ВІКІСТОРІНКА
Навигация:
Інформатика
Історія
Автоматизація
Адміністрування
Антропологія
Архітектура
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Військова наука
Виробництво
Географія
Геологія
Господарство
Демографія
Екологія
Економіка
Електроніка
Енергетика
Журналістика
Кінематографія
Комп'ютеризація
Креслення
Кулінарія
Культура
Культура
Лінгвістика
Література
Лексикологія
Логіка
Маркетинг
Математика
Медицина
Менеджмент
Металургія
Метрологія
Мистецтво
Музика
Наукознавство
Освіта
Охорона Праці
Підприємництво
Педагогіка
Поліграфія
Право
Приладобудування
Програмування
Психологія
Радіозв'язок
Релігія
Риторика
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Статистика
Технології
Торгівля
Транспорт
Фізіологія
Фізика
Філософія
Фінанси
Фармакологія


ПРЕДМЕТ, ОБ'ЄКТИ І МЕТОДИ АРХІВОЗНАВСТВА

ПРЕДМЕТ, ОБ'ЄКТИ І МЕТОДИ АРХІВОЗНАВСТВА

Архівознавство – це наукова система, яка вивчає історію, теорію і практику архівної справи, її правові та економічні засади, архівний менеджмент та інформаційні системи, принципи формування і використання архівного фонду, технологію зберігання та реставрації документів.

З цього означення архівознавства як наукової системи випливає його суть як навчальної дисципліни, що висвітлює й вивчає історію, теорію і практику архівної справи.

Як кожна наука і навчальна дисципліна, архівознавство має свій предмет, об'єкт і методи дослідження. Предметом архівознавстває тенденції та закономірності становлення й розвитку архівної справи, наукові принципи роботи з документами, експертизу їхньої цінності, класифікації, відбору для зберігання, технології опрацювання і організації користування документами. Теоретичне осмислення цих проблем, вироблення методик їхнього вирішення є головним завданням архівознавства.

Об'єктами архівознавстває система архівних установ, документальні ресурси на паперових та інших носіях, органи управління архівами, науково-дослідні заклади. Серед об'єктів архівознавства чільне місце займають комплекси архівних документів, фонди, фондів. Архівні документи відбирають, оцінюють, обліковують, описують, зберігають і використовують як інформаційний об'єкт. Об'єктом українського архівознавства є також архівна україніка, під якою розуміють документальну спадщину українського народу, що відклалася у вітчизняних і зарубіжних архівах, музеях та бібліотеках.

З пріоритетних об'єктів архівознавства випливає його основна функція – розробляти теорію і методику комплектування, обліку, зберігання документів та інформування про них.

Архівознавство стало наукою завдяки тому, що спирається на загальнонаукові і специфічні методи дослідження. Сукупність цих методів і основоположних принципів науковості, історизму, об'єктивності та всебічності становить методологічну основу архівознавства. Розглянемо докладніше основні методи та принципи архівознавчого дослідження. Його підґрунтям є загальна теорія історичного пізнання, що користується універсальними методами наукового аналізу і синтезу, які дозволяють досліджувати структуру архівного фонду, аналізувати всі його елементи, ідентифікувати документи. Водночас за допомогою синтезу роблять узагальнюючі висновки і теоретичні викладки.

Пріоритетним методом архівознавства є історичний, який разом з логічним уможливлює ґрунтовне дослідження витоків і розвитку архівної справи, виявлення основних етапів формування архівної системи, виокремлення внеску провідних архівістів в архівну науку і практику, аналіз впливу конкретно-історичних чинників на стан і характер архівної галузі.

Важливу роль відіграють ретроспективний та порівняльний методи. Перший дає змогу відштовхнутися від сьогодення і поступово зануритися у архівну минувшину, виділяючи при цьому найхарактерніші риси і тенденції для кожного етапу архівного будівництва, закономірності розвитку архівознавчої думки. Завдяки другому вдається реально порівняти нові і старі знання, архівні технології, виявити приріст наукових знань і прогресивні методики опрацювання архівних фондів, модернізацію технологій їхнього зберігання і використання.

