ВІКІСТОРІНКА
Навигация:
Інформатика
Історія
Автоматизація
Адміністрування
Антропологія
Архітектура
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Військова наука
Виробництво
Географія
Геологія
Господарство
Демографія
Екологія
Економіка
Електроніка
Енергетика
Журналістика
Кінематографія
Комп'ютеризація
Креслення
Кулінарія
Культура
Культура
Лінгвістика
Література
Лексикологія
Логіка
Маркетинг
Математика
Медицина
Менеджмент
Металургія
Метрологія
Мистецтво
Музика
Наукознавство
Освіта
Охорона Праці
Підприємництво
Педагогіка
Поліграфія
Право
Приладобудування
Програмування
Психологія
Радіозв'язок
Релігія
Риторика
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Статистика
Технології
Торгівля
Транспорт
Фізіологія
Фізика
Філософія
Фінанси
Фармакологія


Етикет обміну візитними картками

Не нав'язуйте свою візитку! Її вручають, коли виникла зацікавленість в продовженні контактів. А це далеко не завжди відбувається при знайомстві. Але що ж робити, якщо вам вручили візитку? Обов'язково вручите у відповідь свою картку. Але якщо не бажаєте продовжувати контакти, скористайтеся не звичайною робочою, а представницькою. На представницькій картці немає адреси, телефонів і інших даних для продовження контактів. Така візитка необхідна в першу чергу тим, хто часто вимушений спілкуватися з публікою: артистам, представникам модельного бізнесу, політикам. Представницьку візитку також можна використовувати при реєстрації на конференціях і з'їздах, на виставках.

Запам'ятаєте: обмін візитками - це церемонія, сценарій, де кожному відведена певна роль, яка не міняється залежно від її виконавців.

Обмінюються картками згідно старшинству етикетки: по рангах, починаючи з високопоставлених чинів (якщо ви самі не зможете розібратися, хто є хто, поцікавтеся заздалегідь); при рівності чинів беруть до уваги вік, потім враховуються жіночі привілеї.

При врученні візитку повертають для читання: це свідчить про чемність і увагу до одержувача. Партнерам з Азії (наприклад, Японія, Сінгапур, Тайвань) візитку подають двома руками з уклоном. Чим важливіше персона, тим більше уклін. Представникам Передньої Азії візитку (як і подарунки, їжу) вручають тільки правою рукою (по місцевих традиціях ліва рука вважається брудною). “Церемоніальне” вручення візитки виправдане і тим, що на картці написано не тільки ім'я власника, але і назву його фірми! Це нагадує “Вірші про радянський паспорт”: “Я дістаю з широких штанин дублікат безцінного вантажу. Читайте, заздріть.”. Мабуть, така пошана до свого ділового документа, яким є візитка, цілком з'ясовно, але тільки з кишень брюк візитку діставати не можна. Кишені чоловічих брюк призначені для особистих речей (носова хустка, пігулки і ін.). Нагрудна кишеня піджака - тільки для декоративної хустки, а не для ручок, гребінців і візиток. Ручки і гребінці носять у внутрішній кишені, візиткам там теж не місце. Де ж їх тоді зберігати? Можна все, що не заборонене, - вибір за вами.

Не вручають візитки під час застілля (виключенням, мабуть, є ділова зустріч в ресторані).

Одержувач, виражаючи пошану, повинен уважно (хоча і нетривало) розглянути картку і обов'язково вимовити прізвище, ім'я або посаду її власника. Це може бути фраза ввічливості: “Спасибі, пан Кононов”, “Дуже приємно, Маргарита Олексіївна”. Або просто: “Пан віце-президент!”. Признайтеся: ви так поступаєте? Ні? На жаль, це демонстрація зневажливого відношення до партнера на мові символів. Тобто nonverbal communications - безсловесне спілкування!

Відправляючись куди-небудь з візитом, пам'ятаєте: першими вручають візитку господарі, а не відвідувачі.

 

Факс. Телеграма. Телефонограма.

