Оформлення пояснювальної записки

Пояснення дипломного проекту розглядається як відповідний текстовий документ оформлений згідно з державними стандартами України та стандартами технікуму.

Пояснювальну записку оформляють українською мовою згідно з ДСТУ 1,5:2003 та у відповідності до вимог Єдиної системи конструкторської документації (ЄСКД) та Єдиної системи технологічної документації (ЄСТД) на білому папері формату А4 (210 х 297 мм). Допускається використання аркушів формату А3 (297 х 420 мм), коли це необхідно.

Титульний аркуш дипломного проекту представлений в додатку Б. При його заповненні перенесення слів не дозволяється, крапки наприкінці назв спеціальності та теми випускної роботи не ставляться. На титульному аркуші повинні бути підписи, ініціали й прізвища керівника дипломного проекту, автора випускної роботи та рецензента.

Повна назва теми на титульному аркуші, в основному штампі і при написанні її в тексті повинна бути однаковою. Назви, які наводяться в тексті і на ілюстраціях, повинні бути однаковими.

Кожному звітному матеріалу присвоюється шифр, який має наступну структуру:

Перша групаявляє собою код предмета, який вивчається, тобто його код за навчальним планом даної спеціальності та скорочений запис слів курсовий проект (КП), курсова робота (КР), дипломний проект (ДП), лабораторна робота (ЛР), контрольна робота (КР).

Друга група – код спеціальності:

5.08010102 – «Землевпорядкування».

Третя група – номер навчальної групи та номер варіанту завдання.

Четверта група – скорочений запис слів, пояснювальна записка (ПЗ). На аркушах графічної частини – скорочений запис слів графічна частина (ГЧ)

Всі групи шифру повинні бути розділені між собою пропусками.

Наприклад: шифр пояснювальної записки дипломного проекту для спеціальності «Землевпорядкування»

38ДП 5.08010102 4405 ПЗ

Завдання на дипломний проект оформлять папері формату А4 (210 х 297 мм) (додаток Б). Як і на титульному аркуші перенесення слів у назві теми дипломного проекту не дозволяється і крапки наприкінці назв не ставляться. У завданні повністю вказують назву вищого закладу освіти і факультету, шифр і назву напряму підготовки, тему дипломного проекту, термін подачі студентом завершеної дипломного проекту, вихідні дані до дипломного проекту перелік питань, які потрібно опрацювати, перелік графіків і таблиць. Підписують завдання керівник дипломного проекту і студент. Затверджує завдання голова циклової комісії.

У текстових документах великого об'єму (більше десяти аркушів) складають зміст. Розміщують зміст на початку текстового матеріалу після титульного аркушу та завдання, якщо воно є.

Зміст тексту записки за необхідністю розділяють на розділи і підрозділи. Підрозділи поділяють на пункти і підпункти. Розділи повинні мати порядкові номери, позначені арабськими цифрами без крапки і записані з абзацу. Підрозділи мають нумерацію в межах кожного розділу. Номер підрозділу складається з номера розділу і підрозділу роз'єднаних крапкою. У кінці номера підрозділу крапку не ставлять. Розділи, як і підрозділи, можуть складатися з одного або декількох пунктів.

У змісті викреслюється штамп з розмірами 40x185 мм. Зразок написання змісту у додатку Г.

Усі матеріали в пояснювальній записці розміщують тільки на одній стороні сторінки (виняток – бланк завдання).

Для заповнення текстових матеріалів застосовують один із наступних способів:

- машинописний (комп'ютерний набір) – на одній стороні аркуша – колір чорний, шрифт - Times New Roman, розмір шрифту – 14пт, міжстрочний інтервал – полуторний (1,5), мова викладу – українська. Розміри робочого поля: ліве – 30 мм, верхнє і нижнє – 20 мм, праве – 10 мм. Абзац-1,25. Щільність тексту повинна бути 29-30 рядків на сторінку формату А4. Текст повинен бути набраний по ширині сторінки. Окремі слова, формули, знаки, що вписуються у надрукований текст, повинні бути чорного кольору. Щільність вписаного тексту повинна бути максимально наближена до щільності основного тексту.

- рукописний – виконують згідно «Методичних рекомендацій щодо підготовки курсових і дипломних проектів (робіт) для всіх спеціальностей аграрних вищих навчальних закладів І-ІІ освітньо - кваліфікаційних рівнів акредитації» Київ: НМЦ, 2001 - 67 с. та стандартам технікуму, текст пишуть акуратно темними чорнилами чи пастою (чорного, темно-фіолетового, темно-синього кольору) з відстанню між рядками 8-10 мм (20-25 рядків на сторінку). Весь текст має бути написаний чорнилами (пастою) одного кольору і відтінку. Застосування інших кольорів (крім зазначених) не дозволяється.

