ВІКІСТОРІНКА
Навигация:
Інформатика
Історія
Автоматизація
Адміністрування
Антропологія
Архітектура
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Військова наука
Виробництво
Географія
Геологія
Господарство
Демографія
Екологія
Економіка
Електроніка
Енергетика
Журналістика
Кінематографія
Комп'ютеризація
Креслення
Кулінарія
Культура
Культура
Лінгвістика
Література
Лексикологія
Логіка
Маркетинг
Математика
Медицина
Менеджмент
Металургія
Метрологія
Мистецтво
Музика
Наукознавство
Освіта
Охорона Праці
Підприємництво
Педагогіка
Поліграфія
Право
Приладобудування
Програмування
Психологія
Радіозв'язок
Релігія
Риторика
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Статистика
Технології
Торгівля
Транспорт
Фізіологія
Фізика
Філософія
Фінанси
Фармакологія


ДОКУМЕНТАЦІЯ З ОСОБОВОГО СКЛАДУ

 

4.1.Поняття та класифікація документів з особового складу.

4.2.Документи з контрактної системи наймання працівників.

4.3.Порядок документального оформлення прийняття, переведення, звільнення з роботи

4.4. Особливості роботи з кадрами у місцевій державній адміністрації

4.5.Накази з особового складу.

4.6.Трудові книжки, порядок їх ведення, обліку, зберігання та видачі при звільнені працівників.

4.7.Складання особистих офіційних документів.

 

4.1. Поняття та класифікація документів з особового складу

 

Розпорядча діяльність органів управління у сфері роботи з персоналом полягає в тому, що вони займаються добором і розстановкою кадрів, приймають на роботу переводять і звільняють громадян, видають ряд документів, необхідних робітникам і службовцям при здійсненні ними права на працю.

Серед документів з особового складу виділяються такі документи:

· трудовий договір;

· трудова угода;

· наказ або розпорядження про зарахування громадян на роботу, звільнення, переведення на іншу посаду або роботу;

· листок з обліку кадрів;

· автобіографія;

· заява;

· довідка з роботи, тощо.

В організації оформляється ще значна кількість спеціальних документів, які сприяють раціональній організації обліку кількісного та якісного складу персоналу, його розстановки, руху в організації, а також сприяють швидкому пошуку інформації про працівників тощо. Серед них слід відмітити:

Ø Штатний розклад організації;

Ø Штатно-посадова книга;

Ø Графік відпусток персоналу;

Ø Резерв на заміщення посад керівників структурних підрозділів.

Розроблена й застосовується підсистема уніфікованих форм документів щодо забезпечення діяльності кадрових органів державного управління, яка є складовою Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. Її розробка спричинена створенням уніфікованих документаційних комплексів, придатних для використання в автоматизованих системах управління і в умовах застосування традиційних методів оброблення документів. Зазначену підсистему документів регламентовано для використання на всіх рівнях управління.

До складу підсистеми входять уніфіковані форми документів, які забезпечують реалізацію завдань, пов'язаних з прийняттям, переведенням, звільненням працівників, наданням відпустки (анкета, додаток до анкети, наказ, розпорядження, заява, подання, графік відпусток, пояснювальна записка, доповідна записка), а також інструкція щодо застосування уніфікованих форм документів.

На підприємствах, де обсяг документообігу не перевищує 10 тис. документів на рік, такого структурного підрозділу, як відділ кадрів, може не бути, кому всі операції, пов'язані з його роботою, виконує секретар – референт (технічний секретар, офіс-менеджер), який повинен мати знання стосовно роботи з документами з особового складу й надавати допомогу відповідним службам у підготовці, складанні, оформленні цих документів.

Приймаючи на роботу особу, відповідальний працівник відділу кадрів (або секретар – референт, технічний секретар, офіс – менеджер) повинен звірити всі відомості, внесені в анкету й автобіографію, з оригіналами документів (паспортом, дипломом, трудовою книжкою)

 

4.2. Документи з контрактної системи наймання працівників.

