ВІКІСТОРІНКА
Навигация:
Інформатика
Історія
Автоматизація
Адміністрування
Антропологія
Архітектура
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Військова наука
Виробництво
Географія
Геологія
Господарство
Демографія
Екологія
Економіка
Електроніка
Енергетика
Журналістика
Кінематографія
Комп'ютеризація
Креслення
Кулінарія
Культура
Культура
Лінгвістика
Література
Лексикологія
Логіка
Маркетинг
Математика
Медицина
Менеджмент
Металургія
Метрологія
Мистецтво
Музика
Наукознавство
Освіта
Охорона Праці
Підприємництво
Педагогіка
Поліграфія
Право
Приладобудування
Програмування
Психологія
Радіозв'язок
Релігія
Риторика
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Статистика
Технології
Торгівля
Транспорт
Фізіологія
Фізика
Філософія
Фінанси
Фармакологія


МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ ДО ЛАБОРАТОРНОЇ РОБОТИ № 4

МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ ДО ЛАБОРАТОРНОЇ РОБОТИ № 4

„СТВОРЕННЯ ЗВІТІВ В СУБД MICROSOFT ACCESS”

 

Мета роботи

Оволодіти практичними прийоми створення звітів і графічного представлення даних в СУБД Microsoft Access.

 

Завдання роботи

Створення звітів різних типів та їх редагування.

 

Зміст роботи

3.1 Запустити СУБД Microsoft Access.

3.2 Відкрити базу даних „Студенти і іспити”, створену на попередніх заняттях.

3.3 Створити звіт по таблиці „Студенти” і відредагувати його у відповідності з пунктом 7.4.

3.4 Створити звіт по базовому запиту до таблиць „Студенти і Іспити”, і відредагувати його.

3.5 Створити підпорядкований звіт по таблиці „Іспити” і впровадити його в автозвіт по таблиці „Студенти

3.6 Створити, за допомогою „Майстра діаграм”, впроваджену діаграму Microsoft Graph по таблиці „Студенти”, яка віддзеркалює наявність і розмір стипендії.

 

Вимоги до звіту

Звіт про виконану роботу повинний містити :

c назву роботи, її задачі і опис послідовності виконання;

c відповіді на контрольні питання.

До звіту додається дискета із виконаним завданням.

 

Загальні положення

Звіти представляють собою найкращий засіб представлення інформації з баз даних у вигляді друкованого документа. В порівнянні з іншими методами виведення даних на друк звіти мають дві принципових переваги:

c звіти надають широкі можливості для групування і обчислення проміжних і загальних підсумків для великих наборів даних;

c звіти можуть бути використані для одержання гарно оформлених матеріалів, наклейок і інших документів.

Найчастіше звіти застосовуються для перегляду „картини в цілому”, тому часто базуються на багатотабличних запитах.

 

Основні відомості про звіти

Для створення звіту у вікні бази даних (рис. 4.1) потрібно вибрати пункт „Отчет” у списку, потім команду „Создать” Ø „Новый объект”, або - кнопку на вкладці „Отчеты”. Microsoft Access виведе на екран діалогове вікно „Новый отчет”, представлене на рис. 4.2.

Рис. 4.1 Робоче вікно Microsoft Access

Microsoft Access показує у нижній частині діалогового вікна ім'я обраного джерела у полі зі списком.

Рис. 4.2 Вигляд діалогового вікна „Новый отчет

 

Вибір майстра по розробці звітів

У діалоговому вікні „Новый отчет” можна вибрати один із шести варіантів.

Конструктор”дозволяє створювати звіт „з нуля” і редагувати вже створений звіт.

Мастер отчетов”запускає основного майстра для створення звітів, який дозволяє вибрати поля для звіту, задати формати, умови групування і підсумкові функції.

Автоотчет: в столбец”. Цей майстер створює звіт, в якому кожний запис базового запиту, або таблиці представляються у вигляді простого списку, що містить назву і значення полів.

