, ос­новними видами якої є одержання, зберігання, використання та поширення архівної інформації.

Пріоритетними завданнями державних архівів є реалізація Державної політики в галузі архівної справи, координування ді­яльності державних органів, підприємств, установ, організацій питань архівної справи та діловодства, забезпечення здійснення Державної реєстрації, обліку, постійного зберігання, комплектування, використання документної інформації та науково-методична робота в галузі архівознавства, документознавства та архео­графії.

З метою забезпечення збереженості документів, цілісності упорядкованих документальних комплексів, удоступнення їх для користувачів державні архіви ведуть комплектування, здій­снюють заходи щодо забезпечення фізичної та фізико-хімічної збереженості документів, створюють і вдосконалюють довідко­вий апарат, забезпечують умови для користування документами, задовольняють інформаційні потреби юридичних та фізичних осіб, конституційні права громадян, а також здійснюють само­стійне використання архівної інформації в державних та су­спільних інтересах.

Відповідно до призначення і мети діяльності державні архіви за дорученням держави і в межах, визначених законодавством, здійснюють певні повноваження держави щодо володіння, ко­ристування і розпорядження частиною Національного архівного фонду, що належить державі і зберігається в архіві згідно з його профілем і рангом. У державному архіві можуть зберігатися та­кож документи Національного архівного фонду, що не належать державі. Тоді архів за дорученням їх власників здійснює певні повноваження щодо володіння, користування і розпорядження цими документами.

Державні архіви зберігають документи Національного архів­ного фонду постійно. Частина місцевих державних архівних ус­танов залежно від їх рангу зберігають документи протягом стро­ків, визначених органом виконавчої влади вищого рівня чи ор­ганом самоврядування, що утворив цю місцеву державну архівну установу, з наступним передаванням таких документів до відповідного державного архіву на постійне зберігання.

Правовою базою діяльності державних архівів є Закон Ук­раїни "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Основи законодавства України про культуру", закони "Про ін­формацію", "Про державну таємницю", "Про авторське право та суміжні права", "Про бібліотеки і бібліотечну справу", "Про охорону та використання пам'яток історії та культури", поста­нови Верховної Ради України, укази Президента України, по­станови та розпорядження Кабінету Міністрів України, міжна­родні правові акти, в яких бере участь Україна.

Основні питання, пов'язані з функціонуванням державних архівів, регулює Закон України "Про національний архівний фонд та архівні установи". Він встановлює поняття Національ­ного архівного фонду України як однієї із загальнонаціональних цінностей, фіксує його як об'єкт права, закладає єдині основи системи архівних установ, регулює суспільні відносини, пов'я­зані з формуванням, обліком, зберіганням і використанням На­ціонального архівного фонду.

Діяльність державних архівів регулюється також підзакон-ними нормативно-правовими актами Держкомархіву, інших центральних органів виконавчої влади, місцевих органів вико­навчої влади і органів місцевого самоврядування, виданими в ме­жах їхньої компетенції і відповідно до законодавства.

Основними нормативними документами з організації роботи архіву є положення про архів та його структурні підрозділи, структура й штатний розпис, коштори доходів і видатків, поса­дові інструкції працівників.

Статус, завдання, функції державних архівів, порядок їх ство­рення і підпорядкування визначаються спеціальним норматив­ним документом - положенням. У положенні зафіксовані й пра­ва архіву. Зокрема, державний архів області має право одержу­вати від підрозділів обласної державної адміністрації, органів місцевого самоврядування, установ і організацій інформацію про зберігання і впорядкування документів. У межах своїх по­вноважень державний архів може давати підприємствам, уста­новам та організаціям обов'язкові для виконання вказівки щодо роботи їхніх архівних підрозділів і ведення діловодства. Одним з важливих прав архіву є право порушувати у встановленому порядку питання про призупинення діяльності архівних уста­нов, які не забезпечують збереженості документів НАФ. До прав державного архіву належить і обмеження доступу до документів та встановлення особливих умов використання інформації, що міститься в них.