Вивчення документів як одне з найважливіших завдань архівознавства найчастіше вдається до методів історичного джерелознавства: наукової евристики, класифікації і критики джерел, їх ідентифікації тощо.

Нині в архівознавстві застосовують методи конкретно-соціологічних досліджень, статистично-математичного опрацювання матеріалів із застосуванням комп'ютерної техніки та новітніх інформаційних технологій.

Однак жоден з названих методів не є універсальним і не може абсолютизуватися. Оптимальних результатів досягають за умови комплексного використання багатьох або й усіх методів, віддаючи перевагу тим, які найповніше відбивають специфіку дослідження, його проблематику та дослідницькі завдання.

Усі компоненти архівознавства, насамперед історія, теорія і практика архівної справи, ґрунтуються на основоположних принципах науковості, історизму, об'єктивності та всебічності. Послідовне дотримання всіх цих принципів, які є

– 13 –

своєрідними правилами для дослідника, гарантом правдивого висвітлення будь-якої архівознавчої проблеми. Принцип науковості застерігає від описовості, фактографічності, кон'юнктури та заідеологізованості. Не одмінною умовою успішного архівознавчого дослідження є постійне дотримання принципу історизму. Він орієнтує дослідника на необхідність ґрунтовно з'ясовувати, як і коли виникло те чи інше явище в архівній галузі, які основні етапи у своєму розвитку воно пройшло, чим стало нині або які уроки для сьогодення випливають з минулого. Саме цей принцип вимагає від дослідника глибоко вникати в конкретно-історичні умови, в яких розвивалась архівна справа, уникати будь-яких проявів модернізації історичного процесу.

Важливе значення має принцип об'єктивності. Як відомо, об'єкти джерелознавчого і архівознавчого дослідження мають об'єктивний характер, але позначені суб'єктивізмом, оскільки створені людьми. Документи, що передаються на зберігання в архіви, в т. ч. й законодавчі акти, міжнародні угоди, є продуктом діяльності чи творчості конкретної людини або групи людей. Отже, фактор суб'єктивності присутній в самому об'єкті пізнання, і це мусить враховувати дослідник. У ролі суб'єкта щодо об'єкта вивчення виступає сам дослідник, що неминуче відбивається на його оцінках подій, явищ та осіб. Досягти об'єктивності можна лише тоді, коли дослідник враховує всі точки зору на ту чи іншу подію, зіставляє їхню аргументацію, будує і доводить оптимальні версії.

Принцип об'єктивності передбачає всебічність дослідження, що має бути нормою всіх етапів пізнавання: від пошуку, відбору і вивчення джерел та літератури до реконструкції на їхній основі подій і явищ в архівній галузі. Всебічність дослідження застерігає від упереджених схем, однобічних оцінок, замовчування подій і фактів, які “не вписуються” в дослідницьку доктрину.

Слід вказати і на принцип зв'язку архівознавства як наукової системи і навчальної дисципліни з практикою архівної справи. Він має першочергове значення для прикладних досліджень з організації архівної справи, її технологій, науково-довідкової роботи архівів. Неодмінною рисою таких досліджень повинно бути наукове обґрунтування практичних рекомендацій і пропозицій, спрямованих на вдосконалення роботи архівних установ, підвищення її ефективності. У тісному зв'язку з практикою слід проводити і дослідження з історії й теорії архівного будівництва. Історіософія позитивізму орієнтує на виявлення позитивного, прогресивного у процесах та явищах минулого, узагальнення кращого досвіду, винесення уроків з минулого, застереження від повторення помилок і негативних явищ.

Крім загальних принципів архівознавства, слід враховувати специфічні принципи ведення архівної справи. Йдеться про принципи неподільності архівних фондів, доступності архівної інформації (відкритості) та ін., про які йтиметься далі у відповідних розділах.

