Систематизация кадровых документов
|
|
Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», а документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание) вошли в «Общероссийский классификатор управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299 (далее ОКУД) и получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».
Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по основнымкадровым процедурамразличают следующие виды кадровых документов:
1. Документация по приему на работу:
- заявление о приеме на работу;
- контракт о назначении на должность;
- приказ о приеме на работу;
- протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.
2. Документация по переводу на другую работу:
- заявление о переводе на другую работу;
- представление о переводе на другую работу;
- приказ о переводе на другую работу.
3. Документация по увольнению с работы:
- заявление об увольнении;
- приказ об увольнении;
-протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.
4. Документация по оформлению отпусков:
- график отпусков;
- заявление о предоставлении отпуска;
- приказ о предоставлении отпуска.
5. Документация по оформлению поощрений:
- представление о поощрении;
- приказ о поощрении;
- протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.
6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:
- докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
- объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
- приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
- протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.
Исходя из основных управленческих задач,комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов:
1. Организационно-правовая документация:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- штатное расписание;
- положение о структурном подразделении;
- график отпусков;
- должностные инструкции.
2. Персональная документация:
- трудовая книжка;
- личное дело;
- личная карточка работника.
3. Договорная документация:
- коллективный договор (соглашение);
- трудовой договор.
4. Распорядительная документация:
- приказы по личному составу.
5. Учетная кадровая документация:
- учетные формы (книги, журналы и другое) кадровой документации;
- документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом.
6. Информационно-справочная документация.
Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, он включает переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.
Основное назначение кадровой документации – придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
3.2. Локальные нормативные акты
3.2.1. Состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя
В составлокальныхнормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят: · Штатное расписание (статья 57 ТК РФ); · Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ); · Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ); · При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ); · График отпусков (статья 123 ТК РФ); · Правила и инструкции по охране труда.
Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ). Этикадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда. График сменности ст. 103 ТК РФ. Обязательно при наличии сменной работы
Регулирование трудовых отношений, в соответствии с Конституцией Российской Федерации, осуществляется трудовым законодательством (включая законодательство об охране труда) и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, в том числе локальными нормативными актами предприятия. Однако в настоящее время организациям предоставлены широкие возможности для самостоятельного регулирования вопросов организации труда работников и его оплаты. Систему оплаты труда, размеры тарифных ставок, окладов, премий и вознаграждений организация вправе определять самостоятельно. И все же основным документом, содержащим общие принципы регулирования трудовых правоотношений, является Трудовой кодекс, в котором установлены предельные нормы в отношении условий труда и его оплаты. На основании установленных Кодексом норм трудовых отношений на предприятии разрабатываются и утверждаются локальные нормативные акты. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Работодатель — физическое лицо, как и юридическое лицо (организация), реализует нормотворческие полномочия самостоятельно и в пределах своей компетенции, предусмотренной законом. Решая проблемы организации труда, управления персоналом работодатель — физическое лицо может принимать локальные нормативные акты. При этом необходимо отметить, если ранее некоторые локальные нормативные акты, например, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение о работе с персональными данными работников и другие, обязаны были принимать только работодатели — юридические лица, то теперь, согласно буквальному пониманию новелл ТК РФ, индивидуальные предприниматели также обязаны принимать многие локальные нормативные акты. В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят: (эти документы входят в число тех, которые инспекторы федеральной инспекции труда проверяют в первую очередь) - штатное расписание (ст. 57 ТК РФ), определяя потребность в кадрах и организуя поиск будущих работников, специалисты кадровых служб должны руководствоваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенными в штатное расписание организации; - правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190 ТК РФ), заключив трудовой договор с работодателем, работник обязан соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка; - документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (ст. 86—88 ТК РФ), Работники организации должны быть под расписку ознакомлены с такими документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области; - при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ); - очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123ТК РФ); - правила и инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ). Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников. ТК РФ предусмотрено также закрепление в локальных нормативных актах организации порядка решения следующих вопросов: - об установлении системы заработной платы, размеров тарифных ставок, окладов, различного вида выплат (ст. 135ТКРФ); - об установлении системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок (ст. 144 ТК РФ); - о введении, замене и пересмотре в организации норм труда (ст. 162 ТК РФ). Наряду с прямо предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель, осуществляя локальное нормотворчество, может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками, например: положение о персонале, положение о комиссии по трудовым спорам, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам организации и др.
