ВІКІСТОРІНКА
Навигация:
Інформатика
Історія
Автоматизація
Адміністрування
Антропологія
Архітектура
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Військова наука
Виробництво
Географія
Геологія
Господарство
Демографія
Екологія
Економіка
Електроніка
Енергетика
Журналістика
Кінематографія
Комп'ютеризація
Креслення
Кулінарія
Культура
Культура
Лінгвістика
Література
Лексикологія
Логіка
Маркетинг
Математика
Медицина
Менеджмент
Металургія
Метрологія
Мистецтво
Музика
Наукознавство
Освіта
Охорона Праці
Підприємництво
Педагогіка
Поліграфія
Право
Приладобудування
Програмування
Психологія
Радіозв'язок
Релігія
Риторика
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Статистика
Технології
Торгівля
Транспорт
Фізіологія
Фізика
Філософія
Фінанси
Фармакологія


Опишіть принципи автоматизації роботи в Microsoft Office Word.

Коли часто доводиться вводити в документи одні й ті ж довгі назви компаній або використовувати для оформлення документівстандартні об'єкти (логотип компанії, стандартний заголовок ділового листа і т.д.), цю процедуру можна спростити за допомогою засобу, званого автотексту. Автотекст дозволяє швидко вставити в документ необхідні об'єкти та гарантує правильність при повторному введенні тексту. Ця функція дозволяє зберігати часто використовувані фрагменти тексту (або малюнка) і при необхідності швидко вставляти в текст.

В якості елементів автотексту можна визначити текст, графіку, таблиці та інші елементи оформлення документа.

У результаті виклику функції відкривається вікно діалогу «Автотекст», надаючи найбільш широкі можливості по роботі з елементами автотексту. З верхнього списку можна вибрати елемент автотексту і проглянути на його вміст.

Рис. 18. Діалогове вікно створення Автотекста

У полі Ім'я елемента відображається ім'я, запропоноване за замовчуванням Microsoft Word.Це ім'я можна залишити без змін або ввести ім'я елемента, найбільш доречне з точки зору користувача. Довжина імені обмежується 32 символами, включаючи пробіли.

Можна зберегти в елементі автотексту частина фрази, тоді потрібно вставити після неї пробіл. У цьому випадку не доведеться додавати пробіл при вставці цієї фразу в речення. Якщо фраза є стандартною частиною пропозиції, доцільно додати знаки пунктуації.

У разі необхідності в елемент автотексту можна внести зміни. Якщо який-небудь з елементів автотексту стане не потрібний, його можна видалити. Існуючий елемент автотексту можна замінити. Ці операції виконуються з допомогою вкладки Автотекст діалогового вікна Автозаміна.

Тут можна Додати новий елемент, Видалити непотрібний, Вставити один з наявних.

Автозаміна

Автозаміна - засіб для автоматичноїкорекції друкарських помилок, вставки в документ фрагментів тексту, графіки, таблиць і т.п.

Засіб автозаміни може виправляти часто зустрічаються помилки (наприклад, введення «дял» замість «для»). Справа в тому, що при побіжному друкуванні двома руками іноді одна рука випереджає іншу, при цьому, як правило, користувач не дивиться на клавіатуру. Враховуючи можливі типи помилок подібного роду, Microsoft Word передбачає близько 400 варіантів замін різних часто зустрічаються друкарських помилок. Можна доповнювати цей список своїми замінами.

Автозаміна передбачає виправлення помилково введених двох прописних літер поспіль, виправлення перший малої букви і помилкового натискання клавіші Caps Lock.

Засіб автозаміни можна використовувати для розшифровки абревіатур. Тобто можна друкувати абревіатуру, а засіб автозаміни кожен раз буде вводити її розшифровку. Особливо це зручно при введенні часто зустрічаються іноземних слів. Наприклад, при введенні «цшт» («цшт» - це «win», набране на російськійрозкладці клавіатури) Microsoft Word розшифровує її за допомогою засобу автозаміни і приводить у вигляді «Windows». У цьому випадку не доведеться кожного разу змінювати розкладкудля введення потрібного слова.

