ВІКІСТОРІНКА
Навигация:
Інформатика
Історія
Автоматизація
Адміністрування
Антропологія
Архітектура
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Військова наука
Виробництво
Географія
Геологія
Господарство
Демографія
Екологія
Економіка
Електроніка
Енергетика
Журналістика
Кінематографія
Комп'ютеризація
Креслення
Кулінарія
Культура
Культура
Лінгвістика
Література
Лексикологія
Логіка
Маркетинг
Математика
Медицина
Менеджмент
Металургія
Метрологія
Мистецтво
Музика
Наукознавство
Освіта
Охорона Праці
Підприємництво
Педагогіка
Поліграфія
Право
Приладобудування
Програмування
Психологія
Радіозв'язок
Релігія
Риторика
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Статистика
Технології
Торгівля
Транспорт
Фізіологія
Фізика
Філософія
Фінанси
Фармакологія


Управлінське документознавство як навчальна дисципліна.

Загрузка...

Управлінське документознавство як навчальна дисципліна.

Значна частина управлінських рішень потребує документування, тому без створення документів й організації роботи з ними неможливе функціонування підприємств, організацій, установ, органів держ влади тощо. Отже, управління здійснюється за допомогою інформаційно-документаційної підсистеми.

Дослідженням проблеми документування управлінської інформації та аспектів її функціонування в документованій формі саме в межах органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, організацій, установ, об*єднань громадян займається управлінське документознавство.

Управлінське документознавство є напрямом спеціального документознавства, який вивчає закономірності та методи створення управлінських документів, проблеми організації управління документації в різних структурах, розробки правил уніфікування управлінських документів, регулювання їх потоків й обігу.

Складові навчальної дисципліни Упр. Док-зн.:

- історія становлення упр. Док-зн.

- Історичні засади упр. Документування

- Типологія упр документів

- Стандартизація й уніфікація док.

- Характеристика основних груп упр документації за призначенням

- Технологія управління документацією

- Організація роботи з документами.

 

 

Значення документування управлінської інформації.

3. Зміст та структура курсу "Управлінське документознавство".

У структурі курсу виокремлюють такі складові:

1) Теоретичні основи упр. Док-зн

2) Історичні засади упр док

3) Типологія управл. Документації:

Різноманітні, класифікації за різними ознаками., типологічні критерії поділу.

4) Характеристика найпоширеніших видів документів:

- Організаційно – розпорядчої

- планової

- звітно- татистичної

- бухгалтерсько-облікової

- первинно облікової діяльності.

5) Стандартизація й уніфікація документів

6) Типологія упр документацією.

 

Об’єкт, предмет, мета та завдання управлінського документознавства.

Об*єкт управлінського документознавства має складну структуру. Його основу становить управлінська документація, а периферію – сфера її створення та функціонування.

Предметом упр док-зн є дослідження еволюції упр документації, вивчення її характеристик(зовнішніх, інформаційних, класифікаційних\типологічних), процесів створення та функціонування. Упр док-зн вивчає обіг управлінських документів в установі тільки як динамічних об*єктів, тобто в тому оперативному стані, коли вони виконують функцію, заради реалізації якої були створені.

Метою навчальної дисципліни є формування знань історії становлення упр док-зн, упр документування, ознайомлення з процесами уніфікації та стандартизації управлінських документів, набуття навичок їх класифікування, створення, оформлення, організації раціонального документообігу.

Завданнями курсу є:

· з*ясування ролі та місця управлінської документації в суспільстві;

· вивчення теоретичних та історичних засад управлінського документознавства;

· аналіз основних напрямків уніфікації і стандартизації управлінської документації;

· вироблення навичок роботи з Державним класифікатором управлінської документації;

· вивчення класифікаційної системи управлінської документації, проблем створення й обігу управлінських документів в установі, основних груп документів за призначенням;

· ознайомлення з етапами роботи управлінськими документами та загальними принципами раціональної організації документообігу.

 

Джерела для вивчення управлінського документознавства

* Законодавчі та нормативно правові акти

1) Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи»;

2) Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах державної влади, Раді Міністрів АР Крим, місцевих органах виконавчаї влади.»

3) Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження інструкції з діловодства за зверненнями громадян на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від власності, в ЗМІ.»

4) Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження інструкцій про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань, інших матеріальних носіїв інформації, яуі містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави».

5) Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій й підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів.

