ВІКІСТОРІНКА
Навигация:
Інформатика
Історія
Автоматизація
Адміністрування
Антропологія
Архітектура
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Військова наука
Виробництво
Географія
Геологія
Господарство
Демографія
Екологія
Економіка
Електроніка
Енергетика
Журналістика
Кінематографія
Комп'ютеризація
Креслення
Кулінарія
Культура
Культура
Лінгвістика
Література
Лексикологія
Логіка
Маркетинг
Математика
Медицина
Менеджмент
Металургія
Метрологія
Мистецтво
Музика
Наукознавство
Освіта
Охорона Праці
Підприємництво
Педагогіка
Поліграфія
Право
Приладобудування
Програмування
Психологія
Радіозв'язок
Релігія
Риторика
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Статистика
Технології
Торгівля
Транспорт
Фізіологія
Фізика
Філософія
Фінанси
Фармакологія


Документирование служебной командировки

Служебной командировкойсогласно ТК РФ считается поездка Работника по приказу (распоряжению) работодателя на опpеделённый срок для срок выполнения соответствующего поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

В комплект документов по оформлению командировок входят:

 

1. Приказ (распоряжение) о направленииотдельного работника (форма № Т-9) или группы работников в командировку (форма № Т-9а).

2. Командировочное удостоверение работника(ф. №Т-10).
3. Служебное задание с отчётом о его выполнении (ф. № Т-10а).

4.Авансовый отчёт (ф. № АО-1).
Приказ (распоряжение) о направлении в командировку отдельного работника или группы работников заполняется сотрудником кадровой службы, подписывается работодателем (руководителем организации) или уполномоченным им лицом. В приказе (распоряжении) о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого, а также цель, время и место командировки.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку. (Гарантии при направлении работников в служебные командировки оговорены статьями 167-168 ТК РФ).

 

Командировочное удостоверение- документ, удостоверяющий время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и времяубытия из него). Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

Служебное задание для направления в командировку и отчёт о его выполнении применяется для оформления и учёта служебного задания - для направления в командировку, а также отчёта о его выполнении.

Служебное задание составляется и подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается работодателем (руководителем организации) или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу.

Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчёт о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчётом
(ф. № АО-1).

Авансовый отчётсоставляется командированным (подотчётным лицом) и

работником бухгалтерии в одном экземпляре. На оборотной стороне формы
записывается перечень документов, подтверждающих произведенные расходы,

которыми могут быть командировочное удостоверение, квитанции, пpоездные

документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы.

Суммы затрат по оправдательным документам записываются по графам 1-6

оборотной стороны формы.
Документы, прилагаемые к отчёту, нумеруются командированным в порядке

записи в отчёте.

Следует отметить, что реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1 а лицевой стороны формы и графы 6, 8 оборотной стороны), заполняются в случае выдачи командируемому лицу денежных средств в иностранной валюте.

Бухгалтерия организации проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, правильность подсчёта сумм. По результатам проверки на оборотной стороне формы в графах 7 и 8 указываются суммы расходов, принятые к учёту, и корреспонденция счетов бухгалтерского учёта. Проверенный авансовый отчёт утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учёту. Остаток не использованного командированным аванса сдается в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается подотчётному лицу по расходному кассовому ордеру. На основании утвержденного авансового отчёта бухгалтерией организации в установленном порядке производится
списание денежных сумм.

 

Оформление отпуска

Все работники в соответствии с Трудовым кодексом РФ пользуются в течение годаосновным оплачиваемым отпуском продолжительностью 28 календарных дней с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114).

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам по графику отпусков организации в соответствии с ТК РФ (ст. 115- 119) и иными федеральными законами.

Исчисление продолжительности и стажа работы, дающего право на ежегодные оплачиваемые отпуска, установлены статьями 120,121 ТК РФ. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется в соответствии со статьей 123 ТК РФ.

При оформлении отпуска используются следующие документы:

 

1. Указаниео составлении графика отпусков;

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
УКАЗАНИЕ

00.00.0000 N 00

О графике отпусков

Для составления графика отпусков на 20_год
ПРЕДЛАГАЮ:

1. Руководителям структурных подразделений представить секретарю-референту списки работников с указанием предполагаемого срока очередного отпуска в 20_ году.

Срок представления списков «__»_______20__г.

2. Начальнику отдела персонала составить сводный график отпусков работников организации на 20 _год и представить его на утверждение директору. Срок представления графика «__»_______20_г.

Директор (подпись) И.О. Фамилия

В дело №______

Подпись исполнителя 00.00.0000

Рис. 5.1.Форма указания о подготовке графика отпусков

 

2.График отпусков (форма № Т-7).

3.Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска форма № Т-6 для одного работника, форма №Т-6а для нескольких работников.

4. 3аписка-расчёт о предоставлении отпуска работнику (форма № T-6О).

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и раньше: женщинам - перед отпуском по беременности и родам; работникам в возрасте до 18 лет; работникам,
усыновившим ребенка в возрасте до трёх месяцев, и в некоторых других случаях, предусмотренных федеральными законами. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Следует иметь ввиду, что некоторым работникам предприятия отпуск должен предоставляться в удобное для них время, например тем, кому не исполнилось 18 лет (ст. 267 ТК РФ), мужу в период нахождения жены в декретном отпуске (ст. 123 ТК РФ) и др.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Продление или перенесение отпуска, разделение его на части, отзыв из отпуска, замена денежной компенсацией осуществляются в соответствии со статьями 124-126 ТК РФ. Реализация права на отпуск при увольнении работника и предоставлении отпуска без сохранения заработной платы оговорены статьями 127, 128 ТК РФ.

