ВІКІСТОРІНКА
Навигация:
Інформатика
Історія
Автоматизація
Адміністрування
Антропологія
Архітектура
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Військова наука
Виробництво
Географія
Геологія
Господарство
Демографія
Екологія
Економіка
Електроніка
Енергетика
Журналістика
Кінематографія
Комп'ютеризація
Креслення
Кулінарія
Культура
Культура
Лінгвістика
Література
Лексикологія
Логіка
Маркетинг
Математика
Медицина
Менеджмент
Металургія
Метрологія
Мистецтво
Музика
Наукознавство
Освіта
Охорона Праці
Підприємництво
Педагогіка
Поліграфія
Право
Приладобудування
Програмування
Психологія
Радіозв'язок
Релігія
Риторика
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Статистика
Технології
Торгівля
Транспорт
Фізіологія
Фізика
Філософія
Фінанси
Фармакологія


Технологія роботи із структурованими документами у текстовому процесорі MS Word

Призначення текстового процесора – підготовка професійно оформлених документів згідно з правилами сучасного діловодства, використовуючи при цьому не тільки набір тексту, а й можливість застосування різних шрифтів, включення в документ таблиць та графічних зображень, перевірку правопису, автоматичне створення змісту та предметних покажчиків, створення складних документів з декількох файлів різних типів та ін. При цьому на екрані користувач може побачити зображення, максимально наближене до того, яким воно буде після друку на папері.

Сьогодні текстовий процесор Microsoft Word – один з найбільш поширених середовищ створення та редагування документів. Це досить могутній програмний продукт, який надає користувачу широкі можливості якісної підготовки документів.

Він містить потужні бібліотеки стилів і широкий набір засобів форматування і структурування документу. Починаючи з версії MS Word 2003 кожний документ може бути збережений у форматі XML-документа. Щоб зберегти цей документ у форматі XML-документа, потрібно виконати: меню Файл → Сохранить как → у діалоговому вікні вибрати із списку Тип документа Документ XML (див.рис.нижче). Починаючи з версії MS Word 2003, цей редактор може відкривати документи XML.

 

Рис. 3.1.1.

Microsoft Word дозволяє працювати з XML-документами двома способами.

· З використанням XML-схеми Word. Cтворіть документ Word, а потім збережете його як XML-документ. Word використає свою власну XML-схему за назвою WordML для застосування тегів XML, у яких зберігаються відомості про властивості документа й визначається структура документа - абзаци, заголовки й таблиці. Word також використають XML-теги для зберігання відомостей про форматування й структуру документа відповідно до XML-схеми Word.

· З використанням будь-якої XML-схеми. Створіть документ Word або відкрийте його в цьому додатку, приєднайте до документа будь-яку користувальницьку XML-схему, а потім застосуєте XML-теги до вмісту документа. При збереженні у вигляді XML-документа XML-теги визначають структуру документа відповідно до приєднаної XML-схеми.

При збереженні документа до нього приєднуються як схема Word, так і користувальницька схема, щоб зберегти дані відповідно до користувальницької схеми й форматувати текст відповідно до XML-схеми Word. Крім того, відповідно до користувальницької схеми можна зберігати тільки дані документа.

Будь-яке програмне забезпечення, що аналізує дані XML, може також читати й обробляти дані в документі, збереженому у вигляді XML-документа (XML-файл), незалежно від того, чи використалася для структури документа убудована XML-схема Word або приєднана відповідному поставленому завданню користувальницька схема.

Наприклад, якщо користувальницька схема використається для аналізу даних резюме, XML-теги визначають структуру документа через ім'я, адресу, досвід роботи, дату створення й так далі. При збереженні документ містить як форматованный текст, що професійно виглядає після друку документа, так і файл даних, що може бути оброблений будь-якою програмою, призначеної для читання мови XML.

Можна також зберігати дані XML у документі Word (.doc) або у файлі шаблона (.dot). Проте, тільки Word зможе прочитати й обробити XML.

