ВІКІСТОРІНКА
Навигация:
Інформатика
Історія
Автоматизація
Адміністрування
Антропологія
Архітектура
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Військова наука
Виробництво
Географія
Геологія
Господарство
Демографія
Екологія
Економіка
Електроніка
Енергетика
Журналістика
Кінематографія
Комп'ютеризація
Креслення
Кулінарія
Культура
Культура
Лінгвістика
Література
Лексикологія
Логіка
Маркетинг
Математика
Медицина
Менеджмент
Металургія
Метрологія
Мистецтво
Музика
Наукознавство
Освіта
Охорона Праці
Підприємництво
Педагогіка
Поліграфія
Право
Приладобудування
Програмування
Психологія
Радіозв'язок
Релігія
Риторика
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Статистика
Технології
Торгівля
Транспорт
Фізіологія
Фізика
Філософія
Фінанси
Фармакологія


ДОВІДКОВИЙ АПАРАТ ДО ДОКУМЕНТІВ НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ

ЩОРІЧНО НА ДЕРЖАВНЕ зберігання над­ходить близько 1 млн. справ від міністерств, відомств, установ, організацій та підприємств. Із метою створення доступу до ве­личезного масиву цих документів Національного архівного фон­ду України необхідно мати досконалий довідковий апарат. Тому в українському архівознавстві та архівній практиці проблема довідкового апарату є пріоритетною, а її вирішення безпосеред­ньо пов'язане з останніми здобутками української історичної на­уки, станом впровадження новітніх технологій, узагальненням світового досвіду.

§ 1. Поняття про довідковий апарат архівів

 

ВАЖЛИВОЮ СУСПІЛЬНОЮ функцією архів­них установ є створення доступу до інформації, що міститься в документах Національного архівного фонду України. В україн­ському архівознавстві розрізняють правовий, фізичний та інтеле­ктуальний доступ. Правовий доступ як право на отримання ін­формації про наявність та кількісні характеристики документів, склад і зміст архівних фондів забезпечують закони України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та "Про інформацію". Зокрема, Закон України "Про Національний ар­хівний фонд та архівні установи" проголошує основний принцип організації архівної справи в Україні як загальнодоступність Документів НАФ та гарантує забезпечення доступу до архівних Документів з моменту надходження їх до архівної установи й право користування ними усім громадянам України, іноземцям та особам без громадянства. Тимчасові обмеження в доступі пов'язані лише з необхідністю науково-технічного опрацювання, перевіркою наявності та стану або реставрацією документів, за­безпеченням державної або іншої передбаченої законом таєм­ниці, охороною законних прав та інтересів громадян. Розширен­ня впродовж 1990-х років доступу до архівних фондів, що пере­бували на таємному зберіганні, є показовою рисою демократизації архівної справи в незалежній Україні.

Обмеження доступу можуть встановлюватися і власником документів -особою або архівними підрозділами об'єднань гро­мадян, релігійними організаціями, а також підприємствами, установами і організаціями, заснованими на приватній формі власності. Доступ до приватних архівних зібрань регулюється розпорядженням власника, причому держава заохочує власни­ків розширювати цей доступ.

Фізичний доступ полягає в організації зберігання документів НАФ та отримання первинного документа, що зберігається в ар­хіві, через читальний зал.

Під інтелектуальним доступом розуміють комплекс засобів та заходів, що забезпечують розкриття складу і змісту інформа­ційних ресурсів архівів, отримання необхідної довідкової інфор­мації через документи вторинного рівня - довідковий апарат, у тому числі через інформаційні системи та публікації текстів документів у спеціальних виданнях.

Реалізація доступу до відомостей, що містяться в документах Національного архівного фонду України, відбувається через до­відковий апарат, тобто створений на єдиних методологічних і ме­тодичних засадах комплекс взаемопов 'язаних архівних довідників (у тому числі електронних), призначений для розкриття складу і змісту архівних документів. Довідковий апарат утворюється кожною архівною установою. Його побудовано відповідно до структури Національного архівного фонду. Архівні довідники містять відомості про склад і зміст документів на рівні:

• НАФ у цілому;

• державного архіву;

• архівного фонду;

• одиниці зберігання.

