За способом оформлення всі ділові папери можна умовно поділити на три категорії: а) документи, що пишуться від руки; б) документи, які друкуються на комп'ютері; в) готові бланки, до яких вписуються об'єктивні дані.

Від руки пишуть заяви, автобіографії, пояснювальні записки, розписки, особисті доручення, деякі види звітів, оголошень. Вручну оформлюють чернетки списків, відгуків, рецензій, протоколів, службових листів, наукових праць, потім їх набирають на ЕОМ.

Заяви про прийняття на роботу або надання матеріальної допомоги, анкети, особові листки з обліку кадрів, довідки, контракти, трудові угоди, посвідчення про відрядження — це виготовлені друкарським способом бланки, до яких особа вносить об'єктивні дані вручну.

Переважна більшість документів обов'язково має бути оформлена за допомогою комп'ютера. Особливо це стосується організаційно-розпорядчих документів (вказівок, інструкцій, положень, постанов, наказів, статутів); також резюме, відгуків, рецензій, наукових праць; службових листів (зокрема тих, які надсилаються електронною поштою); протоколів і витягів із протоколів; документів, які містять табличні дані (накладні, таблиці, графіки); договорів, офіційних доручень.

Будь-який набраний на комп'ютері текст можна умовно назвати документом. У діловодстві є певні правила оформлення документів, які необхідно виконувати, їх висунення пояснюються не лише необхідністю виконувати вимоги встановленого порядку, а й тим, що виконання єдиних правил забезпечує юридичну силу документів і полегшує роботу з ними. Зрозуміло, що діловий папір без дати, підпису й інших реквізитів — це приватна записка, а не офіційний документ.

Для перевірки правильності встановлення полів документа, який оформлюємо на комп'ютері, або зміни їхніх розмірів, вибору формату паперу, необхідно скористатися командою Параметри страницы в меню Файл. Діалогове вікно Параметры страницы містять вкладки: Поля, Раз мер бумаги, Источник бумаги, кожна з яких використовується для встановлення сталих параметрів.

Змініть установки полів за замовчуванням на потрібні, відкрийте вкладку Размер бумаги, клацнувши на її назві лівою кнопкою миші, на ній зазначено необхідний розмір паперу (за потреби внесіть зміни). Якщо документ уже містив текст, то він буде розміщений згідно з новими параметрами.

Необхідно звернути увагу на те, що встановлювати розмір сторінки і поля потрібно перед форматуванням тексту документа. Адже після зміни параметрів сторінки тексту будуть розміщені згідно з новими установками, і час, витрачений на розміщення абзаців, буде втрачено.

Параметри сторінки досить установити один раз, після чого зберегти документ. Надалі при відкритті цього документа він буде завантажуватися з усіма особливостями свого форматування, незалежно від того, з яким документом ви працювали досі.

Існують і певні правила оформлення самого тексту, яких бажано дотримуватися, щоб документ мав прийнятний вигляд, його легко було читати, не було зайвих «пробілів» тощо. Зупинімося на найголовніших.

1. При введенні тексту завжди треба ставити тільки один пробіл (клавішею Sрасе). Інакше будуть з'являтися надто великі інтервали, особливо під час установлення режиму вирівнювання по ширині.

2. Не можна використовувати «незаповнений абзац» для
відокремлення наступного абзацу, це призведе до «негнучкого» форматування. Варто використовувати команду Абзац у
меню Формат, що відкриває діалогове вікно Абзац, у якому
необхідно встановити потрібні відступи й інтервали для цього
абзацу, а також його розміщення на сторінці; або команду Сти-
ли й форматирование у меню Формат.

3. Не потрібно використовувати знак табуляції (клавіша
Таb) або декілька пробілів (Sрасе) для визначення абзацного
відступу. Це також призведе до «негнучкого» форматування
(інколи текст із абзацними відступами, установленими в такий
спосіб, не придатний для форматування). Встановити відступи
можна за допомогою команд Абзац та Стили й форматирова
ние у меню Формат або під час автоматичного форматування
тексту за допомогою команди Автоформат.

