ВІКІСТОРІНКА
Навигация:
Інформатика
Історія
Автоматизація
Адміністрування
Антропологія
Архітектура
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Військова наука
Виробництво
Географія
Геологія
Господарство
Демографія
Екологія
Економіка
Електроніка
Енергетика
Журналістика
Кінематографія
Комп'ютеризація
Креслення
Кулінарія
Культура
Культура
Лінгвістика
Література
Лексикологія
Логіка
Маркетинг
Математика
Медицина
Менеджмент
Металургія
Метрологія
Мистецтво
Музика
Наукознавство
Освіта
Охорона Праці
Підприємництво
Педагогіка
Поліграфія
Право
Приладобудування
Програмування
Психологія
Радіозв'язок
Релігія
Риторика
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Статистика
Технології
Торгівля
Транспорт
Фізіологія
Фізика
Філософія
Фінанси
Фармакологія


ТЕМА: Культура усного і писемного ділового мовлення

1. Особливості писемного мовлення.

2. Особливості усного мовлення.

3. Загальні вимоги до ділового мовлення.

4. Виразність як ознака культури мовлення.

 

Література:

  1. Коваль А.П.Культура ділового мовлення. – К.:ВШ. 1997. – с.107-118
  2. Потелло Н.Я. Теорiя i практика дiлового мовлення.- МАУП, 1999.
  3. Пентилюк М.І. Культура мови і стилістика: Підручник для гімназій гуманітарного профілю. – К.: Вежа, 1994. – 240с.

1. Характер писемного мовлення багато в чому визна­чається специфічними умовами писемного спілкування і в першу чергу — відсутністю співрозмовника в момент висловлення думки.

Усне мовлення в цьому плані виразно відрізняється від писемного: які б складні думки не висловлювали співрозмовники в процесі бесіди, вони завжди будуть спиратися на ситуацію, в якій відбувається ця розмова. Отже, реальна життєва ситуація є одним з найважли­віших чинників, що характеризують усне мовлення (во­ни, разом з тим, полегшують і спрощують спілкування). Недарма визначний мовознавець О. М. Пєшковськив писав: «Труднощі мовного спілкування зростають прямо пропорционально до числа тих, хто спілкується, і там, де одна зі сторін є невизначеною множиною, ці трудно­щі досягають максимуму».

Таку невизначену кількісно аудиторію обслуговує, як правило, писемне мовлення (адже книжки, статті, га­зети, журнали розраховані на величезну, саме «невизна­чену кількісно» аудиторію).

Одиницею писемного мовлення, тобто реаль­ним проявом його, є текст (це «ланцюг» речень, які да­ють в результаті певну якісно нову цілість). Текст ви­разно членується на абзаци—чітко об'єднані змістом і будовою відрізки тексту. Речення всередині абзаца перебувають в досить тісних смислових і граматичних зв'язках між собою. Чим же відрізняється писемна форма від усної?

1. Писемне мовлення є вторинним стосовно усно­го мовлення (воно й виникло пізніше і загалом спирає­ться на усне мовлення як на своє джерело ).

2. Писемне мовлення фіксується графічними, мате­ріальними знаками й сприймається зором. Самі по собі ці графічні знаки неоднорідні: серед них є літери україн­ського алфавіту, цифри, різні наукові символи, умовні позначки, графіки, малюнки.

3. Писемна форма дає нам можливість фіксувати ки­мось висловлене, а це забезпечує збереження й відтво­рення чийогось мовлення у просторі й часі (тобто знач­но пізніше того, як воно було висловлене).

4. Писемна мова не лише в діловому стилі, а й у ря­ді інших нехудожніх стилів, як правило, монологічна (діалоги поширені в усному мовленні та в художніх творах).

5. Оскільки користуючись писемною формою мовлен­ня, людина має можливість перечитати написане, випра­вити, поліпшити текст, остільки писемне мовлення від­значається загалом більшою регламентацією мовних засобів, ніж усне мовлення. Особливо виразно ця рег­ламентація проявляє себе в галузі лексики. Тут кожне слово чіткіше й виразніше протиставляється іншим сло­вам (близьким за змістом, але вживаним звичайно в ін­ших контекстах). Невдалий вибір слова, слово неточне, невідповідне в даному контексті, слово випадкове — не повинні мати місця в писемному тексті, де є можливість повернутися до написаного й виправити невдалі місця. Мова, у свою чергу, дає достатню кількість синоніміч­них засобів (маємо на увазі синоніми нейтрального за­барвлення, здатні заміняти один одного й у діловому тексті).