Розмітка за допомогою XML-тегів. Якщо до документа приєднана користувальницька XML-схема, в області завдань Структура XML представляє список елементів, які визначені для схеми. Щоб застосувати XML-теги до документа, виберають зміст документа, а потім виберають елемент зі списку. Якщо в схемі для елемента визначені атрибути, їх також можна вказати в області завдань Структури XML.

Примітка. До документа може бути приєднано кілька схем. В області завдань Структури XML доступен список елементів із всіх приєднаних схем.

Прапорець в області завдань дозволяє побачити XML-теги убудованими, у контексті документа.

Якщо структура документа порушує правила схеми, цей фрагмент документа виділяається фіолетовою хвилястою лінією, а в області завдань Структури XML відображаються відомості про порушення.

Приєднання й видалення XML-схеми з документа. Виконаєте одну з наступних дій.

1. У меню Файл виберіть команду Створити і в області завдань Створити документ виберіть XML-документ.

2. В області завдань Структура XML виберіть команду Шаблони й надбудови, а потім перейдіть на вкладку XML-схема.

3. У поле Позначені схеми є приєднаними встановите прапорець для кожної XML-схемы, яку потрібно приєднати до документа.

Примітка. У списку відображені всі теми библиотеки схем. Щоб додати тему в список, натисніть кнопку Додати схему.

1. Відкрийте документ у редакторі Word.

2. У меню Сервіс виберіть команду Шаблони й надбудови, а потім перейдіть на вкладку XML-схема.

3. У поле Позначені схеми є приєднаними зніміть прапореця для кожної XML-схеми, яку потрібно видалити з документа.

Збереження XML-документа.

1. У меню Файл виберіть команду Зберегти як.

2. У поле Тип файлу виберіть XML-документ.

3. У поле Ім'я файлу введіть ім'я документа.

4. Якщо до документа була приєднана користувальницька схема з набудовують XML-тегами і потрібно видалити форматування Word, зберігши тільки користувальницькі дані, встановіть прапорець Зберегти тільки дані.

5. Якщо необхідно отформатировать документ, використовуючи файл преретворення Extensible Stylesheet Language (XSLT), встановіть прапорець Застосувати перетворення, а потім натисніть кнопку Перетворення, щоб знайти XSLT-файл.

6. Натисніть кнопку Зберегти.

Перевірка XML. В Microsoft Word можна перевіряти документ XML на відповідність правилам XML-схемы, якщо схема прикріплена до документа. Порушення схеми відображається в області завдань Структура XML.

1. У меню Сервіс виберіть команду Шаблони й надбудови.

2. На вкладці XML-схема виконаєте одне або трохи з наступних дій.

o Щоб перевірка виконувалася, установите прапорець Перевірити документ на відповідність приєднаним схемам.

o Щоб запобігти збереженню документа з невідповідностями в Microsoft Word, зніміть прапорець Дозволити збереження у форматі XML незалежно від результату перевірки.

3. Використайте область завдань Структура XML для перевірки відповідності документа під час роботи з ним. Значки поруч із елементами означають, що елемент неприпустимий і вказують що саме порушено.

Примітка. За замовчуванням порушення схеми позначається усередині документа за допомогою пурпурних хвилястих ліній. Щоб виключити ці позначки на вкладці XML-схема діалогового вікна Шаблони й настроювання натисніть кнопку Параметри XML, а потім установите прапорець Сховати порушення схем у документі. Щоб уникнути помилок перевірки при використанні XML-тегів, в області завдань Структури XML встановіть прапорець Показувати тільки дочірні елементи поточного елемента.

Завдання подання даних за замовчуванням для XML-документа. При додаванні XML-схемы у бібліотеку схем з нею можна зв'язати один або більше файлів претворення Extensible Stylesheet Language (XSLT). Якщо документ із приєднаною схемою відкривається в Microsoft Word, можна задати спосіб відображення даних, вибравши одне з доступних перетворень XSL або подань даних.

