ВІКІСТОРІНКА
Навигация:
Інформатика
Історія
Автоматизація
Адміністрування
Антропологія
Архітектура
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Військова наука
Виробництво
Географія
Геологія
Господарство
Демографія
Екологія
Економіка
Електроніка
Енергетика
Журналістика
Кінематографія
Комп'ютеризація
Креслення
Кулінарія
Культура
Культура
Лінгвістика
Література
Лексикологія
Логіка
Маркетинг
Математика
Медицина
Менеджмент
Металургія
Метрологія
Мистецтво
Музика
Наукознавство
Освіта
Охорона Праці
Підприємництво
Педагогіка
Поліграфія
Право
Приладобудування
Програмування
Психологія
Радіозв'язок
Релігія
Риторика
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Статистика
Технології
Торгівля
Транспорт
Фізіологія
Фізика
Філософія
Фінанси
Фармакологія


МЕТА, ЗАВДАННЯ ТА ФУНКЦІЇ СЛУЖБИ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

9.1. Служба документального забезпечення управління підприємством

9.2.Функції ділової служби

9.3.Функції керівника діловодної служби

9.4.Звітність канцелярії про виконану роботу

9.5.Особливості організації служби документаційного забезпечення управління в органах державної влади та місцевого самоврядування

 

9.1. Служба документального забезпечення управління підприємством

 

Відповідальність за організацію діловодства у державних установах покладається на першого керівника організації. У центральному апараті міністерств, відомств, крупних організацій діловодство ведеться загальним відділом управління справами, в організаціях середнього розміру організацією діловодства займається канцелярія, у підприємствах менших розмірів - секретар керівника організації, у підприємствах та організаціях, де обсяг роботи з діловодства невеликий, обов’язки з його ведення покладаються на працівників бухгалтерії. Головний (старший) бухгалтер за погодженням з керівником підприємства (організації) розподіляє обов’язки по діловодству між окремими працівниками бухгалтерії. Головний (старший) бухгалтер здійснює повсякденний нагляд за правильним та своєчасним складанням службових документів, виконанням основних правил переписки, підготовкою документів до доповіді керівникові організації. Він же інструктує посадових осіб про складання і оформлення документів.

У великих підприємствах, організаціях, штатним розкладом передбачається посада секретаря. До його обов’язків входять облік вхідних та вихідних документів, ведення поточних справ, забезпечення їхнього зберігання , видача різних довідок, нагляд за строками виконання документів, інформування про цю роботу керівника підприємства.

Керівник підприємства, організації повинен своєчасно розглядати отриману кореспонденцію слідкувати за правильністю і законністю складання документів, не допускати тяганини в їх оформленні, вимагати від усіх посадових осіб підприємства знання і дотримання форм документів, постійно контролювати виконання документів, забезпечувати необхідні умови для організації та механізації діловодства тощо.

Відповідальність за організацію діловодства в установі несе її керівник. Ведення діловодства здійснюється відповідно до вимог державних стандартів.Примірної інструкції та інструкцій з діловодства установ покладається на управління справами, загальні відділи, канцелярії або секретарів.

Загальне керівництво роботою діловодних служб здійснюється керівниками установ. Керівник установи в межах наданих йому прав зобов'язаний:

Ø вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;

Ø не допускати вимагання від підприємств, установ та організацій (далі - організацій), що належать до сфери управління установи, різних відомостей, звітів, зведень та інших не передбачених нормативно-правовими актами документів, яке не викликане необхідністю;

Ø забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в апараті установи та в організаціях, що належать до сфери її управління

Ø всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації ділових процесів, вживати необхідних заходів до оснащення канцелярії сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;

Ø здійснювати контроль за обов’язковим додержанням в апараті установи та в організаціях, що належать до сфери її управління, вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та примірною інструкцією.

У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі неоформлені службові документи за вказівкою керівника передаються особі, що його заміщає, з відміткою в реєстраційно-контрольних довідках. Органи виконавчої влади здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування між собою державною мовою. У місцях (село, селище, місто, інший населений пункт), де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, у внутрішньому діловодстві може використовуватися поряд з державною мовою мова відповідної національної меншини у порядку, встановленому закону

 

9.2.Функції ділової служби

 

Робота діловодної служби регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі положення (статуту) про установу і Примірної інструкції та затверджується керівником установи. Діяльність працівників діловодної служби регламентується посадовими інструкціями, які розробляються керівником діловодної служби на підставі кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів і службовців і затверджуються керівником установи

Основним завданням діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в установі на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.