6. У зв'язку з тим, що в писемній формі мовлення відсутні такі важливі супровідні елементи усного мо­влення, як інтонація, жест, міміка, безпосередня ситуа­ція мовлення та ін., важливу роль у писемних текстах починають відігравати засоби суб'єктивно-емоційних оцінок.

Можна було б чекати, що в нехудожніх текстах, зокре­ма в діловому, поняття естетичності тексту повинне по­в'язуватися лише з ясністю й точністю викладу, а не з засобами прямого естетичного впливу на читача (як це ми спостерігаємо, наприклад, у художньому стилі). Проте при уважному зіставленні художніх і нехудожніх текстів можна виявити, що такої різкої межі між емо­ційним мовленням у широкому значенні цього слова і мовленням строго логічним провести неможливо. Мине раз мали можливість переконатися, що логічне мовлен­ня може мати емоційне забарвлення (окремі наукові статті, урочисті святкові накази, деякі види ділової ко­респонденції), а емоційне мовлення може бути строго логічним за своєю побудовою. Загалом вважається, що думка, загострена почуттям, сильніше переконує, ніж хо­лодна, байдужа, «об'єктивна» думка.

Здавалося б, таке мовне явище, як образність, абсо­лютно чуже діловому мовленню. Проте виявляється, що й цим текстам властива образність, тільки специфічна—­така, що звертається в першу чергу до інтелекту читача. Інакше й не могло бути, бо мислення людини пред­метне.

Що стосується індивідуальних рис стилю, то тут вони нетипові (прояви індивідуальності в мові ділового доку­мента розцінюються як відступ від норми).

7. Така риса писемної форми мовлення, як традиційність і певний писемний «консерватизм», проявляється в ділових паперах особливо чітко й послідовно.

Загальнообов'язкові норми графіки, орфографії тапунктуації, що діють у писемних текстах усіх стилів української мови, тут підсилюються ще строгими прави­лами побудови ділового папера (формуляром докумен­та, вимогами до способу викладу та ін.), правилами вживання стійких словосполучень, вибору лексичних одиниць та ін.

У ділових паперах набагато більше, ніж в усному діловому мовленні

витрачається праці й зусиль на спе­ціальну обробку тексту, що пояснюється прагненням компенсувати відсутність різноманітних супровідних за­собів розмовного мовлення (інтонація, жести, міміка, ситуація мовлення,) засобами лексики і синтаксису. Ця обробка можлива, проте, лише в межах наявних в укра­їнській літературній мові норм.

Сувора нормативність ділових паперів зумовлюєть­ся ще й тим, що тут спілкування з уявним читачем документа — це, власне кажучи, односторонній контакт з невизначеною аудиторією, до того ж контакт не безпосередній (як це буває під чає виступів перед великою аудиторією), а опосередкований (через папір, документ), що вимагає особливої логічної виразності тексту, дбайливого, ретельного добору мовних засобів. Не останню роль при цьому відіграють готові форми вислов­лення (т. зв. кліше), вилив яких на читача давно пере­вірений.

8. У писемній формі особливо чітко проявляється диференціація текстів за сферами спілкування. Так, деякі тексти взагалі існують лише в писемній формі (якщо ре­золюції, накази, акти можуть бути хоч прочитані перед аудиторією, то накладні, квитанції, розписки відомі лише в писемній формі й призначені виключно для сприймання їх зором, а не на слух).

9. Значну роль в житті суспільства відіграє й така особливість писемної форми мовлення, як потенціальне необмежена кількість відтворення й дублювання в то­тожній писемній формі певного документа, що необме­жене збільшує можливості його впливу.

10. У писемному тексті наявна ще така його особли­вість, як здатність бути відтвореним у живій звуковій мові. Звукове відтворення тексту не завжди буває точ­ною копією писемного тексту (Досить пригадати, як той самий текст читає декілька різних людей абопорівняти текст доповіді з її виголошенням.

Тепер розглянемо найважливіші особливості усної форми мовлення.

Усна форма мовлення відрізняється від писемної насамперед матеріальною формою реалізації: вона твориться мовним апаратом людини й сприймається на слух (як цілісний відрізок мовного потоку, а не як «ланцюжок» графічних знаків).

 

2. Усне мовлення характеризується ще й такою особ­ливістю, як непідготовленість, спонтанність. Адже усне мовлення людини — це напівусвідомлений процес: людина дуже рідко замислюється над тим, як вона розмовляє, а починаючи говорити, думає хіба що над тим, що вона скаже.

Ми дуже рідко (лише при участі в обговоренні пев­ного питання на засіданнях, зборах та ін.) спеціально готуємося перед тим, як заговорити. У переважній біль­шості спілкування навіть у діловій сфері здійснюється як непідготовлений акт.