Термін "довідковий апарат до документів НАФ України" вве­дено до наукового і практичного обігу новою редакцією Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи 2001 р. Відповідне поняття містить і проект державного стандарту "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення" (2002), розроблений відділом документознавства УНДІАСД. До цього часу в практиці роботи архівних установ традиційно за­стосовувалися терміни "науково-довідковий апарат" та "система науково-довідкового апарату".

До найсуттєвіших ознак довідкового апарату належать вто­ринність по відношенню до архівних документів, оскільки в еле­ментах довідкового апарату міститься інформація, отримана в ре­зультаті аналітико-синтетичного опрацювання первинної до-кументної інформації. Довідковому апарату притаманна іерар-хічтсть, пов'язана з взаємо підпорядкованістю та взаємозалеж­ністю всіх його елементів, та динамічність - здатність до якісних та кількісних змін. Дореволюційні архіви мали описи, покаж­чики, каталоги, але всі довідники не були єдиною, взаємопов'я­заною системою. Кожен довідник існував лише в одній "функ­ціональній площині". Усвідомлення зв'язків розвитку описання з розвитком архівної справи, зокрема, з її централізацією, інтен­сивністю комплектування і користування документною інфор­мацією сприяло розвитку довідкового апарату архівів.

Послідовно побудовані елементи довідкового апарату забез­печують багатоапекстний інформаційний пошук. Його створен­ня та функціонування прямо залежить від організаційно-мето­дичного забезпечення, наявності фінансування, інтенсивності користування документами.

Основні вимоги до довідкового апарату полягають у забез­печенні багатоаспектного пошуку інформації на всіх рівнях НАФ, придатності для документів з різними носіями, застосуванні уні­фікованої методики складання архівних довідників.

§ 2. Типо-видова структура довідкового апарату архівів

 

ДОВІДКОВИЙ АПАРАТ АРХІВІВ має чітку типо-видову структуру, розвиток якої відбувався від інвентарних описів до електронних довідників. Формування структури довід­кового апарату конкретного архіву передусім детермінувалося складом і змістом його фондів, інтенсивністю використання доку-Ментної інформації, матеріально-технічних можливостей архіву. Під типо-видовою структурою довідкового апарату розу­міють організований комплекс архівних довідників, відповідно до виконуваних ними функцій (горизонтальний рівень), та ієрархії комплексів документів (вертикальний рівень). Тип архівного довідника визначається його цільовим призначенням. Існують такі типи архівних довідників: Центральний фондовий каталог, фондовий каталог архіву, архівний опис, архівний ка­талог, путівник по фондах архіву (архівів), покажчик, огляд до­кументів, анотований реєстр описів.

На початок XXI ст. кількісні характеристики довідкового апа­рату державних архівів України були такими:

• центральний фондовий каталог (представлено 180123 фондів);

• описи (575652 одиниці);

• каталоги державних архівів (представлено 11664533 те­матичних карток; 338823 на кінодокументи; 1040064 на фотодокументи; 117978 на фонодокументи; 2719 на ві-деодокументи; тематично опрацьовано 18442 фонди, 6342415 од. зб.);

• огляди архівних фондів (всього 1156, в т.ч. 323 тематичних, 833 фондових).

Горизонтальний рівень включає облікові документи (див. роз­діл 9) та інформаційно-пошукові архівні довідники. Всі облікові документи та архівні довідники створюють у комплексі необ­хідні умови для доступу до архівних документів: забезпечують облік і контроль за збереженням архівних документів, а також надають інформацію про їх наявність, зміст та місцезнаходження.

Вертикальний рівень структури забезпечують архівні довід­ники, що відтворюють інформацію на всіх рівнях НАФ: про склад і зміст архівних фондів країни в цілому, окремого регіону, державного архіву, групи фондів, одного архівного фонду, час­тини фонду, групи справ, справи, групи одиниць обліку (одиниць зберігання), групи документів, окремого документа.

