![]() |
Синтаксичні норми сучасної української літературної мови
Складання професійних документів Загальні вимоги до складання документів Базові поняття діловодства Ділова сфера є однією з найбільш важливих і визначних у людському житті. Організація та функціонування цієї галузі неможливі без документації, основна функція якої визначається як регулятивна. Наука про документ, яку прийнято називати документознавством, перебуває сьогодні у стадії свого формування через недостатню визначеність власного об'єкта, предмета, структури, законів, закономірностей, методів і понятійно-категоріального апарату, а відтак не має однозначного тлумачення, як, власне, і базове поняття "документ". Наука про документ у своєму становленні і розвитку пройшла декілька етапів, яскравим виявом яких є формування її назви: документаційна наука, книго-архіво-музеєзнавство, бібліологія, документологія, документалістика, діловодство, загальне та спеціальне документознавство. Визначитися щодо її назви не зміг навіть основоположник науки про документ – бельгійський учений Поль Отле. У своєму "Трактаті про документацію" (1934 р.) він використовував декілька назв: документаційна наука, бібліологія, документологія. Заслуга бельгійського вченого полягає в тому, що він першим 70 років назад обґрунтував об'єктивну необхідність синтезованої науки про документ. Згідно з його концепцією, документологія – це наука, яка синтезує загальні знання про книгу і документ, у сучасному розумінні – про опубліковані і неопубліковані документи. Однак до реалізації ідеї формування інтегрованої науки вчені повернулися лише через більше ніж півстоліття потому. Діловодство – це діяльність, яка стосується питань організації роботи в управлінській сфері загалом і документування зокрема. Дотримання стандартів укладання документів зумовлює чітку організацію роботи, а опанування прийомів раціональної роботи з документацією економить час. Сучасне діловодство ускладнюється тим, що триває процес переведення документації на державну мову та впроваджуються комп’ютерні системи оброблення та друкування документів "Проникнення" документів у всі сфери людської діяльності – науку, практику, освіту, управління тощо – зумовило об'єктивне зростання їх типо-видового розмаїття, формування документних потоків, масивів, систем документів і документації, а саме поняття "документ" набуває багатозначності та розглядається в різних концепціях. Документ (від лат. doceo – «пояснює, викладає справу»; documentum – абстрактне поняття, яке означає «зразок», «взірець») – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища дійсності, оформляється у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Функції документа:інформаційна, соціальна, комунікативна, культурна, управлінська, правова, історична. Оформляють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті. У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовуються текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом. Основні вимоги до документа: 1) документ укладається повноважним органом або особою відповідно до її компетенції; 2) документ не може суперечити чинному законодавству ; 3) документ повинен бути достовірним і базуватися на фактах; 4) документ слід складати за встановленою формою; документ має бути бездоганно відредагований і оформлений відповідно до вимог ОДС. Рівні стандартизації:документи з невисоким ступенем стандартизації (автобіографія, протокол, доручення, звіт, розписка та ін.): у них можна передбачити лише компоненти формуляра, сам же спосіб викладу – добір слів і словосполучень, будова речень, зв’язки між ними – залежить від ситуації, від певних обставин ділового спілкування; документи з високим ступенем стандартизації (довідка, накладна) – в них може бути передбачений не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполучення й речення, як правило, виготовляються на бланку. Класифікація документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. Усі наявні в обігу документи можна згрупувати за кількома ознаками: ü за способом фіксації інформації (письмові, графічні, фото- й кінодокументи, фонодокументи); ü за змістом (організаційно-розпорядчі /організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, з кадрових питань, особові, офіційні/, фінансово-розрахункові, постачально-збутові); ü за назвою (накази, положення, протоколи, розпорядження, інструкції, статути та ін.); ü за походженням ( службові, офіційні, особисті); ü за видами (типові, трафаретні, індивідуальні); ü за складністю (прості, складні); ü за місцем складання (внутрішні, зовнішні); ü за призначенням (розпорядчі, статутні, виконавчі, інформаційні); ü за терміном виконання (термінові, нетермінові); ü за ступенем гласності (звичайні, для службового користування, таємні, конфіденційні); ü за юридичною силою (справжні, або істині / чинні, нечинні /, фальшиві, або підроблені); ü за стадіями виготовлення (оригінали, копії /відпуск, витяг, дублікат/); ü за терміном зберігання (постійного зберігання, тривалого – понад 10 років зберігання, тимчасового – до 10 років зберігання); ü за родом діяльності виділяють системи документації, які класифікують таким чином: організаційно-розпорядча; стандартів та технічних умов; планова; звітно-статистична; конструкторська; технологічна розрахунково-грошова; з ціноутворення та ін. |
|
|