6) методичні рекомендації щодо складання відомчих переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання

7) методичні рекомендації з розробки та застосування примірних та типових номенклатур справ.

8) Методичні матеріали щодо підготовки електронних копій документів суб’єктами правва законодавчої ініціативи.

 

*Державні та міжнародні стандарти

ДК 101-98: Державний класифікатор упр документації

ДСТУ 3843-99: Державна уніфікована система документації. Основні положення.

ДСТУ 3844-99: : Державна уніфікована система документації Формуляр-зразок. Вимоги до побудови.

ДСТУ 4163-2003: Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.

ДСТУ 2732-94: Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.

ГОСТ 6.10.2.-83: Унифицирование системи документации. Термини и определения.

 

*Наукова та навчальна література з упр док-зн, матеріали науково-практичних конференцій

- Бездрапко В.В. Упр док-зн

- кулешов С.Г. Докуметознавтво: Історія. Теоретичні основи

- Документознавство та інф діяльність

 

*Публікації з питань упр.док-зн

Журнали: зарубіжні: «Весник архивиста», «Делопроизводство», «The Record”

Відчизняні: «Архіви україни» «Студії з архівної справи та документознавства» «Секретар Референт»

Збірники наукових праць.

Пріорітетними джерелами для вивчення дисципліни є законодавчі та нормативно – правові акти.

Понятійний апарат управлінського документознавства.

Управлінське документознавство - це наукова дисципліна, яка розробляє теорію управлінського документа, вивчає його генезис та еволюцію, практику створення та функціонування.

Невід'ємною складовою управлінського документознавства , як і будь-якої іншої науки, є теорія, а саме - теорія управлінського документа. Теорія є узагальнюючим знанням, що дозволяє не просто описати явище, а й пояснити йог сутність, причинно-наслідкові зв'язки взаємодії складових одиниць, спрогнозувати розвиток основних ідей галузі. На основі фундаментальних положень, принципів, пояснюючи факти, теорія об'єднує знання у певну систему. Поза системою теорія існувати не може.

Теорія управлінського документознавства, як і будь-яка наукова теорія, вибудовується на емпіричній основі, що складається із сукупності фактів, які належать управлінській сфері діяльності суспільства. Важливим чинником організації та забезпечення ефективного функціонування управлінської сфери є документ. Документ є основним об'єктом пізнання управлінського документознавства. Теорія управлінського документа - це відображення через систематизоване знання суттєвих властивостей, ознак управлінської документації у процесі її складання та функціонування. Факти в теорії фігурують не самі пособі, а у вигляді основних понять і категорій, тобто розширених понять, що концентрують знання про найважливіші властивості конкретної досліджуваної реальності.

 

Історичні засади управлінського документознавства: створення документів і документування в Україні ХVІІ-XVІІI ст.

 

 

Основними українськими документами XVII-XVIII ст. були міжнародні договори, конституції, універсали й листи гетьманів, акти генеральної військової канцелярії, Генерального військового суду, Генерального скарбу, Генеральноїартилерії, полкової адміністрації й судочинства, сотенних урядів, міського самоврядування, акти й документи церковних та культурно-освітніх інституцій.

 

Формуляр-зразок.

Під формуляром-зразком розуміється модель побудови формуляра службового документа, що встановлює галузь його використання, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити. Формуляр-зразок має вигляд креслення, яке містить план розміщення реквізитів й опис цих реквізитів; будується для сукупності документів, об’єднаних за функціональним призначенням і рівнем використання. Розрізняють формуляр-зразок для державних(міжвідомчих) форм документів та формуляр-зразок для галузевих (відомчих) форм документів.

У загальному стандарті зафіксовано основні вимоги до побудови формуляра-зразка, у тому числі визначені формат паперу, службові береги, вимоги до робочої площі, побудови конструкційної сітки, визначені також принципи проектування форм документів. Зокрема, зазначається, що робоча площа частіше за інші містить графи з постійними реквізитами: назва форми, код форми, назва організації-видавця документа за «Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України», код організації-видавця документа, дата, постійні чи обов’язкові документи, реквізити для даного документа, підпис.

Склад додаткових реквізитів формуляра-зразка визначається нормативними документами, розробленими або узгодженими з міністерствами (відомствами). Додатковими реквізитами формуляра-зразка зазвичай виступають адреса організації-видавця документа, назва одержувача документа, періодичність подання документа та/чи термін його подання, гриф затвердження форми документа.