Текст матеріалу повинен бути чітким, коротким. Кожне речення повинно складатись з небагатьох, але ясних слів. Термінологія і визначення повинні бути єдиними і відповідати встановленим стандартам.

Виявлені помилки в текстових документах усувають за допомогою наклеювання поверх помилки (букви, слова) білого паперу тієї ж фактури й нанесенні нових написів. Допускається застосування спеціальних коригувальних засобів (типу "Штрих", "Редактор" і т.д.). Необхідно, щоб число виправлень на сторінці було мінімальним. При наявності на сторінці більше 4-5 виправлень вона повинна бути передрукована заново.

Структурні елементи «ЗМІСТ», «ВСТУП», «ДОДАТКИ», «СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ», «ВИСНОВКИ» тощо – не нумеруються, розташовуються по центру сторінки, а їх назви виконують друкованим шрифтом розміру 16пт.

Розділи, підрозділи повинні мати заголовки. Заголовки розділів виконують великими літерами без крапки в кінці по центру сторінки. Розмір шрифту – 16пт. Заголовки підрозділів друкуються звичайними літерами шрифтом розміру 16пт з абзацу. Пункти заголовків не мають, їх тільки нумерують з абзацу. Відстань між заголовком і текстом повинна бути три інтервали, між заголовком розділу і підрозділу – два інтервали. Кожний розділ записки починається з нової сторінки.

У записці повинні застосовуватись науково-технічні терміни, позначення і визначення, встановлені стандартами, а при їх відсутності – загальноприйняті в науково-технічній літературі.

У тексті записки не допускається:

- застосовувати розмовні звороти, техніцизми, професіоналізми;

- застосовувати для одного й того ж поняття різні науково-технічні терміни, близькі за смислом, а також іноземні слова і терміни при наявності рівнозначних слів і термінів з української мови;

- застосовувати довільні словотворення;

- застосовувати скорочення слів, крім установлених правилами української орфографії, відповідними державними стандартами;

- скорочувати позначення одиниць фізичних величин, якщо вони використовуються без цифр, за винятком одиниць фізичних величин у таблицях і в розшифруваннях буквених позначень, які входять у формули та рисунки;

- застосовувати математичний знак ( - ) перед негативними значеннями величин (слід писати слово «мінус»);

- застосовувати знак «Ø» для позначення діаметра (слід писати слово «діаметр»);

- застосовувати без числових значень математичні знаки >, <, =, ≥, ≤, ≠, №, %.

Перелік скорочень слів, що допускаються, встановлений ГОСТ 2.316-68.

У записці треба застосовувати стандартизовані одиниці фізичних величин, їх найменування і позначення відповідно до ГОСТ 8.417-81.

Застосування в записці різних систем позначення фізичних величин не допускається.

У тексті записки числові значення величин з позначенням одиниць фізичних величин і одиниць рахунку треба писати цифрами, а числа без позначення одиниць фізичних величин і одиниць рахунку до дев'яти - словами.

Абзацний відступ повинен бути однаковим по всьому тексту і рівним п’яти знакам (не менше 1 см).

Не допускається розміщувати найменування розділу, підрозділу, а також пункту й підпункту в нижній частині сторінки, якщо після нього розташований тільки один рядок тексту.

У середині розділів, пунктів або підпунктів можуть бути приведені переліки. Перед кожним переліком ставлять двокрапку. Перед кожною позицією переліку слід ставити дефіс, або малу літеру українського алфавіту з дужкою. При подальшій деталізації переліку необхідно застосовувати арабські цифри, після яких ставиться дужка, а запис виконується з абзацу, як показана в прикладі.

Якщо в записці прийнята особлива система скорочень слів або найменувань, то тоді складають перелік прийнятих скорочень, які розміщують у кінці записки перед списком використаних джерел.

Сторінки тексту слід нумерувати арабськими цифрами. Номер сторінки проставляється в верхньому правому куті без крапки в кінці.

Титульний аркуш і бланк завдання включають в загальну нумерацію сторінок записки без проставляння номера сторінки.

Ілюстрації і таблиці, розміщені на окремих аркушах включають в загальну нумерацію сторінок пояснювальної записки. Ілюстрації, таблиці на аркуші формату АЗ рахують, як одну сторінку. При більшому форматі роздрукування з ЕОМ вкладають в кінці записки в конверт.

Формули і рівняння розташовують безпосередньо після тексту, в якому вони згадуються, посередині рядка. Вище і нижче кожної формули або рівняння повинно бути залишено не менше одного вільного рядка.

Формули і рівняння в записці нумерують арабськими цифрами в межах розділу.

Номер формули або рівняння складається з номера розділу і порядкового номера формули або рівняння, відокремлених крапкою, наприклад, формула (2.1) - перша формула другого розділу.

Номер формули або рівняння указують на рівні формули або рівняння розташовують в круглих дужках у крайньому правому положенні на рядку.

