Характеристика елементів системи

1. Елемент виступає структуротворчою частиною будь-якої системи (наприклад, підприємство є складовою будь-якої галузі виробництва з одного боку і складається з цехів та служб з іншого).

2. Елементу притаманні такі властивості, які будуть використовуватися системою або є потенційними для функціонального використання. Кожна властивість елемента може бути умовою для залучення елемента до системи.

3. Властивості елементів визначають їх місце у внутрішній організації системи.

Елементи розвиваються в рамках системи і підкоряються умовам її функціонування, змінюючись у процесі розвитку системи або під впливом управлінського впливу.

4. Цілі системи визначають конкретну форму існування елементів як її (системи) частки. Тобто, структурна автономність кожного елемента - одна з ознак елементу системи.

5. Елементи та підсистеми ніколи не діють самі по собі. Без взаємодії елементів не може до кінця реалізуватись функція кожного елемента (економісти, фінансисти, бухгалтери). Свою функцію, своє призначення елемент або підсистема може виконати тільки за умови, що буде взаємодіяти з елементами та підсистемами.

6. Взаємодія буде тим краща, чим упорядкованішими будуть взаємозв'язки елементів, підсистем.

Необхідно пам'ятати, що всі елементи, явища та процеси в системі взаємопов'язані і впливають одне на одного. Виділяючи будь-яку підсистему, необхідно враховувати як вплив інших підсистем, так і зворотний вплив самої підсистеми на інші підсистеми. Тому вивчення та діагностика підсистеми повинні проводитись із урахуванням її зв'язків з оточуючим середовищем.

На базі взаємодії специфічних функцій кожної підсистеми вони об'єднуються в єдине ціле й утворюють підсистему.

Система – це не просто сума її елементів, а ціле, що має інші якості, ніж складові елементи.

Для того щоб отримати вірний діагноз організації, необхідно провести дослідження організації системно, тобто необхідно виявити комплекс взаємопов'язаних питань, який і допоможе виявити об'єктивний стан системи управління та напрями її реорганізації.

У міжнародній практиці в процесі діагностування організації виділяють такі основні галузі, які необхідно дослідити для виявлення об'єктивного стану організації. У кожній галузі виділяється контрольний перелік питань, відповідь на вибуває відображає реальний стан справ в організації.

1. Загальні характеристики організації.У цій галузі вивчається основна інформація про характерні особливості, цілі діяльності, роль і основні характеристики організації. Контрольний перелік питань визначає межі предмета, що досліджується. Особлива увага приділяється тим факторам і подіям, які характеризують історію розвитку організації і пояснюють різні традиції, що склалися, а також особливості діяльності організації (табл. 2.4).

Також досліджується характер діяльності організації, його масштаби, місце та роль на ринку або на певному сегменті ринку; номенклатура продукції (основні товари або групи товарів, напрями спеціалізації, номенклатура експортної та імпортної продукції); місце організації на світовому (європейському, країн СНД) ринку з найважливіших; питома вага фірми в національному (світовому, країн СНД) виробництві (торгівлі) основних товарів номенклатури організації; частка найважливіших товарів, що випускаються підприємством, в експорті країни.

Таблиця 2.4 ─Загальні характеристики організації

2. Завдання і стратегія (в цілому).Дослідження завдань, стратегії, політики і планів підприємницької діяльності організації є основним елементом оглядового дослідження діяльності, пов'язаної з управлінням. Таке дослідження дає напрям для докладнішого аналізу різноманітних функцій і галузей діяльності і створює основу для оцінки продуктивності. При діагностуванні треба дослідити використовувану методологію (систему методів визначення завдань, стратегії І політики, а також методів розроблення планів) і певні цілі діяльності, а також інші завдання, що ставляться керівництвом. Особливу увагу необхідно приділяти суперечливим цілям, стратегіям і напрямам політики, а також тим не повністю освоєним галузям, в яких організація провадить діяльність без визначених завдань і планів (табл. 2.5).

Таблиця 2.5 ─ Завдання та стратегія організації

3. Фінанси.Ця проблема є основою будь-якого дослідження діяльності, пов'язаної з управлінням, оскільки фінансові можливості і результати фінансової діяльності комерційної організації відбивають можливості і результати майже в усіх інших галузях і майже щодо всіх функцій.

Фінансова оцінка, як часто називають дослідження в цій сфері, повинна бути зосереджена на аналізі фінансових звітів клієнта за попередні 3-5 років, який дає можливість оцінити здатність і недоліки організації, визначити продуктивність за попередній період часу, перевірити правильність використання наявних фондів і визначити тенденції зростання або спаду діяльності. Дані, одержані в результаті фінансової оцінки, використовуються як орієнтовні дані для дальших досліджень і для вживання коригувальних заходів в інших галузях і при виконанні інших функцій, пов'язаних з управлінням (табл. 2.6)

Таблиця 2.6 ─ Фінанси організації

На що необхідно звернути увагу, аналізуючи фінансові звіти? По-перше, звіти дають загальне уявлення про стан компанії на підставі цифрових даних за поточний фінансовий рік. Чи достатні прибутки організації? Наскільки задовільним є фінансовий стан організації? Чи не є надмірними кредити, або позики, які надаються? Наскільки великі суми заборгованості? По-друге, дослідження тенденцій, що проявляються протягом кількох років, також дозволяє одержати певне уявлення про компанію.

Чи стає компанія прибутковішою? Чи не занадто розширюється її діяльність? Підвищується чи знижується продуктивність? Збільшується чи зменшується ліквідність?

В обох випадках важливо і необхідно розрізняти два суперечливі показники діяльності компанії: прибутковість і кредитоспроможність.

Підприємницька діяльність компанії може бути прибутковою, але одночасно незадовільною з точки зору фінансової стабільності. В іншому випадку підприємницька діяльність забезпечує фінансову стабільність, але не забезпечує достатньої прибутковості. Для оцінки фінансових звітів використовується метод, що ґрунтується на обчисленні певних коефіцієнтів. Дані про реалізацію продукції або суми готівки самі по собі майже не дають достовірного уявлення про стан компанії. Наприклад, підвищення суми прибутку з 10 до 15 тисяч доларів може виявитися задовільним або незадовільним показником залежно від обсягу ресурсів, використаних для такого підвищення прибутку. Маючи у своєму розпорядженні комплект фінансових звітів, можна обчислити безліч різних коефіцієнтів, але деякі з них не мають великої ваги або просто одержані внаслідок перетворення інших коефіцієнтів. Інструкції по використанню та інтерпретації коефіцієнтів містяться в багатьох опублікованих посібниках з бухгалтерського обліку й управління фінансовою діяльністю.

Для правильної інтерпретації діяльності, згідно зі статичною моделлю аналізу, яка характеризується наявними цифровими даними за рік, необхідні значні досвід і обережність. Наприклад, якщо основний капітал у вигляді земельної власності і будівель оцінюється нижче дійсної вартості за поточними ринковими цінами, то можна помилково оцінити коефіцієнти, що характеризують прибутковість. Одне підприємство не можна порівнювати з іншим без докладного аналізу і без ретельного вивчення даних про обидві організації. Оцінювати основний капітал і визначати зменшення вартості можна за допомогою різних способів, залежно від прийнятої політики: наприклад, можна прийняти рішення про капіталізацію витрат або списання їх з доходу; можна використовувати різні методи; витрати на дослідження і експериментальні розробки також не можна оцінювати однаково в усіх випадках; рівні цін, що змінюються, можуть призвести до помилкових результатів у спробах порівняння показників тощо.

Основна цінність методу з аналізом коефіцієнтів полягає в тому, що забезпечується можливість визначення тенденцій, які проявляються в діяльності компанії протягом кількох років. Оскільки такий метод передбачає порівняння подібних показників, то зменшується ймовірність помилкової інтерпретації основних тенденцій.

4. Система збуту продукції. В організаціях, що продають свою продукцію або свої послуги, функції системи збуту забезпечують суттєво необхідні зв'язки з іншими організаціями і значною мірою впливають на інші функції. Діагностуючи фірму, треба намагатися визначити характерні особливості ринку, на який фірма має доступ, а також стратегічні заходи на шляху від продукції до ринку, які будуть використовуватися, перевірити ефективність ринкової стратегії і діяльності, а також вплив прийнятої стратегії на функції, пов'язані з продуктивністю, дослідженнями й експериментальними розробками, постачанням і на інші функції. Якщо необхідно, слід коротко розглянути різні складові елементи системи збуту, наприклад, організацію збуту, засоби реклами, розміщення й обіг запасів продукції, складування і транспортування продукції та інші елементи (табл.2.7).

Таблиця 2.7 ─ Система збуту продукції

5. Виробництво (виробнича діяльність).Непросто коротко описати ті дії і проблеми, на які звертають увагу при діагностиці фірми в багато масштабній і багатосторонній галузі виробництва. Труднощі полягають у тому, щоб виявити суттєві дані у великому масиві даних, доступних для аналізу. Фактично треба зосередити свою увагу на таких двох напрямах аналізу:

─ загальне дослідження організації виробництва, розміщення виробничих підрозділів і схем основних потоків матеріалів і продукції, аналіз зв'язків між системою збуту і продукцією, постачанням і виробництвом, а також зв'язків між дослідними роботами й експериментальними розробками і виробництвом;

─ аналіз основних показників, що характеризують ефективність виробничої діяльності (коефіцієнт використання виробничих потужностей), час реалізації замовлень на основну продукцію фірми, обсяг і розподіл роботи в процесі розвитку виробництва, вихід із ладу і простої обладнання, використання робочого часу або працівників, безпосередньо пов'язаних з виробництвом, втрати й якість продукції, різні виробничі витрати.

