ВІКІСТОРІНКА
Навигация:
Інформатика
Історія
Автоматизація
Адміністрування
Антропологія
Архітектура
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Військова наука
Виробництво
Географія
Геологія
Господарство
Демографія
Екологія
Економіка
Електроніка
Енергетика
Журналістика
Кінематографія
Комп'ютеризація
Креслення
Кулінарія
Культура
Культура
Лінгвістика
Література
Лексикологія
Логіка
Маркетинг
Математика
Медицина
Менеджмент
Металургія
Метрологія
Мистецтво
Музика
Наукознавство
Освіта
Охорона Праці
Підприємництво
Педагогіка
Поліграфія
Право
Приладобудування
Програмування
Психологія
Радіозв'язок
Релігія
Риторика
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Статистика
Технології
Торгівля
Транспорт
Фізіологія
Фізика
Філософія
Фінанси
Фармакологія


ОРГАНІЗАЦІЯ ПОЗАМАШИННОЇ ІНФОРМАЦІЙНОЇ БАЗИ

Мета.Засвоєння і закріплення студентами теоретичних знань проектування первинних документів, створення і об­робка документів засобами MS Word.

Контрольні питання

1. Що входить до складу інформаційного забезпечення АІС?

2. Дайте визначення позамашинної інформаційної бази (ІБ).

3. Назвіть основні носії інформації та дайте їм коротку характеристику.

4. Дайте класифікацію носіїв економічної інформації, які використовуються в ІС.

5. Визначте поняття системи документації.

6. Що таке первинний документ?

7. Перерахуйте основні етапи проектування первинних документів.

8. Назвіть вимоги, які висуваються до первинних до­кументів.

9. Які існують форми побудови зон первинних докуме­нтів?

 

10. Дайте визначення уніфікованої системи докумен­тації.

11. Назвіть основні напрями уніфікації і стандартизації документів.

12. Як класифікуються форми вихідної інформації?

13. Назвіть вимоги, які висуваються до вихідних ма­шинних документів.


Завдання для лабораторних занять і самостійної роботи

ЗАВДАННЯ 1. Засобами MS Word спроектуйте форму накладної, заповніть початковими даними і підготуйте до друку.

Початкові дані. Форма накладної містить такі реквізити заголов-кової частини: номер і дата виписки документа, назви підприємс­тва, платника, одержувача, підставу. Реквізитами змістовної час­тини документу є назва товару, його сорт, одиницю виміру, кількість та ціна. Змістовна частина також має також розрахун­кові реквізити — вартість товару, підсумок вартості товарів.

У формі накладної слід передбачити такі елементи: код фор­ми, поля для ручного занесення дати відвантаження, підписів ма­теріально-відповідальної особи складу та одержувача товарів.

ЗАВДАННЯ 2. Засобами MS Word спроектуйте форму прибутко­вого касового ордера у відповідності зі стандартом (Типова фор­ма № КО-1, затверджена наказом Мінюсту України від 15 лютого 1996 р. № 51). Заповніть спроектовану форму документу адеква­тними початковими даними і підготуйте до друку.

Початкові дані. Заголовкова частина документу містить такі рек­візити: Підприємство (організація), ідентифікаційний код ЄДР-ПОУ, код за УКУС. Реквізитами змістовної частини документу є номер документу і його дата, особа, яка вносить гроші в касу, підстава, сума, кореспондуючий рахунок (субрахунок), код ана­літичного обліку (якщо кореспондуючий рахунок чи субрахунок передбачають аналітику), код цільового призначення.

ЗАВДАННЯ 3. Засобами MS Word спроектуйте форму документа «Відомість витрати матеріалів і палива», заповніть адекватними початковими даними (не менше, ніж 10 рядків) і підготуйте до друку.

Початкові дані. Заголовкова частина відомості містить такі поча­ткові реквізити: номер і дата виписки документа, організація (підприємство) і його код, матеріально-відповідальна особа, пе­ріод дії відомості. Реквізитами змістовної частини документу є тип активу (матеріал, паливо, МШП, запчастина тощо), його на-


зва одиниця виміру, ціна, кому (матеріально-відповідальна особа) і для яких потреб відпущено. Потрібно також передбачити такі розрахункові поля та відповідні механізми розрахунку: вартість активу та загальний підсумок їх вартості.

