ВІКІСТОРІНКА
Навигация:
Інформатика
Історія
Автоматизація
Адміністрування
Антропологія
Архітектура
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Військова наука
Виробництво
Географія
Геологія
Господарство
Демографія
Екологія
Економіка
Електроніка
Енергетика
Журналістика
Кінематографія
Комп'ютеризація
Креслення
Кулінарія
Культура
Культура
Лінгвістика
Література
Лексикологія
Логіка
Маркетинг
Математика
Медицина
Менеджмент
Металургія
Метрологія
Мистецтво
Музика
Наукознавство
Освіта
Охорона Праці
Підприємництво
Педагогіка
Поліграфія
Право
Приладобудування
Програмування
Психологія
Радіозв'язок
Релігія
Риторика
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Статистика
Технології
Торгівля
Транспорт
Фізіологія
Фізика
Філософія
Фінанси
Фармакологія


Порядок обміну та зберігання інформації на електронних носіях

11.1. Для адміністрування інформаційного та програмного забезпечення процесу надання соціальної допомоги начальник Управління призначає відповідальну особу (далі - Адміністратор).

11.2. Для кожного спеціаліста відділу, який працює з програмними комплексами, Адміністратор установлює код та унікальний пароль для входу в систему, визначає повноваження під час роботи з базою даних.

11.3. Уведення даних у базу здійснюється з первинних документів безпосередньо спеціалістом підрозділу з прийняття рішення. На первинних документах, з яких інформація внесена в базу, проставляється відмітка і код спеціаліста, який вносив інформацію.

11.4. Спеціаліст, який виконує введення даних у базу, повинен користуватися своїм кодом і паролем. Відповідальність за ідентичність інформації, уведеної в базу даних, і документа в кожному випадку несуть особисто спеціалісти.

11.5. Управління, Центри, підприємства, установи та організації незалежно від форм власності можуть подавати Управлінню відомості про доходи заявника (заробітна плата, пенсія, стипендія, допомога тощо) та розміри житлово-комунальних платежів у вигляді списків, довідок, поданих на електронних носіях (на дискетах, CD - дисках тощо), або електронною поштою.

11.6. Електронні носії повинні супроводжуватися реєстрами, у яких вказуються такі реквізити:

назва організації - відправника інформації;

назва відділу (управління), якому адресується інформація;

номер електронного носія;

перелік файлів (їх імена та розміри) на носії або архівний файл (перелік імен заархівованих файлів і їх розмірів);

прізвище і номер службового телефону виконавця, що сформував інформацію на носії.

11.7. Супроводжувальні реєстри підлягають реєстрації у порядку, установленому для вхідних документів.

11.8. Електронні носії з даними, які надходять у відділ, Адміністратор перевіряє на відсутність:

зовнішніх пошкоджень;

дефектних секторів (в операційній системі DOS програма ScanDisk або в операційній системі WINDOWS програма FDR);

вірусів (антивірусна програма DrWEB тощо).

11.9. За наявності зовнішнього пошкодження, дефектних секторів на дискеті або інформації пошкодженої вірусом електронні носії необхідно повернути організації-відправнику.

11.10. Адміністратор реєструє електронні носії в Журналі реєстрації електронних носіїв інформації, які надійшли в відділ Управління у порядку, викладеному в пункті 11.15, і вказує в графі "Примітка" причину повернення електронного носія.

11.11. Повнота інформації на електронних носіях перевіряється стосовно відповідності складу файлів і їх переліку в супровідному реєстрі.

11.12. Адміністратор робить копію інформації з перевірених технічних носіїв на дискету (носій інформації) управління або інші засоби. Дискети перед записом інформації повинні бути проформатовані. На супровідному реєстрі до електронного носія, на якому надійшла інформація, адміністратор указує номер дискети (носія інформації) з копією.

11.13. Електронні носії з обробленою інформацією повертаються організації, яка їх надіслала. Супровідні реєстри зберігаються в архіві Управління.

11.14. Сформовані та перевірені на відсутність вірусів дискети (носії інформації) Адміністратор реєструє в Журналі реєстрації електронних носіїв інформації, які надійшли в Управління (додаток 20).

11.15. У журналі зазначаються:

номер дискети, на яку скопійована інформація з електронного носія, що надійшов до Управління. У разі повернення електронного носія організації-відправнику без обробки інформації (пункт 11.9) ця графа не заповнюється;

дата і час надходження електронного носія;

назва організації, з якої надійшов електронний носій;

перелік файлів (їх імена та розміри) на носії або архівний файл (перелік імен заархівованих файлів і їх розмірів);

прізвище спеціаліста відділу Управління, який прийняв електронний носій.