Мало уваги приділяється формі висловлення, зо­крема пошукам нових форм. Звідси й виникає в нашому усному мовленні (не лише діловому, а й побутовому) стільки готових синтаксичних конструкцій. Сюди нале­жать «формули» привітання, прощання, поздоровлень, розмов про здоров'я, погоду; загалом побутові діалоги містять дуже багато готових «штампів», але оскільки вони полегшують іспрощують нампроцес спілкування, ми цієї їх «штампованості» не помічаємо.

 

3. Усне мовлення, порівняно з писемним, характеризується надлишковою інформативністю.

Додаткова інформація усного мовлення міститься в інтонації, в міміці, жестах, а головне — в обставинах живого спілкування мовців. Часам пауза в розмові несе в собі більше інформації, ніж усе висловлене поперед­ньо (скажімо, пауза перед відповіддю на поставлене запитання).

Таким чином, «штампованість» нашої мови — деяка лексична обмеженість її — значною мірою компенсуєть­ся обставинами спілкування.

Надлишковість усного мовлення проявляється в тому, що в наших репліках під час розмови або у виступі звучить багато слів, смислове навантаження яких мінімальне. От і виходить, що слів було вжито значно більше, ніж це потрібно для висловлення думка. Що ж це за слова? Займенники, вказівні частки, прислівники, які повторюють уже назване іншими —повнозначними — частинами мови (ось, от, так; такий, якийсь, пев­ний; таким чином, отже, так от та ін.). Надлишковість усного мовлення проявляється і в наявності багатьох повторів. При цьому повторюються як окремі слова, так і цілі словосполучення; повторюєть­ся той самий зміст, висловлений лише дещо іншими сло­вами, повторюються, дублюються емоції — вигуком (він «нерозчленовано» виражає емоції) і словосполученням або реченням, яке цей вигук «розшифровує».

Повторення має місце й тоді, коли певну інформацію ми повідомляємо логічними засобами (словом) і супро­воджуємо емоційними засобами (жестом, мімікою, ін­тонацією).

 

4. Ми іноді говоримо: «Як виразно читає» чи «Дуже виразне мовлення». Виразність мовлення — не менш важлива його якість, ніж інші. Але ця якість най­більше залежить від особи мовця, його ерудиції, знан­ня мов, мовленнєвих умінь і навичок. Мовна практика свідчить, що мовлення здатне збуджувати увагу, ви­кликати інтерес людей до сказаного чи написаного. Ці особливості культури мовлення називають вираз­ністю. У мові є невичерпні запаси виражальних за­собів, які роблять наше мовлення виразним. Це насамперед засоби художнього мовлення і засоби звуко­вого мовлення. Виразність включає в себе й образність мовлення. Ця його якість передбачає вживання слів і словосполучень у незвичному, метафоричному зна­ченні, що дає можливість образно, художньо відтво­рювати дійсність. Отже, виражальні засоби можуть бути образними і необразними. Це залежить від стилю висловлювання. Так, наприклад, виразність худож­нього стилю досягається усіма мовними засобами, а наукового тільки тими, яким образність не властива. Виразність мовлення включає такі засоби, як інтона­ція, логічний наголос, звукове оформлення тексту, емоційно забарвлені слова і вирази, фігури поетичного синтаксису. Деякі з цих засобів характерні тільки для усного мовлення.

Виразність мовлення досягається за таких умов:

1) самостійність (а не за шпаргалкою) мислення мовця;

2) інтерес мовця до того, про що він говорить чи пише;

8) добре знання мови й виражальних засобів;

4) досконале володіння стилями мовлення;

5) систематична мовна практика;

6) свідоме бажання мовця говорити або писати виразно;

7) розвинутий хист, «чуття» мови.

Виразність усного мовлення розвивається за раху­нок виразного читання, Це — мистецтво втілювати на­писане у звуковому мовленні. Виразне читання покли­кане навчити читати друкований текст, вести розмову, тобто спілкуватися між собою або з аудиторією. Мис­тецтво живого слова — це також уміння донести всі від­тінки думки до слухача. Виразність читання буває таких видів: літературне читання, поетичне читання, театра­лізоване читання, дуетне читання, читання з музичним супроводом. Найбільш поширеним є літературне читан­ня, бо кожна людина повинна уміти читати будь-який текст, написаний літературною мовою.

Виразність мовлення залежить від його звукового оформлення, що виражається в інтонації, милозвуч­ності, використанні звукоповторів тощо. І справді, зворушливо і виразно звучать рядки С. Воробкевича:

Мово рідна, слово рідне,

Хто вас забуває,

Той у грудях не серденько,

Тільки камінь має.

Щоб досягти більшої виразності, автор цих рядків використовує емоційно забарвлені слова рідна, рідне, серденько.

Виразності мовлення сприяють особливі синтак­сичні структури (фігури поетичного синтаксису): елі­псис (речення з пропущеними членами), паралелізм (речення з однорідними частинами), повтори (анафо­ра — повтор звуків чи слів на початку рядка), епіфора (повтор звуків чи слів наприкінці рядка), риторичні речення, антитеза (протиставлення) та інші.

Образність художнього мовлення досягається ши­роким використанням метафоризації. Це найбільш поширений спосіб створення образності. Метафориза­цію мовлення створюють тропи — епітети, порівнян­ня, метафори, метонімії, синекдохи та інші. Основна сфера використання тропів — художнє мовлення, але зустрічаються вони в розмовному і публіцистичному стилях.

Кожна людина повинна уміти читати та розуміти ділові папери.

У кожному конкретному випадку написання ді­лових паперів треба знати їх будову і ті мовні засоби, за допомогою яких вони оформляються.

Щоб забезпечити культуру ділового мовлення, тре­ба дотримуватись вимог, що ставляться до оформлення ділових паперів. Це такі вимоги:

1. Чітке дотримання прийнятих форм ділового
спілкування (їх будови, набору реквізитів, правильне
використання слів — рекомендуємо, наказую, доповідаю, гарантуємо, прошу, ухвалити та ін.).

2.Дотримання норм літературної мови, вживання зрозумілих, найбільш переконливих слів, уникнення русизмів.

3.Відповідність мовних засобів їх стильовому при­значенню (уникнення розмовних, емоційно-забарвле­них, діалектних, просторічних слів).

4.Логічність формування думки, чіткість і по­слідовність викладу, членування тексту відповідно до будови ділового паперу.

5.Стислість вираження думки, строга відповідність слова його значенню, об'єктивність викладу фактів.

В офіційно-діловому стилі вживаються пасивні кон­струкції: визначаються завдання, доводиться до відома, обговорюється план, встановлюються строки виконан­ня, задовольняються вимоги. У цьому стилі часто використовуються сталі конструкції (штампи): зважаючи на викладене вище; у зв'язку з тим, що; відповідно до: з огляду на те, що; прошу дозволити; взяти до уваги; взяти за основу; ми, що нижче підписались, тощо. В офі­ційно-ділових текстах переважають віддієслівні іменники: встановлення, одержання, подолання, виконання, повідомлення, забезпечення, укладання, утворення, ін­фінітивні форми: затвердити, зобов'язати, вказати, попередити, організувати. Специфічні в офіційно-діло­вому стилі вставні слова таким чином, отже, по перше, одне слово. Тексти офіційно-ділового стилю будуються у вигляді рубрик, переліків, які виділяються відповід­ними розділовими знаками.

Певні особливості має усне ділове мовлення. Най­поширенішою формою цього мовлення є телефонна розмова. Вона повинна бути економною в одержанні і передачі інформації. До мовця, що говорить по те­лефону, ставляться такі вимоги: 1) чіткість, чистота дикції; 2) середній за силою голос; 3) стислість ви­словлювання; 4) середній темп мовлення; 5) спокій­ний, ввічливий тон мовлення.

Культура ділового мовлення вимагає від мовців за­гальної культури, інтелігентності, ввічливості, знання норм літературної мови і вмінь ними користуватися.

 

 

ТЕМА: ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО ділового мовлення

1. Об’єктивність

2. Логічна послідовність.

3. Повнота інформації.

4. Ясність викладу, точність опису.

5. Свобода від суперечностей.

6. Переконливість.

7. Лаконічність.

8. Типізація мовних засобів, стандартизація мови ділових документів.

9. Традиції ділового мовлення.

10. Нормативність мовних засобів.

11. Етикет ділових паперів.

 

Література

  1. Коваль А.П.Культура ділового мовлення. – К.:ВШ. 1997. –с.107-113
  2. Потелло Н.Я. Теорiя i практика дiлового мовлення.- МАУП, 1999.

3. Пентилюк М.І. Культура мови і стилістика: Підручник для гімназій гуманітарного профілю. – К.: Вежа, 1994. – 240с.

 

1. Спочатку розглянемо найзагальніші принципи, яких слід дотримуватися при підготовці тексту документа.

Об'єктивністьзмісту документа проявляється у фор­мах вираження в ньому громадських інтересів. Ці фор­ми повинні строго відповідати нормам радянського адміністративного права. Найважливіші, найвідповідаль­ніші документи завжди є предметом колегіального, ко­лективного розгляду. Службові папери оформляються переважно від імені юридичної особи — установи або її структурного підрозділу; тому особистий момент в оцінкифактів, подій, виробничих ситуацій повинен бути зведений до мінімуму. Як відомо, більшість служ­бових документів пишеться не від першої, а від тре­тьої особи; при цьому, як правило, займенники заміню­ються іменниками: Інститут просить... Міністерство не заперечує... Заводові потрібні... Можлива й інша, теж беззайменникова, конструкція: Просимо (Прошу)... та ін.

Переважаюча форма оцінки ситуації у таких доку­ментах — це констатація дій підприємства, установи, організації, здійснених чи здійснюваних. Повна об'єктивність досягається високим ступенем безособовості, відсутністю будь-яких суб'єктивно-оцінних момен­тів у викладі, зокрема у доборі лексики, синтаксичній будові та ін.

Разом з тим, не слід впадати і в іншу крайність — у повне знеособлення усіх типів ділових документів (насамперед це стосується ділового листа). Таким чином, об'єктивність забезпечується точно знайденими пропорціями для кожного виду документів.

 

2. Логічна послідовністьвикладу особливо увиразню­ється в тих видах ділових паперів, де зовсім виключаю­ться (або якнайретельніше уникаються) суб'єктивні (експресивні, емоційні) елементи: прояви роздратуван­ня, незадоволення; привнесення особистого ставлення до справи (чи до особи) в текст документа та ін.

Ознаки логічної послідовності: тісний логічний зв'я­зок усіх компонентів документа, чітко виявлені причи­нно-наслідкові зв'язки між повідомлюваними фактами (ці зв'язки можуть виражатися як у межах одного ре­чення, так і в межах усього документа, повним його текстом), крім причинно-наслідкових зв'язків, логіч­на послідовність ділового документа може реалізувати­ся й іншими типами зв'язків: це протиставлення (воно найчастіше виражається словами проте, однак), виявлення й логічне підкреслення черговості (одночасно, спочатку, потім), мети (з цією метою, для цього, тому), результативності (отже, таким чином, в результаті, загалом); це конкретизація якогось місця в документі (наприклад, зокрема, як-от).

Логічна послідовність викладу досягається також за рахунок чіткого членування тексту документа на окремі пункти. Зовнішніми проявами такого членування є нумерація, буквені позначення, абзац та ін. Слід ма­ти на увазі, що членуванню підлягає лише такий текст документа, з якого можна виділити певну кількість абсолютно співмірних компонентів: у іншому випадку логічність викладу порушується. Членування тексту має ще один типовий прояв — це виділення головного, основного, найважливішого серед фактів, що повідом­ляються. Досягається таке членування порядком розмі­щення частин тексту, точним поділом на абзаци, вмін­ням так організувати виклад, щоб другорядне не пере­шкоджало у сприйманні основного, найважливішого.

 

3. Повнота інформації полягає у тому, що всі необхід­ні для правильного зрозуміння документа складники думки мають у тексті своє словесне вираження ніщо не пропущено, нічого не треба домислювати. Важливо також, щоб у тексті не було недомовок, двозначностей, щоб думка і її словесне вираження якомога щільніше збігалися, поєднувалися.

Повним називають документ, зміст якого вичерпує всі обставини, зв'язані з вирішенням питання, що роз­глядається.

 

4. Ясність викладу, точність опису — це дві тісно по­в'язані між собою вимоги до тексту документа. Між ними існує такий зв'язок: чим глибше працівник про­никає в сутність справи, про яку йдеться в діловому па­пері, тим точніше він про неї висловлюється і тим яс­нішою буде вона для всіх тих, хто знайомиться з цим документом. Конкретність викладу не повинна досяга­тися за рахунок повноти висвітлення питання. Тому перш ніж викласти остаточний варіант документа, тре­ба детально обдумати його, дібрати такі слова і вирази, які найбільш економно, а водночас і повно та точ­но, передадуть думку. Саме звідси і бере свій початок ясність викладу, яка базується на правильному доборі слів і словосполучень. Ясність забезпечується насампе­ред точним добором потрібного слова, правильним ко­ристуванням термінами, униканням вузьковідомчих професіоналізмів та ін. Велике значення має також чітке й точне формулювання прохань, пропозицій, на­казів, вдале виділення й наголошення основної думки та ін. Тут особливо виразно проявляється принцип до­цільності, який полягає у виборі серед близьких між со­бою слів і словосполучень найдоцільнішого в цій кон­кретній ситуації. Іноді за традицією акт, наприклад, розпочинають так: 1970 року, лютого місяця, 15 дня. Ми, що нижче підписалися, склали цей акт у тому, що...» Тут з 16 слів і чисел 12 зайвих (має значення лише да­та). Сама назва документа дає цілком достатню інфор­мацію: акт — це документ, який підтверджує певні фак­ти і складається за загальним правилом кількома осо­бами. Значить, цілком достатньо один раз перерахувати цих осіб, вказавши або їх посади, або відношення до факту, який викладається.

Ще приклад: «Видана ця довідка тов. ... в тому, що він дійсно працює на заводі... на посаді...» Тут вистачи­ло б третини слів для повної інформації (як правило, назва заводу на документі відтворюється двічі — в тек­стах штампа або на бланку і в тексті печатки).

Точність, лаконічність і водночас доступність мови документів — необхідні якості їх, а оскільки до складан­ня документів залучаються майже всі працівники уста­нов, то прагнути до максимальної лаконічності повинен кожен з них.

Особливі вимоги до точності документів, зокрема, зві­тів, ставив В. І. Ленін. Він давав конкретні вказівки що­до форми звітів: «Треба поділити звіти на 2 частини:

а) така частина, яку можна тільки розповісти (план, умови, особливості і т. д.);

б) така, яку можна й слід подати в цифрах.


5. Свобода від суперечностей — чи не найважливіша вимога серед таких, як повнота, простота, точність, яс­ність та ін. Суперечності в діловому папері проявляюналежати до різних сфер мовлення (книжні слова, професіоналізми, розмовні слова, русизми в українському тексті й навпаки), що утруднює сприймання тексту; су­перечність може проявитися і в тому, що зміст не відпо­відає синтаксичній формі (скажімо, прохання викладає­ться в такій категоричній формі, що це вже не прохання, а скоріше наказ); ще гірше, коли це суперечність смис­лового плану (наведені в тексті аргументи суперечать один одному або взаємовиключаються).

 

6. Переконливість викладу забезпечується обґрунтуванням висловленої в документі думки, доказовістю ма­теріалу, точністю в доборі фактів і цифрових даних. Пе­реконливим робить документ і вміння розмістити доказо­вий матеріал; якщо він увесь входить до основного тексту, то такий документ перетворюється на таблицю або зведення статистичних даних.

Діловий папір повинен бути коротким, у ньому му­сять знайти своє відображення лише основні, найваж­ливіші положення й аргументи; все інше оформляється окремим додатком. Не слід забувати й того, що психоло­гічні докази — поряд з логічними — мають неабияку си­лу переконання: часом вони надають діловому докумен­ту більшої переконливості, ніж кошториси, таблиці, довгі статистичні викладки, які розпорошують увагу одержувача документа (це насамперед стосується діло­вого листування)

Потреба в переконливості іноді враховується, але втілюється на практиці в аж надто поверхові й недоско­налі словесні формули. Так, зокрема, не надають ді­ловому листу особливої переконливості повторювані безліч разів прислівники типу дуже, наполегливо, негай­но, ще раз, переконливота ін. Навпаки, переходячи з листа в лист, ці слова втрачають свою первісну функ­цію бути прискорювачами дій; вони стають узвичаєни­ми, а значить — позбавленими сили переконання, дока­зовості. Тому треба дуже чітко регламентувати їх вжи­вання; лише тоді може бути збережена їх ефективність.

Переконливість є надзвичайно важливою рисою ді­лових паперів: так, наприклад, переконливо, аргументовано, доказово укладений діловий лист мо^е пришвид­шити прийняття правильного рішення, створити умови для укладання договору, змінити строки виконання зобов'язань та ін.

Отже, переконливість надає життєвості будь-якому діловому паперу, і тому вона повинна постійно бути в полі зору того, хто укладає документ.

 

7. Лаконічність викладу досягається попереднім обду­муванням змісту документа, складанням його плану (або продумуванням усіх послідовних етапів, викладу змісту), добором аргументів. Лаконічним вважається такий документ, в якому немає зайвих або «порожніх» слів, повторень, розтягненої, багатослівної аргумента­ції, плутанини в деталях та ін. Досягнути цього можна, зокрема, шляхом заміни складних речень простими, а також униканням дієприкметникових і дієприслівнико­вих зворотів, вживанням загальноприйнятих скорочень, умовних позначок і символів. Так, зокрема, лаконічніс­тю характеризуються стандартні звороти, до того ж вони потребують мінімального напруження уваги при сприйманні їх у тексті документа й цим прискорюють процес читання. Як уже зазначалося, лаконізм дося­гається за рахунок правильного добору і розміщення аргументів (кожен аспект думки має бути чітко аргу­ментований мінімальною кількістю даних).