Інформаційно-пошукову функцію виконують такі типи ар^ хівних довідників: Центральний фондовий каталог, фондовий каталог архіву, архівний опис, анотований реєстр описів, путів­ник, система каталогів архіву, огляд, покажчик. Такі довідники як фондовий каталог та опис виконують як облікову, так і інфор' маційно-пошукову функцію.

Окремі типи довідників подають інформацію на декількох рівнях: путівник - на рівні архів-фонд, анотований реєстр описів ' на рівні фонд -частина фонду, огляд фонду - на рівні фонд " справа, каталог - на рівні справа-документ. Залежно від представлених у довідниках документних ком­плексів усі архівні довідники поділяють на:

міжархгвні, які забезпечують облік і пошук інформації у ці­лому по країні, а також по регіону, групі архівів, - ЦФК, путів­ники по архівах, тематичні путівники, тематичні огляди;

міжфондові, які забезпечують пошук документів по конкрет­ному архіву, - список фондів архіву, путівник по фондах архіву, каталоги, тематичні огляди, покажчик фондів архіву, анотований реєстр описів фондів;

внутріфондові, які забезпечують облік і пошук документів по конкретному архівному фонду - аркуш фонду, архівний опис, покажчик описів фонду, огляд фонду.

Залежно від об'єкту описування, його аспекту, ступеня дета­лізації кожен тип архівного довідника має свої види, а в середині виду - підвиди. Видами архівного опису є опис справ, опис аудіо­візуальних документів, монтажні листи кіно документів. До видів архівного каталогу належать систематичний, предметний (імен­ний, географічний, хронологічний), тематичний тощо. Видом пу­тівника є короткий довідник по фондах архіву. Огляди бувають тематичними або фондовими. Покажчики поділяються на по­кажчики описів фондів та покажчики до справ (документів) -систематичні, предметні, хронологічні та ін. Відповідно до цільо­вого призначення типу та виду архівного довідника розробляється методика його створення.

2000 року державними архівними установами розпочато ви­конання програми "Архівні зібрання України", головне завдання якої полягає в створенні кожним державним архівом високоін-формативного путівника, системи міжархівних та міжфондових покажчиків, які б аналізували документну інформацію не лише за місцем її зберігання, а й за предметно-тематичною ознакою. Програма передбачає підготовку довідників "Анотовані реєстри описів державних архівів", "Реєстр розсекречених архівних фон­дів. 1991-2000", "Національний реєстр втрачених архівних фондів", "Празькі архіви": Зведений каталог архівів української емі­грації у міжвоєнний період", "Еліта України XX ст.: Національ­ний реєстр особових фондів" та путівників нового покоління за Фондами архівів. Серед таких путівників - видані впродовж 2000-2002 років довідник "Архівні установи України", путівники за фондами Центрального державного архіву громадських °б'єднань України, Центрального державного історичного архіву, м. Львів, державного архіву Чернігівської та Сумської областей. Інформацію про склад і зміст наявного у державних ар­хівах довідкового апарату містить довідник "Національний архівний фонд України: засоби інтелектуального доступу до до­кументів" (2002), який визначає основні напрями пошуку до-кументної інформації в кожному конкретному архіві.

Державні архіви України ведуть роботу щодо створення прин­ципово нових довідників - електронних версій реєстрів фондів як сегментів Національної архівної інформаційної системи.

Найважливішою ланкою довідкового апарату є архівні опи­си, що служать основою для складання всіх інших довідників про склад та зміст документів. Архівний опис призначений для розкриття складу і змісту одиниць зберігання (обліку) та закріп­лення їх систематизації всередині фонду, а також обліку справ. Описи складаються у діловодстві та архівних підрозділах уста­нов. У державних архівах описи складаються на документи, що надійшли неописаними до архіву та під час перероблення неякіс­них описів, що викликано невідповідністю їх інформаційного рівня сучасним вимогам використання відомостей, що містяться в документах НАФ.