Відповідно до основного завдання діловодна служба:

Ø розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;

Ø організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;

Ø організовує і забезпечує документаційнета організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

Ø організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

Ø уніфікує системи документації та документів з урахуванням можливостіїх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

Ø здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням в установі, вживає заходів до скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

Ø приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документами та доставляє документи;

Ø забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності установи та організацій і належать до сфери її управління, для передачі на державне зберігання;

Ø удосконалює форми і методи роботи з документами в установі та організаціях, що належать до сфери її управління, з урахуванням використання організаційної техніки і персональних комп’ютерів;

Ø здійснює органіаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах установи;

Ø організовує підвищення кваліфікації працівників установи в роботі з документами;

Ø впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативи в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;

Ø завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами в установі.

 

9.3.Функції керівника діловодної служби

Діловодну службу очолює керівник, який призначається на посаду і звільняється з посади керівником установи. Керівник діловодної служби повинен мати вищу або середню спеціальну освіту (із стажем роботи в діловодній службі не менше трьох років). Посадова особа, відповідальна за роботу з документами в установі, що не має діловодної служби, повинна мати досвід роботи у діловодній службі не менше трьох років.

Керівник діловодної служби за характером діяльності взаємодіє:

Ø з керівниками структурних підрозділів установи та організацій, що належать до сфери її управління, - з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації в службових цілях

Ø з юридичною службою- зправових питань, пов'язаних з підготовкою документів;

Ø із службами кадрів, праці і заробітної плати - з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами;

Ø із службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування - з питань забезпечення установи та, зокрема, працівників діловодної служби засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також з питань побутового обслуговування працівників діловодної служби.

Керівник діловодної служби в межах своєї компетенції взаємодіє з керівниками інших установ з питань роботи з документами. Керівник діловодної служби:

Ø контролює виконання встановлених правил роботи з документами в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;

Ø доповідає керівникові установи про стан роботи з документами;

Ø вноситьна розгляд керівництва подання про приймання, переведення і звільнення працівників діловодної служби, заохочення і накладення стягнення;

Ø вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документаційної інформації в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;

Ø підписує і візує документи в межахсвоєї компетенції;

Ø бере участь у засіданнях колегії, а також нарадах, які проводяться керівництвом установи.

Керівник діловодної служби має право:

Ø залучати спеціалістів структурних підрозділів установи та організацій, що належать до сфери її управління, до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;

Ø вимагати від структурних підрозділів установи та організацій, що належать до сфериїї управління, відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;

Ø повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог.

На керівника діловодної служби покладається персональна відповідальність за:

Ø забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами установі;

Ø виконання плану роботи і дотримання необхідних умов праці посадових осіб діловодної служби;

Ø дотримання трудової і виконавчої дисципліни в колективі діловодної служби.

 

9.4.Звітність канцелярії про виконану роботу

 

Основним результатом роботи канцелярії (служби діловодства) є звіти, які вона подає керівництву організації, установи про потік документів. Звіти умовно можна розділити на групи: оперативні та аналітичні.

Оперативні звіти. Вони робляться щодня або щотижня. Основне їх призначення – одержати об»активну інформацію про рух документів, їх обсяг і проблеми, які виникли під час їх виконання в оперативному управлінні процесом. Призначення даного виду звітів – одержання інформації для оперативного управління організацією. Звіти готуються впродовж різних термінів – від одного дня до тижня. Основний їхній зміст – список робіт, які необхідно завершити найближчим часом. Одержувачі звітів – відповідальні виконавці й керівництво організації. Звіти бувають зведеними та індивідуальними. Індивідуальні звіти являють собою зведення робіт, що належать до компетенції тієї або іншої посадової особи. Зведений звіт – це список робіт, які перебувають у стадії завершення в заданий період часу (можливо розподілений на окремі частини за різноманітними ознаками). Зведені звіти надходять до керівництва підприємства або канцелярії для загального контролю за процесом діловодства. Індивідуальні звіти надсилають безпосередньо виконавцям або контролюючим особам.

