У сучасних умовах для підвищення ефективності керування необхідне удосконалювання роботи з документами, тому що всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, тобто на службовому документі.

Правильна організація роботи з документами впливає на якість роботи, культуру праці, особистий розвиток управлінських працівників. Вдосконалення управлінських систем, підвищення рівня організації й ефективності управлінської праці багато в чому залежить від того, наскільки раціонально влаштовано на підприємствах діловодство і наскільки професійно ведеться документація. Саме від успішного виконання цих аспектів забезпечується успіх управлінської діяльності в цілому.

Писемне регулювання ділових стосунків у державно-правовій і суспільно-виробничій сферах, обслуговування громадських потреб людей у побутових ситуаціях здійснюється за допомогою ділових паперів, документів.

Документи широко використовуються в повсякденній діяльності як джерела та носії інформації, сприяють удосконаленню внутрішньої організації та зовнішніх стосунків, поліпшенню роботи, функціонування закладів, підприємств чи організацій і одночасно є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Правильне оформлення і створення документа гарантує діяльність будь-якої установи на високому, професійному рівні, який забезпечує її багатофункціональність та частковий успіх. Саме в цьому полягає актуальністьтеми. Вірне граматичне оформлення будь-якого документа зумовлює довіру та пошану до вашої особи, які є дуже важливими аспекти ділових стосунків. Саме на довірі ґрунтується будь-які ділові та формальні відносини, а бездоганне ведення ділової кореспонденції лише підкріпить її та викличе інтерес до співпраці з вами.

Під час роботи було використано наступні методи: метод аналізу та синтезу, математичний, порівняння.

Проблемами створення та функціонування документа в діловій системи займались такі вчені: Глущик С.В., Шевчук С.В., Загнітко А.П., Данилюк І.Г., Комова М.В. та інші.

Метою даної курсової роботи є визначення основних засад створення текстів управлінських документів, їхню роль в діяльності установи.

Об’єктомдослідження є тексти управлінських документів.

Предметом дослідження є мовне оформлення текстів управлінських документів.

Відповідно до мети, поставлено такі завдання:

- дати загальну інформацію про службовий документ;

- розкрити тезу тексту, як головного реквізиту;

- описати особливості їх використання в діловій сферi;

- дати характеристику управлінському документу;

- описати архітектоніку управлінського документа

В першому розділі наведено теоретичні засади належності документа до офіційно-ділової сфери, проблему класифікації управлінських документів, та їх використання

В другому розділі описано характеристики управлінського документа, його будову та архітектоніку, лінгвістичну композицію, та зроблено аналіз документа «Наказ».

Матеріал для дослідження було взяти з сайту посвяченому законам України.

РОЗДІЛ 1. СУТНІСТЬ УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ

Офіційно-діловий стиль та його підстилі.

Українська, як і всі інші мови, дуже багата та колоритна. Вона є насиченою та багатою. Одне й те саме явище можна описати з кількох боків і залежно від використаних слів буде складатися певна думка про того, хто складав опис. Цьому допомагають стилі мови. В українській мові їх є п’ять – розмовно-побутовий, художній, публіцистичний, науковий та офіційно-діловий. Дехто з дослідників окремо ще виділяють епістолярний та конфесійний стилі мовлення, проте перший починає виходити з вжитку, через істотне зменшення листування між людьми в зв’язку з впровадженням телекомунікацій та всесвітньої мережі інтернет. Другий присутній тільки в церковній літературі, та зовсім не поширений поза нею.

Офіційно-діловий стиль — функціональний різновид мови, який слугує для спілкування в державно-політичному, громадському й економічному житті, законодавстві, у сфері управління адміністративно-господарською діяльністю. Належить до виразно-об'єктивних стилів; виділяється найвищою мірою книжності.[15]

Офіційно-діловий стиль ґрунтується на логічній основі. Найважливішим у ньому є послідовність і точність викладу фактів, документальність, об’єктивність оцінок, гранична чіткість, емоційно-експресивна нейтральність вислову. Цей стиль відзначається суворими вимогами до лексики й фразеології, а саме широким використання професійної термінології, канцеляризмів, абревіатур, відсутністю діалектизмів, жаргонізмів, просторічних виразів, слів із суфіксами суб’єктивної оцінки тощо.[6]

Діловий текст характеризується як зростом стандартизації мови, тобто вживанням усталених словесних формул, значною частотою повтору слів, зворотів, конструкцій, так і своєрідністю синтаксису - прямий порядок слів: підмет — перед присудком і якомога ближче до початку речення; означення — перед означуваним; додаток — після керуючого слова; обставинні слова — якомога ближче до пояснюваного; вставні слова вживаються на початку речення тощо.