Укладання трудового договору слугує підґрунтям для виникнення у сторін низки прав і обов’язків, що передбачені законодавством про працю, діючими на підприємстві, в організації правилами внутрішнього трудового розпорядку і колективним договором.

   
 
Трудовий договір - це договір працівника з організацією, підприємством, що містить взаємні зобов’язання сторін. Він є формою здійснення права на працю, забезпечує право громадянина на вільний вибір роботи з врахуванням його устремлінь та інтересів.  

 

 

 


Трудові договори укладаються на:

· невизначений термін, тобто момент їх припинення не встановлюється;

· на певний термін (один - п’ять років);

· на час виконання певної роботи.

Два останніх види є різновидом строкових договорів. Питання про форму трудового договору вирішується за погодженням сторін, яка може бути усною або письмовою. Розрізняють такі види трудових договорів:

Трудовий договір;

Трудовий контракт;

Трудова угода.

Від форми трудового договору слід відрізняти оформлення прийняття на роботу, яке завершується виданням наказу або розпорядження про зарахування працівника на посаду.

Трудова угода - документ, яким оформляються взаємовідносини між установою і працівником, що не належить до її штату.

Базовими нормативними актами, що регулюють питання укладання трудових контрактів є Кодекс законів про працю (КЗпП), Положення про порядок укладання контрактів при прийнятті (найманні) на роботу працівників, затверджене постановою Кабінету Міністрів України “Про управління майном, що є у загальнодержавній власності”. Крім того, наказом Мінпраці України від 15.04.1994 р. №23 було затверджено Типову форму контракту з працівником, а постановою Кабінету Міністрів України від 02.08.1995 р. №597 – Типову форму контракту з керівником підприємства, що є у загальнодержавній власності.

Згідно із статтею 21 КЗпП трудовий контракт є особливою формою трудового договору, сфера застосування якого визначається законодавством, а прийняття (наймання) на роботу працівників здійснюється шляхом укладання з ними контракту власником або уповноваженим ним органом, громадянином може здійснюватись у випадках, прямо передбачених чинним законодавством.

Згідно із п.6 Положення про порядок укладання контракту з керівником підприємства, що є у загальнодержавній власності, при найманні на роботу, у разі відмови органу управління майном укласти контракт з керівником підприємства, трудовий договір розривається на підставі пункту 1 статті 40 КЗпП. У разі відмови керівника підприємства укласти контракт, трудовий договір з ним припиняється на підставі пункту 6 статті 36 КЗпП.

В інших же випадках укладання або не укладання контракту залежить від волевиявлення сторін, тобто, роботодавця та робітника. Власник або уповноважений ним орган може вимагати від працівника, який працює за трудовим договором, укладання контракту тільки у тому разі, коли він відноситься до категорії працівників, які згідно із законодавством працюють за контрактом. Порушення цих вимог може бути підставою для визнання відповідно до ст. 9 КЗпП недійсними умов праці за контрактом, які погіршують становище порівняно з законодавством України, однак під час укладання трудових договорів у формі контрактів, сторонами в контракті можуть передбачатися невигідні для працівника умови: тимчасовий характер трудових відносин, підвищена відповідальність працівника, додаткові підстави розірвання договору тощо.

Відповідно до статті 24 КзпПУ контракт укладається у письмовій формі, підписується роботодавцем та працівником і набуває чинності з моменту його підписання або з дати, визначеної сторонами у контракті. Він є підставою для видання наказу (розпорядження) про прийняття працівника на роботу з дня, встановленого у контракті за угодою сторін.