Кожен оперативний звіт може мати поділ на підпункти, в основу яких закладається фактор часу, тобто період, в який відбудеться завершення робіт. Дані про такі підпункти подаються в заголовку звіту. Типовими прикладами таких підпунктів можуть бути:

· документи, робота над якими завершується, по відповідальних виконавцях;

· зведені звіти по підрозділах організації;

· зведений звіт по контрагентах.

Аналітичні звіти слугують для аналізу загальної картини документообігу в організації. Типові періоди підготовки звітів даної групи – місяць, квартал, півріччя, рік. Аналітичні звіти містять інформацію при виконану роботу. Хоча відомі стандартні звіти, але кожна організація може складати їх за власною формою. Ці звіти слугують для планування роботи організації в майбутньому, для аналізу номенклатури справ організації, списку її контрагентів тощо. Аналітичні звіти можуть видаватися по окремих структурних підрозділах організації. Звіти повинні відображати роботу підприємства за значний проміжок часу, зокрема:

· за місяць (із зазначенням конкретного місяця року);

· за квартал (з посиланням на конкретний квартал);

· за рік (без зазначення року – поточний рік).

Аналітичні звіти видаються порівняно рідко. Часто їх оформляють і вигляді окремого видання й розповсюджують у межах організації. У зв»язку з цим до них ставляться достатньо високі вимоги щодо якості оформлення. Вони повинні мати логотипи організації, герби й іншу графічну символіку. Зразками таких звітів можуть бути: виконані документи по виконавцях, по контрагентах, по номенклатурі справ.

 

9.5.Особливості організації служби документаційного забезпечення управління в органах державної влади та місцевого самоврядування

 

Організація роботи з документами у районній державній адміністрації здійснюється відповідно до інструкції з діловодства, що затверджується Головою районної державної адміністрації згідно з Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1853.

Відповідальність за організацію виконання документів несуть голова, заступники голови райдержадміністрації (відповідно до розподілу обов'язків), керівники управлінь, відділів та інших структурних підрозділів.

Організацію та методичне керівництво роботою по контролю виконання, перевірці його стану у відділах та управліннях здійснює заступник голови райдержадміністрації з організаційних питань та загальний відділ.

Виконавцями є посадові особи відповідних відділів, управлінь райдержадміністрації та підприємств, організацій району.

Оперативний контроль за строками виконання документів здійснюється загальним відділом. Контролю підлягають документи, в яких поставлено завдання або які містять питання, що потребують вирішення. Обов'язковому контролю підлягає виконання законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, актів інших органів виконавчої влади вищого рівня, доручень Президента України, розпоряджень голови міської держадміністрації, запитів і звернень народних депутатів України.

Для здійснення контролю за виконанням актів законодавства, доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови райдержадміністрації, у разі необхідності, розробляються план контролю, у якому визначаються проміжні контрольні терміни стану виконання завдань і управління, відділи та інші структурні підрозділи райдержадміністрації, які відповідають за організацію і контроль за виконанням окремих завдань; структурний підрозділ, який забезпечує координацію роботи з організації і контролю за виконанням у цілому. План контролю затверджується заступником голови райдержадміністрації (відповідно до розподілу обов'язків).

Контроль за ходом виконання актів законодавства, доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови міської та районної державних адміністрацій здійснюється шляхом:

- аналізу та узагальнення у визначенні терміни письмової інформації виконавців про стан виконання в цілому або окремих встановлених ними завдань;

- систематичного аналізу статистичних та оперативних даних, що характеризують стан їх виконання;

- періодичної комплексної або цільової перевірки організації та стану виконання завдань безпосередньо на місцях;

- розгляду роботи (заслуховування звіту) виконавців на засіданнях колегії, нарадах у голови райдержадміністрації або його заступників (відповідно до розподілу обов'язків) з виконання встановлених завдань.

Аналітичні та інформаційні матеріали про стан виконання встановлених завдань, підготовлені згідно з проміжними контрольними термінами, надаються голові районної державної адміністрації або його заступнику (відповідно до розподілу обов'язків) не пізніше ніж у десятиденний термін, визначений актом законодавства, дорученням Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядженням голови райдержадміністрації або планом контролю.