Факс — це службовий документ, одержаний за допомогою телефакса телефонними каналами зв'язку. Факс становить ксерокопію переданого документа. Факс оформляють так само, як і службовий лист.

Додаткові дані, що їх автоматично проставляє апарат — це: зазначення відправника (його коду), дата та час передавання документа, номер телефакса, з якого передано інформацію, кількість сторінок.

Відправник факса (адресант) має одержати підтвердження про те, що адресат одержав інформацію. Головною є графа «RESULTS», в якій у разі одержання повідомлення повністю і без помилок проставляється «OK»; якщо були збої, — то «NG».

Якщо одержані факси містять дуже важливу інформацію і призначені для тривалого користування, то їх слід скопіювати, оскільки папір, що використовують для факсів, дуже тонкий.

Здебільшого листування з комерційних питань зберігають 3 роки. Службове листування з інофірмами щодо найважливіших питань зберігають не менше 10 років.

Телеграма — це службовий документ, що становить буквенно-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку (телеграфом).

Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони повинні бути стислими і недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (крім частки «не»). Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення. У разі потреби замість розділових та інших знаків використовують умовні позначення: КРПК, КМ, ЛПК, НР (номер), ДВК (двокрапка). Знаки «-» (мінус), «+» (плюс), % (процент) пишуть словами; однозначні числа — переважно словами, багатозначні — цифрами.

Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу (формат А5) у двох примірниках (перший передають до відділення зв'язку, другий підшивають у справу.

Розрізняють ініціативні телеграми і телеграми-відповіді.

У телеграмах відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці — вихідний номер, після чого зазначають назву підприємства (скорочено), посаду (в разі потреби), прізвище особи, яка підписала телеграму.

Оформляючи службову телеграму, зазначають: назва виду документа, категорія телеграми, вид телеграми, телеграфна адреса одержувача, номер документа, на який дають відповідь, текст, вихідний номер телеграми, скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму, посада особи, яка підписала телеграму; поштова адреса та назва підприємства — відправника телеграми, підпис, дата підписання телеграми, відбиток печатки підприємства — відправника.

Телефонограма — це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном.

Телефонограми складає секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника.

Текст телефонограми повинен бути чітким, стислим (до 50 слів), з акцентом на факти, дати, час та місце проведення заходів. Якщо в тексті є слова, які погано сприймаються на слух, то треба кожну літеру передавати словами.

Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити та підписати керівник або відповідальний працівник підприємства.

Якщо телефонограму передають кільком адресатам, то складають список їх з номерами телефонів.

Оформляючи вихідну телефонограму, зазначають: назву виду документу, адресата, дату підписання, індекс (вхідний номер), підпис, прізвище і номер телефону особи, яка пережала телефонограму, прізвище і номер телефону особи, яка прийняла телефонограму, дату і час передавання телефонограми.

Передаючи телефонограму, слід дотримуватися таких правил: 1) відрекомендуватися і назвати номер свого службового телефону; 2) назвати вид документа; 3) продиктувати текст телефонограми; 4) назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму; 5) записати назву посади, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання-приймання.

Одержавши телефонограму, секретар повинен ознайомити з її змістом керівника чи працівників, яким адресовано телефонограму.

Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних чи спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику.

Довідка. Види довідок.

Довідкадокумент, який містить опис та підтвердження юридичних та біографічних фактів і подій, пов’язаних з діяльністю окремих осіб, обставинами діяльності установ, організацій.

Службового характеру складаються за запитом чи за вказівкою керівної організації або посадової особи. Підписується: Довідка, що направляється до посадової особи в середині підприємства, підписується укладачем; та, яка направляється у вищестоящу організацію - керівником підприємства. Якщо довідка містить відомості фінансового характеру - то вона підписується керівником та головним бухгалтером.

Довідка, яка направляється за межі підприємства оформляється на бланку, внутрішня довідка оформляється на внутрішньому бланку або на чистих листах паперу.

Довідки особистого характеру оформляються на бланках або чистих листах.

Основні реквізити довідки:

1. Код підприємства, код форми документа.