Ще однією характеристикою є високий ступінь одноманітності, стандарту форми, сувора регламентація розміщення та будови тексту.

Неоднорідність тематики і різноманітність жанрів у цьому стилі дають змогу виділити такі підстилі: законодавчий (закони, укази, статути, постанови), пов'язаний з діяльністю державних органів; дипломатичний (міжнародні угоди-конвенції, повідомлення-комюніке, звернення-ноти, протоколи) — з міжнародними відносинами; адміністративно-канцелярський (інструкції, довідки, звіти, розписки, заяви, доручення), пов'язаний з діяльністю установ, приватних підприємців та окремих осіб.

Призначенням стилю є регулювання ділових стосунків мовців у державно-правовій і суспільно-виробничій сферах, обслуговування громадських потреб людей у типових ситуаціях. Як і сам офіційно-діловий мовний стиль, його підстилі мають власну сферу застосування, межі якої визначаються метою й умовами ділового спілкування. Вони виступають засобом функціонування взаємозв’язаних між собою систем документації — цілісних утворень із певними специфічними рисами (система управлінських, адміністративних документів та спеціалізовані (галузеві) документаційні системи (банківська, юридична тощо).[2]

Основні ознаки стилю: документальність, стабільність, стислість, чіткість, висока стандартизація вислову, регламентація тексту.

Можна з впевненістю сказати, що писати в офіційно-діловому стилі є досить важко, оскільки потрібно вдало підбирати слова та уникати двозначностей. Керуватися тільки перевіреними фактами, а речення створювати за допомогою логічних конструкцій.

ВИСНОВКИ

Покращення керування виробничо-господарськими системами, підвищення рівня організації й ефективності управлінської праці багато в чому залежить від того, наскільки раціонально поставлено в установах і на підприємствах діловодство і наскільки професійне ведеться документація, гарантується успіх управлінської діяльності в цілому. Звідси виходить, що керування документацій ними ресурсами є однією з найважливіших галузей в установах. Кожна компанія, велика чи мала, має певну документацію і саме правильність її створення, оформлення і зберігання показує чи є в достатній рівень кадрового складу для розширення.

У цій курсовій роботі ми ознайомилися із управлінськими документами, виявили особливості їх створення та побудови, охарактеризували взаємодію внутрішніх та зовнішніх чинників у процесі правильного підбору слів для службового документу.

Проаналізувавши теоретичні ідеї та праці вчених, присвячені проблемам вивчення та дослідження службових документів, а зокрема і управлінських, ми зробили такі висновки:

1. В українській мові є п’ять стилів мови. Для дослідження був взятий останній – офіційно-діловий. Він характеризується неоднорідністю тематики і різноманітністю жанрів, що дозволяє поділити його на кілька підстилів. Кожен з чотирьох від стилів використовується в управлінських документа, проте найбільше останній – адміністративно-канцелярський.

2. Проблема класифікації управлінських документів є ще недостатньо вивченою і наразі існує чимало спорів щодо них. Широка класифікація, представлена в роботі є яскравим доказом цього. Побудова тексту управлінського документа вимагає прекрасного знання мови, об’єктивності та неупередженості, вміння правильно підбирати слова, оскільки це таких вид документів, який не терпить жаргонізмів, слів які вжиті в значенні відмінному від того, яке приписане йому в словнику.

3. Вживання іншомовних слів в тексті документа має бути сильно обмеженим, а за наявності українського відповідника взагалі відсутнім.

4. Архітектоніка тексту документа є важливим чинником для його сприйняття. Завданням саме архітектоніки є логічний порядок речень, абзаців в тексті.

5. Наказ — офіційний, управлінський документ, нормативно-правовий акт, у якому викладається розпорядження, постанова і тому подібне владного, військового начальника, посадової особи, керівника установи, підприємства, організації тощо. Проаналізувавши документ, представлений на сайті, посвяченому законам України ми виявили, що він є управлінським. Причиною віднесення до цієї категорії є виклад розпорядження та кількох нових правил керівником організація для виконання його підлеглими. Ми детально проаналізувати його лінгвістичну композицію та архітектоніку та побачили велику кількість однотемних слів, що є характерним для документу типу «наказ».