З матеріалів, що містять відомості про можливий зрив своєчасного чи повного виконання завдань, голова райдержадміністрації або його заступник (відповідно до розподілу обов'язків) дає доручення відповідним виконавцям щодо вжиття додаткових заходів для усунення причин, що перешкоджають виконанню завдання.

Інформація (звіт) про стан виконання законів України, указів, розпоряджень і доручень Президента України, постанов, розпоряджень і доручень Кабінету Міністрів України, актів інших органів виконавчої влади вищого рівня, підписується головою райдержадміністрації.

На виконання контрольних документів вищестоящих органів можуть видаватися розпорядження голови райдержадміністрації.

Відповідають за виконання розпоряджень особи, вказані у документі та у резолюціях керівників першими, або визначені відповідальними.

Усі розпорядження голови адміністрації протягом одного дня реєструються і передаються на розгляд керівнику управління, відділу, іншої служби адміністрації, а в разі їхньої відсутності – заступнику, які в резолюціях визначають конкретні доручення відповідним працівникам для організації виконання, вказують строки, підписуються в датують.

Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою контрольних папок, контрольних карток, комп'ютера.

Відповідальним за контроль працівником, розпорядження чи інший контрольний документ передається виконавцю за розпискою. В реєстраційну картку переноситься резолюція, кому і коли передано документ, відповідальний за контроль працівник стежить за своєчасним його виконанням.

На виконання розпоряджень голови райдержадміністрації, де передбачено здійснення заходів, що стосуються роботи управління, відділу чи іншої організації, при потребі, видаються накази начальниками відділів, управлінь та інших структурних підрозділів районної державної адміністрації не пізніше як через 10 робочих днів після одержання.

На кожне розпорядження голови райдержадміністрації, що підлягає контролю на місцях, відповідальними працівниками заповнюється контрольна картка із зазначенням, хто, коли і яке доручення повинен виконати, вони стежать за виконанням і вимагають від безпосередніх виконавців інформацію та доповідають керівництву про стан виконання.

В разі неможливості одержання даних з органів статистики, інформація з місць не запрошується.

Інформація про виконання розпорядження голови райдержадміністрації підписується керівником відділу, управління іншої служби, а в разі їх відсутності – заступникам, і надсилається в району державну адміністрацію в зазначені строки. В інформації коротко і конкретно викладається про здійснені заходи, їхні наслідки, наявні недоліки і яка робота планується на майбутнє.

Облік і контроль за дотриманням порядку розгляду службової кореспонденції здійснюється загальним відділом. Безпосередній контроль за виконанням доручень здійснюється начальником відділів та управлінь адміністрації.

Строки розгляду службових документів, що надійшли до райдержадміністрації, не повинні перевищувати 30 днів (за винятком тих, де встановлено конкретний строк) від дня їх реєстрації в загальному відділі. При необхідності продовження строку виконання окремого доручення начальником відділу чи управління готується доповідна записка на ім'я голови райдержадміністрації або його заступників про продовження строку виконання документу не пізніше як за 2 доби до закінчення строку. В інших випадках документ вважається не виконаним в строк.

Документи вищестоящих органів підлягають виконанню протягом 30 робочих днів, якщо в документах не встановлено інший термін виконання.

Доручення вищестоящих органів (Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України) виконуються не пізніше ніж за 10 робочих днів з часу їх надходження до установи, якщо в дорученні не визначено інший строк виконання.

Депутатські запити розглядаються не пізніше як у 15-ти денний строк, установлений Верховною Радою України. Звернення депутатів всіх рівнів влади розглядаються протягом 10 днів з дня їх одержання.

Телеграми, телетайпограми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, виконуються протягом 1-2 робочих днів, якщо в них не визначено інший термін виконання, решта – протягом 10 днів.

Індивідуальні строки виконання найбільш важливих документів встановлюються головою адміністрації. Ці строки затверджуються підписом керівника.

Виконані документ формуються до справи затвердженої номенклатурою.

До проведення перевірок, виконання окремих завдань можуть залучатися працівники відділів та управлінь за поданням заступника голови райдержадміністрації з організаційних питань, після погодження з заступниками голови адміністрації за напрямками.