АРХІВИ АДМІНІСТРАТИВНИХ ТА СУДОВИХ УСТАНОВ ЛИТОВСЬКО-ПОЛЬСЬКОЇ ДОБИ (15 СТ. – 1-А ПОЛОВИНА 17 СТ.)

АРХІВИ ТА АРХІВНА СПРАВА КОЗАЦЬКО-ГЕТЬМАНСЬКОЇ УКРАЇНИ (СЕРЕДИНА 17–18 СТ.)

Монастирські архіви

Серед церковних архівів 17-18 ст. найціннішими були монастирські фонди. Монастирі – важливі церковно-політичні та соціально-економічні інституції – мали багаті бібліотеки, друкарні, скрипторії (майстерні, де переписували книги). У монастирях документи ретельно зберігали як вагомі юридичні свідчення про надані права і привілеї. Серед них – універсали гетьманів, жалувані грамоти російських царів, дарчі, купчі на землі і маєтки. Великі за обсягом архівні фонди зосередилися у древніх монастирях: Києво-Печерській лаврі, Михайлівському Золотоверхому і Михайлівському Видубицькому. Не змінилися особливості монастирських архівів як мішаних сховищ вотчинної і церковно-адміністративної документації. Поряд з практичним використанням монастирських архівних документів зростала їх роль як історичних джерел. Монастирі були місцем, де складалися хроніки та літописи.

Монастирські архіви у 18 ст. зазнали значних втрат внаслідок цілеспрямованого вилучення документів.

Переважна більшість збережених монастирських архівних фондів зосереджена нині в державних архівосховищах України.

Магнатські архіви

З діяльністю найбільших землевласників Правобережної України – князів Любомирських, Сангушків, графів Потоцьких, Браницьких та ін. пов'язано формування магнатських архівів. Одним з найбагатших, найдавніших і найбільших за обсягом магнатських архівів (займав двоповерховий будинок) був архів князів Сангушків у м. Славуті на Волині.

Значну частину магнатських архівів становили королівські грамоти на володіння, приватні акти на право власності, тестаменти, купчі, орендні контракти, інвентарі та люстрації маєтків, генеалого-родовідні матеріали (родовідні книги, метрики про хрещення, свідоцтва про шлюб, виписки із метричних книг та ін.). До приватних

1 ЦДІАК України, ф. 442, оп. 152, спр. 232"в", ч. І, арк. 251.

– 33 –

архівів різними шляхами потрапляли і документи з архівів окремих установ. Крім юридичних актів, у магнатських архівах зберігалося офіційне і приватне листування.

Документи магнатських архівів збереглися до цього часу або у вигляді компактних комплексів (магнатських фондів), наприклад архівні фонди Любомир-ських, Потоцьких, Сангушків в архівосховищах Києва та Львова, або у складі наукових документальних колекцій. Завданням сучасної архівістики є вивчення історії формування магнатських архівів, реконструкція первісних фамільних зібрань, створення міжфондових і міжархівних довідників про склад і зміст документів фамільного походження.

Архіви України 1945-1990 рр.

Повоєнний період в історії архівної справи України пов'язаний насамперед з відбудовою архівів, їхніх приміщень, з включенням до Державного архівного фонду України архівних документів Закарпатської (1945 р.) та Кримської (1954 р.) областей, з розширенням підготовки в республіці архівістів, відкриттям, зокрема, кафедри архівознавства в Київському державному університеті імені Т.Г.Шевченка (1944 р.).

