Категорії класифікаторів, порядок їх розробки,упровадження та ведення

Матеріальним утіленням класифікації і кодування є класифікатор.

Класифікатор — офіційний документ, що являє собою систематизований перелік назв і кодів класифікаційних угруповань або об’єктів класифікації.

Класифікатор ТЕІ — це офіційний документ, який містить сис­тематизований звід назв і кодів класифікаційних угруповань, а також назв і кодів об'єктів класифікаційної множини. Класифіка­тор ТЕІ характеризується класифікованою множиною об'єктів, чинними в ньому методами класифікації та кодування, які визна­чають структуру коду.

Систематизація економічної інформації спричиняє необхідність застосування найрізноманітніших класифікаторів, зокрема:

~ загальнодержавних, які розробляються у централізованому порядку і є єдиними для всієї країни;

~ галузевих, які є єдиними для деякої галузі діяльності і здебільшого розробляються у типових проектах автоматизованого оброблення;

~ локальних, які розробляються на місцях і поділяються на номенклатури, що характерні для даного підприємства, організації чи фірми.

Згідно з установленими категоріями науково-технічної доку­ментації загальнодержавні класифікатори за статусом їх затвер­дження та застосування прирівнюються до державних стандартів, галузеві — до галузевих стандартів, класифікатори підприємств — до стандартів підприємств.

Загальнодержавні класифікатори ТЕІ мають затверджуватися Держстандартом України і обов'язково застосовуватися при об­міні інформацією між системами управління різних міністерств або відомств.

Галузеві (відомчі) класифікатори затверджуються відповідни­ми міністерствами (відомствами) країни і застосовуються при обміні інформацією між об'єднаннями, підприємствами та орга­нізаціями, підпорядкованими міністерству або відомству.

Класифікатори підприємств затверджуються керівництвом під­приємств і застосовуються при організації інформаційної взаємо­дії всередині підприємства.

При організації інформаційної взаємодії комп'ютерних інфор­маційних систем різних галузей або рівнів управління по змозі намагаються максимально використати загальнодержавні класи­фікатори для описання одних і тих самих об'єктів або їх власти­востей. При використанні в системах різних категорій класифіка­торів слід застосовувати перекодувальні таблиці, а для переходу від одного класифікатора до іншого на рівні угруповань — алго­ритми агрегування та дезагрегування.

У практиці розробки та організації використання класифікато­рів вирізняють ряд стадій:

1-ша — організація розробки класифікатора, складання та за­твердження технічного завдання;

2-га — складання та затвердження методики розробки класи­фікатора;

3-тя — розробка проекту класифікатора та розсилання його на відгук;

4-та — обробка відгуків, редагування класифікатора, експе­риментальна перевірка;

5-та — затвердження і реєстрація класифікатора;

6-та — видання класифікатора;

7-ма — організація ведення класифікатора;

8-ма — упровадження класифікатора.

1-ша стадія охоплює комплекс організаційних заходів і розроб­ку вимог до класифікатора та сфери його застосування. На цій стадії визначають склад виконавців, розподіл робіт між ними і встановлюють терміни виконання цих робіт.

Основними вимогами, що ставляться до класифікатора, є склад класифікованої множини, перелік кваліфікаційних ознак, обрані методи класифікації та кодування, взаємозв'язок з іншими кла­сифікаторами.

Вимоги до класифікатора визначаються на основі вивчення форм документів, розв'язуваних економічних задач, аналізу чин­них методів класифікації та кодування, а також вітчизняних і за­рубіжних класифікаторів, які охоплюються розглядуваною кла­сифікованою множиною. Ці вимоги з вказівкою сфери дії класифікатора вносяться до технічного завдання.

Порядок розробки загальнодержавних класифікаторів установ­лює Держстандарт, галузевих і підприємств — відповідні мініс­терства або відомства з обліком керівних документів, затвердже­них Держстандартом.

Науково-методичне керівництво розробкою, веденням і впро­вадженням класифікаторів на підприємствах або в установах здійснюють відповідні служби, які розробляють і стандартизують інформаційне забезпечення комп'ютерних систем.