Виконані документи знімаються з контролю головою райдержадміністрації, заступниками голови за наданням доповідних записок начальників відділів, управлінь та пропозиціями загального відділу.

Документи вищестоящих органів знімаються з контролю головою адміністрації після попереднього розгляду їх заступником голови з організаційних питань за поданням доповідних записок начальників відділів та управлінь.

Щомісячно та щоквартально загальним відділом готується та подається голові райдержадміністрації аналітична довідка про стан виконавської дисципліни.

Система контролю в райдержадміністрації включає в себе автоматизовану систему контролю на базі електронно-обчислювальних машин.

Організація діловодства.Діловодство в районній державній адміністрації ведеться згідно з номенклатурою справ, що вводиться в дію з 1 січня щорічно.

Контроль за дотриманням єдиної системи діловодства в структурних підрозділах райдержадміністрації здійснює загальний відділ.

Відповідальність за стан ведення діловодства і зберігання документів в управліннях, відділах та інших службах адміністрації покладається на їхніх керівників.

Вся службова кореспонденція, що надходить до райдержадміністрації приймається й опрацьовується загальним відділом, вводиться в базу даних електронної системи обліку та контролю і в той же день передається на розгляд керівникам райдержадміністрацій згідно з розподілом обов'язків. Термінові документи реєструються і передаються на розгляд негайно.

Передача документів, зареєстрованих у загальному відділі, здійснюються у журналах реєстрації видачі службової кореспонденції за встановленою формою.

На дорученнях голови райдержадміністрацій, що містять контрольні строки та потребують відповіді заявникам, працівники загального відділу вимічають час взяття їх на контроль.

Резолюції на документах повинні точно визначити характер доручень, строки виконання і відповідальних виконавців, особистий підпис керівника і дату.

Резолюції на документах пишуться українською мовою.

Якщо питання, порушені у службовій кореспонденції, виходять за рамки одного керівника, такий документ направляється особі, яка в резолюції визначена, як відповідальна. Якщо відповідальний виконавець не вказується, ним вважається службова особа, прізвище якої стоїть в резолюції першим.

Після розгляду документів заступником голови райдержадміністрації, працівники загального відділу знімають необхідну кількість копій (по кількості виконавців) і передають у відділи та управління виконавцям.

Оригінали доручень їх відповідними документами зберігаються в загальному відділі. Якщо службовий документ не повинен розмножуватися, то ознайомлення з ним здійснюють працівники загального відділу.

Прийом документів для перевідмітки і відправлення виконавцям здійснюється загальним відділом як правило з 9.00 до 13.00 та 17.00 до 18.00 щоденно.

За вимогою відповідального виконавця співвиконавці надають всі необхідні матеріали не пізніше п'яти днів до закінчення строку виконання документа. Співвиконавці рівною мірою несуть відповідальність за своєчасну та якісну підготовку проектів документів.

Зберігання документів у працівників відділів та управлінь адміністрації довше встановленого строку забороняється.

Всі резолюції та службові відмітки на службовому документі, що пов'язані з його проходженням та виконанням повинні датуватися і підписуватися.

На кожний документ, що надійшов до райдержадміністрації, заповнюється картка встановленого зразка, де відмічається проходження і розгляд документа за допомогою персональний ЕОМ.

Після розгляду службових документів головою райдержадміністрації, заступником голови вони надсилаються виконавцям, у відповідності до резолюції, через загальний відділ.

Ініціативні плани керівників відділів, управлінь райдержадміністрації на ім'я голови обов'язково візуються відповідним заступником голови згідно з розподілом обов'язків. Проекти листів подаються на підпис, завізовані відповідними заступниками голови чи керівниками відділів та управлінь райдержадміністрації, із зазначенням на зворотному боці останньої сторінці прізвища та ініціалів виконавця і його службового телефону.

Вся вихідна службова кореспонденція реєструється та відправляється загальним відділом, яки перевіряє правильність її оформлення. Копії листів формуються в справи згідно з номенклатурою та зберігаються в загальному відділі для передачі в архів.

Направлення документів голові Київської міської державної адміністрації, керівникам інших організацій державної виконавчої та законодавчої влади, здійснюється тільки за підписом голови райдержадміністрації, заступникам голови та начальникам відділів та управлінь міської державної адміністрації – за підписом голови або заступників голови райдержадміністрації.