1. У меню Сервіс виберіть команду Шаблони й надбудови, а потім перейдіть на вкладку XML-схема.

2. Натисніть кнопку Бібліотека схем.

3. У поле Виберіть схему виберіть схему, яку потрібно зв'язати з перетворенням XSL.

4. У поле Використати рішення з виберіть пункт Word.

5. Натисніть кнопку Додати рішення, знайдіть XSLT-файл, а потім натисніть кнопку Відкрити.

6. У діалоговому вікні Параметри рішення виберіть потрібний параметр й уведіть ім'я XSLT у поле Псевдонім.

Примітка. Ім'я, уведене як псевдонім, з'явиться в списку доступних подань даних в області завдань Подання даних XML.

7. Натисніть кнопку OK.

8. Повторите кроки з 4 по 6 для кожного подання XSL, яких потрібно зв'язати зі схемою.

9. У поле Рішення за замовчуванням виберіть ім'я подання XSL, яких необхідно використати за замовчуванням.

Типи створюваних документів у MS Word.

1. Електронні документи (веб-сторінки) ;

2. Документи для друку

3. Електронне повідомлення.

Для кожного різновиду документа використовується певний шаблон.

Режими відображення документів

1. обычный;

2. режим веб-документа;

3. режим разметки;

4. режим структуры;

5. предварительный просмотр;

6. предварительный просмотр веб-страницы.

Найменша структурна одиниця тексту – символ (друковані і недруковані), далі – слово, речення , абзац, сторінка, розділ.

Введення тексту в документ. Існує декілька способів введення тексту в документ:

1. безпосередньо з клавіатури;

2. використовуючи буфер обміну;

3. вставка елемента Автотексту та використання Автозаміна;

4. вставка фрагментів інших документів;

5. перетягуванням тексту безпосередньо в межах одного документа чи між різними документами з метою переміщення чи копіювання тексту.

При введенні тексту з клавіатури використовуються усі цифрові і символьні клавіші, а також клавіша Shift (однократне використання верхнього регістру) і CаpsLock (постійне використання верхнього регістру). Клавіша Enter використовується тільки для закінчення абзацу. Верстка рядків і сторінок - автоматична.

Для примусового утворення нової сторінки потрібно натиснути комбінацію клавіш Ctrl + Enter, для переходу на новий рядок без утворення абзацу Shift + Enter.

Автотекст- це текст, що зберігається у спеціальному словнику, і використовується для полегшення багаторазовогоо введення повторюваних фраз, виразів, довгих речень. Нижче розглянуті засоби його створення, використання, видалення і запам’ятовування.

Автозаміна - це спеціально створений текст, що має умовне позначення (псевдонім) для полегшення багаторазовогоо введення повторюваних фраз, виразів, довгих речень. Нижче розглянуті засоби його створення, використання, видалення.

Список– це сукупність абзаців, на початку кожного з яких стоїть номер або маркер. Маркер– це символ чи рисунок, які використовуються з метою надання більшої виразності абзацам списку, які називають елементами списку. Якщо у ролі маркера виступає символ, то його формат легко змінити, а якщо рисунок – змінити маркер у MS Word неможливо.

Списки використовуються для полегшення сприйняття інформації в документі. У MS Word існує три типи списків – марковані, нумеровані та ієрархічні (багаторівневі). Нижче наведені зразки кожного із типів.

При використанні кнопок панелі Форматирование: Маркери для маркованого списку або Нумерація для нумерованого будуть використовуватись параметри створення списків, маркери та стилі, які встановлені за замовчуванням у даному шаблоні чи ті, які використовувались останніми.

Параметри списків можна настроювати, використовуючи для цього команду меню Формат èСписок і, переключившись на потрібну вкладку, діалогового вікна Список, вибрати вбудований стиль списку чи самому створити новий стиль списку, обравши для заміни певний стиль списку, після чого натиснути кнопку Изменить і в діалоговому вікні Изменение … списка задати необхідні параметри.