Упровадження загальнодержавних класифікаторів ТЕІ перед­бачає або заміну класифікаторів, використовуваних у рамках окре­мих систем, загальнодержавними, або застосування перекодувальних таблиць, що встановлюють відповідність кодів загальнодер­жавних і внутрішньосистемних класифікаторів на вході і виході системи, тобто при організації інформаційної взаємодії систем.

Упровадження загальнодержавних класифікаторів передбачає їх використання при кодуванні реквізитів форм економічних до­кументів і кодування всіх номенклатур, використовуваних при виконанні економічних розрахунків.

З метою обліку, уніфікації та скорочення кількості класифіка­торів ТЕІ, що використовуються в ІС обробки даних, затверджені в установленому порядку класифікатори підлягають реєстрації.

У процесі розробки комплексу класифікаторів постала потре­ба їх ведення. Система ведення класифікаторів — це сукупність служб, засобів і методів, які забезпечують підтримку класифікаторів в актуальному стані та інформаційне забезпечення абонентів.

Основна мета створення системи ведення класифікаторів була визначена як оперативне забезпечення повною та вірогідною ін­формацією, яка міститься в класифікаторах, інформаційних сис­тем управління різного рівня, а також підприємств і організацій країни. Отже, система ведення класифікаторів — це складна ін­формаційна система, основні завдання якої такі:

• створити інформаційні масиви у вигляді еталонних і конт­рольних примірників класифікаторів;

• присвоїти коди та назви новим об'єктам і угрупованням та внести зміни до відповідних класифікаторів;

• повідомити абонентам системи ведення про зміни, які виник­ли в класифікаторах;

• надати інформаційні послуги користувачам за їх запитами на основі чинних класифікаторів;

• удосконалити класифікатори і змінити ознаки класифікації при зміні характеру розв'язуваних задач;

• організувати взаємодію служб і органів у складі загальнодер­жавної служби ведення.

Отже, ведення класифікаторів ТЕІ має передбачати створен­ня еталонів і контрольних примірників класифікаторів, внесен­ня до них змін і доповнень (з метою забезпечення достовірнос­ті та повноти інформації, що міститься в них, класифікації і кодування в класифікаторах нових об'єктів, удосконалення класифікаторів) і забезпечення інформацією за класифікаторами абонентів-користувачів.

Складання класифікаторів виконують у два етапи: спочатку проводять класифікацію інформації, а потім - кодування. Під час проведення класифікації виявляють номенклатури, після чого за кожною номенклатурою складають повний перелік усіх позицій, які підлягають кодуванню. Під номенклатурою розуміють упорядкований список, тобто повний перелік однорідних назв, який складається із окремих рядків (позицій). У кожній номенклатурі передбачається деяка кількість резервних позицій на випадок появи нових об’єктів.

Класифікатори мають двояке застосування. У першому випадку їх використовують для ручного розташування кодів у документах. Тоді класифікатори оформляють у вигляді довідників і вони використовуються економістами у процесі підготовки первинних та зведених документів для комп’ютерного оброблення інформації. Якщо під час комп’ютерного оброблення інформації на підприємствах (фірмах), організаціях чи установах вводять дані з первинних документів, то всі документи попередньо кодують, коди проставляють вручну відповідно до інструкції у спеціально відведені позиції документа. У другому випадку застосовування кодів передбачається збереження всіх класифікаторів у пам’яті комп’ютера, на машинних носіях у банку даних, чи як основний фонд постійної (умовно-постійної) інформації. У деяких організаціях, наприклад, у системі статистики, забезпечуються автоматичне ведення окремих загальнодержавних класифікаторів в обчислювальних машинах.

Класифікатори техніко-економічної інформації можуть створюватися системним або локальним способом. За системного способу інформація класифікується з урахуванням вимог різних рівнів управління (підприємство, міністерство, відомство тощо), за локального - у межах одного підприємства, організації чи установи.

Класифікатори, розроблені за системним способом, містять повну інформацію, яка використовуються на різних рівнях управління. При їх використанні не потрібні перекодувальні таблиці. Ці класифікатори забезпечують інформаційних взаємообмін між комп’ютерними ІС різних рівнів. У додатку 3 наведено основні національні статистичні класифікації України. Недолік системного способу розробки класифікаторів полягає в тому, що він робить структуру класифікатора дуже громіздкою, а код багатозначним.