Бухгалтерией организации согласно приказу (распоряжению) о предоставлении отпуска производится расчёт оплаты отпуска по форме №Т-60 , форма применяется для расчёта заработной платы и других выплат при предоставлении работнику ежегодного оплачиваемого или иных отпусков (учебных и др).

При расчёте среднего заработка для оплаты отпуска в графе 3 формы №Т-60 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчётный период, согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 6 указывается количество рабочих (календарных) дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчётном периоде. Графа «Количество часов расчётного периода» заполняется при расчёте оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный учёт рабочего времени.

Оформление личного дела

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся, как правило, на руководителей организации и её структурных подразделений, специалистов, материально ответственных лиц и некоторых других работников.

Личное дело обязательно ведется нагосударственных служащихв соответствии с Федеральным законом «Об основах государственной службы в РФ» от 31.07.1995 г. № 119-Ф3.

Оформляется личное дело отделом кадров (отделом персонала) организации после издания приказа о приеме на работу.

Формирование личных дел в настоящее время не регламентировано государственными нормативами и базируется на традициях их ведения, выработанных длительной практикой.

Первоначально в личные дела включаются документы, фиксирующие прием на работу, а затем - документы, возникающие в период деятельности работника в организации. Перечень документов, помещаемых в личное дело, зависит от должности, на которую принят работник, в каком конкретно подразделении он будет работать, какие функции будет выполнять.

Рекомендуется следующий состав и порядок расположения документовпри оформлении и ведении личного дела:

-внутренняя опись документов дела;

-резюме;

-заявление о приеме на работу;

-трудовой договор;

-приказ (распоряжение) о приеме на работу (выписка из него);

-личная карточка работника (копия);

-личный листок по учёту кадров или анкета;

-дополнение к личному листку по учёту кадров;
-фотография 9х12;

-автобиография (составляется при согласии работника);

-копии документов об образовании;

-копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);

-характеристики или рекомендательные письма.

Помимо перечисленных документов в личное дело включаются некоторые виды документов, сопровождающие прием на работу отдельных категорий специалистов, в частности:

- список научных трудов и изобретений, выписка из протокола заседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов при конкурсном замещении вакантных должностей);

- выписка из протокола собрания трудового коллектива организации (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.

В дальнейшем в процессе работы в новой организациив личное дело включаются документы:

- подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (например, копия свидетельства о браке);

- характеризующие деловые и личные качества работника: характеристика, отзывы, представления о назначении, аттестационные листы и некоторые другие документы первостепенного значения.

Личные дела имеют длительный срок хранения (75 лет).

В связи с этим в личные дела не следует включать документы, имеющие временные (до 10 лет) сроки хранения. К таким документам относятся, например, справки с места жительства, справки о жилищных условиях, о состоянии здоровья и др.

В практике работы многих кадровых служб до сих пор принято включать в состав личного дела копии приказов (выписок из них) о переводах на другую работу, освобождении от должности, поощрениях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, изменении фамилии и др. Однако вся эта информация систематически включается в «Дополнение к личному листку по учёту кадров». В связи с этим названные документы не рекомендуется включать в личное дело работника.

Особенность подготовки и хранения личных дел государственных служащих заключается в том, что они могут быть только постоянными, передаваемыми на новые места работы государственной службы. Ведения нескольких личных дел на одного и того же государственного служащего быть не должно.

Для хранения документов личного дела используются папки формата 215х 300 мм. На лицевой стороне папки по центру располагается бумажная бирка размером 52х 74 мм с наименованием документа «Личное дело №___, фамилия, имя, отчество сотрудника (в родительном падеже)».

Внутренние стороны лицевой и тыльной обложки снабжаются специальными карманами для хранения документов, которые в силу своей важности или иных причин следует хранить, не подшивая в дело.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

При работе с личным делом категорически запрещается производить исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые, извлекать из личного дела имеющиеся документы или помещать новые, разглашать сведения, содержащиеся в документах личного дела. При извлечении по указанию руководителя организации каких-либо документов из личного дела уполномоченный работник кадровой службы должен сделать во внутренней описи дела соответствующую запись.

Внутренняя опись документов содержит поисковые сведения о документах, помещенных в личное дело.

При подготовке личных дел к передаче на хранение в архив во внутренней описи предусматривается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в неё документов и количество листов внутренней описи. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных во временное пользование личных дел и предотвращения их утраты используется контрольная карточка, которая заполняется на каждое выданное дело.

В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в журнале личных дел.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Для хранения личных дел используютсясейфы или специальные шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров.

Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в архиве по алфавиту. При подготовке личного дела к передаче в архив в конце дела помещается лист-заверитель дела , который предназначен для учёта количества листов в деле и фиксации особенности их нумерации.

Работа с личными делами требует тщательного составления и оформления сопровождающих его документов.

В контрольной карточке указываются дата выдачи личного дела, кому выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, дата возвращения дела в отдел кадров. Для высланных по запросам других организаций личных дел указываются дата отправки,
адресат, исходящий номер сопроводительного письма, дата возвращения дела.

Лист-заверитель дела, как было сказано, служит для учёта количества листов в личном деле и указания особенностей их нумерации.

3аверительную надпись запрещается выносить на обложку дела или оборот листа последнего документа. В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи. В заверительной надписи оговариваются возможные особенности нумерации документов дела:

-наличие литерных и пропущенных номеров листов;

-номера листов с наклеенными фотографиями, документами;

-номера крупноформатных листов;

-номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Заверительная надпись подписывается её составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все последующие изменения в составе личного дела отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий документ.

 

 

© 2013 wikipage.com.ua - Дякуємо за посилання на wikipage.com.ua | Контакти