За потреби уніфіковані форми документів можуть бути зміненими та доповненими. Показники - характеристика одного чи декількох об’єктів, що є необхідними складовими тексту службового документа – в різних уніфікованих формах документа не повинні дублюватися.

 

 

Особисті візитки

При виготовленні особистих візиток вже немає строгих правил щодо колірної гамми, наповнення і змісту. Але деякі моменти все ж таки освітимо. У особистій візитній картці ім'я і прізвище пишуться прописними буквами, посада - рядковими. Зазвичай указується адреса фірми, в якій працює власник картки, і номери телефонів, зокрема домашнього. Різновидом особистих візиток є так звані сімейні візитки. В цьому випадку ім'я дружини стоїть перед ім'ям чоловіка.

 

Довідка. Види довідок.

Довідкадокумент, який містить опис та підтвердження юридичних та біографічних фактів і подій, пов’язаних з діяльністю окремих осіб, обставинами діяльності установ, організацій.

Службового характеру складаються за запитом чи за вказівкою керівної організації або посадової особи. Підписується: Довідка, що направляється до посадової особи в середині підприємства, підписується укладачем; та, яка направляється у вищестоящу організацію - керівником підприємства. Якщо довідка містить відомості фінансового характеру - то вона підписується керівником та головним бухгалтером.

Довідка, яка направляється за межі підприємства оформляється на бланку, внутрішня довідка оформляється на внутрішньому бланку або на чистих листах паперу.

Довідки особистого характеру оформляються на бланках або чистих листах.

Основні реквізити довідки:

1. Код підприємства, код форми документа.

2. Реквізити штампа загального бланку.

3. Назва виду документа.

4. Дата.

5. Індекс.

6. Заголовок до тексту.

7. Адресат.

8. Текст.

9. Відмітка про наявність додатків (якщо є).

10. Підпис.

11. Відмітка про направлення до справи.

В тексті довідки особистого характеру визначається назва організації, в яку подається довідка. Текст довідки особистого характеру оформляється на трафаретному бланку.

Довідки діляться на дві групи:

- особисті - підтверджують біографічні чи юридичні факти конкретної особи;

- службові - містять інформацію про факти й події службового характеру.

Довідки також можуть бути:

- зовнішніми - укладаються для подання в інші установи; підписуються, крім укладача, також керівником установи, засвідчуються печаткою;

- внутрішніми - укладаються для подання керівництву установи або на розгляд колегіальних органів; підписуються лише виконавцем і не засвідчуються печаткою.

Найчисленнішими (особливо серед особистих) є довідки, що засвідчують якийсь юридичний факт (підтвердження факту роботи чи навчання, дані про займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання, тощо). Однотипні довідки часто виготовляються на трафаретних бланках.

 

53. Службові записки (доповідна, пояснювальна).

Серед службових записок розрізняють доповідну та пояснювальну записки. Доповідна записка- це службовий документ, адресований керівникові установи чи начальнику структурного підрозділу, який містить інформацію про ситуацію, що склалася, про факти, події, явища, виконану роботу з висновками і пропозиціями автора, а також про причини різних порушень у роботі з вини підлеглих чи сторонніх осіб. Доповідна записка може укладатися як з ініціативи її автора, так і за вказівкою керівника.

За адресатом доповідні записки поділяють на внутрішні (адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач) і зовнішні (адресуються керівникові вищої установи).

Текст доповідної записки, як правило, складається з двох частин: констатуючої, де викладаються факти, що стали підставою для її складання, та описової, яка містить висновки, пропозиції чи прохання.

У роботі правоохоронних органів доповідною запискою є рапорт, яким інформують про хід роботи.

Пояснювальна записка – це службовий документ, у якому пояснюється ситуація, що виникла, факти, дії або вчинки працівника. Найчастіше пояснювальні записки складаються з приводу порушення працівником дисципліни, техніки безпеки, невиконання або невчасного виконання роботи. Цей документ створюється на вимогу керівника, а в деяких випадках (напр. для зменшення провини, коли факт порушення був зафіксований) – з ініціативи підлеглого.

На відміну від доповідної записки, пояснювальну записку пишуть від руки.

Реквізити службової записки: адресат, адресант, назва виду документа, заголовок до тексту, текст, дата, підпис, місце складання. Найменування організації та її підпорядкованість, перелік додатків.

 

План, звіт, анкета.