Рис. 18. Діалогове вікно Автозаміна

Вікно діалогу «Автозаміна» представлено на Рис. 18. Нижче наведено список опції вікна діалогу «Автозаміна»:

Опція Призначення
Виправляти дві великі літери на початку слова При введенні двох прописних літер поспіль в одному слові, друга велика буква замінюється на рядкову
Робити перші букви пропозиції прописними Робить першу букву кожного речення прописної
Усувати наслідки випадкового натискання CapsLock Якщо випадково почали вводити текст, натиснувши клавішу Caps Lock, Microsoft Word замінює текст набраний великими літерами на рядкові
Замінювати при введенні Автоматично виправляє текст у процесі введення
Звичайний текст Замінює введений текст у будь-якому форматі на звичайний
Форматований текст Замінює звичайний текст на форматований
Замінити Відображає ім'я елемента автозаміни - (скорочення або слово, яке потрібно автоматично замінювати в процесі введення). Слова, спочатку містяться в цьому списку, є елементами автозаміни за замовчуванням

Це засіб у деяких випадках більш зручно для вставки довгих слів, формул, малюнків у порівнянні з автотексту.

Автозаміна дозволяє створювати елементи, які замінять великі фрагменти тексту зі збереженням вихідного формату.

Microsoft Word дозволяє маніпулювати існуючими елементами автозаміни. Можна перейменувати елемент автозаміни, змінювати його вміст і видаляти елементи, в яких відпала необхідність.

Автоформат

Як випливає з назви, автоформат може форматувати документ без участі користувача. Microsoft Word самостійно вирішує проблеми, пов'язані з форматуванням. Microsoft Word робить аналіз документа, ідентифікує окремі елементи, а потім форматує текст, застосовуючи стилі підключеного шаблону.

Автоформатирование можна робити як у міру введення тексту, так і після його введення. При цьому користувач залишає за собою право прийняти чи відкинути форматування вироблене за допомогою Автоформат. Крім того, можна частково прийняти, а від частини внесених змін - відмовитися.

Автоформатирование у процесі введення, мабуть одне з найбільш вдалих засобів, що полегшують створення документа. (Мал. 18).

При автоматичному форматуванні документа, в залежності від установок, зроблених на вкладці «Автоформат», Microsoft Word виробляє такі зміни:

· До кожного абзацу застосовується стиль

· Видаляються зайві маркери абзаців

· Відступи, зроблені за допомогою клавіші Tab, замінюються на відступи абзаців

· Замість зірочок (*), дефісів (-) або аналогічних символів, використовуваних для позначення маркованих списків, вставляються символи бюлетеня

· Символи (С), (R) і (ТМ) замінюються насимволи з встановленого шрифту символавторського права, символ зареєстрованого товарного знака і символ товарного знака ã, â & ™

Рис. 18. Діалогове вікно Автоформат при введенні

Команда Автоформат здійснюєавтоматичне форматування під контролемкористувача. Можна переглянути заміни форматування, пропоновані Microsoft Word, залишаючи ті, які влаштовують, і відхиляючи невдалі.

Після автоформатування текст буде розмічено різними маркерами:

· Елементи, що підлягають видаленню, закреслені червоним.

· Елементи, вставлені в процесі автоформатування, підкреслені синім.

· Місця вставки і видалення позначені вертикальної рисою в лівому полі.

Якщо не задовільні заміни, зроблені в процесі автоматичного форматування, можна самостійно замінити на більш підходящі.

Якщо всі внесені автоформат зміни не влаштовують, можна вибрати третій варіант -Бібліотека стилів 1. Приступаючи до автоформатирование готового документа, рекомендується створити копію документа. Копія дозволить відновити вихідний документ найбільш простим чином, якщо параметри, встановлені в результаті автоматичного форматування не сподобаються.

Допоміжні словники

Обов'язковою вимогою, що пред'являються до потужних сучасним текстовим редакторам є наявність засоби перевірки орфографії. Процесперевірки орфографії зводиться до пошуку слова всловнику. Microsoft Word має основний словник і допоміжні.

Для того щоб словник міг бути використаний в ході перевірки орфографії, його потрібно підключити. Це можна зробити за допомогою вкладки «Правопис».

Одночасно може бути відкрито не більше десяти допоміжних словників. Однак чим більше відкрито словників одночасно, тим повільніше йде перевірка. Тому для прискорення перевірки, виберіть лише потрібні в даний момент словники, а решта закрийте.

Для закриття словник достатньо знятивідповідний прапорець. При перевірці тексту іноземною мовою вказати мову словникакористувача в полі Мова.

У ході перевірки орфографії можна додавати слова до словників користувача.