Опис складається з переліку справ (описових статей) і допо­міжного довідкового апарату до нього. Описова стаття включає такі інформаційні характеристики одиниці зберігання (одиниці обліку): порядковий номер запису до опису; індекс за номен­клатурою; заголовок з інформацією про оригінальність докумен­тів, спосіб їх відтворення, анотацію найцінніших документів; крайні дати; кількість аркушів. Додаткові дані можуть уміщу­ватися в графі для приміток, а також зазначатися строки збері­гання в описах на документи довготривалого зберігання. Допо­міжний довідковий апарат до опису, як правило, складається з ти­тулу, передмови, списку скорочень, покажчиків, перевідної та блиці шифрів (якщо опис перескладався), змісту.

Описи побудовані за структурно-хронологічною, хронологіч но-структурною або функціонально-хронологічною ознакам» щоб відтворити організаційний устрій та напрями діяльнеє" фондоутворювача.

У державних архівах описи мають всі фонди. Однак, описи періоду до 1917 року в більшості архівів мають поганий фізич­ний стан, велика частина їх рукописна. У заголовках справ ба­гато застарілих термінів, зворотів, відсутні номінальні ознака документів. Значний обсяг таких фондів, наявність великої кількості річних описів по кожній з численних структурних частин, відсутність допоміжного довідкового апарату до описів утруд­нює користування ними. Від середини 1970-х рр. в державних архівах активізувалося перероблення та удосконалення описів. Підвищення інформативного рівня описів досягалося шляхом редагування та перескладання заголовків, складання до них до­поміжного довідкового апарату.

Обов'язковим елементом довідкового апарату архівів архів­ний каталог. Архівний каталог становить собою архівний довід­ник, в якому інформацію систематизовано відповідно до обраної схеми класифікації. Державні архіви розпочали планову роботу з каталогізації на початку 1960-х рр. В результаті тематичного опрацювання фондів було створено систему взаємопов'язаних і взаємодоповнюваних каталогів, різних за цільовим призначен­ням та структурою, що уможливило здійснення багатоаспект-ного пошуку документної інформації.

На відміну від описів, архівні каталоги не виконують функції обліку і складаються незалежно від фондової належності, на будь-який комплекс документів, найчастіше на фонди окремого архі­ву. Вторинна документна інформація представлена у каталогах у вигляді описових статей на одиниці описування, як правило, на каталожних картках.

Одиницею описування для каталогів є окремий документ (його фрагмент), група документів, справа або група справ. Ка­таложні картки з описовими статтями групують за рубриками класифікаційної схеми, яка містить перелік класифікаційних ді­лень, розміщених у певній послідовності за принципом логічної або алфавітної структури. За логічним принципом структурують систематичний, тематичний і хронологічний каталоги.

В систематичному каталозі документну інформацію пред­ставлено за галузями знань і практичної діяльності суспільства, згідно зі "Схемою єдиної класифікації документної інформації Для державних архівів", що водночас є інформаційно-пошуковою системою для організації пошуку інформації в систематичному каталозі архівної установи.

Схеми класифікації документної інформації відіграють важ­ливу роль в організації каталогів Класифікаційний поділ схем Радянського періоду зумовлювався ідеологічними міркування­ми, в них не враховувалася специфіка історичного національ­ного розвитку. Наприкінці 1990-х років на базі УНДІАСД розпочалося розроблення генеральної "Схеми класифікації доку-ментної інформації в систематичних каталогах державних ар­хівів України" з урахуванням нової періодизації історії України.

Тематичний каталог складається за однією темою. Навіть при наявності систематичного тематичний каталог може бути корисним під час наукової розробки однопрофільних архівних документів і для підготовки тематичних архівних довідників. Вторинну документну інформацію в каталозі розташовують у логічній послідовності за наперед розробленою схемою.

Хронологічний каталог містить вторинну документну інфор­мацію архіву, систематизовану за послідовно розміщеними пе­ріодами часу, що дає можливість розкрити історичні зв'язки між подіями, послідовно розглянути розвиток історичного процесу. Розділами і підрозділами класифікаційної схеми хронологічного каталогу може бути епоха, століття, або якийсь інший відрізок часу, рубриками - роки, підрубриками - конкретні дати подій, фактів, що відбулися за конкретний хронологічний період.