Ведення журналу реєстрації вхідних телефонограм, що надходять на ім'я голови адміністрації, його заступників, покладається на спеціалістів райдержадміністрації, а також на них покладається ведення журналу реєстрації вихідних телефонограм. Тексти вихідних телефонограм в обов'язковому порядку затверджуються заступниками голови райдержадміністрації за напрямком роботи.

Формування справ та підготовка їх до передачі в архів.Облік і формування справ у діловодстві райдержадміністрації здійснюється за номенклатурою, що складаються загальним відділом разом із керівниками структурних підрозділів районної державної адміністрації та за участю працівника Державного архіву.

Номенклатура справ структурного підрозділу погоджується з начальником загального відділу та працівником архіву і підписується керівником структурного підрозділу.

Зведена номенклатура справ райдержадміністрації підписується начальником загального відділу та затверджується головою райдержадміністрації.

Усі виконані документи райдержадміністрації, після їх оформлення в установленому порядку, формуються у відповідності з затвердженою номенклатурою. Справи формуються з оригіналів (при їх відсутності – із засвідчених в установленому порядку копій) лише виконаних документів. Невиконані документи підшивати в справи забороняється.

Документи постійного і тривалого збереження, сформовані у справи, підшиваються у твердій палітурці.

На всі документи постійного і тривалого зберігання, після закінчення їх діловодства, складаються описи керівниками структурних підрозділів районної державної адміністрації.

Оригінали розпоряджень голови райдержадміністрації зберігаються в загальному відділі. Виносити оригінали із загального відділу забороняється.

Закінчені діловодством справи оформляються згідно з описом та передаються актом до Державного архіву міста.

 

Питання для перевірки знань.

1. Особливості організації діловодної служби в організації (підприємстві, установі).

2. Фактори, що визначають вид структурного підрозділу документаційного забезпечення управління підприємством.

3. Обов'язки посадових осіб щодо організації та ведення кореспонденції і діловодства.

4. Функції керівника щодо організації діловодства в установі.

5. Функції ділової служби.

6. Керівник ділової служби організації, його функції.

7. Взаємодія діловодної служби з іншими службами і керівниками організації.

8. Права та відповідальність керівника діловодної служби.

 

 

ЗАХИСТ ДОКУМЕНТІВ

 

10.1.Правова охорона документів

10.2.Комерційна таємниця та її зберігання

10.3. Захист за допомогою технічних засобів

 

10.1.Правова охорона документів

Особи, відповідальні за роботу з документами, зобов'язані забезпечувати збереження документів, що створюються на підприємствах, в установах, організаціях.

Справи з моменту їх заведення і до здачі до архіву установи зберігаються в робочих кімнатах чи в спеціально заведених приміщеннях. Ці приміщення мають відповідати вимогам пожежної безпеки, мати певний температурний режим.

Справи поміщують в шафи канцелярського типу, які обов'язково закриваються. Це допомагає зберегти документи від попадання пилу, впливу сонячного світла та інших псуючи чинників. Документи підшиваються в тверді обкладинки чи в папки–реєстратори. Папки встановлюють на полицях шафи в тій послідовності, в якій вони вказані в номенклатурі справ, досить щільно притиснуті одна до одної. Папки встановлюють вертикально, корінцем назовні. При такому зберіганні основний тиск направлений на корінець й аркуші документів у середині папки тиску не відчувають. Це зручно для зберігання документів та й виймати папки, що стоять вертикально, зручніше.

Якщо довідки підшиті в папки з м'якими обкладинками, то ставити їх вертикально не можна, бо від цього псуються і рвуться нижні краї аркушів документів. Такі довідки зберігаються горизонтально.

Забезпечення фізичного збереження документів сприяє також і правильна підшивка аркушів документів у справі. При підшивці необхідно слідкувати за тим, щоб нижні краї документів були на одному рівні і вище від краю папки приблизно на 1 см.

Вилучення і видача будь-яких документів зі справ постійного збереження не дозволяється. У виняткових випадках (наприклад, на вимогу судово-слідчих органів), таке вилучення робиться з дозволу керівника установи з обов’язковою постановою у справі точно завіреної копії вилученого документу і вкладанням акту про причину вилучення оригіналу.