У контракті можуть передбачатися обсяги пропонованої роботи та вимоги до якості і строків її виконання, строк дії контракту, права, обов'язки та взаємна відповідальність сторін, умови оплати й організації праці, підстави припинення та розірвання контракту, соціально-побутові та інші умови, необхідні для виконання взятих на себе сторонами зобов'язань, з урахуванням специфіки роботи, професійних особливостей працівника та фінансових можливостей роботодавця. Але у будь-якому випадку умови контракту не повинні погіршувати становище працівників порівняно з законодавством про працю. Наприклад, розміри виплат не можуть бути меншими, ніж передбачено чинним законодавством, тривалість відпустки не може бути меншою від встановленої законодавством для цієї категорії працівників. Чинним трудовим законодавством передбачено два види відповідальності робітників – дисциплінарну та матеріальну. За прогул, що є порушенням трудової дисципліни, наступає дисциплінарна відповідальність за правилами ст.147 КЗпП у вигляді догани або звільнення. Цей перелік для більшості категорій працівників є виключним і, отже, його розширення фактично означає звуження трудових прав робітників, що не допускається. Що ж до матеріальної відповідальності, то за ст. 130 КЗпП працівники несуть матеріальну відповідальність тільки за пряму дійсну шкоду й лише в межах, передбачених законодавством, тобто, як правило, в межах певної частини заробітку працівника. Оскільки штраф виходить за межі відшкодування прямої дійсної шкоди, застосування його звужує трудові права робітників.

Контрактом можуть визначатися додаткові, крім встановлених чинним законодавством, підстави розірвання контракту як з ініціативи працівника, так і з ініціативи роботодавця. Наприклад, може бути встановлено, що з ініціативи працівника контракт може бути розірвано в разі зменшення розміру замовлень при відрядній формі оплати праці або за умови психологічної несумісності із колективом. Оскільки на працівників, з якими укладено контракт, поширюється законодавство про працю, що регулює відносини по трудовому договору, за винятком, встановленим для цієї форми трудового договору, контракт може бути припинено й з інших підстав, передбачених законодавством (статті 36, 39-41 КЗпП).

Згідно із п. 23 Положення про порядок укладання контрактів при прийнятті (найманні) на роботу працівників контракт підлягає розірванню достроково на вимогу працівника в разі його хвороби або інвалідності, які перешкоджають виконанню роботи за контрактом, порушення роботодавцем законодавства про працю та положень, передбачених контрактом, та з інших поважних причин. Звільнення працівника у цьому разі проводиться відповідно до статті 39 КЗпП.

Підстави розірвання контракту з ініціативи роботодавця не повинні погіршувати становище працівників порівняно із законодавством. Наприклад, не можна звільнити працівника з підстав досягнення ним пенсійного віку, оскільки це обмежує трудові права громадян (ст.21 КЗпП) або систематичних запізнень на роботу, якщо до працівника раніше не застосовувались заходи дисциплінарного чи громадського стягнення (п.3 ст.40 КЗпП).

У разі розірвання контракту з ініціативи роботодавця з підстав, установлених у контракті, але не передбачених чинним законодавством, звільнення проводиться за пунктом 8 статті 36 КЗпП, з урахуванням гарантій, встановлених чинним законодавством і контрактом.

Згідно із п.18 Положення контракт повинен передбачати зобов'язання роботодавця щодо компенсації моральної та матеріальної шкоди, заподіяної працівникові у разі дострокового розірвання контракту:

працівником – з причин невиконання чи неналежного виконання роботодавцем зобов'язань, передбачених контрактом;

роботодавцем – з підстав, не передбачених чинним законодавством та контрактом. У разі невиконання або неналежного виконання сторонами зобов'язань, передбачених у контракті, його може бути достроково розірвано з попередженням відповідної сторони за два тижні, що не раз доводить відмінність трудового контракту від цивільно-правової угоди

 

4.3. Порядок документального оформлення прийняття, переведення, звільнення з роботи

Порядок документального оформлення прийняття на роботу. Коли людина приходить з проханням про прийняття на роботу, нею займається відділ кадрів. Це перша фаза прийняття на роботу – фаза зустрічі. Заявникові дають бланки заяви, особистого листка з обліку кадрів, автобіографії, особової картки і розповідають про умови прийняття на роботу і про підприємство як місце роботи. Прийняття на роботу на підприємства різних форм власності здійснюється у відповідності з правилами внутрішнього трудового розпорядку, які запроваджені керівниками підприємств та погоджені із профспілковими організаціями, якщо такі існують на підприємстві.