Предметний каталог містить вторинну документну інфор­мацію архіву у вигляді назв предметів, явищ, розташованих в ал­фавітній послідовності. Рубриками предметного каталогу мо­жуть бути предмети в широкому розумінні слова, до яких можна віднести загальні поняття ("Національне питання") і окремі ("Українська школа"), назву установи ("Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства"), назву професії ("Бандурист"), назву теорії ("Археографія"), пріз­вища вчених (Вернадський В. І.), назву міст ("Севастополь"), події ("Референдум 1 грудня 1991 року"). Таким чином, ство­рюється можливість збирання в одному місці за предметною рубрикою одиниць описування, присвячених одному конкрет­ному предмету, особі, події, явищу. Різновидом предметного ка­талогу може бути каталог з історії установ, в якому картки з відо­мостями класифікуються за галузями, а потім за конкретними установами та організаціями.

Іменний каталог містить вторинну документну інформацію архівів про осіб, які є авторами документів або згадуються в до­кументах, і становить собою перелік прізвищ, імен, псевдонімів, прізвиськ, розташованих в алфавітному порядку. Підрубриками бувають назви окремих сторін діяльності тієї чи іншої особи або категорії документів. Наприклад: Грушевський Михайло Сер­гійович (рубрика). Підрубрики: Біографічні матеріали. Наукова

діяльність. Публікації. Рукописи. Громадська діяльність. Висту­пи. Урядові документи, підписані М. Грушевським.

Географічний каталог містить вторинну документну інфор­мацію про географічні й топографічні об'єкти (моря, ріки, озера, міста тощо). Він може бути як самостійним, так і частиною пред­метного каталогу, де за рубриками з географічними назвами зі­брано інформацію про архівні документи певного архіву. Руб­рики розташовують в алфавітному порядку, а підрубрики - в ло­гічному або алфавітному. Наприклад, рубрика: Миколаїв. Під­рубрики: Історія. Райони. Населення: кількість і склад, міграція. Навчальні заклади тощо.

Система каталогів архіву повинна забезпечити повноту ін­формації про зміст фондів архіву. Спочатку каталогізують фонди першої категорії, особливо ті, відомості яких можуть бути вико­ристані при підготовці публікації документів, складанні оглядів тощо. Каталоги містять інформацію про сутність подій, фактів, явищ, відображених у документах, які розкривають закономір­ності їхнього розвитку, показують характерні особливості їх прояву, про діяльність фондоутворювача або закладів його сис­теми. Під час відбору документів для каталогізації віддають перевагу інформації про характер, напрями і підсумки діяльності установи-фондоутворювача та його системи, враховують час виникнення документа або час описуваних у документі подій, коли значення має сам історичний період; авторство та ступінь збереженості документів.

Відомості про одиницю описування, що становлять собою у сукупності описову статтю, розміщують на картці за визначеною формою (макетом, схемою). Елементи описання об'єднують у зо­ни класифікаційних відомостей (індекс, назва рубрики та під­рубрики, дата і місце події), які, крім двох останніх, мають спів­падати з класифікаційною схемою каталогу; інформаційних да­них (згорнуте визначення змісту одиниці описування, зазначен­ня автора-фондоутворювача, адресата, визначення різновиду Документів, оригінальності; при поодиничному описуванні у гра­фу "Зміст" переносять заголовок справи з описів); пошукових Даних (назва архіву, де зберігається документ; назва фонду, в яко­му знаходиться документ; назва структурної частини, в якій його було створено, архівний шифр документа, який складається з номера фонду, номера опису, номера одиниці зберігання і номера аркушів); зовнішніх даних (мова документа, спосіб його відтворення); контрольних даних (прізвище архівіста, що склав картку; дата складання картки).