Існуючі словники можуть містити тисячі слів. Однак вони не можуть передбачити всіх сфер діяльності людини. Для того щоб Microsoft Word сприймав потрібні слова, їх слід внести до словника.

Однак, чим більше словник, тим довше Microsoft Word буде проводити перевірку. Тому особливо захоплюватися доповненням існуючих словників не варто. До того ж Microsoft Word дає можливість створювати власні словники з різних тематик.

За замовчуванням словник буде збережено в папці \ Windows \ MsApps \ Proof. У разі необхідності можна вказати іншу папку, в якій Microsoft Word повинен охороняти словник.

Рис. 18. Діалогове вікно Допоміжні словники

Якщо для перевірки орфографії не достатньо одного словника, можна підключити інші. Здійснюється цей процес додаванням вибраного словника в список використовуваних словників. За допомогою спеціальних кнопок у вікні діалогу «Допоміжні словники» можна додавати, змінювати і видаляти додаткові словники. Як вже говорилося вище, одночасно може бути відкрито до десяти різних словників.

Якщо потрібний словник відсутній у списку, потрібно вибрати інший диск або папку, де розташований потрібний файл.

Якщо словник вже більше не потрібен, його можна видалити.

Microsoft Word надає можливість редагування словника. Необхідність в цьому може виникнути, якщо випадково було внесено до словника помилково написане слово.

Якщо при роботі в Microsoft Word з будь-яким з іноземних мов буде потрібно перевірити орфографію на цій мові, потрібно встановитисловник відповідної мови. Придбати словник для перевірки будь-якої мови можна в місцевих філіях компанії Microsoft або у дилерів комп'ютерної продукції. Коли відповідний словник встановлено, можна перевірити орфографію тексту.

Підбір синонімів

З точки зору читабельності документа важливо, щоб в поряд стоять пропозиціях не повторювалися одні й ті ж слова. У цьому випадку можна використовувати команду Тезаурус, підбирати слова близьке за змістом - синонім.Тут, як і у випадку перевірки орфографії, Microsoft Word, використовує словник, але на цей раз словник синонімів. Якщо слово, для якого потрібно підібрати синонім, відсутня в цьому словнику, синонім підібраний не буде. Крім синонімів, ця функція дозволяє підібрати антоніми та пов'язані (однокореневі) слова.

Рис. 18. Діалогове вікно Тезарус

Перенесення слів

Перенесення слів доцільно виконувати на завершальній стадії редагування. Завдяки перенесенню слів, можна отримати більш компактний текст. Якщо перенесення не використовується, то при вирівнюванні по ширині проводиться, так звана, разгонка рядків. Це псує зовнішній вигляд тексту, оскільки деякі з рядків виявляються мало заповненими, і слова в них розташовані з великим інтервалом.

При перенесенні слова розбиваються по складах, і в них вставляються приховані символи м'якого переносу (так звані, необов'язкові дефіси). Коли виникає необхідність переносу, один із символів м'якого переносу розбиває слово на частини з урахуванням максимально можливого заповнення рядка. Таким чином, використання перенесення дозволяє більш щільно компонувати текст на сторінці. Поділ слів для перенесення в документі може здійснюватися автоматично або вручну.

Рис. 18. Автоматична розстановка перенесень

Якщо для якогось фрагменту тексту не потрібно установки автоматичного перенесення слів, то для цього фрагмента режим можна відмінити. Для цього достатньо скористатися командою Абзац меню Формат і на вкладці Розташування на сторінці встановити прапорець на Заборона автоматичного розміщення переносів.

Недоліком автоматичного перенесення є те, що не можна контролювати перенесення слів. При підготовці важливих моментів доцільно проконтролювати виконання переносу.Примусовий перенесення дозволяє здійснитиконтроль, пропонуючи на розсуд користувача варіанти для перенесення і надаючи йому можливість самостійно вирішити, де саме буде виконаний перенесення слова.

Рис. 18. Примусова розстановка переносів

У полі Варіант відображається слово, в якому Microsoft Word передбачає виконати перенесення. За допомогою дефісів пропонуються варіанти можливого перенесення, і найбільш раціональний, з точки зору Microsoft Word, буде виділено вертикальною лінією. Можна вибрати влаштовує варіант, встановивши в потрібному місці курсор.

© 2013 wikipage.com.ua - Дякуємо за посилання на wikipage.com.ua | Контакти