Влаштовуючись на роботу, працівник має подати адміністрації:

Ø трудову книжку, а у випадках, коли особа влаштовується на роботу вперше – довідку з домоуправління, ЖЕКу або сільської ради про останню діяльність;

Ø звільнені у запас військовослужбовці подають військові квитки;

Ø молоді спеціалісти – направлення на роботу, якщо таке видається навчальним закладом.

У всіх випадках паспорт надається особисто.

У випадках, коли робота потребує спеціальних знань, адміністрація може вимагати від працівника диплом (копію) про закінчення навчального закладу та спеціальну професійну підготовку.

З метою охорони здоров'я населення працівники підприємств харчової промисловості, громадського харчування, продовольчих магазинів, дитячих закладів, усіх видів транспорту, а також підприємств зі шкідливими умовами праці під час працевлаштування надають медичну довідку.

Списки професій та порядок медичного обстеження встановлює Міністерство охорони здоров'я України.

Під час бесіди особа, яка приймає на роботу має пересвідчиться, що документи того, хто працевлаштовується відповідно оформлені, тобто записи зроблено вірно, фотокартки на документах відповідають особі пред'явника.

Потім працівникові, що влаштовується на роботу видається бланк наказу про прийняття на роботу, або це може бути типова форма заяви, яка візується керівником відділу, куди влаштовується працівник, тобто погоджується з можливістю прийняття працівника, а також визначається, на яку посаду може бути призначений претендент і з яким окладом.

Результати медичного обстеження, відмітки про всілякого роду інструктажі з техніки безпеки протипожежний мінімум проставляються на зворотному боці бланку-заяви про прийняття на роботу.

Після підписання заяви першою особою підприємства відділ персоналу заповнює особову картку та записує прізвище працівника у штатно-посадову та алфавітну книги.

Особова картка– це затверджена форма облікового документу, що заповнює спеціаліст кадрової служби на основі опитування особи, яка приймається на роботу (постійну, тимчасову або сезонну). На всіх осіб заповнюється картка по формі Т-2; на спеціалістів з вищою освітою за Ф-206, наукових працівників Т-4. Заповнена картка підписується керівником, працівником та завіряється керівником служби персоналу. Особові картки комплектуються за структурними підрозділами, в алфавітному порядку.

Після звільнення працівника особова картка зберігається у відділі персоналу на протязі 2-х років, а в архіві – ще 73 роки.

Штатно-посадова книга – це книга реєстрації прийнято на роботу персоналу. Вона слугує для визначення якісного складу працівників на певний момент і є основним робочим документом, який складається на основі штатного розкладу.

Штатно-посадова книга дає можливість службі персоналу дати оперативну відповідь на укомплектованість штату в якісному і кількісному вимірі.

Для оперативного пошуку даних про працівників підприємства існує алфавітна книга, в яку всі працюючі на підприємстві записуються в алфавітному порядку.

У випадках, коли особа призначається на посаду з матеріальною відповідальністю, з нею укладається особлива письмова угода про відповідальність за забезпечення збереження переданих їй цінностей, яка зберігається у бухгалтерії або в особовій справі працівника.

У разі бригадної відповідальності бригадир призначається наказом керівника, нових працівників до бригади зараховують тільки за згодою загальних зборів бригади.

Порядок документального оформлення переведення на іншу роботу.Переведення працівників із одного підрозділу до іншого оформлюється наказом про переведення.

Працівник звітує за попереднім місцем роботи, передає справи згідно з описом, якщо цього потребують умови. Медичне обстеження та інструктаж з техніки безпеки проводяться у випадках, коли це необхідно.

Переведення на іншу роботу реєструється у відділі кадрів, наказ про переведення зберігається у особовій справі працівника.

Видається наказ про зарахування на роботу, а у трудовій книжці робляться відповідний запис.

В наказі слід точно зазначити назву посади, на яку призначено робітника та службовця, відповідно до штатного розкладу.

Під час оформлення на роботу працівник знайомиться з посадовою інструкцією та з правилами внутрішнього розпорядку підприємства.

Всі подані у відділ кадрів документи підшиваються у папку, яка визначається як особова справа працівника.

Особова справа – це добір документів, що містить докладні відомості про працівника (студента). Кожній особовій справі присвоюють номер, який відповідає номеру у штатно-посадовій книзі. В особову справу підшиваються всі документи і розпорядження, які стосуються працівника і відображають його проходження по службі, відомості про винагороди, проходження курсів підвищення кваліфікації, результати атестацій, відомості про догани і стягнення.

Порядок документального оформлення звільнення з роботи. Звільнення працівника з роботи у відповідності з чинним законодавством може здійснюватися за власним бажанням, переводом на іншу роботу в іншу організацію, зайняттям виборної посади (депутат Верховної Ради), призовом до лав армії, а також з ініціативи адміністрації.

Для звільнення з роботи за власним бажанням та у зв’язку з переведенням до іншої організації працівник пише заяву на ім’я керівника організації, ознайомлює з нею керівника структурного підрозділу, де працює, кадрову службу, а також інших осіб, які визначені організацією. Ознайомлення здійснюється за допомогою візування заяви посадовими особами. Після отримання відповідних віз на заяві, вона подається на підпис керівникові і направляється до кадрової служби, де складається наказ про звільнення працівника, в якому вказується підстава для звільнення і стаття кодексу законів про працю. У відповідності з чинним законодавством процес звільнення триває два тижні (14 днів).

У відділі кадрів працівник одержує обхідний лист. Обхідний лист – документ, який дозволяє зафіксувати повний розрахунок працівника з організацією. В ньому вказується перелік підрозділів, які повинні засвідчити відсутність боргів перед організацією у працівників, що звільняються. Обхідний лист має довільну форму, зразок наведено нижче.

   
 
ВАТ “Рекорд” ОБХІДНИЙ ЛИСТ Сидорова І.І. 31 травня 2002р.
Назва підрозділу Відмітка посадової особи
1. Господарча частина  
2. Начальник з режиму  
3. Бібліотека  
4. Начальник відділу  
5. Відділ кадрів  
6. Бухгалтерія  
7.  
8.  

 

 

 


в

 

 

Після отримання всіх відміток обхідний лист необхідно здати в бухгалтерію, яка здійснює остаточний розрахунок з працівником.

Якщо з якихось причин керівництво не відпускає працівника, то зареєструвавши заяву про звільнення у службі, яка відповідає за організацію діловодства, людина працює визначені законодавством 14 днів, а потім може не виходити на роботу.

У тому випадку, коли працівника з ініціативи адміністрації, у неї мають бути серйозні підстави для цього. Такою підставою можуть виступати накази про порушення працівником трудового розпорядку, дисципліни або здійсненні якихось інших проступків. Законодавством визначено, що після першого проступку працівник не може бути звільненим. Таких зауважень, покарань, документально оформлених повинно бути не менше двох, лише потім може бути розірвано угоду про трудові стосунки між працівником та підприємством і видано наказ про звільнення працівника з ініціативи адміністрації, який ще потребує погодження профспілки, якщо така існує на підприємстві.

 

4.4.Особливості документального оформлення організації роботи з кадрами в органах місцевої влади

Організацію роботи з кадрами у міській державній адміністрації здійснює відділ кадрової роботи та з питань державної служби, а в головних управління, відділах та інших службах місцевої державної адміністрації – структурні підрозділи (відділ, сектор, служба) кадрів.

Координацію роботи з кадрами наприклад у Київській міській державній адміністрації здійснює регіональна рада по роботі з кадрами.

У секретаріаті, головних управліннях, управліннях, відділах та інших службах місцевої державної адміністрації розробляються річні і перспективні плани роботи з кадрами, в яких визначаються заходи щодо їх добору, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації, заохочення і контролю за їх роботою.

Прийняття на державну службу в місцеву державну адміністрацію здійснюється шляхом конкурсного відбору або за іншою процедурою, передбаченою законодавством.

Прийняття осіб на роботу до місцевої державної адміністрації на посади, що не віднесені до категорії державних службовців, та увільнення їх з роботи здійснюється відповідно до законодавство про працю.

Відділ кадрової роботи та з питань державної служби, керівники структурних підрозділів місцевої державної адміністрації вивчають ділові якості осіб, які претендують на посади державних службовців.

З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей осіб, які претендують на посади державних службовців, може проводитись в установленому порядку стажування у відповідних структурних підрозділах адміністрації.

При прийнятті на державну службу може встановлюватися випробування терміном до шести місяців . У разі негативного результату випробування особа звільняється з посади державного службовця відповідно до законодавства про працю.

Особи, які вперше призначаються на посади державних службовців, приймають Присягу і підписують її текст, визначений статтею 17 Закону України “Про державну службу”, про що робиться запис у трудовій книжці.

Для зайняття посад державних службовців та просування їх по службі в місцевій державній адміністрації та її структурних підрозділах створюється кадровий резерв. З працівниками, зарахованими до до кадрового резерву, проводиться робота, що сприяє набуттю ними практичного досвіду, необхідного для зайняття посад.

Переважне право просування по службі мають державні службовці, які зараховані до кадрового резерву, досягли найкращих результатів у роботі, виявляють ініціативу, постійно підвищують свій професійний рівень.

Відрядження керівництва та працівників місцевої державної адміністрації здійснюється у відповідності з планами роботи адміністрації, її структурних підрозділів, а також згідно з документами центральних органів влади.

Відрядження оформляється розпорядженням керівником місцевої державної адміністрації за поданням одного із заступників голови місцевої державної адміністрації. Проект розпорядження про відрядження в межах держави готується відділом кадрової роботи з питань державної служби, а про відрядження за кордон – службою міжнародних зв’язків секретаріату місцевої державної адміністрації.

Посвідчення про відрядження в межах держави оформляється відділом кадрової роботи та з питань державної служби на підставі виданого розпорядження і підписується заступником голови місцевої державної адміністрації – керівником секретаріату.

Посвідчення про відрядження за кордон оформляється службою міжнародних зв’язків на підставі виданого розпорядження і підписується заступником голови з питань міжнародних зв’язків або особисто головою держадміністрації.

У разі, коли заступники голови, працівники секретаріату, керівники структурних підрозділів місцевої державної адміністрації від’їжджають у відрядження, що не оформляються у місцевій державній адміністрації, вони повинні обов’язково повідомити про це голову місцевої державної адміністрації та отримати його письмову згоду на виїзд у відрядження.

Чергові відпустки працівникам міських державних адміністрацій надаються у встановленому порядку згідно з графіком відпусток.

Графік відпусток першого заступника, заступників голови, керівників структурних підрозділів секретаріату місцевої державної адміністрації, керівників головних управлінь, управлінь та інших служб місцевої державної адміністрації затверджується розпорядженням місцевої державної адміністрації.

Графік відпусток працівників секретаріату місцевої державної адміністрації затверджується наказом заступника голови місцевої державної адміністрації – керівника секретаріату.

Перший заступник та заступники голови місцевої державної адміністрації подають до відділу кадрової роботи та з питань державної служби до 15 грудня кожного року пропозиції щодо складання графіків чергових відпусток на керівників структурних підрозділів секретаріату місцевої державної адміністрації, керівників головних управлінь, управлінь, відділів та інших служб.