План – документ, що встановлює точний перелік намічених робіт (заходів), які повинні бути виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати, керівників і окремих виконавців. Плани бувають перспективні (на декілька років), річні, піврічні, квартальні, місячні, тижневі, щоденні. Інформація може бути подана у вигляді тексту, таблиці чи графіка.

Реквізити плану: гриф затвердження, назва виду документа, заголовок, текст, дата складання, підписи виконавців.

Звіт – це документ, у якому в письмовій формі повідомляється про виконання певної роботи.

За характером виконаної роботи звіти поділяють на прості та складні, за формою подання інформації – на статистичні (виконуються на бланках), текстові (оформляються на звичайному папері). Причини невиконання плану у звіті висвітлюються у кінці документа. Звіти про виконання одноразових завдань і доручень не затверджуються.

Реквізити звіту: назва виду документа, заголовок, що містить інформацію про період, за який складається звіт, назва установи/структурного підрозділу, текст, дата, підпис, індекс документа.

Анкета — документ, що являє собою трафаретний текст, який містить питання щодо певної теми і місце для відповідей на них.

 

Таблиця, список, перелік

Список — обліково—фінансовий документ, який складається з метою реєстрації осіб, предметів, об’єктів, документів у певному порядку.

Найпоширеніший алфавітний список. Якщо це список осіб, то ім’я та по батькові пишеться після прізвища.

Класифікаційні ознаки списків/таблиць:

· за походженням — службовий;

· за місцем створення — внутрішній/зовнішній;

· за призначенням — обліково-фінансовий / довідково-інформаційний;

· за напрямом — вхідний/вихідний;

· за формою — індивідуальний;

· за ступенем гласності — звичайний, таємний;

· за стадіями створення — оригінал;

· за терміном зберігання — звичайний.

Реквізити списків і переліків:1. Номер. 2. Тематичний заголовок. 3. Основна частина: графи і порядки. 4. Візування документа укладачем чи керівником.

Перелік — це перерахування предметів, осіб і об'єктів, на які поширюються певні норми й вимоги.

Отже, список і перелік — дуже близькі документи, які різняться за призначенням

Таблиця — це перелік, зведення статистичних даних або інших відомостей, розташованих у певному порядку й за графами.

Таблиця має бути компактною і наочною, що полегшує сприймання інформації.

Реквізити таблиці, їх послідовність: 1. Номер таблиці. 2. Тематичний заголовок.

3. Заголовна частина. 4. Основна частина, що містить графи. 5. Примітки, які виносяться в окрему колонку або за межі документа.

Слово “Таблиця” і номер її вказуються 1 раз праворуч. При перенесенні на іншу сторінку пишеться: “Продовження”. Якщо в тексті лише одна таблиця, то “Таблиця № n” не пишеться.

 

Акт. Види актів

Акт – це документ, складений однією або кількома особами, що підтверджує встановлені факти, події. Актами також називають документи постійно діючих експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників інших організацій.

Акти складаються після ревізії, під час передавання товарно-матеріальних цінностей від однієї особи до іншої, після прийняття завершених будівельних об’єктів, під час проведення випробувань нових зразків обладнання, обстеження побоїв, тілесних ушкоджень і т. д. За необхідність акт затверджується вищою організацією або першим керівником підприємства.

Складання актів доручається комісіям, склад яких затверджується або наказами керівництва, або розпорядчими документами вищих організацій. Часто акти складаються постійно діючими експертними комісіями. Склавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких йшлося в акті.

Акти оформлюють на загальних трафаретних бланках або на чистих аркушах А4 як з кутовим, такі з повздовжнім розташуванням постійних реквізитів.

Реквізити акта: назва документа, заголовок, дата, місце складання, підпис, текст.

Текст акта складається з двох частин – вступної та констатуючої. У першій частині перераховуються підстави для складання документа, члени комісії, присутні, висвітлюють завдання, зазначається термін право чинності комісії. У другій частині описуються суть і характер виконаної роботи, встановленні факти, а також вносяться пропозиції, робляться висновки.

Види актів:

· нормативні ( законодавчі) – мають форму законів, указів, постанов, рішень, статутів, інструкцій, типового договору;

· адміністративні – складаються на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов’язаних із діяльністю установ чи організацій і окремих осіб;

· акти громадського стану – підтверджують факти, пов’язані з укладанням шлюбу, народженням і смертю людини;

· господарські– відображають явища, факти, події, пов’язані з господарською діяльністю підприємства.