У формі відомості також потрібно передбачити такі елементи: код форми, підпис особи, яка відпустила матеріали, для кожного активу — підпис його одержувача.

Методичні вказівки

Документи — основні носії економічної інформації в інфор­маційних системах. В документах містяться показники, які відо­бражають кількісні і якісні зміни торговельно-господарської дія­льності підприємств. Документи, які містять початкові дані підприємств, прийнято називати первинними. Характерною особ­ливістю первинних документів є велика їх різноманітність і не­придатність для вводу в комп'ютер.

Проектування первинних документів повинно починатись з вра­хування особливостей їх форми, призначення, способу формування, кількості реквізитів, ступеня заповнення, місця виникнення тощо.

Необхідно відмітити, що проектування первинних документів також залежить від системи зведених показників та вимог, які пред'являються в місцях їх заповнення і подальшого викорис­тання, від застосування засобів автоматизації збору, реєстрації, передачі та обробки початкових даних. "

Розрізняють такі етапи проектування первинних документів:

1) визначення реквізитів документа;

2) побудова ескізної форми документа (розташування рекві­зитів на бланку документа за вибраною формою побудови).

Для побудови ескізної форми документа його розбивають на зо­ни, які можуть мати лінійну, анкетну або табличну форми. В ліній­ній та анкетній формах побудови для кожному реквізиту виділяють по два поля: для його назви і значення. Лінійна форма побудови пе­редбачає розташування назв та значень реквізитів горизонтально, а анкетна — вертикально, один під другим. В табличній формі по­будови документ представляє собою таблицю, шапка якої склада­ється з назв реквізитів, а рядки містять їх значення.

Більшість документів складається з декількох зон (рисі), які мають різні форми побудови (тобто, в одному документі часто застосовується сполучення різних форм побудови його зон). Для


зменшення кількості документів і скорочення затрат на їх запов­нення і підготовку машинних носіїв доцільно застосувати табли­чну форму побудови.

Слід відзначити, що проектування первинних документів пов'язано з розв'язком таких задач:

• пошуку відповідних форм в єдиній уніфікованій системі до­кументації;

• побудови унікальних форм документів (згідно з вимогами Держстандарту України або експлуатаційними характеристиками використовуваних технічних засобів);

• організації раціонального документообороту.
Проектування первинних документів повинно здійснюватись

із суворим дотриманням стандартів, згідно з якими виділяються три частини документа — заголовкова, змістовна і оформлююча (рисі). Кожна із них поділена на зони, а в зонах розташовуються реквізити. Так, зони 1-4 складають заголовкову частину докуме-. нта, зона 5 — змістовну; зона 6 — оформлюючу частину.

В зоні 1 вказуються реквізити підприємства (організації, під­розділу) — назва, код, поштова адреса, телефони, в зоні 2 — код форми документа і дані про її затведження, в зоні 3 — назви і значення постійних реквізитів документа (наприклад, одержувач товарів чи матеріально-відповідальна особа); в зоні 4 — номер та дата виписки документа. В зоні 5 розташовуються змінні реквізи­ти документа (наприклад, товари, їх одиниці виміру, споживчі характеристики, кількості, вартості тощо). Зона 6 призначена для розташування прізвищ, посад і підписів відповідальних осіб, пе­чаток і дати відпуску матеріальних цінностей.

 

 

 

Зона 1     Зона 2
  Зона 3
  Зона 4  
  Зона 5  
  Зона 6  

Рис 1. Схема розташування зон документа.

Заголовкова частина документа «Накладна» складається з таких ре­квізитів: назва підприємства, номер і дата накладної, кому відпущено (від кого прийнято), через кого, за дорученням (номер, дата), підстава.

Змістовна частина накладної представляє собою таблицю, зра­зок якої наведено нижче в табл.1.