Переносити формули на наступний рядок допускається тільки на знаках операцій, що виконуються, при чому знак на початку наступного рядка повторюють.

При перенесенні формули на знаку множення застосовують знак (х), рівняння (=), плюс (+ ), мінус (-).

Пояснення символів і числових коефіцієнтів, що входять до формул та рівнянь, якщо вони не пояснені раніше в тексті, повинні бути наведені безпосередньо під формулою. Пояснення кожного символу слід давати з нового рядка в тій послідовності, у якій символи приведені у формулі або рівнянні. Перший рядок пояснення повинен починатися словом «де» без двокрапки.

Кількість ілюстрацій повинна бути достатньою для пояснення тексту, що викладається. Ілюстрації (креслення, рисунки, графіки, схеми, діаграми, фотознімки) слід розміщувати безпосередньо після тексту, де вони згадуються вперше, або на наступній сторінці.

На всі ілюстрації мають бути посилання в тексті. Ілюстрації повинні мати назву і при необхідності пояснювальні дані (підрисунковий текст). Ілюстрація починається словом «Рисунок ...».

Ілюстрація нумерується арабськими цифрами, порядковою нумерацією в межах розділу. Номер ілюстрації складається з номера розділу і порядкового номера ілюстрації, відокремлених крапкою.

Слово «Рисунок ...», найменування і пояснювальні дані розміщують під ілюстрацією або збоку (при наявності вільного місця).

Цифровий матеріал, як правило, оформляють у вигляді таблиць. Таблицю слід розташовувати безпосередньо після тексту, у якому вона згадується вперше, або на наступній сторінці. Допускається розміщувати таблицю вздовж довгої сторони аркуша записки. На всі таблиці мають бути посилання в тексті записки.

Таблиці нумеруються арабськими цифрами порядковою нумерацією в межах розділу. Номер таблиці складається з номера розділу і порядкового номера таблиці, відокремлених крапкою. Наприклад, таблиця 2.1 - перша таблиця другого розділу.

Таблиця може мати назву, яку друкують (пишуть) малими літерами, крім першої великої, і розміщують над таблицею посередині. Слово «Таблиця ...» вказують один раз зліва над першою частиною таблиці. Над наступними частинами пишуть: «Продовження таблиці ...» із зазначенням номера таблиці.

Таблиця має заголовок, рядки, боковик і графи. Графи мають заголовки (підзаголовки). Висота рядків таблиці – не менше 8 мм. Розмір шрифта – 12пт, але допускається зменшення або збільшення шрифту на один порядок.

Заголовки граф і рядків таблиці слід писати з великої літери, а підзаголовки граф – з малої літери, якщо вони складають одне речення із заголовком, або з великої літери, якщо вони мають самостійне значення. У кінці заголовків і підзаголовків таблиць крапки не ставлять. Заголовки граф, як правило, записують паралельно рядкам таблиці, при необхідності допускається перпендикуляр розташування заголовків граф.

Таблиці зліва, справа і знизу, як правило обмежують лініями. Розділяти заголовки і підзаголовки боковика і граф діагональними лініями не допускається.

Графу «Номер за порядком» в таблицю включають.

Текст, який повторюється в рядках однієї і тієї ж графи і складається з поодиноких слів, що чергуються з цифрами, замінюють лапками. Текст, який складається з двох і більше слів, при першому повторі замінюють словами «теж», а далі лапками. За відсутністю в таблиці окремих даних на їх місці слід ставити тире ( – ).

Цифри в графах таблиць повинні проставлятися так, щоб розряди чисел у всіх графах були розташовані один під одним, якщо вони відносяться до одного показника. Числові значення величин в одній графі повинні мати, як правило, однакову кількість знаків після коми.

У записці можуть бути посилання на дану записку, стандарти, технічні умови та інші документи за умови, що вони повністю і однозначно визначають відповідні вимоги і не викликають труднощів у користуванні документом.

При посиланні на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, ілюстрації, таблиці, формули, додатки зазначають їх номерами. При посиланнях слід писати: «у розділі 1 ...», «дивися 3.2...», «за ...3.2.1.», «відповідно до 3.1.3.», «... на рис. 2.4...», «...у табл. 1...», «... див. 3.3...», «... за формулою (4.1)...», «... у додатку А...».

Посилання на позичені джерела оформляють у квадратних дужках, а номер джерела береться із списку використаних джерел, наприклад [2]. При посиланні на стандарти і технічні умови вказують лише їх позначення, наприклад, ГОСТ 2.105-95.

Примітки наводять у тексті, якщо необхідні пояснення або довідкові дані до записки, таблиць або графічного матеріалу. Слово «Примітка» друкують з великої літери з абзацного відступу, ставлять крапку і з великої літери в тому ж рядку подають текст примітки.