Виноски– це символи, що використовуються у тексті у вигляді верхніх індексів, які пов’язані з певним зазвичай роз’яснювальним текстом, який відображається у тексті при наведенні покажчика Миші. Розміщується текст виноски зазвичай внизу сторінки, на якій знаходиться виноска, в кінці розділу, в якому міститься виноска, чи в кінці всього документу.

Виноски бувають Обычные та Концевые сноски.

Щоб додати виноску, потрібно встановити текстовий курсор в необхідному місці тексту, а потім виконати: меню Вставка ªСсылкаªСноска.

Примітка – це різновид виноски, яка відображається на полях документа і спеціальним способом форматується. Примітка може бути текстова чи звукова. Щоб додати примітку, потрібно встановити текстовий курсор в місці її вставки у тексті, а потім виконати: меню ВставкаªПримечание. Після цього потрібно створити зміст примітки – ввести текст або (та) додати звукову примітку у вікні звукозапису, натиснувши кнопку Создать примечание на панелі Рецензирование і обираючи зі списку команду Звуковое примечание, яка з’являється автоматично при вставці примітки:

.

Щоб прослухати звукову примітку, потрібно відкрити звуковий об’єкт в ній.

Щоб змінити зміст примітки, потрібно встановити текстовий курсор в ній і змінити текст. Щоб змінити зміст звукової примітки, потрібно відкрити контекстне меню звукового об’єкта і послідовно вибрати команди Объект звукозаписьªИзменитьª в вікні звукозапису змінити зміст.

Щоб вилучити примітку потрібно відкрити її контекстне меню і клацнути на команді Удалить примечание. При вилученні всіх приміток можна скористатись відповідною командою зі списку біля кнопки Отклонить примечание и изменения на панелі Рецензирование.

Закладка– це поіменована місце в документі, яка використовується для швидкого переходу до нього у великому документі, а також може використовуватись як аргумент у деяких функціях.

Щоб створити у тексті Закладку, потрібно встановити текстовий курсор в місці її створення у тексті, а потім виконати: меню ВставкаªЗакладка. Після цього з’явиться діалогове вікно:

Рис. 3.1.2.

В полі Имя закладки ввести ім’я закладки, яке повинно починатися з букви і не містити пропусків. Потім клацнути на кнопці Добавить.

Щоб вилучити закладку потрібно виконати меню ВставкаªЗакладка. У діалоговому вікні виділити у списку ім’я закладки і натиснути кнопку Удалить.

Рис. 3.1.3.

Щоб перейти до необхідної закладки у тексті, потрібно виконати меню ВставкаªЗакладка. У діалоговому вікні виділити у списку ім’я потрібної закладки і натиснути кнопку Перейти. Можна також використати команду Перейти меню Правка вікна документа, або команду Перейти браузера документа (кнопка внизу вертикальної смуги прокрутки).

У документі закладки ніяк не відображаються на відміну від виносок та приміток.

Колонтитул – це текст чи графічні об’єкти, або і те і інше, що розташовуються вгорі та внизу по відношенню до основного текста і повторюються на кількох чи всіх сторінках розділу чи всього документа. В MS Word можна створити на парних сторінках розділу чи всього документа один зміст колонтитула, а на непарних – інший зміст. Щоб створити колонтитули, потрібно виконати: меню ВидèКолонтитулы, після чого відкриється панель Колонтитулы, а текстовий курсор встановиться у верхньому колонтитулі.

Кожний розділ може мати власні колонтитули, однакові для всіх сторінок, чи різні для парних і непарних сторінок. У разі наявності різних колонтитулів для парних і непарних сторінок, потрібно в діалоговому вікні Параметри страницы, яке доступне після натискання одноіменної кнопки на панелі Колонтитули, вказати це за допомогою перемикача Различать колонтитулы четных и нечетных страниц, а також у разі потреби і першої сторінки, якщо, наприклад, вона є титульною.