64. Доручення, довіреність, розписка Доручення – це документ, який організація чи окрема особа надає іншій особі право на певну діяльність або отримання матеріальних цінностей від її імені. Залежно від суб’єкта, дії доручення поділяються на: особисті (особа доручає особі); офіційні (установа доручає особі чи установі). Особисте доручення юридично правомірне лише у тому випадку, коли підпис особи, що склала доручення, завірив керівник установи печаткою і своїм підписом. Реквізити особистого доручення:Назва виду документа, Текст , Дата,Підпис особи, яка склала доручення,Завірення підпису, Офіційні доручення друкуються на спеціальних бланках.Реквізити офіційного доручення; Штамп Номер Дата Назва виду документу Текст Зразок підпису особи, якій видано доручення Підпис керівника установи ПечаткаТекст доручення містить такі відомості:· прізвище, ім’я, по-батькові, посада особи (в офіційному дорученні – назва установи), яка видає доручення;· прізвище, ім’я, по-батькові, посада особи, якій видається доручення;· назва установи, від якої особа повинна отримати матеріальні цінності або в якій особа здійснює свою діяльність;· напрям діяльності особи або перелік матеріальних цінностей, їх кількість і вартість;· термін дії доручення;· назва та відомості про документ (паспорт, посвідчення), що засвідчує особу, якій видається доручення. Дові́реність — письмове уповноваження, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами.

Разова довіреність видається для вчинення однієї конкретної угоди або іншої юридичної дії (наприклад, довіреність на отримання зарплати, на підписання певного договору).

Генеральна довіреність видається на вчинення широкого кола угод та юридичних дій (наприклад, генеральною є довіреність, яка видається керівникові філії юридичної особи).

Спеціальна довіреність видається представникові на здійснення багатьох однорідних юридичних дій. До спеціальних можна віднести довіреність на представництво у суді, довіреність, яка видається експедиторові на отримання вантажів від залізниці.

Довіреність має бути складена у письмовій формі У деяких випадках ставиться вимога, щоб довіреність була не просто письмовою, але й посвідченою нотаріусом. Довіреність на укладення угод, Що потребують нотаріальної форми (наприклад, довіреність на купівлю-продаж будинку), а також на вчинення дій щодо державних, кооперативних та інших громадських організацій має бути нотаріально посвідчена, за винятком випадків, передбачених законодавством Довіреність, за якою повноваження передаються у порядку передоручення, також має бути нотаріально посвідчена

Строк довіреності встановлюється у довіреності. Якщо строк у довіреності не встановлений, вона зберігає чинність до припинення її дії. Строк довіреності, виданої в порядку передоручення, не може перевищувати строку основної довіреності, на підставі якої вона видана. Довіреність, у якій не вказана дата її вчинення, є нікчемною.

Чинність довіреності припиняється внаслідок:

закінчення її строку; скасування довіреності особою, яка її видала; відмови особи, якій видано довіреність; припинення юридичної особи, від імені якої видано довіреність; припинення юридичної особи, на ім'я якої видано довіреність; смерті громадянина, який видав довіреність, визнання громадянина недієздатним, обмежено дієздатним або безвісно відсутнім; смерті громадянина, якому видано довіреність, визнання громадянина недієздатним, обмежено дієздатним або безвісно відсутнім.

Розписка – це письмове підтвердження певної дії, яка мала місце, - передачі і отримання документів, товарів, грошей.Реквізити розписки:Назва виду документа;Текст, що містить:· прізвище, ім’я, по-батькові та посада особи, яка дає розписку і підтверджує отримання цінностей;· прізвище, ім’я, по-батькові та посада особи, яка передала цінності;· у чому конкретно дано розписку (вказуються точні найменування матеріальних цінностей, їх кількість і вартість – словами і цифрами);· відомості про документ (паспорт, посвідчення), що засвідчує особу, яка отримує цінності· підстава передачі і отримання цінності; Дата, Підпис особи, яка отримала цінності, Завірення підпису (у приватній розписці) Розписка може бути приватного (особа отримує цінності від особи) і службового (особа – представник установи – отримує цінності від цієї або іншої установи) характеру.

 

 

Ведення трудових книжок.

Основним документом що фіксує інформацію про трудову діяльність працівника є трудова книжка. Вона призначена для встановлення його загального, неперервного та спеціального стажу. Українським законодавством особі заборонено мати декілька трудових книжок. Трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємства, що пропрацювали а ньому понад п’ять днів. Трудові книжки зберігаються на підприємствах як документи суворої звітності.

До Трудової книжки заносять відомості про:

o Працівника (ім’я, прізвище, по батькові, дата народження)

o Роботу (переведення на іншу роботу, звільнення з роботи)

o Нагородження і заохочення (нагородження державними нагородами та відзнаками Президента України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України)

o Відкриття, на які видано дипломи, винаходи, раціоналізаторські пропозиції та виплачені у зв’язку із цим винагороди

На осіб, які працюють за сумісництвом та цивільно-правовими договорами, трудові книжки на підприємстві не ведуться.

Трудові книжки зберігаються на підприємствах як документи суворої звітності, видаються працівникам лише при звільненні під розписку. Трудові книжки працівників доцільно зберігати в сейфах і тримати за алфавітом, на великих підприємствах – по структурних підрозділах і за алфавітом. Трудові книжки (дублікати), що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються в кадровій службі протягом двох років окремо від трудових книжок працівників, які працюють, а потім передаються до архіву підприємства, де вони зберігаються протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку знищуються.

При зміні посадових осіб, які відповідають (за посадовою інструкцією або наказом) за ведення трудових книжок, передавання чистих бланків трудових книжок (вкладишів), а також заповнених трудових книжок оформлюється актом

Трудові книжки (вкладиші до них) заповнюються у відповідних розділах українською і російською мовами кульковою ручкою або з пером, чорнилами (пастою) чорного, синього або фіолетового кольорів. Записи про дати прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, присвоєння рангу державного службовця, кваліфікаційного розряду тощо, нагороди й заохочення, звільнення (графа 2) виконуються арабськими цифрами (число і місяць – двозначними): 02.09.2003; 12.01.2004.

Записи у трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення, заохочення вносяться на підставі наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення – в день звільнення.

З кожним записом: про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення власник трудової книжки повинен бути ознайомлений під розписку в особовій картці

Відомості про працівника записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім'я, по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження.

Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник повинен своїм підписом завірити правильність внесених відомостей.

Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки обов'язково підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок. Після цього ставиться печатка підприємства (або печатка кадрової служби). Якщо працівник до прийняття на роботу на дане підприємство не мав трудового стажу, у трудовій книжці у розділі «Відомості про роботу» робиться запис: До вступу на роботу трудового стажу не мав(ла).

До розділу «Відомості про роботу» вносяться записи про:

– переведення на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві;

– присвоєння нового кваліфікаційного розряду, рангу (для державних службовців), перейменування посади, встановлення другої та інших професій;

– прийняття присяги державного службовця;

– призначення бригадиром і звільнення від керівництва бригадою;

– звільнення;

– інші.

Порядок ведення особових справ (визначення особової справи, використання справи, перелік основних документів справи, оформлення обкладинки справи, зберігання особових справ, контрольна картка справи, передача справи до архіву).

Особова справа — це добiр рiзних документiв, якi харак-теризують бiографiчнi, дiловi та особисті якостi працiвника. Вона необхiдна для вивчення, добору i використання персона-лу на пiдприємствi.

Особовi справи систематизуються в алфавiтному порядку або за структурними пiдроздiлами у вiдповiдностi із затверд-женим штатним розкладом. Окремо зберiгають особовi справи матерiально вiдповiдальних осiб.

Кожнiй особовiй справi присвоюють порядковий номер, який вiдповiдає номеру в штатно-посадовiй книзi.

Формування особової справи проводиться з метою впорядкованої угруповання документованої інформації про співробітника, переданої ним роботодавцю при прийнятті (на відповідну посаду. Формування особистих справ працівників покладається на кадровий орган або спеціально уповноважена посадова особа, яка несе персональну відповідальність за забезпечення належного поводження з цими документами.
Формування особової справи проводиться безпосередньо після прийому (переведення) працівника на керівну посаду.

Зберігання та облік особистих справ організовуються з метою швидкого і безпомилкового пошуку особистих справ, забезпечення їх охорони, а також забезпечення конфіденційності відомостей, що містяться в документах особистих справ, від несанкціонованого доступу.
Особові справи включаються в номенклатуру справ кадрового органу під загальним заголовком «Особисті справи» із зазначенням термінів зберігання. Відповідно до Переліку типових управлінських документівтермін зберігання особистих справ становить 75 років з року звільнення працівника .
Особові справи зберігаються у кадровій службі (у пристосованому для цієї мети приміщенні) окремо від інших справ. Як правило, в кадровій службі зберігаються тільки особисті справи працюючих співробітників, тоді як особисті справи звільнених співробітників передаються встановленим порядком на зберігання в архів організації або в територіальний архів.
Умови зберігання повинні забезпечувати надійне зберігання особистих справ і вміщених у них документів (відомостей) від розкрадання (розголошення). З цією метою особисті справи слід зберігати в сейфах

 

Оформлення нагороджень.

Пiдставою для подання клопотання про нагородження державною нагородою мають бути виключно вагомi особистi заслуги перед народом i державою, високi здобутки у професiйнiй, полiтичнiй та громадськiй дiяльностi, розвитку економiки, науки, культури, соцiальної сфери, захистi Вiтчизни, охоронi конституцiйних прав i свобод людини, державному будiвництвi та громадській дiяльностi, пшроке визнання цих заслуг суспiльством, здiйснелня подвигу або особливо мужнього вчинку, високi моральнi якостi особи.

 

При цьому мають забезпечуватись послiдовнiсть у нагородженнi осiб вiдповiдно до системи державних нагород, додержання встановлених законодавством строкiв представлення нагороджених осiб до наступного нагородження. Для попереднього розгляду питань, пов’язаних з нагородженням державними нагородами, при Президентові України діє Комісія державних нагород та геральдики, яка є дорадчим органом і працює на громадських засадах. Персональний склад зазначеної Комісії та порядок її роботи визначаються Президентом України.

 

На виконання Указу Президента України «Про вдосконалення нагородної справи в Україні» та з метою вдосконалення нагородної справи в міністерствах та відомствах створені Комісії з питань нагородження. Ці комісії є постійними органами для розгляду матерiалів, пов’язаних з порушенням клопотань про нагородження державними нагородами України, Почесною грамотою Кабiнету Мiнiстрiв України, Подякою Прем’єр-мiнiстра України, вiдомчими заохочувальними вiдзнаками та пiдтримки клопотань Ради мiнiстрiв Автономної Республiки Крим, обласних державних адмiнiстрацiй, Київської та Севастопольської мiських адмiнiстрацiй про нагородження.

 

Основною формою дiяльностi цих комiсiї є засiдання, якi проводяться у мipу необхiдностi, як правило, один раз на мiсяць. У разi позитивного рiшення комiсiї оформлюється проект клопотання про нагородження або пiдтримки клопотань про нагородження державними нагородами, а також проект наказу про нагородження вiдомчими заохочувальними вiдзнаками, якi вносяться на розгляд керівнику відомства для прийняття по них остаточного рiшення.

 

Пiдготовку матерiалiв на засiдання відомчих комiсiй (вивчення клопотань, пiдготовка порядку денного, попереднє ознайомлення членів комiсiї з матерiалами, а також оформлення протоколiв засiдання i витягiв iз них), органiзацiйне забезпечення засiдань та контроль за своєчасним виконанням прийнятих рiшень здiйснює кадрова служба установи. Основним документом для подання до нагородження є нагородний лист, який підписує керівник підприємства та голова ради колективу. Підписи розшифровуються та засвідчуються печаткою підприємства.

 

 

Приймання документів

Вся кореспонденція, що надходить до установи, приймається канцелярією. Прийманню підлягає також доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума.

У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто" чи адресованих громадським організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо).

При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в канцелярії.

Якщо виявлено пошкодження конверта, необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі.

Зберігати конверти і додавати їх до документів слід лише тоді, якщо за ними можна встановити адресу відправнику, час відправки і отримання, якщо на конверті відсутні окремі документи чи номери документів не відповідають номерам на конвертах. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв і скарг громадян.

Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику чи пересилаються за належністю.

Розгляд документів

Попередній розгляд документів здійснює керівник канцелярії установи або інша, призначена для цього особа відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

Метою попереднього розгляду документів є поділ їх на такі, що потребують обов' язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідно до їхніх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання. Здійснюється він у день отримання документів або у перший робочий день у разі їх надходження у неробочий час. Доручення вищих органів управління, телеграми і телефонограми слід розглядати негайно.

У ході попереднього розгляду документів варто керуватися Положеннями про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатурами справ, схемами руху документів.

Керівництву або власнику установи насамперед передаються документи урядових та інших вищих органів, а також найважл

Загрузка...

© 2013 wikipage.com.ua - Дякуємо за посилання на wikipage.com.ua | Контакти