Протягом справочинного року на видану по службовій необхідності справу заповнюється картка, в якій вказуються структурний підрозділ, номер справи, дата видачі, її заголовок, кому справа видана, дата повернення, передбачаються глави для розписок про отримання і прийом справи.

 

10.2.Комерційна таємниця та її зберігання

Комерційною таємницею є ділова інформація, що має тактичну чи потенційну цінність для підприємства з комерційних причин. Ця інформація є комерційно вигідною для недобросовісних конкурентів у випадку попадання в їх руки. Втрата комерційної таємниці може нанести збитки підприємству, або навіть привести до банкрутства.

Методи захисту комерційної таємниці:

- правовий захист, що здійснюється методом закріплення прав і порядку захисту комерційної таємниці в нормативних і статутних актах. Ці міри можуть бути закріплені у статуті підприємства, трудових угодах (контрактах) із співробітниками підприємства, наказах, правилах внутрішнього розпорядку підприємства тощо;

- організаційні міри захисту являють собою:

а). Організацію конфіденційного справочинства. “Грифи” і порядок функціонування цього справочинства затверджуються керівництвом підприємства

б). Розмежування доступу до інформації: кожен співробітник підприємства може користуватись тільки тими відомостями, які необхідні йому для виконання службових обов'язків. Дозвіл на доступ до такої інформації видається керівником підприємства, при цьому співробітник несе відповідальність за розголошення отриманих відомостей

в). Встановлення такого порядку використання технічних засобів і приміщень, який виключав би витік відомостей. Наприклад, при роботі з копіювальними засобами необхідно забезпечити суворо регламентоване копіювання тих документів, на які поширюється режим конфіденційності

г). Встановлення порядку ведення переговорів з відвідувачами, які мають на меті: по-перше, не допустити витоку інформації, і, по-друге – отримати найбільш повні відомості про наміри відвідувачів

д). Навчання співробітників підприємства заходам захисту комерційної таємниці, підвищення їх відповідальності за розголошення її.

 

10.3. Захист за допомогою технічних засобів

 

Використання технічних засобів для забезпечення збереження інформації створює додаткові гарантії того, що документи та інші носії інформації будуть надійно захищені. Технічні засоби захисту можуть бути розділені на наступні види:

- засоби охорони території підприємства, засоби захисту комунікацій

- засоби захисту комп'ютерних систем і баз даних від несанкціонованого доступу.

Засоби охорони території це різноманітні типи обмежень і контролюючих систем, включаючи системи телевізійного контролю території, різноманітні електронно-оптичні та інші засоби охорони.

Засоби захисту комунікацій. У наш час джерелом витоку інформації у більшості випадків є процеси опрацювання, передачі і збереження інформації, пов'язані з використанням електронних, електромеханічних та електротехнічних засобів. Досить просто використати інформацію, яка зберігається в ЕОМ, звуко- та відео записуючій апаратурі, якщо не вжито спеціальних засобів для її захисту.

Основними засобами захисту інформації при використанні технічних засобів є:

а). Забезпечення закритої передачі інформації по телефоно-телеграфським каналам шляхом її шифрування

б). Спеціальний захист апаратури від опромінення за допомогою захисних балонів

в). Використання спеціальних засобів захисту комп'ютерних систем і баз даних

г). Створення штучних перешкод перехвату електронних чи акустичних сигналів

Міри по захисту комерційної таємниці при використанні комп'ютерних систем і баз даних можна поділити на такі групи:

а). Кодування документів на магнітних носіях, тобто доповнення тексту документів ознакою авторства, що при нормальному прослуховуванні не читається

б). Шифрування всього документа чи його частин на машинних носіях, що робить цей документ недоступним для розуміння особам, що не володіють ключем чи кодом для розшифровки.

Використання комп'ютерів у бізнесі призвело до того, що великі об'єми ділової інформації передаються і отримуються по комп'ютерних мережах, що охопили уже майже весь світ. Саме через комп'ютерні мережі здійснюється більшість викрадень інформації.

Іншою проблемою є захист інформації, що передається, від підробок та перекручень. У цих цілях використовується програма під назвою “електронний підпис”. Вона дозволяє засвідчити належність вам документа, що передається по мережі, але його т

© 2013 wikipage.com.ua - Дякуємо за посилання на wikipage.com.ua | Контакти