3.2.2.Требования при разработке локальных нормативных актов
Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учетом следующих требований: 1. В случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, работодатель согласно ст. 72 ТК РФ должен принимать локальные нормативные акты с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. ТК РФ в отношении локальных нормативных актов, регламентирующих режим и условия труда, предусмотрено следующее: - при составлении графиков сменности работодатель учитывает мнение представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ст. 103 ТК РФ); - очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ст. 123 ТК РФ); - локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 135 ТК РФ); - локальные нормативные акты, предусматривающие введение, замену и пересмотр норм труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 162 ТК РФ); - форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ст. 136 ТК РФ); - правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ст. 190 ТК РФ); - работодатель обязан обеспечить разработку и утверждение правил и инструкций по охране труда для работников с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного уполномоченного работниками органа в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ст. 212 ТК РФ). 2. В других случаях документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для регламентирования трудовых отношений, например, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, принимаются работодателем единолично. Локальные нормативные акты нужны для того, чтобы адаптировать трудовое законодательство к особенностям конкретной организации. Они разрабатываются непосредственно в организации, касаются в целом трудового коллектива и необходимы для последующей индивидуальной работы с каждым сотрудником. Локальные нормативные акты не могут содержать норм, снижающих уровень прав и гарантий работников, установленный трудовым законодательством.Новеллой ТК РФ в отношении действия во времени локальных нормативных актов является следующее дополнение ст. 12 ТК РФ (введена Федеральным законном от 30 июня 2006 г. №90-ФЗ) распространяющее на них принцип «закон не имеет обратной силы»: «Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. В отношениях, возникших до введения в действие локального нормативного акта, указанный акт применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие». Локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие в связи с:- истечением срока действия; - отменой (признанием утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом; - вступлением в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (в случае, когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом). Часто можно услышать мнение о том, что незачем принимать локальные нормативные акты - можно открыть Трудовой кодекс РФ и работать по нему. Но сам ТК РФ требует, чтобы такие документы были в каждой организации. Даже если у вас очень маленькая фирма, состоящая всего из трех человек, и вам не нужен, скажем, график отпусков, все равно лучше его составить, положить в сейф и спокойно работать дальше. Иначе, если при проверке государственный инспектор по труду Государственной инспекции труда (Гострудинспекция) не обнаружит этого документа в наличии, штрафных санкций не миновать. В соответствии со ст. 68 ТК РФ, работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации локальными нормативными актами под расписку. Исключением является только штатное расписание. Работник вправе потребовать лишь выписку из расписания о том, сколько получают работники, занимающие должность, аналогичную его собственной должности. Если у вас организация небольшая и движение кадров невелико, то подпись работника, подтверждающая его ознакомление с документами, может быть проставлена на обороте документа или на отдельном листе, подшитом к документу. Если такой вариант вас не устраивает, можно завести отдельную книгу ознакомления с локальными нормативными актами. Возможен и третий вариант. В трудовом договоре вводится отдельный пункт об ознакомлении сотрудника с локальными нормативными актами, принятыми в организации. При этом нельзя ограничиться фразой: "с локальными нормативными актами ознакомлен", обязательно нужно перечислять, конкретно с какими документами работник ознакомлен. Обратите внимание! Со всеми нормативными документами, действующими на предприятии, вновь принимаемые работники, знакомятся до оформления с ними трудового договора. Согласно ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена ответственность за нарушение трудового законодательства в виде штрафа, налагаемого на должностных лиц, в размере от 5 до 50 МРОТ (точную сумму установит государственный инспектор по труду в зависимости от тяжести вашего проступка), а при повторном нарушении - дисквалификация (т.е. лишение физического лица права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления организации, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению организацией, а также управлять организацией на срок от одного года до трех лет.
3.2.3. Какие вопросы решаются в локальных нормативных актах
Трудовой кодекс РФ закрепил в локальных нормативных актах порядок решения следующих вопросов: - установление системы заработной платы, размеров тарифных ставок, окладов, различного вида выплат (ст. 135 ТК РФ); - установление системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок; - введение, замену и пересмотр в организации норм труда (ст. 162 ТК РФ). Наряду с прямо предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель, осуществляя локальное нормотворчество, может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками. Примерами таких документов являются положение о персонале, положение о комиссии по трудовым спорам, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам организации и др. Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учетом следующих требований: - локальные нормативные акты, регламентирующие режим и условия труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (статьи 103,123,135,144,162,190 ТК РФ); - штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции принимаются работодателем единолично; - другие локальные нормативные акты (например, положение о персонале) могут приниматься с учетом мнения представительного органа работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, так как это свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении организацией и о развитии форм социального партнерства (ст. 27 ТК РФ). Особенностью некоторых локальных нормативныхактов является их включение Госкомстатом России в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате. К таким документам относятся штатное расписание и график отпусков.