Таблиця 1

ЗМІСТОВНА ЧАСТИНА НАКЛАДНОЇ

 

№ з/п Назви і сорти товарів Одиниця виміру КІЛЬКІСТЬ Ціна Вартість
Коньяк 3-и зірковий пляшка 8,02 Ф
Коньяк «Закарпатський» пляшка 9,00 Ф
Коньяк 5-ти зірковий пляшка 11,50 Ф
Коньяк «Тиса» пляшка 20,10 Ф
Коньяк «Ужгород» пляшка 26,90 Ф
Коньяк «Карпати» пляшка 23,40 Ф
Шампанське н/солодке «Крим» пляшка 10,00 Ф
Шампанське н/сухе «Україна» пляшка 7,60 Ф
Вино десертне «Іршавське» пляшка 2,04 Ф
Мінеральна вода «Пласківська» пляшка 0,96 Ф
Мінеральна вода «Лужанська-7» пляшка 1,20 Ф
  Всього:       П

Рис. 2. Діалогове вікно збереження документа на диску


В наведеній таблиці показано приклади значень початкових реквізитів; розрахункові ж реквізити позначено літерами Ф (фор­мула) та П (підсумок). При побудові накладної в середовищі MS Word розрахункові реквізити потрібно реалізувати формулами за допомогою команди Table —» Formula.

Для виконання завдань 1-3 необхідно спроектувати форми пе­рвинних документів: визначити форму та реквізити заголовкової частини, шапку, початкові та розрахункові реквізити змістовної частини, а також їх підсумки, форму оформлюючої частини.

Після цього можна приступити до побудови документа засо­бами MS Word:

1. Запустіть MS Word. На екран виводиться вікно нового до­кумента MS Word під іменем Документ 1.

2. Виконайте команду File-> Save As (Файл —> Сохранить как). На екрані з'явиться діалогове вікно збереження документа (рис. 1).

3. Визначте місце розташування документа в каталогах диску. При бажанні можна створити нову папку і розташувати в ній до­кумент.

4. Для створення нової папки натисніть мишею на піктограмі

(Create New Folder), і визначте її ім'я. d. У полі File Name введіть ім'я файла.

6. Натисніть мишею на діалогову клавішу Save.

7. Визначте гарнітуру (Font) і розмір шрифту (Font Size), який буде використовуватися для переважної частини тексту. Для цьо­го командою Edit —» Select Allвідмітьте весь документ, а коман­дою Format -> Fontвизначте у діалоговому вікні параметри шрифту.

8. Встановіть параметри сторінки. Для цього виконайте ко­манду File —» Page Setupі на закладці Paper Size встановіть роз­міри та орієнтацію сторінки (А4, Portrait). Виберіть закладку Margin та встановіть потрібні розміри полів (по 2 см зверху, зни­зу, зліва та справа) і відстань верхньої (нижньої) межі сторінки до межі верхнього (нижнього) колонтитула (прийняти стандартні).

9.На горизонтальній лінійці перетягуванням маркерів мишею встановіть параметри абзацу (ліву та праву межу абзацу, величи­ну абзацного відступу).

10. Введіть з клавіатури зміст документу (в процесі вводу ба­жано періодично виконувати команду File-> Save,щоб у випад­ку «зависання» комп'ютера або відключення живлення зміст до­кумента зберігся).


11. Змістовна частина документа звичайно представляється у
вигляді таблиці. Для створення таблиці потрібно встановити кур­
сор на початок пустого рядка і виконати команду Insert -> Table.
У діалоговому вікні конструктора таблиць потрібно задати кіль­
кість рядків та стовпчиків таблиці (всі інші її параметри рекоме­
ндується прийняти стандартними).

12. Далі потрібно визначити ширину стовпчиків таблиці. Для цього
можна скористатися маркерами фаниць стовпчиків на горизонтальній
лінійці, які потрібно транспортувати мишею в належні позиції.

13. Наступний етап полягає в форматуванні шапки таблиці.
Шапка таблиці може складатися з одного або декількох її верхніх
рядків. Деякі клітинки шапки таблиці може виникнути потреба
об'єднати в одну. Для цього їх слід виділити мишею і виконати
команду Table —» Merge Cells.

В окремих випадках клітинки потрібно розділити на декілька частин, для цього рекомендуємо скористатися командою Table —> Split Cells і визначити кількість нових рядків та стовпчиків.

Назви полів шапки найчастіше центруються в клітинках як по горизонталі, так і по вертикалі. Для цього можна скористатися командою Cell Alignment контекстного меню. Для центрування значення в клітинці по горизонталі достатньо застосувати ін­струмент Center, розташований на панелі Format..