Управління архівом здійснюється відповідними органами виконавчої влади і місцевого самоврядування вищого рівня, ди­ректором та іншими керівними працівниками архіву з допомо­гою органцізаційно-розпорядчих, економічних, соціальних і ви­ховних методів. Директора центрального державного архіву Призначає і звільняє Держкомархів, директорів державних аРхівів областей - голови облдержадміністрацій за погодженням 3 Держкомархівом, галузевих державних архівів - керівники Міністерств і відомств. Директор персонально відповідає за ви-к°нання покладених на архів завдань. Він затверджує виробничі і штатний розпис, положення про структурні підрозділи, функціональні обов'язки співробітників установи, видає накази та контролює їх виконання, призначає і звільняє з посад пра­цівників архіву.

З метою погодженого вирішення питань компетенції держав­ного архіву, в ньому може утворюватися колегія у складі дирек­тора, його заступників та інших працівників архіву.

В Державному архіві діють також науково-методичні ради (див. розділ 14) та експертно-перевірні комісії (див. розділ 8).

Державні архіви є юридичними особами, мають самостійний баланс, рахунки в установах банків, гербову печатку. Вони утри­муються за рахунок коштів Державного бюджету України. Гра­нична чисельність співробітників, фонд оплати праці та видатки на утримання установи затверджують голови відповідних дер­жавних адміністрацій.

Типові положення про місцеві державні архівні установи за­тверджує Кабінет Міністрів України, інших державних архівів - Держкомархів чи відповідне відомство разом з Держкомархівом. Положення про архіви (архівні підрозділи) об'єднань громадян, підприємств, установ і організацій, заснованих на недержавних формах власності, затверджують їхні засновники.

Важливим для діяльності архіву документом, що визначає склад функціональних структурних підрозділів, є структура.Організаційно-виробнича структура державних архівів зумовле­на основними напрямами і завданнями їхньої діяльності, умо­вами і особливостями їхньої роботи. Наприклад, у центральних державних архівах та архівах областей функціонують такі відді­ли: забезпечення збереженості та обліку фондів, довідкового апарату, використання архівної інформації. Усередині відділів можуть утворюватися менші виробничі одиниці (сектори, групи) для вужчої спеціалізації праці - група наукового опису­вання, група зберігання друкованих видань, сектор користуван­ня документами, сектор планування та організаційно-методич­ної роботи та ін. В окремих архівах створюються відділи, що відповідають специфіці їх діяльності. Так, у Центральному дер­жавному архівів громадських об'єднань України діє відділ нау­ково-технічного опрацювання документів у міністерствах і ві­домствах, у центральних державних історичних архівах України у Києві та Львові - відділи давніх актів, у Центральному дер­жавному архіві-музеї літератури і мистецтв України - видав­ничий відділ та відділ зберігання архівних, музейних і быбліотечнихчних фондів. В архівах можуть створюватися і позаштатні, господарсько-розрахункові підрозділи для впорядкування доку­ментів поточного діловодства в організаціях-фондоутворювачах, що фінансуються за їхній рахунок. Завдання, функції, права й організацію діяльності підрозділів архіву визначають положення про структурні підрозділи архіву, розробляються на основі по­ложення про архів.

Розподіл співробітників у відділах за посадами здійснюється відповідно до штатного розпису - документу, що визначає кон­кретний набір посад працівників архіву та складові їх заробітної плати відповідно до умов оплати праці. Працівники архівної ус­танови поділяються: керівний склад - директор, заступники, го­ловний охоронець фондів, головний бухгалтер; спеціалісти - го­ловний, провідний, 1 та 2-ї категорій, старший науковий спів­робітник, науковий і молодший науковий співробітники, стар­ший охоронець фондів, охоронець фондів, реставратор 1 та 2-ї категорій; службовці - старший майстер, старший касир, стар­ший інспектор, завідуючий канцелярією, оператор, техніки різ­них спеціальностей, секретар-друкарка, діловод та інші; обслу­говуючий персонал - кваліфіковані робітники, прибиральниці, двірники, вахтери та інші.