Зразок картки з описанням для каталогу:

Центральний державний архів вищих органів влади та управ­ління України   Дата події 12 березня - 8 верес­ня 1994р.  
    Місце події Тернопільська обл., Скалатський р-н, с. Криве  
Індекс   ЙЗ 02 10 (.02)  
Зміст   Список членів і симпатинів ОУН, що загинули в боротьбі проти радянської влади  
Назва фонду   З'єднання північних груп У ПА. Західна група  
Ф. 3838   Оп.1   Спр. 91   Арк. 37  
Мова документа   укр.   Спосіб відтворення   рукоп.  
Зав. відділом   підпис   01.08.1997 Н.Рубльова      
Посада дата розшифрування підпису  

Після завершення описування архівних документів каталож­ну картку індексують шляхом аналізу змісту об'єкта описування і віднесення його до певного структурного підрозділу схеми кла­сифікації відповідного каталогу. За класифікаційною схемою на основі зіставлення обирають рубрику, якій найбільше відповідає зміст одиниці описування. Індекс рубрики переносять до ката­ложної картки. Картки систематизують за індексами і рубрика­ми й розставляють у каталозі.

Важливими посібниками для дослідників є також путівни­ки, які містять інформацію про склад та зміст усіх фондів архіву-Переважна більшість з них створена на початку 1960-х рр. І не охоплює основного масиву документів, що надійшли на держав­не зберігання впродовж останніх десятиліть від установ-джерел комплектування, Служби безпеки України, колишніх партійних архівів. Роботу зі створення путівників в Україні було припи­нено в середині 1970-х рр. Програма "Архівні зібрання України" відновила систематичну підготовку оновлених путівників.

Путівники можуть створюватися по фондах усіх архівів в ці­лому по країні, по фондах декількох архівів, по фондах окре­мого архіву, по окремому комплексу фондів архіву (архівів), утворюючи такі види: путівник по архівах, путівник або корот­кий довідник по фондах архіву, тематичний путівник. Путівник складається з описань фондів і довідкового апарату. Схема роз­ташування описань залежить від складу фондів архіву. Найчас­тіше структура розділів включає перелік фондів органів держав­ної влади і управління, громадських організацій та фондів особового походження і архівних колекцій. Всередині розділів фонди групуються у підрозділи за галузями або характером ви­робничої діяльності, в межах підрозділів - за ознакою підпо­рядкування або однотипності установ, а далі за хронологією, зна­чимістю фондів, алфавітом назв тощо. Основна частина путів­ника - описання фондів складається з назв фондів, довідкових даних про фонд, короткої історичної довідки і анотації докумен­тів фонду, бібліографічного списку літератури про фонд.

Путівники і короткі довідники по фондах декількох архівів складаються за аналогічною схемою, місце зберігання фонду за­значають у його описанні. Тематичні путівники розробляються за схемами, що деталізують обрану для путівника тематику. Опи­сання кожного архіву включає його повну назву, адресу, коротку історичну довідку, анотацію складу фондів і змісту документів архіву. Основними елементами довідкового апарату до путів­ників є титульний аркуш, зміст, передмова, покажчики (пред­метний, іменний, географічний, покажчик фондів).

Склад і зміст документів фонду за його описами розкривають такі самостійні архівні довідники як анотовані реєстри описів. Реєстри укладаються у порядку списку фондів з використанням таких елементів описання: номер і назва фонду за списком фон­дів, крайні дати діяльності фондоутворювача; номери описів фонду за аркушем фонду, кількість одиниць зберігання, внесе­них до окремого опису, їх крайні дати і стисла анотація складу 1 змісту документів, внесених до опису. Довідковий апарат до анотованого реєстру складають титульний аркуш, передмова, Покажчик до списку фондів.

Покажчики можуть бути самостійними архівними довідни­ками або елементом довідкового апарату до них. Вони значно підвищують інформаційну цінність описів, каталогів, оглядів, путівників; містять додаткові відомості про документи (їх склад, історію фондів і фондоутворювачів) і полегшують користування довідниками, допомагаючи швидко отримати всі наявні у до­віднику відомості про документи. Покажчики, що є самостій­ними архівними довідниками, складаються до описів (докумен­тів) одного фонду або сукупності їх. Покажчик до архівного довідника - перелік предметів (ключових слів), які зустрічають­ся у довіднику, з необхідними поясненнями і посиланнями складають для прискорення пошуку інформації за аспектами, що не співпадають з групуванням основного тексту довідника. Орієнтуючи в інформації документів, які увійшли до архівного довідника, покажчики дають уявлення і про зміст певного ком­плексу. Покажчики можуть бути іменними, географічними, пред­метними або хронологічними. Залежно від змісту архівного до­відника до нього може складатися один або декілька покажчиків.