4. Необхідно обмежувати кількість виділень у тексті. Недо
речна його насиченість різними шрифтами (Arial,, Тітеs Nеw
Rотап, Соиrіеr, Аtigиа), їх накресленнями (полужирный,
курсив) тощо, це робить документ важким для сприйняття.

5. Виділення схожих за змістом і логічним призначенням
елементів у межах одного документа варто визначати однаково.

Питання для самоперевірки:

1. Охарактеризувати текстові редактори і текстові процесори.

2. Дати опис вікна документа.

3. Які вимоги висуваються до оформлення електронних документів?

4. Які документи завжди пишуть від руки?

Лекція 17. Розпізнавання документів.

17.1. Програма Finereader.

17.2. Основні етапи: сканування, сегментування тексту, безпосереднє розпізнавання.

Програма Finereader.

Процес уведення документів у комп'ютер складається з чотирьох етапів: сканування, розпізнавання, перевірка і збереження результатів розпізнавання.

Результат розпізнавання можна побачити у вікні Текст. У цьому ж вікні можна перевірити та відредагувати розпізнаний текст.

Finereader дає змогу ввести документ одним натисканням на кнопку Scan&Read, не вдаючись у подробиці роботи програми. Розпізнаний текст можна передати в текстовий редактор або електронну таблицю, зберегти у форматах RTF, DОС, Word XML, RDF і НТМL з повним збереженням оформлення документа або зберегти в базі даних.

Finereader— система оптичного розпізнавання текстів. Це означає, що вона дає змогу розпізнавати тексти, набрані практично будь-якими шрифтами, без попереднього навчання. Особливістю програми Finereader є висока точність розпізнавання й мала чутливість до дефектів друку, що досягається завдяки застосуванню технології «цілісного цілеспрямованого адаптивного розпізнавання».

Процес уведення документа в комп'ютер можна розділити на два етапи:

Сканування. На першому етапі сканер відіграє роль «ока» вашого комп'ютера: «переглядає» зображення і передає його комп'ютеру. При цьому отримане зображення є не чим іншим, як набором чорних, білих або кольорових крапок, картинкою, яку не можливо відредагувати в жодному текстовому редакторі.

Розпізнавання — обробка зображення ОСR-системою. Зупинимося на другому кроці більш докладно. Обробка системою Finereader охоплює аналіз графічного зображення, переданого сканером, і розпізнавання кожного символу. Процеси аналізу макета сторінки (виділення областей розпізнавання, таблиць, картинок, виділення в тексті рядків та окремих символів) і розпізнання зображення тісно пов'язані між собою: алгоритм пошуку блоків використовує інформацію про розпізнаний текст для точного аналізу сторінки.

Як уже згадувалося, розпізнавання зображення здійснюється на основі технології «цілісного цілеспрямованого адаптивного розпізнавання».

Цілісність — об'єкт описується як ціле за допомогою важливих елементів і відносин між ними.

Цілеспрямованість — розпізнавання відбувається як процес висування і цілеспрямованої перевірки гіпотез.

Адалтивпість — здатність ОСR-системи до самонавчания.

Відповідно до цих трьох принципів система спочатку висуває гіпотезу про об'єкт розпізнавання (символи, частини символу або декілька об'єднаних символів), а потім підтверджує або спростовує її, намагаючись послідовно встановити всі структурні елементи та зв’язки, які їх поєднують. Дотримуючись принципу адаптивності, програма самостійно «настроюється», використовуючи позитивний досвід, здобутий на перших упевнено розпізнаних символах. Цілеспрямований пошук і облік контексту дає змогу розпізнавати розірвані й перекручені зображення, створюючи стійку систему до можливих дефектів аркуша.

У результаті роботи у вікні Finereader з'явиться розпізнаний текст, який можна відредагувати та зберегти в більш зручному форматі.

Предыдущая 1 2 3 4 5 6 7 8 91011 Следующая