Діяльність архівів значною мірою залежить від стану їх ма­теріально-технічної бази. Переважна більшість центральних і об­ласних державних архівів розташовано у спеціалізованих спо­рудах. Вони зведені у 1960- 1980-х рр. як типові архівосховища, розраховані на зберігання близько 1 млн справ кожне. Архіви оснащено технологічним обладнанням для підтримки темпера-турно-вологісного режиму, системами протипожежної сигналі­зації, автоматичного пожежегасіння. Частина обласних, біль­шість районних і міських державних архівів розміщені в присто­сованих приміщеннях.

Для нормального функціонування архівних установ постій­ного зберігання документів, крім архівосховищ і технологічного обладнання, потрібні такі служби та приміщення: читальний зал; науково-довідкова бібліотека; лабораторія фото- і мікрокопіювання; методичний кабінет; реставраційно-палітурна майстерня (Дільниця); ремонтно-технічна майстерня; приміщення для довідкового апарату; робочі кімнати співробітників; виставочний зал допоміжні приміщення (приміщення для приймання їжі, нардероб тощо).

Оскільки діяльність архівіста має переважно творчий, інте­лектуальний характер, найдоцільнішою є кабінетна організація праці. При цьому важливе значення має раціональне викорис­товування робочої площі, зручність транспортування докумен­тів, виробничих комунікацій тощо. Організація робочих кімнат вимагає оснащення їх відповідними меблями, комп'ютерами, засобами зв'язку, репрографічною технікою, освітлення, канце­лярським приладдям, забезпечення відповідною довідковою інструктивно-методичною літературою.

Від характеру роботи (керівна, наукова, допоміжна, технічна) залежить кількість співробітників у робочих кімнатах. Вона ко­ливається від 1 до 3-4 осіб, залежно від наявних робочих площ. Основні вимоги щодо обладнання виробничих приміщень такі: середня площа на одного співробітника до 5 кв. м.; потужність настільних ламп - 60-75 Вт, температура повітря - 18-22°С; вологість повітря - 60-40%; рівень інтенсивності звуку - не більше 40-50 ДБ.

Важливим елементом організації виробничого процесу є до­тримування вимог охорони праці, запобігання травматизмові та професійним захворюванням. В архівних установах необхідно суворо дотримуватися правил безпеки під час роботи з ліфтами, піднімальними механізмами, електроприладами, комп'ютерами, хімікаліями та реагентами в процесі мікрофільмування, реста­врації та ремонту документів, проведення дезінфекції тощо.

Організація охорони архіву здійснюється згідно з погодже­ною з органами МВС України Інструкцією про охоронний ре­жим архіву.

§2. Виробничі подрозділи архіву та основні архівні технології

СЕРЕД ВИРОБНИЧИХ підрозділів архіву го­ловним є архівосховище - спеціалізоване приміщення для збе­рігання документів. Воно, як правило, має необхідне техноло­гічне обладнання і устаткування: системи автоматичного підтри­мування температурно-вологісного режиму, протипожежної і охо­ронної сигналізації, спеціального освітлення, а також стелажне обладнання, картонажі, транспортні візки, розсувні драбини, ліф" тові підйомники, прилади термо- і гігрометрії тощо.

Але архівосховище - не тільки приміщення, а й виробничий лідрозділ. Це група співробітників, до складу якої може входити певна кількість працівників, залежно від обсягу роботи. Наприк­лад, архівосховище І групи, як правило, має понад 300 тис. справ. Його обслуговують завідувач архівосховища, старший охоро­нець фондів і двоє охоронців фондів.