3.2.4. Лист ознакомления с локальными нормативными актами
Вариант
Лист ознакомления с локальными нормативными актами (приложение к трудовому договору от 10 апреля 2010 года № 85)
До подписания трудового договора работник ознакомлен со следующими локальными нормативными актами:
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Вариант заполнения формы Т-3
Рис.3.2. ВАРИАНТ ПРИКАЗА
Общество с ограниченной ответственностью «Парус» ООО «Парус» ПРИКАЗ «27» декабря 2009 г. № 513 – л г.Саранск Об утверждении штатного расписания. ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить и ввести в действие с 01 января 2010 года штатное расписание в количестве 150 (ста пятидесяти) единиц с месячным фондом заработной платы 2 915469,14 (два миллиона девятьсот пятнадцать тысяч четыреста шестьдесят девять) рублей 14 копеек. 2. Штатное расписание от 29.10.08г. № 4 полагать утратившими силу с 01 января 2010 года. 3. Начальнику отдела кадров Бубновой М.Ю., руководителям структурных подразделений в соответствии со статьей 57 Трудового кодекса Российской Федерации руководствоваться утвержденным штатным расписанием при оформлении приема на работу и перевода на другую работу сотрудников ООО «Парус». Директор подпись Н.К.Трубников С приказом ознакомлен:
Внесение изменений в штатное расписание
Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями. Во-первых, можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности. Во-вторых, как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности. В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим: "О внесении изменений в штатное расписание"; "Об изменении штатного расписания"; "О частичном изменении штатного расписания". В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины: - совершенствование организационной структуры компании; - проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений; - реорганизация компании; - расширение или сокращение производственной основы компании; - изменение законодательства; - оптимизация управленческой работы; - планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, устранение дублирования функций и т. д.
Вариант заполнения формы Т-3(Рис.3.1) ВАРИАНТ ПРИКАЗА
Общество с ограниченной ответственностью «Парус» ООО «Парус» ПРИКАЗ «29» декабря 2008 г. № 556 – л г.Саратов О внесении изменений в штатное расписание. В связи с проведением мероприятий, направленных на оптимизацию управленческой работы,- ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести в штатное расписание № 462-л от 29 октября 2008 года следующие изменения с 01 января 2009 года: 1. Исключить: 1.1 Организационный отдел: - должность юрисконсульт в количестве 1 штатной единицы с окладом 8 654 рублей; - должность начальник штаба ГО и ЧС в количестве 1 штатной единицы с окладом 7 981 рублей; - должность инженер по охране труда в количестве 1 штатной единицы с окладом 10 729,58 рублей; - должность делопроизводитель в количестве 1 штатной единицы с окладом 6 527,57 рублей; 1.2 Административно-управленческое подразделение - должность экономист в количестве 1 штатной единицы с окладом 10 979,10 рублей; 2. Ввести: 2.1 Административно-управленческое подразделение - должность старший экономист в количестве 1 штатной единицы с окладом 13 226,73 рублей; - должность юрисконсульт в количестве 1 штатной единицы с окладом 8 654 рублей; - должность начальник штаба ГО и ЧС в количестве 1 штатной единицы с окладом 7 981 рублей; - должность инженер по охране труда в количестве 1 штатной единицы с окладом 10 729,58 рублей; - должность делопроизводитель в количестве 1 штатной единицы с окладом 6 527,57 рублей. Основание: план совершенствования организационной структуры ООО «Парус». Директор подпись Н.К.Трубников С приказом ознакомлен:
3.2.6.Внесение изменений в документы сотрудников при изменении штатного расписания
Когда происходит изменение штатного расписания, необходимо правильно оценивать происходящие в связи с этим изменения. Когда в действующее штатное расписание вносятся новые должности, исключаются старые, происходит изменение наименования должности, создаются новые отделы, то часто эти процессы затрагивают уже работающий персонал, и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вводятся. Это могут быть: 1) переименование должности; 2) перевод; 3) переименование отдела; 4) возложение дополнительных обязанностей; 5) изменение окладов. Во всех этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить разные процедуры оформления кадровых документов. Рассмотрим все эти варианты отдельно. 1. Переименование должности имеет место, когда у сотрудника, работающего в данный момент времени и выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного распорядка рабочего дня. Однако необходимо помнить, что согласно ст. 57 ТК РФ наименование должности, специальности, профессии является существенным условием трудового договора. Статья 73 ТК РФ предусматривает, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, по инициативе работодателя допускается изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора. Обязательное условие - в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Кроме того, ч. 2 ст. 73 ТК РФ устанавливает и специальный порядок таких изменений - работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее чем за 2 месяца до их введения. Таким образом, в случае переименования должности, помимо внесения изменений в штатное расписание (путем издания приказа по основной деятельности), необходимо получить письменное согласие работника. Если работник не согласен - следует действовать в порядке, предусмотренном ст. 73 ТК РФ. После этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку Т-2 и трудовую книжку. Пример внесения записи: