ВІКІСТОРІНКА
Навигация:
Інформатика
Історія
Автоматизація
Адміністрування
Антропологія
Архітектура
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Військова наука
Виробництво
Географія
Геологія
Господарство
Демографія
Екологія
Економіка
Електроніка
Енергетика
Журналістика
Кінематографія
Комп'ютеризація
Креслення
Кулінарія
Культура
Культура
Лінгвістика
Література
Лексикологія
Логіка
Маркетинг
Математика
Медицина
Менеджмент
Металургія
Метрологія
Мистецтво
Музика
Наукознавство
Освіта
Охорона Праці
Підприємництво
Педагогіка
Поліграфія
Право
Приладобудування
Програмування
Психологія
Радіозв'язок
Релігія
Риторика
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Статистика
Технології
Торгівля
Транспорт
Фізіологія
Фізика
Філософія
Фінанси
Фармакологія


Теоретичний матеріал з підготовки до практичної роботи № 13

Загальні вимоги до складання професійних документів. Текст документа. Основні реквізити. Види документів

1.Документ — основний вид ділового мовлення.

2.Види документів та їх класифікація. Стандартні і нестандартні документи.

3.Текст документа.

4.Правила оформлення документів.

Справочинство (делопроизводство) – це діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінської діяльності.

 

Документ –засіб фіксації на спеціальному матеріалі інформації про явища, події, факти, розумову діяльність людини. Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст. Щоб документ був повноцінним джерелом інформації, він повинен відповідати таким вимогам:

- бути виданим повноважним органом або особою у відповідності до своєї компетенції;

- не повинен суперечити Конституції України, діючому законодавству;

- повинен бути складений за встановленою формою, відредагований і оформлений відповідним чином.

Документи групуються за кількома ознаками:

- за найменуванням: заяви, інструкції, службові листи, розписки і т. д:

- за походженням: службові і приватні (особові):

- за місцем створення: внутрішні і зовнішні;

- за призначенням: статутні, розпорядчі, виконавчі та інформаційні:

- за формою: стандартні і нестандартні (індивідуальні);

- за терміном виконання: звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові;

- за ступенем гласності: для загального користування, службового користування, секретні, цілком секретні;

- за стадіями створення: оригінали, копії, дублікат;

- за терміном зберігання: тимчасового (10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання;

- за технікою відтворення: рукописні, відтворені механічним способом.

За функціональним призначенням документи поділяються на :

- особові (автобіографія, заява, характеристика, резюме);

- організаційні (статут, положення, інструкція, правила);

- розпорядчі (наказ, розпорядження, постанова, вказівки);

- обліково-фінансові (акт, доручення, розписка, накладна);

- господарсько-договірні (договір, трудова угода, контракт);

- довідково-інформаційні (оголошення, запрошення, довідка, доповідна і пояснювальна записки);

- спеціалізована документація (документація за родом діяльності організації).

Існує ще ряд інших класифікацій документів.

Реквізити– основні елементи, з яких складається будь-який документ. У різних видах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий; він залежить від змісту документа, його призначення й способу обробки. Кожен з них займає певне місце в документі, проте той самий реквізит у різних документах розташовується по-різному.

Основними реквізитами є:

- зображення герба республіки;

- емблема організації чи підприємства

- зображення урядових нагород

- найменування міністерства чи відомства

- найменування організації чи установи

- назва структурного підрозділу

- адресат

- резолюція

- гриф затвердження

- поштова адреса, номер телефону

- назва виду документа

- дата

- індекс

- дата вхідного документа

- місце складання або видання

- відмітка про контроль

- заголовок до тексту

- текст

- відмітка про наявність додатків

- підпис

- гриф погодження

- відмітка про завірення копії

- візи

- відмітка про виконання документа й відсилання його в справу

Текст – головний реквізит документа. Це сукупність речень (кількох чи багатьох), послідовно об`єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Він є засобом відтворення зв`язного мовлення, тобто висловлювання, пов` язаного однією темою, основною думкою та структурою. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з них – достовірність та об`єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.

Достовірнимтекст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей.

Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та висловів.

Вимоги до мови документів (до тексту документа):

Об`єктивність( відсутність суб'єктивних характеристик):

- уникати особових займенників,умовного і наказового способів дієслова, слів тип дуже, великий.

- відсутність питальних і окличних речень, прямої мови;

- уживання аналітичних форм і розщепленого присудка: не заводчани, а працівники заводу, не повніший, а більш повний, не здійснюватимуться, а будуть здійснюватися;

- переважне вживання пасивних зворотів: завод будується робітниками, лекції вивчаються студентами.

Логічна послідовність:

- тісний логічний зв'язок між реченнями;

- частотність слів з ознаками мети, причини,результативності (для цього, з цією метою, таким чином);

- чітке членування тексту на окремі пункти, абзаци, параграфи.

Переконливість і доказовість:

- викладення причини у конкретній формі з точним добором фактів і цифрових даних;

- обгрунтованість висловленої думки, доказовість матеріалу;

- лаконічність(більшість документів складає одну сторінку із залученням фактичного матеріалу у додатках). Досягається шляхом попереднього обдумування змісту, складання плану і уживання простих речень і скорочень.

Уніфікація і стандартизація:

- наявність схем побудови тексту;

- підготовка і виготовлення бланків, якщо в установі виникає більше 20 % стандартних ситуацій.

Ясність викладу і точність опису:

- точний вибір слова;

- правильне користування термінами;

- уникання професіоналізмів;

- орфографічна, пунктуаційна і граматична точність.

 

Формуляр- сукупність реквізитів документа, розташованих у певній послідовності на аркуші паперу (нестандартні документи).Особа, при складанні документа самостійно, використовує існуючі реквізити і розташовує їх за структурою необхідного документа на аркуші паперу самостійно (наприклад, складання заяви).

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки (стандартні документи).Бланк – це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що мають постійну інформацію. У бланках документів в основному використовується трафаретний текст. Застосування бланків при складанні документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.

Оформлення сторінки

Управлінські документи оформляються на папері формату А4 та А5. Для зручності з усіх боків сторінки залишають вільні поля: ліве – 35 мм; праве – не менше 8 мм, верхнє – 20 мм, нижнє – 19 мм для А4, для А5 – 16 мм.

Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга й наступні - на чистих аркушах паперу.

Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту.

Також не бажано:

- відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу;

- починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще почати новий абзац на наступній сторінці;

- переносити слово на межі сторінок, слід перенести це слово на нову сторінку.

Нумерація сторінок.

У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відст ані не менше 10 мм від краю (більше ніякі позначки не робляться).

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні у лівому верхньому кутку аркуша.

Про правила оформлення документів мова буде йти дальші, при вивченні конкретних документів і конкретних вимог до розміщення реквізитів в даному документі.

При підготовці до практичного заняття студент повинен знати теоретичний матеріал:

- визначення документа, основні вимоги до створення.

- класифікація документів

- реквізити документа, їх розташування

- вимоги до складання тексту документа

- оформлення документів

Студент повинен вміти:

- складати ділові папери управлінської документації обраної професії, грамотно писати й оформляти документи.

Робота в зошиті:

1.Перерахувати з документів, що використовуються в вашій фаховій діяльності:

- документи високого рівня стандартизації

- документи низького рівня стандартизації

 

© 2013 wikipage.com.ua - Дякуємо за посилання на wikipage.com.ua | Контакти