Щоб перейти від основного тексту доколонтитулів, потрібно виконати меню ВидèКолонтитулы, після чого текстовий курсор встановиться в колонтитулі.

Щоб вилучити колонтитули, потрібно перейти в них і вилучити текстта інші наявні об’єкти в них.

Шаблони.У шаблонах зберігаються стандартні тексти, панелі інструментів, що настроюються, макроси, сполучення клавіш, стилі й елементи списку автотексту. Найпростіший спосіб створити шаблон - це відкрити документ, що містить елементи, які потрібно використовувати повторно, і зберегти його як шаблон.

Якщо зберегти шаблон у папці «Шаблоны»,то він з'явиться на вкладці Общиепри виборі команди Создатьз меню Файл.Якщо зберегти шаблон в одній з папок, вкладених у папку Шаблоны,наприклад, Запискиабо Письма и факсы,то при виборі команди Создатьвін з'явиться на вкладці з відповідною назвою.

Створення шаблонів:

- щоб створити новий шаблон на основі існуючого документа, треба вибрати команду Открытьв меню Файл,а потім відкрити потрібний документ;

- щоб створити новий шаблон на основі існуючого шаблона, вибрати команду Создатьв меню Файл.Вибрати шаблон, схожий на створюваний, установити перемикач Создатьв положення Шаблон,а потім натиснути кнопку OK;

- вибрати значення Шаблон документав полі Тип файла.Це значення автоматично з'явиться при зберіганні файла, для якого при створенні був установлений тип Шаблон;

- за замовчуванням в полі Папкавідкриється папка Шаблоны.Щоб побачити список шаблонів на окремій вкладці в діалоговому вікні Создание документа,треба відкрити одну з папок, вкладених у папку Шаблоны;

- ввести ім'я для нового шаблона в полі Имя файлаі натиснути кнопку Сохранить;

- додати текст або малюнки, що повинні з'являтися у всіх нових
документах, основаних на цьому шаблоні, і видалити всі елементи, що не повинні
з'являтися в документах;

- внести необхідні зміни в розміри полів і сторінок, визначити орієнтацію сторінок, стилі й інші параметри форматування;

- натиснути кнопку Сохранить,а потім вибрати команду Закрытьв меню

Файл.

- вибрати команду Открытьв меню Файл,а потім відкрити шаблон, що потрібно змінити. Якщо в діалоговому вікні Открытие документанемає списку шаблонів, вибрати значення Шаблон документав полі Тип файла;

- змінити будь-які з наявних у шаблоні написів, малюнків, стилів, форматів, макросів;

- натиснути кнопку Сохранить.

Внесені до змісту і форматування шаблона зміни відіб'ються на всіх нових документах, створених на основі даного шаблона; існуючі документи не зміняться. Змінені стилі будуть обновлені в існуючих документах, тільки якщо встановлений прапорець Автоматически обновлять стили документа.Встановити цей прапорець необхідно у вікні Шаблони и надстройки,що визивається при виборі команди Шаблони и надстройкив меню Сервис.

Для створення нового документа на основі створеного шаблона виконати таку послідовність дій:

- у меню Файл вибрати команду Создать;

- щоб створити новий документ за допомогою шаблона, вибрати вкладку Общие, і клацнути двічі значок шаблона або майстра (вбудований шаблон), що передбачається використовувати.

Розробка форм.Форма - це документ, що містить такі елементи:

- текст або графічні елементи, що не можуть бути змінені особою, що заповнює форму. Ці елементи задаються розробником форми і містять у собі питання, списки можливих відповідей, таблиці з даними тощо;

- незаповнені області, у які вводить дані особа, що заповнює форму. До цих елементів належать поля форми й об'єкти Active Х.