Автоотчет: ленточный”. У звіті цього типу даних, записи базового запиту, або таблиці, виводяться в одному рядку. Якщо таблиці базового запиту пов'язані відношенням „один-до-багатьох”, то „Майстер” створює групу для даних, що надходять з боку відношення „один”, але не обчислює ніяких підсумкових значень. При створенні звіту використовується останній стиль, який був обраний в „Майстрі звітів”, або застосований з допомогою автоформату в „Конструкторі звітів”.

Мастер диаграмм”. Цей майстер допомагає побудувати діаграму і створює у звіті вільну рамку об'єкта OLE із впровадженою діаграмою Microsoft Graph.

Почтовые наклейки”. Цей майстер дозволяє обирати поля з іменами і адресами, форматувати їх і створювати звіт для друку поштових етикеток (бірок, наклейок). Ви можете вибрати будь-який тип і настроїти розмір етикеток.

 

Розділи звіту

Порожній макет звіту містить розділи „Верхний колонтитул”, „Нижний колонтитул”, між якими знаходиться „Область данных”.Додати або видалити верхній і нижній колонтитули можна за допомогою команди „Вид” Ø „Колонтитулы”. При створенні звіту можна задати заголовок, який буде надрукований тільки в самому початку звіту, і примітку, виведену в кінці звіту. Щоб додати у звіт ці розділи, необхідно вибрати команду „Вид”Ø„Заголовок/примечание отчета”.

Лінійка з діленнями по верхньому і лівому краям вікна звіту, допомагає планувати розташування даних на сторінці. Змінити розмір будь-якого розділу можна, перетягнувши його границю. В кожному розділі Microsoft Access виводить сітку.

 

Сортування і групування

Звіти представляють можливість групувати інформацію що виводиться за допомогою вікна „Сортировка и группировка”.Щоб відкрити його, потрібно клацнутина кнопці„Сортировка и группировка” на панелі інструментів, або вибрати команду „ВидØСортировка и группировка”.У вікні„Сортировка и группировка” (рис. 4.4) можна визначити до 10 полів або виразів, які будуть використовуватися у звіті для групування даних. Перший елемент списку визначає основну групу, а наступні підгрупи усередині груп.

Рис 4.4. Вікно „Сортування і групування”.

 

У першому рядку стовпця „Поле/выражение” розкривається список полів базової таблиці або запиту. Почавши уведення зі знаку дорівнює (=), можна увести в цьому стовпці вираз, що містить посилання на будь-яке поле базової таблиці або запиту.

По умовчанню Microsoft Access сортує значення по зростанню. Для зміни порядку сортування потрібно вибрати значення „По убыванию” у списку що розкривається, і котрий з'являється після клацання лівою кнопкою миші в комірці стовпця „Порядок сортировки”.

У звіті повинно бути зарезервовано місце для заголовка кожної групи і примітки, в котрій можуть виводитися обчислюванні підсумкові поля. Щоб додати у звіт ці розділи, необхідно встановити для властивостей „Заголовок группы” і „Примечание группы”значення „Да”. Крім того, можна дати команду Microsoft Access виводити усі детальні дані для даного рівня групування на одній сторінці (якщо це можливо), вибравши для тієї ж властивості значення „Вся группа”.

 

Обчислення в області даних

В якості значення властивості „Данные” будь-якого елементу управління, що дозволяє виводити дані, можна задати вирази будь-якої складності з використанням арифметичних операторів. Крім того, в обчисленнях можна використовувати будь-які убудовані функції, а також функції, які ви самі визначили в модулі. При бажанні, можна скористатися допомогою побудовника виразів. Щоб повідомити Microsoft Access, що у властивості „Данные” ви хочете використовувати вираз, почніть його введення із знака дорівнює (=).

Наприклад, щоб розмістити в області даних поле „Надбавка”, виберіть на панелі елементів кнопку „Поле”і укажіть її розміщення в області даних. Викличте вікно „Властивостей” і у властивості „Данные” уведіть:

= [Стипендия]*0,5,

тобто „Надбавка” складає 50% для усіх записів.

 

Обчислення відсотків

У будь-якому звіті, що здійснює групування даних і їх підсумування, можна визначити долю зовнішнього проміжного, або загального підсумку, що приходиться на конкретну суму. Це можливо в силу того, що Microsoft Access двічі переглядає дані звіту. При першому проході Microsoft Access обчислює вирази в рядках, підсумкові значення для груп, загальні підсумки для усього звіту і визначає довжину звіту, а при другому обчислює усі вирази, що посилаються на підсумки, розраховані під час першого проходу. Отже, в області даних і розділах, що містять підсумки для груп, можна створити вирази для обчислення відсотків від загальних сум або проміжних сум, розрахованих для групування більш високого рівня. Створивши вираз для знаходження відсотків від суми, можна встановити властивість „Формат поля” в значення „Процентный”. В режимі перегляду можна переконатися, що в підсумках по групі відобразиться відсоток від загального підсумку.

 

Настроювання звітів

Щоб змінити розмір виділеного елементу управління, можна скористатися маркерами зміни розміру, що знаходиться по сторонах, в нижніх кутах і в правому верхньому куті. Для переміщення невиділеного елементу управління використовуйте покажчик миші.

Якщо елемент управління має приєднаний напис, він переміщується разом з ним. Переміщувати елемент управління і приєднаний напис можна незалежно один від одного за допомогою маркерів переміщення, розташованих в лівих верхніх кутах елемента управління і напису.

Для виведення даних за допомогою звітів, потрібна впевненість, що елементи управління мають достатній розмір для розташування даних. В Microsoft Access є така команда, що підбирає розмір написів у відповідності з довжиною і висотою тексту – „ФорматØРазмерØПо размеру данных”.

Для вирівнювання елементів управління по краям чи вузлам сітки в меню „Формат” існує команда „Выровнять”.

 

Перегляд готового звіту

Режим попереднього перегляду призначений тільки для того, щоб подивитися як буде виглядати звіт при друкуванні. Редагування в цьому режимі неможливо. Вікно попереднього перегляду можна розширити, щоб вивести на екран більшу частину звіту. Для переміщення по вікну, можна використовувати горизонтальну і вертикальну смуги прокрутки, різноманітні масштаби.

Для перегляду інших сторінок звіту потрібно скористатися полем номера сторінки і кнопками переходу, які розташовані в нижній частині вікна перегляду.

Вікно перегляду також дозволяє переглянути декілька сторінок одночасно за допомогою кнопки „Несколько страниц”.

 

Методичні рекомендації

6.1. Відкрийте базу даних, створену на попередніх лабораторних роботах.

6.2. Створіть звіт №1 для таблиці „Студенти”;

c у вікні БД перейти на вкладку „Отчеты”і натиснути кнопку „Создать”;

c у якості таблиці для створення звіту вказати таблицю „Студенти”;

c вибрати режим створення „Майстра звітів”;

c на першому кроці „Майстра звітів” включити у звіт поляПрізвище”,„Ім'я”,„Факультет”,„Курс”,„Група”,„Стипендія”;

c на другому кроці задати рівень групування - по полю „Факультет”;

c на третьому кроці визначити порядок сортування записів у звіті: в першу чергу по полю „Курс”, в другу - по полю „Прізвище”;

c натиснути кнопку „Итоги”1/4 і вибрати в якості підсумку суму по полю „Стипендія”;

c на четвертому і п'ятому кроках вибрати стиль оформлення звіту;

c на останньому кроці вказати ім'я звіту „Начисление стипендий по факультетам”.

6.3. Перегляньте звіт на екрані, аналізуючи його зміст (групування записів, вид підсумків, елементи сторінки звіту і т. ін.).

6.4. Перейдіть в режим „Конструктора” даного звіту (натиснувши кнопку „Конструктор” на панелі інструментів) і зробіть у звіті наступні зміни:

— відредагуйте підпис у примітці групи „Факультет”таким чином, щоб він прийняв вид:

Всього стипендій по факультету [Назва факультету]

— видаліть назву підсумкового поля „Sum”;

— перенесіть саме підсумкове поле на рівень його підпису.

6.5. Відредагований звіт знову перегляньте на екрані і збережіть під ім'ям „Начислення стипендій”.

6.6.Створіть базовий запит до таблиць „Студенти - Іспити”, включивши в нього поля „Номер залікової книжки”,„Прізвище, Предмет, Оцінка”. Збережіть запит під іменем „Дані для звіту по успішності”.

6.7.Створіть звіт № 2 на основі запиту „Дані для звіту по успішності”:

¡ в якості режиму створення виберіть „Майстер звітів”;

¡ на першому кроці „Майстра” виберіть усі поля вихідного запиту для включення у звіт;

¡ на другому кроці виберіть тип представлення даних по таблиці „Студенти”;

¡ на третьому кроці добавте рівень групування по полю „Номер залікової книжки”;

¡ на четвертому кроці зазначте сортування по полю „Предмет” і „Вид підсумків” - „Среднее (Avg) ” по полю „Оцінка”;

¡ на наступних кроках Майстра задайте стиль оформлення звіту і його назву – „Результати екзаменаційної сесії”.

6.8. Перегляньте звіт на екрані, проаналізуйте його зміст (групування, підсумкові поля, області звіту).

6.9. Перейдіть в режим „Конструктора” для даного звіту і відредагувати його так, щоб:

P в примітці групи заголовок був таким:

Середній бал за поточну сесію;

P результат в підсумковому полі знаходився безпосередньо поруч із заголовком.

6.10. Добавте нове обчислюване поле „Надбавка”. Для цього

Q в області верхнього колонтитула розмістіть напис „Надбавка;

Q в області даних розмістіть вільне поле і видаліть приєднаний напис для нього;

Q викличте вікно властивостей і за допомогою пунктів Побудовника виразівФункции управления в строке Ø Данные” уведіть:

=IIf([Avg _ Оцінка]=5;150;IIf([Avg _ Оцінка]>4 Or [Avg _ Оцінка]=4;100;50)),

тобто, надбавка нараховується в залежності від результатів сесії.

6.11. Додайте в базовий запит „Дані для звіту по успішності”поле „Стипендія”.

6.12. Додайте нове поле „Утримання”, враховуючи що утримується 10% від значення „Стипендії”.

6.13. Для значення властивості „Не выводить повторы полей” „Номер студентського квитка”, „Прізвище” і встановіть „Да”.

6.14.У вікні сортування і групування по полю „Оцінка” задайте групування по повному значенню і сортування по убуванню, а для поля „Стипендія” групування по інтервалу 10 і сортування по зростанню.

6.15.Добавте в область заголовку будь-який графічний рисунок.

6.16.Створіть стрічковий автозвіт по таблиці „Іспити” і збережіть його з ім'ям „Іспити”.

6.17.Створіть стрічковий автозвіт по таблиці „Студенти”.

6.18.Відрийте його в режимі „Конструктора” і відредагувати його наступним чином:

E на панелі елементів включіть режим „Майстра” і натисніть кнопку „Подчиненная форма/отчет”;

E укажіть покажчиком миші місце для розміщення підпорядкованого звіту в області даних;

E на першому кроці „Майстра створення підпорядкованих форм і звітів” для визначення нового об'єкта вкажіть звіт „Іспити”;

E на другому кроці самостійно вкажіть поле зв'язку „Номер студентського квитка”;

E на 3 кроці збережіть підпорядкований звіт з ім'ям Результати іспитів

E відредагуйте отриманий звіт таким чином, щоб усі дані про студента розмістилися на одному аркуші.

6.19. За допомогою „Майстра діаграм” побудуйте діаграму Microsoft Graph по таблиці „Студенти”:

v на першому кроці з доступних полів виберіть поля для діаграми („Прізвище”, „Стипендія”);

– на 2-му кроці виберіть тип діаграми;

– на 3-му кроці виберіть тип відображення даних на діаграмі: для осей виберіть поле „Прізвище”, для даних – поле „Стипендія” (Підсумки відсутні);

– на 4-м кроці збережіть діаграму з ім'ям „Стипендія студентів”;

– в режимі „Конструктора” можна редагувати діаграму подвійним клацанням лівою кнопкою миші по будь-якій області діаграми.

7. Контрольні питання

1. Що представляють собою звіти в Microsoft Access?

2. У чому переваги звітів над іншими способами виведення даних?

3. З чого починається створення звіту?

4. Які існують майстри для створення звіту?

5. У чому відмінність автозвітів від інших способів створення звіту?

6. Чим характеризується режим „Конструктора”?

7. Назвіть розділи звіту.

8. Назвіть інструменти вікна звіту.

9. В якому розподілі звіту виводяться підсумки по групі?

10. В поле якого типу можна задати групування по інтервалу? По рокам?

11. Як додати обчислюване поле в область даних?

12. Для чого застосовується властивість об'єкта „Не выводить повторы?

13. Наявність яких об'єктів необхідно для впровадження підпорядкованого звіту?

14. Які зміни можна внести у звіт в режимі попереднього перегляду?

Рекомендована література

8.1. Зацерковний В.І. Конспект лекцій по курсу „Інформатика та програмування ч.4” Чернігів, ЧДІЕУ-2007р.

8.2. Скотт Баркер. Использование Microsoft Access 2000. - Киев-Москва: Диалектика, 2000г.- 257 с.

8.3. Мари Свонсон. Microsoft Access 2000: наглядно и конкретно. - Москва: Microsoft Press, Русская редакция, 2000г.- с.10-57.

8.4. Алексей Гончаров. Access 2000 в примерах. - С.-Петербург: Питер, 1998г.-С.12-60.

8.5. Н.В.Макарова. Информатика.- Москва: Финансы и статистика, 192000г.-С.560-587.

8.6. В. Пасько. Access 2000 для пользователя.-Киев: BHV, 2000 г.-С.5-28, 99-121.

 

 

МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ ДО ЛАБОРАТОРНОЇ РОБОТИ № 4

„СТВОРЕННЯ ЗВІТІВ В СУБД MICROSOFT ACCESS”

 

Мета роботи

Оволодіти практичними прийоми створення звітів і графічного представлення даних в СУБД Microsoft Access.

 

Завдання роботи

Створення звітів різних типів та їх редагування.

 

Зміст роботи

3.1 Запустити СУБД Microsoft Access.

3.2 Відкрити базу даних „Студенти і іспити”, створену на попередніх заняттях.

3.3 Створити звіт по таблиці „Студенти” і відредагувати його у відповідності з пунктом 7.4.

3.4 Створити звіт по базовому запиту до таблиць „Студенти і Іспити”, і відредагувати його.

3.5 Створити підпорядкований звіт по таблиці „Іспити” і впровадити його в автозвіт по таблиці „Студенти

3.6 Створити, за допомогою „Майстра діаграм”, впроваджену діаграму Microsoft Graph по таблиці „Студенти”, яка віддзеркалює наявність і розмір стипендії.

 

Вимоги до звіту

Звіт про виконану роботу повинний містити :

c назву роботи, її задачі і опис послідовності виконання;

c відповіді на контрольні питання.

До звіту додається дискета із виконаним завданням.

 

Загальні положення

Звіти представляють собою найкращий засіб представлення інформації з баз даних у вигляді друкованого документа. В порівнянні з іншими методами виведення даних на друк звіти мають дві принципових переваги:

c звіти надають широкі можливості для групування і обчислення проміжних і загальних підсумків для великих наборів даних;

c звіти можуть бути використані для одержання гарно оформлених матеріалів, наклейок і інших документів.

Найчастіше звіти застосовуються для перегляду „картини в цілому”, тому часто базуються на багатотабличних запитах.

 

Основні відомості про звіти

Для створення звіту у вікні бази даних (рис. 4.1) потрібно вибрати пункт „Отчет” у списку, потім команду „Создать” Ø „Новый объект”, або - кнопку на вкладці „Отчеты”. Microsoft Access виведе на екран діалогове вікно „Новый отчет”, представлене на рис. 4.2.

Рис. 4.1 Робоче вікно Microsoft Access

Microsoft Access показує у нижній частині діалогового вікна ім'я обраного джерела у полі зі списком.

Рис. 4.2 Вигляд діалогового вікна „Новый отчет

 

© 2013 wikipage.com.ua - Дякуємо за посилання на wikipage.com.ua | Контакти