Відпустка надається на підставі заяви, яка за 14 днів до початку відпустки подається на ім’я голови місцевої адміністрації. Для керівників головних управлінь, управлінь, відділів та інших служб місцевої державної адміністрації, керівників структурних підрозділів секретаріату заява про надання відпустки повинна бути погоджена у відповідного заступника голови місцевої державної адміністрації.

Відпустки працівникам секретаріату надаються на підставі заяви, яка за 14 днів до початку відпустки подається на ім’я заступника голови місцевої державної адміністрації – керівника секретаріату. Заява про надання відпустки погоджується керівником структурного підрозділу секретаріату та відповідним заступником голови місцевої державної адміністрації.

Відпустки працівникам секретаріату надаються наказом по секретаріату місцевої державної адміністрації.

Контроль за дотриманням графіку відпусток здійснюється відділом кадрової роботи та з питань державної служби.


4.5. Накази з особового складу

З особливою увагою необхідно підходити до складання тексту наказів з кадрових питань, пам’ятаючи, що його чіткість і правильність допоможе уникнути порушень права про працю.

Накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переміщення працівників на інші посади, звільнення, надання різних відпусток, заохочення, накладання стягнень та ін.

На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів по особовому складу. На підприємствах з невеликим обсягом документообігу зазначені накази оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу.

Складення й оформлення наказів про особовий склад має деякі особливості. У заголовку такого наказу пишуть: “Про особовий склад”. Констатуюча частина може опускатись. У розпорядчій частині пункти розміщуються у певній послідовності: призначення на посаду, переведення, надання відпустки, звільнення з посади, зміна прізвища тощо.

Накладання дисциплінарних стягнень і оголошення заохочень оформляють, як правило, окремими наказами.

За формою накази мають бути однаковими. Це полегшує використання їх як довідкових. Кожний пункт наказу починається з дієслова, що означає дію (призначити, перевести, звільнити, оголосити подяку та ін.) і пишеться великими літерами також з нового рядка зазначаються прізвище, ім'я, по батькові особи, а потім викладається текст пункту. Наприкінці кожного пункту наказу зазначається його підстава для складання. Наказ набирає чинності з моменту його підписання і реєстрації. Однак окремі параграфи можуть мати свої терміни набрання чинності.

До викладу тексту наказу ставляться певні вимоги, оскільки правильне і чітке його формулювання гарантує трудові права працівників.

У наказах про прийняття на роботу необхідно зазначити: на яку посаду, до якого структурного підрозділу і з якого числа оформляється на роботу людина; вид прийняття на роботу (на постійну – з випробувальним терміном, зі стажування тощо, на тимчасову – на певний термін, за сумісництвом і т. ін.); особливі умови роботи (прийняттям матеріальної відповідальності, із скороченням робочим днем тощо). При переведенні на роботу в тексті зазначаються вид і мотивування переведення. В усіх випадках тимчасового переведення зазначається його тривалість.

У наказах про надання відпустки слід зазначити її вид (основний, додатковий, навчальний, без обмеження заробітної плати), загальну кількість робочих днів, дату виходу у відпустку і повернення з неї, за який період роботи надано відпустку.

Звільняючи працівників, обов'язково зазначають дату і мотивують звільнення.

До особливостей накладання стягнення на порушника трудової дисципліни і видання у відповідності з цим наказу, слід віднести той факт, що цій процедурі має передувати отримання від порушника пояснення щодо вчиненого проступку, а потім видання наказу.

Наказ про заохочення видається на підставі подання керівника підрозділу і за погодження профспілки, якщо така існує на підприємстві. У тексті наказу наводиться підстава і вид заохочення.

Накази про особовий склад оформляють аналогічно для наказів з основної діяльності. При цьому особлива увага приділяється візуванню.