Основним елементом покажчика є рубрика, що включає предметне поняття і пошукові дані. Предметними поняттями у покажчику можуть бути імена осіб, географічні назви, назви предметів, явищ, подій. Іменний покажчик включає прізвища, імена псевдоніми, прізвиська. Предметами рубрик у географічном} покажчику є назви держав, адміністративно-територіальний одиниць, морів, річок тощо. Предметний покажчик може загальним і включати предметні поняття різного характеру, а та| кож спеціальним і складатися з однорідних предметних поняті (покажчик видів документів, авторський і установ, структурний галузевий і ін.). До складу рубрики предметного покажчика вхо| дять позначення наукових понять, історичних фактів, подій, явш назви установ, організацій, підприємств та ін. У хронологічному покажчику дати подій або дати документів подають у хронолс гічному порядку.

Основними вимогами, що висуваються при складанні покаж­чиків, є повнота, тобто відображення усіх найсуттєвіших понять, які містяться у тексті, і точність, тобто правильність зазначення місцезнаходження інформації.

Архівні огляди включають систематизовані відомості про склад і зміст окремих комплексів документів з джерелознавчим аналізом їх і призначені для інформації зацікавлених фізичних і юридичних осіб про характер і значення цих документів з ме­тою активного використання. Огляд може давати інформацію або про документи одного фонду (огляд фонду) або декількох -за певною темою (тематичний огляд). Описання документів по­дають у вигляді логічно послідовної інформації у компактній узагальненій формі за однорідними групами документів і справ. Іноді вона супроводжується джерелознавчим аналізом окремих груп документів. Огляди складають на документи, актуальні для даного періоду, особливо з недостатньо розроблених проблем суспільного розвитку, а також на великі, але мало вивчені фонди.

Описання документів у огляді розміщують у певному поряд­ку, обумовлюючи відповідно до обраної схеми побудови довідника: структурної (за структурою фондоутворювача), галузевої (за галузями або функціями діяльності фондоутворю­вача), хронологічної (за періодами діяльності фондоутворювача або системи однорідних установ), номінальної (за номінальною ознакою документів: журнали засідань, рукописи творів тощо), тематичної (за змістом). До складу довідкового апарату огляду входять: титульний аркуш, зміст, список скорочень; для тема­тичних оглядів - список фондів; у необхідних випадках - бібліо­графічний список.

Складовою частиною довідкового апарату архівів є інфор­маційно-пошукові системи (див. розділ 13).

Отже, кожен вид архівного довідника створюється для вико­нання певних функцій (облікових або інформаційно-пошуко­вих), на певних рівнях комплексів документів (НАФ, групи архі­вів, архіву, фонду, справи). Від репрезентативності відображення інформаційних багатств фондів архівними довідниками зале­жить підвищення інформаційних можливостей архівних зібрань

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ:

1. Охарактеризуйте поняття доступу до архівних документів? Які його види розрізняють?

2. Що розуміють під інтелектуальним доступом до архівних Документів?

3. Охарактеризуйте поняття "довідковий апарат архіву"?

4. Розкрийте типо-видову структуру довідкового апарату.

5. Що Ви знаєте про основний довідник для обліку та пошуку аРхівних документів?

6. Які особливості каталогізації архівних документів?

7. Назвіть основні види каталогів у державних архівах.

8. У чому полягає роль путівників при пошуку документної інформації?

9. Розкрийте призначення тематичних та фондових оглядів?

10. Яку програму започатковано Держкомархівом щодо ство­рення довідкового апарату державних архівів, у чому полягає її основне завдання?

 

 

Розділ 12

© 2013 wikipage.com.ua - Дякуємо за посилання на wikipage.com.ua | Контакти