Сохранение документа в новом файле

Документ сохраняют в новом файле в следующих случаях:

• сразу после создания нового документа;

• при необходимости сохранить документ под новым именем;

• при необходимости сохранить документ в другом формате;

• при необходимости сохранить документ в другом месте.

Порядок действий (сохранение документа в новом файле)

1. Откройте файл Без структуры.doc в папке «Лаборат 2» на Рабочем столе.

2. Нажмите кнопку Office— откроется главное меню программы.

3. Дайте команду Сохранить как— откроется стандартное диалоговое окно Сохранение документа.

4. Выберите место сохранения документа папку «Лаборат 2» на Рабочем столе.

5. Переименуйте документ под именем «Тест1».

6. Завершив подготовку, нажмите командную кнопку Сохранить.

Автоматическое сохранение документа

Чтобы в одну минуту не потерять результаты многочасовых трудов, необходимо подключить и настроить режим автоматического сохра­нения документа.

Порядок действий (автоматическое сохранение документа)

1. Нажмите кнопку Office — откроется главное меню программы.

2. В главном меню нажмите кнопку Параметры Word — откроется одноимен­ное диалоговое окно.

3. На левой панели (панель категорий) откройте категорию Сохранение.

4. На правой панели (панель параметров) перейдите в раздел Сохранение доку­ментов.

5. Установите флажок Автосохранение.

6. С помощью счетчика задайте желаемую периодичность автосохранения в минутах. Чем производительнее компьютер, тем меньше может быть интервал. Для компьютеров категории Vista-ready достаточен интервал 10 минут.

7. Утвердите сделанные настройки и закройте диалоговое окно кнопкой ОК.

Вместе с тем, надо особо отметить, что данная настройка ни в малей­шей мере не отменяет необходимости в регулярном сохранении доку­мента. Цель автоматического сохранения — не создание резервной копии, а подготовка автоматического восстановления.

Создание резервной копии файла

В режиме автоматического сохранения создается техническая копия файла, пригодная для автоматического, но не ручного восстановле­нии документа. Между тем большинство данных теряется не из-за сбо­ем, а в результате опрометчивых действий пользователей. В подоб­ных случаях никакая автоматика уже не поможет. Здесь необходимы ручные средства, основанные на резервном копировании.

Для ручного восстановления документа в программе предусмотрено создание резервной копии при сохранении файла. Резервная копия создается в той же папке и носит то же имя, что и сохраняемый файл, с добавлением префикса Копия.Файл копии также отличается расши­рением имени (.WBK)и значком.

Несмотря на свое название, «копия» документа — вовсе не копия документа, а копия предыдущей версии документа, что намного практичнее и полезнее. При первом сохранении документа копия не соз­дается и записывается только файл. При втором сохранении ранее записанный файл сохраняется в резервной копии .WBK,а на его место записывается новая версия документа.

Далее процесс циклически повторяется, и в итоге у нас всегда имеет­ся в наличии предыдущая версия файла. В случае роковой ошибки эту копию можно загрузить и вернуться к предыдущему состоянию доку­мента. По умолчанию создание резервной копии отключено. Эту важ­ную настройку надо сделать собственноручно.

Порядок действий (включение режима создания резервной копии файла)

1. Нажмите кнопку Office — откроется главное меню программы.

2. В главном меню нажмите кнопку Параметры Word— откроется одноимен­ное диалоговое окно.

3. На панели категорий нажмите кнопку Дополнительно.

4. Прокрутите содержимое панели параметров до раздела Сохранение.

5. В этом разделе установите флажок Всегда создавать резервную копию.

6. Если флажок уже установлен предыдущей группой студентов – снять этот флажок.

7. Закрыть окно нажав на кнопку ОК.

Режимы экранного представления документа

Существует несколько режимов экранного представления докумен­тов Word. Для каждого из них существуют условия эффективного применения, на которые мы укажем в этом разделе. Переключение режимов выполняется либо средствами группы Режимы просмотра документа на вкладке Вид, либо кнопками панели представлений в правом нижнем углу окна программы (Рис. 5). Наведите курсор на любую иконку данной панели и появится подсказка с названием выбранной панели.

Режим разметки страницы

Режим разметки страницы проявляет свои лучшие качества при создании и редактировании документов. Его характерная особен­ность заключается в том, что документ в этом режиме представляет­ся согласно принципу соответствия экранного представления печат­ному.

Режим чтения

Как режим разметки страницы наиболее удобен для создания доку­ментов, так режим чтения наиболее удобен для просмотра и рецензи­рования документов.