Накази по особовому складу мають такі реквізити:

1) назва установи, що видає наказ;

2) назва документа;

3) місце видання наказу;

4) номер наказу;

5) дата підписання наказу;

6) заголовок;

7) текст наказу;

8) підпис керівника установи.

 

4.6. Трудові книжки, порядок їх ведення, обліку,

зберігання та видачі при звільненні працівників

Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Трудові книжки заводяться на всіх працівників підприємств, установ і організацій усіх форм власності, які пропрацювали на них понад 5 днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.

На працівників, які працюють на мовах трудового договору у підприємців, що не мають прав юридичної особи, а також на працівників, які працюють у окремих громадян по їхньому обслуговуванню (як домашні робітниці, няньки, шофери, охоронники та інше) трудові книжки не заводяться. Їхня робота підтверджується довідкою організації, за участю якої було укладено трудовий договір між наймачем і працівником, а також довідкою про сплату внесків до фонду державного соціального страхування.

На осіб, які працюють за сумісництво, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.

При влаштуванні на роботу працівники зобов’язані подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку.

Особи, які вперше шукають роботу і не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбовці, звільнені із Збройних Сил України пред'являють військовий квиток.

Звільнені з місця покарання зобов'язані пред'явити довідку про звільнення.

Трудові книжки і вкладиші до них заповнюються у відповідних розділах українською та російською мовами.

Заповнення трудової книжки вперше проводить власник або уповноважений ним орган не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу.

До трудової книжки вносяться:

Ø відомості про працівника: прізвище, ім'я, по батькові, дата народження

Ø відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення

Ø відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно д чинного законодавства України;

Ø відомості про відкриття, на які видано дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв'язку з цим нагороди.

Записи в трудовій книжці при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні провадитись відповідно до формулювань чинного законодавства та з посиланням на відповідну статтю, пункт закону.

Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення виносить власник або уповноважений ним орган після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення – у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць двозначними). Наприклад, якщо робітника або службовця прийнято на роботу 5 січня 2002 оку, у графі 2 трудової книжки записується “05.01.2002”.

Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів: печаткою завіряються запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.

З кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під розписку в особистій картці, в якій має повторюватись відповідний запис з трудової книжки (вкладиша)

У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення, тощо, виправлення виконує власник або уповноважений ним орган, який зробив відповідний запис. Власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов'язані надати працівнику в цьому потрібну допомогу.

При потребі власник або уповноважений ним орган видає працівникам на їхні прохання завірені виписки з трудових книжок щодо відомостей про роботу.

У розділі “Відомості про роботу”, “Відомості про нагородження”, “Відомості про заохочення” трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається.

При потребі, наприклад, зміни запису відомостей про роботу після зазначення відповідного порядкового номеру, дати внесення запису в графі 3 пишуть: “Запис за № таким-то недійсний. Прийнято за такою-то професією (посадою)”, і у графі 4 повторюють дату і номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесено до трудової книжки.

У такому ж порядку визнається недійсним запис про звільнення і переведення на іншу постійну роботу в разі незаконного звільнення або переведення на, установленим органом, який розглядає трудові спори, робиться запис про поновлення на попередній роботі або зміну формулювання причини звільнення. Наприклад пишеться: “Запис за № таким-то є недійсним, поновлено на попередній роботі”. При зміні формулювання причин звільнення пишеться: “запис за № таким-то є недійсним, звільнено...” і зазначається нове формулювання.

У графі 4 в такому разі робиться посилання на наказ про поновлення на роботі або зміну формулювання причини звільнення.

При наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаного недійсним, на прохання працівника видається дублікат трудової книжки без внесення до неї запису, вказаного недійсним.

Занесення відомостей про працівника. Відомості про працівника записують на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім'я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорта або свідо

© 2013 wikipage.com.ua - Дякуємо за посилання на wikipage.com.ua | Контакти