2. Реквізити штампа загального бланку.

3. Назва виду документа.

4. Дата.

5. Індекс.

6. Заголовок до тексту.

7. Адресат.

8. Текст.

9. Відмітка про наявність додатків (якщо є).

10. Підпис.

11. Відмітка про направлення до справи.

В тексті довідки особистого характеру визначається назва організації, в яку подається довідка. Текст довідки особистого характеру оформляється на трафаретному бланку.

Довідки діляться на дві групи:

- особисті - підтверджують біографічні чи юридичні факти конкретної особи;

- службові - містять інформацію про факти й події службового характеру.

Довідки також можуть бути:

- зовнішніми - укладаються для подання в інші установи; підписуються, крім укладача, також керівником установи, засвідчуються печаткою;

- внутрішніми - укладаються для подання керівництву установи або на розгляд колегіальних органів; підписуються лише виконавцем і не засвідчуються печаткою.

Найчисленнішими (особливо серед особистих) є довідки, що засвідчують якийсь юридичний факт (підтвердження факту роботи чи навчання, дані про займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання, тощо). Однотипні довідки часто виготовляються на трафаретних бланках.

 

53. Службові записки (доповідна, пояснювальна).

Серед службових записок розрізняють доповідну та пояснювальну записки. Доповідна записка- це службовий документ, адресований керівникові установи чи начальнику структурного підрозділу, який містить інформацію про ситуацію, що склалася, про факти, події, явища, виконану роботу з висновками і пропозиціями автора, а також про причини різних порушень у роботі з вини підлеглих чи сторонніх осіб. Доповідна записка може укладатися як з ініціативи її автора, так і за вказівкою керівника.

За адресатом доповідні записки поділяють на внутрішні (адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач) і зовнішні (адресуються керівникові вищої установи).

Текст доповідної записки, як правило, складається з двох частин: констатуючої, де викладаються факти, що стали підставою для її складання, та описової, яка містить висновки, пропозиції чи прохання.

У роботі правоохоронних органів доповідною запискою є рапорт, яким інформують про хід роботи.

Пояснювальна записка – це службовий документ, у якому пояснюється ситуація, що виникла, факти, дії або вчинки працівника. Найчастіше пояснювальні записки складаються з приводу порушення працівником дисципліни, техніки безпеки, невиконання або невчасного виконання роботи. Цей документ створюється на вимогу керівника, а в деяких випадках (напр. для зменшення провини, коли факт порушення був зафіксований) – з ініціативи підлеглого.

На відміну від доповідної записки, пояснювальну записку пишуть від руки.

Реквізити службової записки: адресат, адресант, назва виду документа, заголовок до тексту, текст, дата, підпис, місце складання. Найменування організації та її підпорядкованість, перелік додатків.

 

План, звіт, анкета.

План – документ, що встановлює точний перелік намічених робіт (заходів), які повинні бути виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати, керівників і окремих виконавців. Плани бувають перспективні (на декілька років), річні, піврічні, квартальні, місячні, тижневі, щоденні. Інформація може бути подана у вигляді тексту, таблиці чи графіка.

Реквізити плану: гриф затвердження, назва виду документа, заголовок, текст, дата складання, підписи виконавців.

Звіт – це документ, у якому в письмовій формі повідомляється про виконання певної роботи.

За характером виконаної роботи звіти поділяють на прості та складні, за формою подання інформації – на статистичні (виконуються на бланках), текстові (оформляються на звичайному папері). Причини невиконання плану у звіті висвітлюються у кінці документа. Звіти про виконання одноразових завдань і доручень не затверджуються.

Реквізити звіту: назва виду документа, заголовок, що містить інформацію про період, за який складається звіт, назва установи/структурного підрозділу, текст, дата, підпис, індекс документа.

Анкета — документ, що являє собою трафаретний текст, який містить питання щодо певної теми і місце для відповідей на них.

 

© 2013 wikipage.com.ua - Дякуємо за посилання на wikipage.com.ua | Контакти