Працівники архівосховища здійснюють увесь комплекс робіт, пов'язаних із забезпеченням збереженості документів - дотри­мання температурно-вологісного режиму, прибирання примі­щень, дезінфекцію та дезінсекцію, видавання та підкладання справ до картонажів, проведення перевірок наявності докумен­тів, участь у громадському огляді стану їх збереженості тощо.

Архівосховища є об'єктами режимного порядку і доступ до них визначається спеціальною інструкцією та наказом дирек­тора. Вхід до сховищ особам, не визначених наказом, категорич­но забороняється, як і вхід у верхньому одязі, з сумками тощо.

Підтримування оптимального санітарного та температурно-вологісного режиму є запорукою забезпечення довговічності документів (див. розділ 12).

До основних підрозділів архіву належить читальний зал, ро­бота якого регламентується спеціальними правилами, що роз­робляє кожен архів на основі затвердженого Держкомархівом "Порядку користування документами НАФ в державних архі­вах". Вони визначають основні функціональні напрями діяль­ності цих підрозділів щодо задоволення потреб громадян у ре­троспективній документній інформації. До роботи в читальному залі допускають осіб, які в офіційній письмовій заяві аргумен­тують потребу ознайомитися з документами за тією чи іншою тематикою. Відповідний дозвіл дає керівник архівної установи або його заступник. Такий дозвіл діє протягом року.

Приступаючи до роботи у читальному залі, громадяни зна­йомляться з правилами, заповнюють спеціальну анкету. Інфор­мація цього документу складає основу бази даних про склад ко­ристувачів та науково-тематичну спрямованість їхніх інтересів. Замовлення документів здійснюється після перегляду дослід­ником описів, картотек, каталогів та іншого довідкового апарату. Дані про потрібні документи вносяться у бланки замовлень і пе­редаються завідувачеві читальним залом для виконання. Як пра­вило, дослідник замовляє не більше 10 справ на день. Надходжен­ня замовлених справ фіксуються у журналі, а дослідник розписується в отриманні їх у бланку замовлень. Справи, з якими пра. цюють громадяни, зберігаються у спеціальних шафах-боксах не більше одного місяця, а потім повертаються до архівосховищ. Під час видавання і приймання справи переглядають співробітники архіву, щоб виявити повноту аркушів, їх ушкодження тощо.

Працюючи з документами, дослідник може робити витяги. Після закінчення роботи із справою дослідник робить запис в ар-куші користування документами, де зазначає дату, своє прізви­ще, тему роботи, номери аркушів, з яких зроблено витяги, а також ставить розбірливий підпис.

У разі публікації архівних документів дослідник зобов'язаний подавати в установленій формі посилання на архів, фонд, опис, справу та аркуші. Наприклад: ЦДАВО України, ф. 14, оп. 1, спр. 125, арк. 18-21. Він несе відповідальність за достовірне пе-редання змісту відомостей, що містяться в документах. За пору­шення чинних правил громадяни можуть бути позбавлені права користування архівними документами.

З діяльністю читального залу тісно пов'язана робота довід­кової групи (столу довідок), яка входить до функціональної сфе­ри використання архівної інформації. Як правило, вона полягає у задоволенні соціально-правових потреб громадян. Тематичний спектр цих запитів досить широкий - про місце і дату народ­ження, стаж роботи, заробітну плату, майно, житло, освіту, родо­від, репресії, реабілітацію, участь у бойових діях, партизансько­му русі тощо.

У більшості архівів цей вид робіт виконує спеціальний струк­турний підрозділ - відділ використання інформації документів, група (стіл) довідок. Його співробітники готують на кожний за­пит фізичних чи юридичних осіб архівну довідку. Вона може бути усталеної чи довільної форми, але повинна мати обов'язкові реквізити: штамп та печатку архівної установи, підписи керів­ника та виконавця, дату, точну адресу громадян чи юридичних осіб, чіткий виклад відповіді по суті запиту з посиланням на ар­хівні документи. У разі негативної відповіді викладається реко­мендація щодо дальшого звернення громадян у цій справі, на­водяться адреси відповідних архівних чи інших установ. Для виконання запитів громадян нормативами передбачено місяч­ний термін.

Тематичні запити виконують наукові співробітники або про' відні архівісти. Для виконання складних запитів можуть створюва тимчасові робочі групи. Термін виконання запиту ви­значає керівник архіву.

Важливою умовою активізації роботи архівів є впровадження комп'ютерної техніки. Найширше її використовують у сфері вдо­сконалення довідкового апарату, зокрема для створення баз даних та автоматизованого пошуку архівної інформації. Наприклад, в Держкомархіві створюється автоматизована інформаційно-пошукова система "Національний архівний фонд". У Централь­ному державному архіві громадських об'єднань України впро­ваджено інформаційно-довідкову систему щодо архівно-слідчих справ репресованих. У державних архівах більшості областей і створено бази даних на осіб, вивезених до Німеччини в 1941-1943 рр. Вони побудовані на документах фільтраційних справ. Внаслідок впровадження цих програм автоматизовано досить трудомісткі процеси, вдалося відмовитися від традиційних ар­хівних технологій.

З метою підвищення ефективності архівних технологій в ар­хіві створюються багатопрофільні відкриті комп'ютерні системи, що дозволяють легко нарощувати додаткові автоматизовані функції - автоматизовані робочі місця (АРМ) для співробітни­ків та в читальному залі для користувачів. Функціональне при­значення останніх - полегшити пошук потрібних даних у великих масивах інформації. Держкомархів та деякі архіви мають веб-сайти в Інтернеті, функціонує мережа електронної пошти.

Робота одного із основних виробничих підрозділів архівної установи реставраційно-палітурної майстерні (дільниці) по­лягає в реставрації, ремонті та оправі документів задля підтри­мання їх належного фізичного стану. Майстерня повинна мати певний набір обладнання (залежно від кількості працівників): стіл реставраційний з підставкою, шафа металева (чи сейф), стіл-верстак, прес обтискний палітурний, картонорубальний верстак, паперорізальна машина, пристрій для сушіння паперу, електро­плита, електропраска, ваги, пристрій для укладання та проши­вання аркушів, візок, холодильник тощо.

До основного набору інструментів реставратора належать: скальпелі медичні, шпателі, ножиці прямі, пінцети, голки, шила, термометри хімічні, щіточки, лінійки тощо. Певні вимоги вису­ваються й до посуду, яким користуються в робочому процесі.

У реставраційних роботах застосовують спеціальні види паперу: мікалентний, конденсаторний, фільтрувальний, чайний, писальний, парафіновий, афішний, пергаментний, цигарковий та інші. До найуживаніших матеріалів для палітурних робіт на­лежать картон палітурний, електроізоляційний, пресшпан, лідерин, бумвівіл, папір форзацний, марля спеціальна, коленкор палітурний, нитки льняні тощо. Майстерня забезпечується та­кож певними видами клеїв. Основною вимогою до робочого міс­ця реставратора є захищення робочого столу від прямих соняч­них променів. Реставраційні інструменти та матеріали раціо­нально і зручно розташовують навколо робочого місця рестав­ратора. Особливу увагу звертають при цьому на дотримання пра­вил безпеки при виконанні робіт.

Реставрації підлягають насамперед документи, які мають ме­ханічні, фізико-хімічні чи біологічні пошкодження або уражен­ня. Ири надходженні до майстерні їх реєструють у спеціальному журналі, після закінчення реставрації роблять запис про повер­нення документів до архівосховища.