В організаціях, що безпосередньо не пов'язані з виробництвом (в службах, спеціальних організаціях, урядових міністерствах), треба таким самим чином перевірити послуги або функції, які можна розглядати як їхню «продукцію» (табл. 2.8).

Таблиця 2.8 ─ Виробнича діяльність

6. Інноваційна діяльність.У першу чергу необхідно визначити роль досліджень і експериментальних розробок у розвитку діяльності організації. Якщо організація орієнтована на проведення досліджень і провадить діяльність у технічно прогресивній галузі промисловості (наприклад, у галузі електронної або нафтохімічної промисловості), то управління дослідною діяльністю може чинити значно більший вплив на загальні результати діяльності, ніж управління виробництвом. Треба дослідити взаємозв'язки, що існують в повному циклі «дослідження – експериментальні розробки - виробництво – збут продукції». При діагностуванні фірми треба розглянути витрати на дослідження й експериментальні розробки, оскільки ці витрати характеризують зв'язки між управлінням згаданою галуззю промисловості й управлінням фірмою, швидкість впровадження результатів досліджень і експериментальних розробок у виробництво і труднощі за такого впровадження, кваліфікацію професійних працівників складу основного персоналу, а також основні досягнення у відповідних підрозділах (табл. 2.9).

Таблиця 2.9 ─ Інноваційна діяльність

Навіть в організаціях, в яких дослідження й експериментальні розробки майже або зовсім відсутні, можливе певне відношення до досліджень і експериментальних розробок, які здійснюються зовнішніми організаціями, наприклад, організація може придбати ліцензії або технологічні засоби у вигляді нового обладнання.

Організація капіталовкладень (накопичення капіталу), які значною мірою залежать від використання результатів досліджень і експериментальних розробок, може вимагати особливої уваги, якщо розглядаються організації, що інтенсивно розширюють свою діяльність або здійснюють реконструкцію.

7. Трудові ресурси. Критичний фактор цієї проблеми – вплив політики щодо трудових ресурсів (тобто вплив критеріїв, що використовуються при підборі, найманні, підвищенні кваліфікації, стимулюванні й оплаті праці працівників) на діяльність і перспективи розвитку організації. Незважаючи на обмежені можливості для аналізу в межах короткого оглядового дослідження, необхідно одержати правильне уявлення про те, які рішення приймаються в цій сфері, хто приймає такі рішення і як ці рішення впливають на моральний стан і стимулювання працівників. Потім необхідно коротко розглянути питання, пов'язані з плануванням завдань професійного розвитку та службового просування працівників і оцінкою діяльності персоналу, а також роль навчання і підвищення кваліфікації працівників. У сфері оплати і стимулювання праці необхідно розглянути як фінансові засоби (політика щодо заробітної плати, участь у розподілі прибутків), так і інші засоби стимулювання (можливості для підвищення кваліфікації і заробітної плати, гарантії трудової зайнятості, соціальне забезпечення), а також оцінити вплив цих засобів на продуктивність праці в досліджуваній організації (табл. 2.10).

Таблиця 2.10 ─ Трудові ресурси

У будь-якому випадку треба ознайомитися з усіма основними принципами, покладеними в основу відносин між персоналом і керівництвом організації-клієнта.

8. Системи управління і практична діяльність. Поступово потрібно розширювати і поглиблювати свої знання і розуміння системи управління організації, намагатися визначити залежність між виявленими проблемами і можливостями прийняття та виконання рішень у важливих питаннях.

Особливу увагу слід звернути на особисті дані і дані про стиль управління, які характеризують основних керівників, а також на різні показники, які характеризують так звану організаційну культуру (табл. 2.11).

Таблиця 2.11 – Система управління організації

9. Ефективність (загальна).Дослідження ресурсів, завдань, стратегії, політики і планів, а також показників, що характеризують основну діяльність, і результатів в окремих галузях, які стосуються конкретної організації, дозволяє зробити певний висновок про загальну ефективність діяльності організації, оцінити, наскільки задовільна така діяльність, і визначити можливі і необхідні засоби по удосконаленню діяльності.

На базі вищезгаданого естонський вчений-економіст Ю. А. Труус запропонував метод контрольних листів, які використовуються в практиці Естонії, і відносяться до кейс-методу, в основі якого лежить теза «Став хороші запитання!». Контрольні листи можуть застосовуватись на етапі збирання інформації при проведенні SWOT-аналізу.

Таблиця 2.12 ─ Показники ефективності діяльності