Крім того, стислість і чіткість викладу створюється ще за рахунок правильного компонування документа: кожен аспект питання, викладеного в ньому, повинен займати певне місце в його логічній структурі й не збі­гатися з іншим аспектом. Недотримання цієї умови призводить до розтягнутості, довгих вступів, складних мотивувань, повторення вже сказаного раніше ^ Ба­жано, щоб кожен аспект змісту виділявся в окремий невеликий абзац (він може містити одне чи кілька ре­чень, які виражають закінчену думку).

 

8. Типізація мовних засобів, стандартизація мови ді­лових лаперів — одна з найактуальніших проблем діло­водства сьогоднішнього дня.

Як зазначається в ряді спеціальних досліджень з цього питання, доцільним є для кожного конкретного виду документа розробити певну схему побудови тексту й ввести її в інструкцію, узаконивши тим самим типізовані мовні засоби як оптимальний варіант. Це мають бути готові, перевірені багаторічною практикою, широко відомі словесні формули, здатні точно й недво­значно відобразити певну виробничу ситуацію. Такі стандартизовані звороти легко й швидко сприймаються; документи такого типу прості в обробці, зберіганні й відшукуванні в разі потреби.

Як відомо, процес читання документа — це процес пошуку потрібної інформації. Він здійснюється за т. зв. ключовими словами й типізованими зворотами. Ключо­ві слова дозволяють насамперед визначити вид доку­мента: це слова, вміщені у формуляри: Наказ, Поста­нова, Довідка; вони можуть міститися і в самому тексті документа, наприклад: гарантуємо — у гарантійному листі; надсилаємо — у супровідному листі та ін.

Пошук, реферування, сортування ділових паперів значно полегшуються завдяки наявності цих формаль­них ознак.

Таким чином, стандартизація мови службових доку­ментів дає можливість скоротити кількість зайвої інфор­мації, а цим самим підвищити загальну культуру діло­водства.

 

9. Традиції ділового мовлення, наявні в різних сферах ділового спілкування, також мають важливе значення. Слід культивувати і всіляко підтримувати ті з них, які допомагають висловити думку якомога чіткіше, послі­довніше, повніше й, по можливості, коротше. І навпа­ки — слід всіляко уникати тих традицій, які тяжіють до вчорашнього дня в діловому мовленні: вони ускладню­ють сприймання документа і до того ж не відповіда­ють нормам сучасної української літературної мови.

 

10. Нормативність мовних засобів ділового стилю — обов'язкова вимога до нього.

Мова ділових документів повинна насамперед від­повідати нормам загальнолітературного вжитку, тоб­то нормам сучасної української літературної мови, які безпосередньо не зв'язані з особливостями того чи іншого стилю, тих чи інших конкретних, вузькоспецифічних умов спілкування.

Вимога зрозумілості мови ділового документа якраз і означає вживання засобів літературної мови — загаль­новідомих, зрозумілих усім мовцям слів, офіційних тер­мінів літературної мови в тому значенні, яке закріплене за ними словником, усталених, загальноприйнятих та ін.

При підготовці документа необхідно враховувати, що мова не є пасивним фіксатором його змісту, вона виконує активну стимулюючу й регулюючу роль в діяль­ності органів управління. А це значить, що добір відповідних мовних конструкцій безпосередньо впливає на дієвість директивної і розпорядчої документації: точно дібраних (й далеко не однакових) мовних засобів ви­магають документи, в яких викладається прохання, за­пит, формулюються претензії, висловлюється подяка, оголошується догана та ін. Людина, що укладає їх, по­винна добре володіти українською літературною мовою, її законами й нормами, щоб кожного разу дібрати най­доцільніший і найпереконливіший мовний засіб.

 

11. Етикет ділових паперів. Наша ділова документація відображає характер суспільних відносин у виробничій, управлінській та інших сферах життя- соціалістичного суспільства. Тому питання мовного етикету в діловод­стві набуває принципового, а не приватного, суб'єктив­ного, часткового значення. Найголовнішим проявом етикету є переконливість документа. Вичерпна перекон­ливість ділового папера досягається тоді, коли уклада­чеві його вдалося якнайповніше і якнайточніше висло­вити розуміння ним громадських, а не лише вузькові­домчих чи особистих інтересів. Особисті стосунки відсуваються на задній план насамперед тому, що пере­важна більшість ділових паперів оформляється від тре­тьої, а не від першої особи (така форма звертання, як Шановний... або Високошановний... зустрічається лише в деяких гарантійних листах, а також у листах, які містять прохання, звертання або пропозицію й адресо­вані конкретній особі чи особам). Використання форми третьої особи якраз і посилює громадський характер ділового документа.