§3. Планування, звітність та економічна діяльність архівів

 

ПЛАНУВАННЯ, тобто визначення видів і обся­гів робіт працівників на певний період відповідно до мети і при­значення архіву, є складовою частиною управлінських функцій. Воно має дві форми: перспективну і поточну. Перша властива органам управління архівною справою (Держкомархів, цен­тральні державні архіви, державні архіви областей) і розрахо­вана на тривалий термін. Друга - архівним установам і архів­ним підрозділам. Вони, як правило, складають річні плани. В дер­жавному архіві постійного зберігання документів складаються такі види планів: основної діяльності (розвитку архівної справи); науково-дослідної та методичної роботи; науково-видавничої роботи; план впровадження наукових і методичних розробок.

Планування здійснюється архівом самостійно на основі до­сягнутих результатів попередньої діяльності, перспективних планів і програм, виходячи з наявних та прогнозованих фінан­сових, матеріальних і трудових ресурсів. Враховуються такояс рекомендації та доручення органів вищого рівня.

Виходячи з обсягу робіт, бюджету часу та кількості штатних працівників, структурні підрозділи готують пропозиції до проекту плану, який затверджує керівник установи. План основної діяльності має дві частини - текстову і табличну.

До показників плану входять: види робіт, одиниця виміру (справ, аркушів, карток тощо), норматив, обсяг робіт з розбиттям по кварталах, бюджет часу, виконавці та пояснення. Розділи плану відбивають головні напрями діяльності архіву. Структура плану може змінюватися у відповідності з вимогами часу.

Для обліку витрат часу при складанні плану дирекція архіву керується "Нормативами трудомісткості основних видів робіт, які виконуються в державних архівах України", що затверджу­ються наказом начальника Держкомархіву наприклад, прийман­ня справ на державне зберігання: загального діловодства - 450 справ - 1 людино-день; особового походження - 200 справ або 3,5 тис. арк. - 1 людино-день; страхового фонду - 6 тис. кадрів -1 людино-день.

Виконання запитів: за документами - 3 довідки - 1 людино-день; за довідковою картотекою - 9 довідок - 1 людино-день.

Підготовка: статті, огляду, наукової доповіді - 1 друк. арк. -ЗО людино-днів; методичного посібника, методики, інструкції -1 друк. арк. - 26 людино-днів.

Введення цих нормативів сприяє поліпшенню організації та координації праці, підвищенню її продуктивності, уніфікації виробничих процесів, налагодженню обліку виконаних робіт.

На роботи, не передбачені типовими галузевими нормами або якщо умови їх виконання суттєво відрізняються від стандарт­них, в архіві можуть розроблятися місцеві норми.

Архівні установи зі змінним складом документів планують роботу відповідно до вимог органів вищого рівня, їх плани мо­жуть бути річними, піврічними або квартальними. Характерною особливістю їх є посилена увага до таких видів робіт, як контроль за діяльністю архівних підрозділів та служб діловодства установ, підприємств і організацій, приймання документів на тимчасове зберігання та передання їх на постійне державне зберігання. В архівних установах практикують і складання індивідуальних Робочих планів співробітників.

Для контролю за виконанням планових завдань і викорис­танням робочого часу в архівах використовують застосовуються Рйні форми обліку праці. Найпоширенішою є ведення щоден­ників, до яких керівник відділу заносить цифрові показники Рубіжного контролю. У виробничих підрозділах щомісячно, а в межах архівної установи - щоквартально підбивають підсум­ки виконання плану.

Державні архіви звітують за кількома статистичними фор­мами.

Основною зведеною звітно-обліковою формою є паспорт ар­хівної установи, де в чотирьох розділах подається така інфор­мація: про кількість споруд, об'єм та площу архівосховищ, про­тяжність стелажного обладнання, кількість робочих кімнат, чи­тальних залів, допоміжних приміщень; документів з паперовою основою (фондів, справ тощо), кіно-, фото- і фонодокументів; стан довідкового апарату (описів, книг обліку, карток, обсяг інфор­мації, введеної до комп'ютерів тощо); про кадровий склад (всього працівників, у т.ч. керівних, спеціалістів, службовців та інших). Паспорт заповнюють за станом на 1 січня поточного року і по­дають до Держкомархіву до 1 лютого.

Наступна зведена звітна форма - звіт про виконання плану розвитку архівної справи. Він складається за основними напря­мами діяльності архіву: забезпечення збереженості та державний облік документів, створення та розвиток довідкового апарату, фор­мування НАФ та експертиза цінності документів, використання інформації документів, зміцнення матеріально-технічної бази. До цієї форми включають види робіт, одиницю виміру, пла­нове завдання і фактичне виконання. Даний звіт також подають до 5 січня.

Місцеві архівні установи зі змінним складом документів зві­тують за спеціальною формою про стан і обсяг документів НАФ, що перебувають на відомчому зберіганні. Подають відомості про кількість установ - джерел комплектування, наявні приміщення, кількість працюючих, характеристики складу документів тощо. За цією формою архіви (архівні підрозділи) подають відомості державним архівам областей до 10 грудня.

Архіви звітують і про чисельність, склад та рух працівників, які займають посади керівників і спеціалістів (форма № І-К), та про чисельність окремих категорій працівників (форма № 6-ПВ). Звіти подають до 5 січня. Крім того, складають бухгалтерську звіт­ність за формами, встановленими для бюджетних організацій. В умовах ринкових відносин ретроспективна інформація ДО" кументів набуває значення товару. Це стимулює економічну діяльність архівних установ, розширення сфери архівних послуг-Найпоширенішими формами такої діяльності є виконання замовлень на виготовлення мікрофільмів чи ксерокопій. Практи­кують також надання документів для експонування на вистав­ках, у телепередачах, для кінозйомок. В архіві виконуються те­матичні запити, складаються історичні довідки, готуються збір­ники документів. Доволі поширеним є замовлення генеалогіч­ного характеру. Формою позабюджетних надходжень залиша­ються також кошти від діяльності господарсько-розрахункових підрозділів за платне впорядкування документів міністерств і ві­домств, підприємств, установ та організацій.

Розцінки і тарифи на основні види робіт і послуг затверджує орган вищого рівня. Ціни за виконані роботи залежать насам­перед від категорії документів (унікальні, особливо цінні та ін­ші), амортизаційних витрат на мікроплівку, папір, електроенер­гію тощо. З окремими користувачами документів можуть узгод­жуватися договірні ціни. Кошти, отримані від економічної ді­яльності, використовують на матеріальне заохочення працівни­ків, розвиток технічної бази, господарські потреби архіву.

Для поліпшення організації та розгортання планових робіт і послуг архів здійснює маркетингову діяльність за такими на­прямами: вивчає попит на такі роботи потенційних замовників, обраховує економічну доцільність та ефективність надання та­ких послуг, використовує їх рекламне забезпечення, веде пошук нових споживачів.

Отже, основні питання організації роботи архівних установ пов'язані з соціальними функціями архівів як центрів зберігання та використання інформаційних ресурсів. Статус, завдання, фор­ми та зміст діяльності архівів зумовлюють їх структуру, кадро­вий, матеріально-технічний та фінансовий потенціал. Діяльність архівних установ регламентується нормативними актами, відбивається у планах роботи та звітах.

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ:

1. Висвітліть суспільні функції архівів.

2. Які завдання і права архівів?

3. Назвіть структурні підрозділи архіву та основні вимоги до Робочого місця архівіста.

4. Розкажіть про організацію та правила роботи читального залу архіву.

5. Яке обладнання, інструменти, матеріали необхідні для функціонування реставраційно-палітурної майстерні?

6. За якими фррмами складається звітність архіву?

7. Як фінансується діяльність державних архівних установ?

8. Які основні напрями економічної діяльності архівів?

 

 

Розділ 7

 

 

© 2013 wikipage.com.ua - Дякуємо за посилання на wikipage.com.ua | Контакти