У графі "Примітка" зазначається причина повернення електронного носія організації-відправнику.

11.16. Інформацію, отриману електронною поштою, Адміністратор копіює на дискету (носій інформації) і перевіряє її на відсутність вірусів. За наявності вірусу в одержаному файлі інформація не підлягає подальшій обробці. Адміністратор направляє організації-відправнику електронною поштою повідомлення про одержання інформації, а в разі, якщо інформація пошкоджена вірусом, - про необхідність повторної відправки. Одержані інформаційні файли з вірусами повинні знищуватись.

11.17. Після перевірки інформації, отриманої електронною поштою, Адміністратор реєструє файли в Журналі реєстрації інформації, яка надійшла в Управління електронною поштою (додаток 21).

У журналі зазначаються:

номер дискети, на яку скопійована інформація, що надійшла в електронній формі. У разі отримання завірусованої інформації ця графа не заповнюється;

дата і час надходження інформації;

назва організації та її електронна адреса, з якої надійшла інформація;

перелік файлів (їх імена та розміри) на носії або архівний файл (перелік імен заархівованих файлів і їх розмірів);

прізвище спеціаліста відділу, який прийняв повідомлення електронною поштою;

дата відправлення підтвердження прийняття інформації або повідомлення про повторення інформації.

У графі "Примітка" зазначається причина відмови від приймання інформації.

11.18. Текстова або таблична інформація, що надійшла до Управління електронною поштою або на електронних носіях, Адміністратор роздруковує на принтері (друкована копія). Друкована копія передається для реєстрації діловоду і подальшої обробки спеціалістами.

Документ, надісланий Управлінню електронною поштою, повинен в обов'язковому порядку підтверджуватися відповідним оригіналом документа. Оригінал документа і друкована копія інформації, що надійшла в друкованому вигляді, реєструються під тим же номером.

11.19. Управління може подавати інформацію Центрам, службам зайнятості, державним податковим адміністраціям, надавачам житлово-комунальних послуг, підприємствам і організаціям на електронних носіях (на дискетах, CD - дисках тощо) або електронною поштою. Дискети перед записом інформації повинні бути проформатовані.

11.20. Електронні носії з даними, які виходять з відділу Управління, Адміністратор перевіряє на відсутність:

зовнішніх пошкоджень;

дефектних секторів (в операційній системі DOS програма SpeedDisk або в операційній системі WINDOWS програма FDR);

вірусів (антивірусна програма WEB тощо).

11.21. До електронних носіїв Адміністратор формує супровідний реєстр, у якому вказуються реквізити:

назва відділу Управління, який відправляє інформацію;

назва організації, якій адресується інформація;

номер електронного носія;

перелік файлів (їх імена та розміри) на носії або архівний файл (перелік імен заархівованих файлів і їх розмірів);

прізвище та номер службового телефону виконавця, що сформував інформацію на носії.

Супровідний реєстр підлягає реєстрації у порядку, установленому для вихідних документів.

11.22. Відправка інформації без реєстрації категорично забороняється.

11.23. Сформовані та перевірені на відсутність вірусів дискети адміністратор реєструє в Журналі реєстрації інформації, яка надіслана з Управління (додаток 22). У журналі зазначаються:

номер дискети, з якої скопійована інформація;

дата, час та спосіб відправлення інформації;

назва організації, до якої надсилається інформація;

перелік файлів (їх імена та розміри) на носії або архівний файл (перелік імен заархівованих файлів і їх розмірів);

прізвище спеціаліста відділу Управління, який відправив інформацію.

11.24. Підписаний оригінал документа разом з дискетою після реєстрації в Журналі вихідної документації Управління передається виконавцем Адміністратору для відсилання.

Адміністратору категорично забороняється надсилати документи без реєстрації.

Документ, який надсилається електронною поштою, відділ Управління повинен в обов'язковому порядку підтверджувати відповідним оригіналом документа.

11.25. Журнали реєстрації повинні бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені печаткою і підписом начальника Управління. Нумерація записів у журналах ведеться послідовно, починаючи з першого номера протягом року. Журнали зберігає Адміністратор.

11.26. Документи, підготовлені в електронному вигляді, зберігаються не менше місяця з дня підписання документа або до втрати потреби в їх наявності.