Проте повністю відмовитись від будь-яких проявів форм ввічливості в діловому папері означало б відмо­витися від узвичаєних у суспільстві традицій. Цим і пояснюється така, неодноразово висловлювана, вимо­га: «Давно пора перебороти скептицизм стосовно до словесних «форм ввічливості» й увести в ділове писем­не мовлення аспект змісту, присвячений мовному ети­кету» к

Автор цих слів, П. в. Веселов, далі висловлює жаль з приводу того, що не стало ще міцною традицією, у практиці ділового спілкування просто подякувати в листі за своєчасну відповідь, за готовність допомог­ти іншому підприємству вийти зі скрутного становища, за проявлену оперативність у роботі (Дякуємо Вам за своєчасну відповідь; Увесь колектив нашого заводу схвально зустрів Вашу пропозиціюта ін.)

Мовний етикет не вичерпується списком стандарт­них словесних зворотів, покликаних висловлювати ввіч­ливість; він повинен пронизувати діловий папір увесь, від адреси до підписів, включаючи й спосіб викладу тексту.

Так, , наприклад, лист-відмову можна розпочати прямо З констатації відмови, а можна, перш ніж сфор­мулювати відмову, пояснити, чим вона викликана. Як­що перед відмовою є переконливе логічне пояснення, а також ділова порада, як вийти з ситуації, що скла­лась, або до кого слід звернутись адресатові, то тоді відмова не справить такого різкого враження й дасть можливість продовжувати ділові стосунки.

Питання мовного етикету набуває особливої акту­альності й гостроти при складанні рекламацій, листів-претензій та інших листів-вимог. Саме в цьому виді ді­лової кореспонденції укладачеві листа доводиться особ­ливо ретельно вишукувати належну форму для викладу думки. Як свідчать факти, часто стриманий тон ви­кладу замінюється відвертими, неприхованими проява­ми роздратування, злої насмішки і навіть грубощів. А за нормами нашої радянської етики службова особа, якій доручено укладання такого важливого документа, повинна в максимально стриманій формі висловити гро­мадські інтереси свого підприємства. Адже лист, укла­дений в різкому тоні, викличе відповідь у такому ж різкому й нетерпимому тоні, що знижує ефективність ді­лового писемного спілкування і створює нервові, напру­жені стосунки між підприємствами.

Великі можливості для вираження етичної оцінки дій іншої сторони приховані в такій дієслівній категорії як активний і пасивний звороти. Порівняй­те такі дві конструкції: Ви не виконуєте мого розпорядження по здійсненню поточного ремонту мережі зовнішнього освітленняі Моє розпоря­дження про здійснення поточного ремонту в мережі зовнішнього освітлення не виконується.

У першому випадку невиконання приписується як провина цілком конкретній особі. У другому увага кон­центрується на факті невиконання, конкретний винува­тець не називається.

У тих випадках, коли треба підкреслити, що факт звершення дії має більше значення, ніж вказівку на особу діяча, використовується пасивна форма. Наприк­лад: Оплата гарантується... Лист надіслано... Ваша те­леграма одержана... Строки виконання робіт зривають­ся... Вашу пропозицію схвалено...та ін.

Активна форма звичайно надає викладові динаміз­му і вживається в тих випадках, коли необхідно вказа­ти на конкретну особу як джерело дій: Завод не гаран­тує якості виробів після двох місяців з моменту відван­таження... Головне управління не заперечує проти того, щоб...

Великі можливості в цьому плані містить відок­ремлення. Вдало застосоване відокремлення може знизити напруженість викладу, наприклад: Ваше про­хання не може бути задоволене і На жаль. Ваше прохання не може бути задоволене з таких-то при­чин.

З допомогою відокремленого звороту можна вказати на зв'язок з попереднім листуванням, продемонстрував­ши цим свою добру обізнаність з питанням, що розгля­дається, наприклад: Як Вам уже відомо, ми...

Відокремлений дієприслівниковий зворот може та­кож виступити в цій ролі, порівняйте: Уважно роз­глянувши поданий на затвердження проект, бюро вва­жає...

Користуючись дієприслівниковим зворотом, можна сформулювати причини, які були підставою для при­йняття певного рішення (зворотом звичайно розпочина­ють речення), наприклад: Враховуючи... Вважаючи... Беручи до уваги... Керуючись... та ін.

При написанні ділового листа слід пам'ятати, що очікуваний результат може бути лише підказаний, але аж ніяк не нав'язаний адресатові. Тому не слід викла­дати прохання у формі жорсткої вимоги, яка припус­кає лише одно розв'язання проблеми.

У таких випадках доречніше просити не Вашого позитивного рішення, а просто розгляду висловле­ного прохання й винесення певного рішення.

Таке ж негативне враження справляє й надмірна ввічливість (вона обтяжує мову докум

© 2013 wikipage.com.ua - Дякуємо за посилання на wikipage.com.ua | Контакти