– 54 –

Суттєвих змін зазнала сама архівна система УРСР. З одного боку, залишалося повне підпорядкування та підконтрольність архівної системи тоталітарному режимові. Бюрократично-адміністративне управління та панування однопартійної ідеології призводили до засекречування архівів і архівних фондів, кадрових перестановок. З іншого боку, після смерті Сталіна відбувався процес деякої лібералізації архівів, розширення доступу до них, розгортання наукових функцій архівних установ, встановлення міжнародних зв'язків українських архівістів. На розвиток архівної справи цього періоду впливали зміни у суспільно-політичному, науковому та культурному житті республіки. В період так званої хрущовської відлиги (з середини 50-х років) вживались заходи щодо розвитку основної функції архівів – задоволення потреб суспільства у ретроспективній інформації, поліпшення зберігання і використання архівних матеріалів. Підкреслюючи важливість постанови Ради Міністрів УРСР від 18 квітня 1956 р. “Про заходи по впорядкуванню режиму зберігання і кращому використанню архівних матеріалів міністерств і відомств Української РСР”, О.Мітюков зазначав, що “уряд дозволив публікацію і всебічне використання архівних матеріалів, вказавши на потребу видання путівників, описів та оглядів фондів”1. Ця постанова, яка дублювала відповідний союзний документ, підготовлений під егідою ЦК КПРС, засвідчувала посилення впливу партійно-адміністративних органів на політику і характер роботи архівних установ.

Путівники держархівів УРСР, видання яких започатковано наприкінці 50-х років, далеко неповно відбивали склад і зміст документів архівного фонду республіки. Багато архівних фондів залишалися засекреченими. Критерії засекречування визначали партійні і державні інстанції, від яких залежали архіви. Саме ці інстанції розглядали архіви як складову частину агітаційно-пропагандистського арсеналу. Встановлювалася тотальна цензура на видання збірників документів, підготовлених архівами, контролювалася діяльність видавництв. Науково-дослідна діяльність архівних установ зазнавала ідеологічних обмежень.

Поряд з державним архівним фондом зміцнювався архівний фонд КПРС. На 1959 р. в УРСР існувало 25 обласних партархівів та Партійний архів Інституту історії партії при ЦК КПУ (згодом – Архів ЦК компартії України, що проіснував до серпня 1991 р.). У 1966 р. система партархівів отримала нормативне оформлення. Секретаріат ЦК КПРС затвердив “Положення про Архівний фонд КПРС”, яке закріплювало паралельне існування двох архівних фондів.

У червні 1960 р. архівні установи республіки було передано з системи органів МВС УРСР у відання Архівного управління при Раді Міністрів УРСР. Перепідпорядкування архівів не привело до радикальних змін в архівній галузі. Архівне управління опинилося в могутній структурі партійно-бюрократичного апарату і йому відводилися здебільшого контрольно-наглядові та ідеологічні функції.

У 60-70-х роках значна увага приділялася поліпшенню умов зберігання документів, будівництву нових архівосховищ, формуванню документальної бази державних архівів, створенню системи науково-довідкового апарату, науково-дослідній і археографічній роботі архівних установ. Результатом широкої програми будівництва нових і реконструкції існуючих архівних приміщень стало введення в експлуатацію (на 1978 р.) 11 нових і 6 реконструйованих споруд держархівів, у т.ч. комплексу споруд центральних державних архівів УРСР у Києві.

Деякі нові підходи спостерігалися у формуванні документальної бази держархівів. Вони комплектувалися науково-технічною документацією (у 1969 р. у Харкові створено Центральний державний архів науково-технічної документації УРСР), документами особового походження, кінофотоматеріалами, звукозаписами.

1 30 Мітюков О.Г. Радянське архівне будівництво на Україні. — К., 1975. — С. 172-173.

– 55 –

У системі науково-довідкового апарату створювалися систематичні каталоги на основі докладного, а не вибіркового, тематичного розроблення фондів, які давали багатоаспектну інформацію про склад і зміст Державного архівного фонду. Науково-дослідні роботи архівних установ охоплювали питання з архівознавства, документознавства, археографії та інших спеціальних історичних дисциплін.