Цілком вірогідно, що згодом проблеми класифікації управлінських документів будуть вирішені, завдяки клопіткій праці вчених-лінгвістів. Це дасть змогу донести до людей правила їх створення, адже для багатьох зараз є проблемою написати службові листи.

НАКАЗ

__________________________________________________________________________________________

(зазначити назву посади керівника і назву підприємства)

Місто________________________ від _________20__р.

№________

Про забезпечення прав керівних працівників підприємства для укладання і розірвання трудових і підрядних договорів (контрактів)

З метою забезпечення прав керівних працівників по найманню (залученню) фахівців, службовців і інших осіб

НАКАЗУЮ:

І. Довести до відома відділів і служб підприємства до _______________20__р., що керівним працівникам підприємства, згідно з укладеними з ними контрактами, надані права самостійно від імені підприємства укладати і припиняти такі договори (контракти):

1) трудові договори на звичайних умовах, відображених у розпорядженні про прийняття на роботу, що видається відповідним керівним працівником;

2) контракти з керівниками підрозділів, підпорядкованих відповідному керівному працівникові договори і контракти з працівниками цих підрозділів укладаються з подання їх керівників відповідними керівними працівниками);

3) контракти з окремими працівниками, підпорядкованими відповідному керівному працівникові;

4) контракти у цілому з підрозділами (колективами, групами) працівників, підпорядкованими відповідному керівному працівникові (тобто колективні контракти, підписуванні кожним членом колективу);

5) внутрішньогосподарські контракти з колективами або окремими працівниками підприємства (тобто договори, що не є трудовими);

6) цивільно - правні підрядні контракти (договори) з колективами або окремими особами.

Зазначені права делеговано таким керівним працівникам підприємства:

Головному бухгалтерові підприємства ___________________________________________у повному обсязі;

(зазначити П.І.Б.)

Заступникові керівника підприємства ____________________________________________ у повному обсязі;

((зазначити П.І.Б.)

2. Відділам і службам підприємства забезпечити реалізацію зазначених у пункті 1 наказу прав, маючи на увазі, що укладені керівними працівниками згідно з делегованими ним повноваженнями договори і контракти народжують повноцінні трудові або цивільно-правні стосунки осіб, що їх уклали, з підприємством. Відповідальні - керівники відділів та служб.

Установити, що договори (контракти), розпорядження, відомості, акти і інші документи, підписані керівним працівником щодо найманих ним фахівців, службовців, інших осіб прирівнюються до аналогічних документів, підписаних керівником підприємства, приймаються до виконання всіма відділами і службами підприємства.

3. Відділові кадрів на підставі трудових договорів (контрактів) і розпоряджень про прийняття на роботу, укладених (видаваних) керівними працівниками підприємства, здійснювати оформлення прийняття на роботу відповідних фахівців, службовців, інших працівників, а також здійснювати стосовно них і інші обов'язки, покладені на відділ кадрів (зберігання і заповнення трудових книжок, ведення документації по кадрах тощо) . Відповідальний - керівник відділу кадрів.

4. Бухгалтерії підприємства приймати до обробки і виконання усі документи стосовно оплати праці (інших виплат) фахівців, службовців, інших осіб, з якими керівні працівники у відповідності до делегованих ним прав уклали трудові і підрядні договори (контракти). Відповідальний - головний бухгалтер

_________________________ ____________________________________

(зазначити посаду керівника) (особистий підпис і його розшифрування)

ЗМІСТ

Вступ………………………………………………………………..……………..5

РОЗДІЛ 1. СУТНІСТЬ УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ……….…….7

1.1. Офіційно-діловий стиль та його підстилі………………………7

1.2. Управлінський документ: проблема класифікації……….…..9

1.3. Текст як основний реквізит документа: побудова та вимоги……………………………………………………………...14

РОЗДІЛ 2. АРХІТЕКТОНІКА ТА ЛІНГВІСТИЧНА КОМПОЗИЦІЯ В УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТАХ………………………………………..18

2.1. Загальна характеристика управлінського документа………18

2.2. Архітектоніка тексту управлінського документа…………….21

ВИСНОВКИ…………………………………………………………………….26

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ……………………………….28

ДОДАТОК А…………………………………………………………………….30

ВСТУП