13.Наступний етап полягає в занесенні в таблицю даних. Рекоме­
ндується текстові дані змінної довжини вирівнювати на ліву фаницю
клітинки, текстові дані фіксованої довжини та дати — по центру, а
числові дані — на праву фаницю. Згідно правил локалізації Windows
в ЛКА дробова частина чисел відділяється від цілої комою.

При занесенні даних часто виникає необхідність додавання (або вставки) нового рядка. Для цього потрібно встановити ми­шею текстовий курсор на праву границю попереднього (остан­нього) рядка і натиснути на клавішу Enter.

14. Деякі поля таблиці є розрахунковими, тобто залежать від ін­
ших полів цієї ж таблиці. Розрізняють формульні залежності між
клітинками одного рядка (ці поля в наведеному вище зразку накла­
дної позначені літерою Ф) і підсумки даних стовпчика (ці поля по­
значені літерою П). Для занесення в клітинки відповідних формул
можна скористатися командою Table —» Formula.В результаті на
екрані з'являється діалогове вікно конструктора формул. Формулу
для розрахунку даних потрібно занести в цьому вікні в поле
Formula. Формула для побудови підсумків виглядає таким чином:

=SUM(ABOVE) і правильно формується самим конструктором.


За допомогою списку вибору Number Format потрібно визна­чити належний формат представлення числових даних. Рекомен­дується вибрати формат 0.00.

В останньому стовпчику таблиці за допомогою списку вибору Paste Function потрібно вибрати функцію підсумків PRODUCT і в полі Formula побудувати формулу

=PRODUCT(LEFT).

Цю формулу можна розмножити на всі клітинки останнього стовпчика таблиці. При цьому буде скопійовано не лише форму­лу, а й результат розрахунку. Для актуалізації результатів можна скористатися командою Update Fieldконтекстного меню.

15. На цьому етапі може виникнути потреба змінити ширину стовпчиків у відповідності із введеними даними.

16. Наступний етап форматування таблиці — проведення кон­турних ліній навколо таблиці та розділових ліній між клітинками. Для проведення ліній можна скористатися інструментом Border або командою Table —> Table Properties.

17. За допомогою команди Insert Number потрібно прону­мерувати всі сторінки документу.

18. Оскільки таблиця може займати більше, ніж одну сторінку, потрібно передбачити розташування шапки на початку кожної на­ступної сторінки таблиці. Для цього можна відмітити шапку таблиці і виконати команду Table -> Properties. На сторінці Row діалогового вікна конструктора властивостей таблиці потрібно знайти і підняти прапорець «Repeat as header row at the top of each page».

19. Після завершення формування документа командою File —> Saveзапишіть його кінцевий варіант на диск і командою File —» Exitзакрийте вікно документу.

Для виконання завдань студентам рекомендується література [11,31].



Висновки

1. Інформаційне забезпечення характеризує стан управлінського об'єкту та є основою для прийняття управлінських рішень. Інформаційне забезпечення вклю­чає сукупність показників та потоків інформації, сис­теми класифікації і кодування економічної інформації, уніфіковану систему документації та сукупність інфо-


рмаційних масивів (файлів), які зберігаються на ма­шинних носіях.

2. У складі інформаційного забезпечення виділяється позамашинне і внутрішньомашинне інформаційне забез­печення. Позамашинне інформаційне забезпечення — це позамашинна інформаційна база і засоби для її ведення. Позамашинну інформаційну базу утворюють дані, що міс­тяться в документах. Внутрішньомашинне інформаційне забезпечення складається з інформаційних файлів на ком­п'ютерних носіях. Внутрішньомашинне інформаційне за­безпечення може розвиватися з використання тої чи іншої системи управління базами даних, утворюючи банк даних.

3. Основними носіями інформації, які використо­вуються в сфері управління, є документи — матеріаль­ні носії, які містять інформацію, що оформлена в уста­новленому порядку і має юридичну силу. Документа­ція, яка створюється в сфері управління, поділяється на дві групи: організаційно-розпоряджувальна і спеціальна.

4. Уніфікована система документації, яка затверджена Держстандартом України, пред'являє єдині вимоги до побу­дови документа, його придатності до комп'ютерної обробки.

ТЕМА 2

© 2013 wikipage.com.ua - Дякуємо за посилання на wikipage.com.ua | Контакти