11.27. Після обробки файлів, що надійшли до Управління на електронних носіях, дискети (носії інформації) з копіями файлів передаються в архів. В архіві їх зберігають протягом трьох місяців, а після закінчення строку зберігання використовують для поточної роботи.

11.28. Комплект дискет (носіїв інформації) з інсталяційними програмними засобами та техноробочою документацію програмних комплексів Адміністратор перевіряє на цілісність, відсутність вірусів і створює дві копії на електронних носіях, які передає в архів.

11.29. У разі модифікації програмного комплексу Адміністратор створює дві копії поновленого програмного забезпечення на електронних носіях, перевіряє на цілісність, відсутність вірусів та передає їх в архів.

11.30. Системні і загальні бази даних, довідники повинні бути заархівовані одночасно на жорсткому диску і електронних носіях.

11.31. При роботі програмних комплексів з призначення соціальної допомоги загальні бази даних отримувачів за допомогою відповідних програмних засобів обов'язково щоденно архівуються на електронних носіях і в підкаталогах на жорсткому диску. В архіві накопичується три покоління загальних баз даних за три попередніх дні. При формуванні четвертого покоління найбільш ранню базу даних Адміністратор вилучає з архіву. Крім того, архівація загальних баз даних обов'язково проводиться в останній робочий день тижня.

11.32. Після закінчення календарного року Адміністратор створює для архіву дві копії загальних баз даних на електронних носіях. На супровідній етикетці зазначаються ім'я архіву загальних баз даних, дата формування копії архіву, прізвище Адміністратора.

11.33. Архів річних загальних баз даних Адміністратор повинен щомісячно перевіряти на читання. Термін зберігання загальних баз даних повинен відповідати терміну зберігання паперової документації.

Один або два рази на рік адміністратор повинен перевіряти на читання всі архівні та еталонні дискети. У разі зберігання архіву на CD - диску перевірка здійснюється раз на рік.

11.34. Дискети необхідно зберігати в закритому, захищеному від пилу, вогнебезпечному місці, у металевих шафах та коробках. Для запобігання впливу магнітного випромінювання рекомендується загортати коробки з дискетами (носіями інформації) у металеву фольгу.

11.35. Копії архівних системних, загальних баз даних, довідників, програмного забезпечення, техноробочої документації необхідно зберігати в двох копіях (на двох комплектах дискет, які обов'язково повинні зберігатися в різних приміщеннях).

ПЕРЕЛІК
документів, що створюються у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, зі строками їх зберігання

I. Загальні положення

1. Перелік документів, що створюються у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, із зазначенням строків їх зберігання (далі - Перелік документів) визначає строки зберігання документів, що створюються у сфері державної реєстрації актів цивільного стану відділами державної реєстрації актів цивільного стану головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, відділами державної реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних управлінь юстиції (далі - відділи державної реєстрації актів цивільного стану).

Строки зберігання документів встановлюються незалежно від виду матеріального носія інформації (паперовий, електронний).

Строки зберігання документів, визначені у Переліку документів, є обов’язковими для всіх відділів державної реєстрації актів цивільного стану.

2. Перелік документів включає документи щодо державної реєстрації актів цивільного стану та видачі відповідних свідоцтв; внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання; обліку свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану тощо.

Строки зберігання у відділах державної реєстрації актів цивільного стану типової управлінської документації, зокрема з питань організації системи управління, планування, фінансування, обліку та звітності, роботи з кадрами, адміністративно-господарського обслуговування тощо, визначаються на підставі Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884 (із змінами) (далі - Перелік типових документів).

3. Перелік документів використовується для формування відділами державної реєстрації актів цивільного стану справ та класифікації при цьому документів, а також у роботі експертних комісій (далі - ЕК) головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних управлінь юстиції.

4. Перелік документів та Перелік типових документів використовуються для складання номенклатури справ відділу державної реєстрації актів цивільного стану, що є складовою частиною зведеної номенклатури справ головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, районного, районного у місті, міського (міст обласного значення), міськрайонного, міжрайонного управління юстиції.

5. Строки зберігання документів, визначені в Переліку документів, є мінімальними, їх не можна скорочувати. У разі необхідності строки зберігання конкретних видів документів можуть бути продовжені за рішенням ЕК головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, районного, районного у місті, міського (міст обласного значення), міськрайонного, міжрайонного управління юстиції.

Документи не можуть бути знищені раніше встановлених для них строків зберігання.

© 2013 wikipage.com.ua - Дякуємо за посилання на wikipage.com.ua | Контакти