Для створення форми необхідно скласти її приблизний вигляд або використати як зразок уже створену форму, крім того, вирішити, якою буде форма: електронною чи друкованою. До переваг електронних форм належать автоматична перевірка введених даних (наприклад, табельного номера співробітника), обновлення залежних полів (наприклад, полів міста й області при введенні поштового індекса) і наявність підказок, що полегшують заповнення форми.

Багато форм, наприклад, контракти, складаються в основному з тексту з включеними в нього полями форми, у які вводяться необхідні дані. В інших формах використовуються сітки, що сполучають у собі такі властивості таблиць, як вирівнювання тексту, рамки для виділення полів, що заповнюються, виділення кольором заголовків та інші спеціальні прийоми, що роблять форму більш привабливою і легкою у використанні.

У Word можна створити такі види форм:

- форми, які друкуються, а потім заповнюються на папері;

- електронні форми, які можна поширювати через електронну пошту або мережу;

- потужні електронні форми, що настроюються, утворювані з використанням об'єктів Active Х, які надають значно більші можливості для введення даних, вибору відповідей із списку і запису відповідей. Ці форми також можна поширювати через електронну пошту або мережу.

Створення друкованої форми:

- створити новий документ;

- розробити форму або використати як зразок існуючу форму;

- додати текст і графічні елементи. Наприклад, введіть питання і списки можливих відповідей;

- щоб вставити текстове поле для відповіді, треба вказати місце в
документі, а потім натиснути кнопку Текстовое полена панелі інструментів
Формы;

- щоб вставити прапорці зі списком можливих відповідей, наприклад «Так» або «Ні», треба вказати потрібне місце в документі, а потім натиснути кнопку Флажокна панелі інструментів Формы;

- зберегти форму;

Створення електронної форми.Електронну форму необхідно зберігати і поширювати у вигляді шаблона. Для використання такої форми слід створити новий документ з використанням цього шаблона. Шаблон залишається «незаповненою формою» і може бути використаний повторно. Таким чином, треба виконати такі дії:

- розробити форму або використати як зразок існуючу форму;

- створити новий шаблон. Для цього вибрати команду Создать в меню Файл,вибрати Новый документна вкладці Общие,встановити перемикач Новый документу положення Шаблон,а потім натиснути кнопку OK;

- якщо для створення форми використовується форма-зразок, що не є шаблоном, зберегти створену форму як шаблон;

- додати текст і графічні елементи. Наприклад, ввести питання;

- вставити поля форми в потрібні місця документа. Для цього вказати
місце, де повинно знаходитися поле, а потім використати кнопки на панелі
інструментів Формы;

- щоб вивести панель інструментів Формына екран, необхідно вибрати команду Панели инструментовменю Виді встановити прапорець навпроти опції Формы;

- двічі клацнути поле для настроювання його параметрів або натиснути кнопку Параметры поля формына панелі інструментів Формы.Щоб отримати інформацію про будь-який параметр, треба натиснути кнопку зі знаком питання, а потім клацнути цей параметр;

- після створення форми натиснути кнопку Защита формына панелі
інструментів Формы,щоб дозволити введення даних тільки в полях форми.
Захист дозволяє користувачам заповнювати форму, але запобігає випадковим
змінам елементів форми та їх розміщення;

- зберегти і закрити шаблон.

Поля форми затінюються, щоб їх легше було знаходити на екрані. Для вмикання або вимикання затінення треба натиснути кнопку Затенение полей формына панелі інструментів Формы.

При розробці та зміні форми з неї треба зняти захист. Щоб захистити форму або зняти захист, натиснути кнопку Защита формына панелі інструментів Формы

Додавання у форму полів форми.Текстовое полепризначене для введення різноманітної інформації. Подвійне клацання на текстовому полі форми відкриває вікно Параметры текстового поля(Рис.3.1.4.):

 

Рис. 3.1.4.

 

У полі Типцього діалогового вікна можна встановити такі опції: Обычный

© 2013 wikipage.com.ua - Дякуємо за посилання на wikipage.com.ua | Контакти