З середини 50-х років архівні установи УРСР залучалися до міжнародного співробітництва (з 1956 р. Україна стала членом Міжнародної ради архівів – МРА), брали участь у міжнародних конгресах архівістів, конференціях, “круглих столів” архівів (XVI міжнародна конференція відбулася в 1975 р. у Києві).

Процеси лібералізації архівів в умовах партійно-бюрократичної системи проходили надто повільно. Широкі кола громадськості домагалися розширення доступу до архівів. Прагнення до змін в архівній системі, її демократизації, яке стало наростати з середини 80-х років, пов'язане з горбачовською перебудовою і з усвідомленням архівістами-професіоналами своєї ролі в суспільстві. Саме “знизу” посилювались вимоги докорінних перемін в архівній галузі, приверталась увага до невідкладних потреб архівних установ. З цією метою у березні 1991 р. було засновано Спілку архівістів України – незалежну самостійну громадську організацію, яка об'єднує архівістів державних і відомчих архівів, учених, працівників культури та краєзнавців.

Архівне будівництво в Радянській Україні, як і в СРСР в цілому, перебувало в кризовому стані. Строга централізація і бюрократизація управління архівною справою, підпорядкування діяльності архівів партійній ідеології, витіснення архівів на периферію суспільного життя, заміна частини висококваліфікованих фахівців-архівістів партійними функціонерами, обмежений доступ до ретроспективної інформації, ізоляція архівів від зарубіжних архівних процесів – такі ознаки, характерні для радянського архівного будівництва, привели до кризової ситуації. Назрівала об'єктивна необхідність вироблення нової стратегії і тактики архівного будівництва на нових демократичних засадах.

ПЛАНУВАННЯ, ЗВІТНІСТЬ ТА ЕКОНОМІЧНА ДІЯЛЬНІСТЬ АРХІВІВ

Планування є складовою частиною управлінських функцій. Воно має дві форми: перспективну і поточну. Перша властива органам управління архівною справою (Головархів, державні архіви областей) і розрахована на тривалий термін. Друга – архівним установам з постійним складом документів. Вони, як правило, складають річні плани.

Виходячи з обсягу робіт, бюджету часу та кількості штатних працівників, структурні підрозділи готують пропозиції до проекту плану, який затверджує керівник установи. План має дві частини – текстову і розрахункову.

До показників плану входять: види робіт, одиниця виміру (справ, аркушів, карток тощо), норматив, обсяг робіт з розбиттям по кварталах, бюджет часу, виконавці та пояснення. Розділи плану відбивають головні напрями діяльності архіву. Структура плану може змінюватися у відповідності з вимогами часу.

Для обліку витрат часу при складанні плану дирекція архіву керується “Нормативами трудомісткості основних видів робіт, які виконуються в державних архівах України”, що затверджуються наказом начальника Головархіву України.

Наприклад, приймання справ на державне зберігання: загального діловодства – 450 справ – 1 людино-день; особового походження – 200 справ або 3, 5 тис. арк. – 1 людино-день; страхового фонду – 6 тис. кадрів – 1 людино-день.

Виконання запитів:за документами – 3 довідки – 1 людино-день; за довідковою картотекою – 9 довідок – 1 людино-день.

Підготовка: статті, огляду; наукової доповіді – 1 друк. арк. – 30 людино-днів; методичного посібника, методики, інструкції – 1 друк. арк. – 26 людино-днів.

Введення цих нормативів сприяє підвищенню продуктивності праці, уніфікації виробничих процесів, налагодженню обліку виконаних робіт.

Архіви зі змінним складом документів планують роботу відповідно до вимог державних адміністрацій, їхні плани можуть бути річними, піврічними або квартальними. Характерною особливістю їх є посилена увага до таких видів робіт, як контроль за діяльністю архівних підрозділів та служб поточного діловодства установ, підприємств і організацій, приймання документів на тимчасове зберігання та передання їх на постійне державне зберігання. В архівних установах практикують і складання індивідуальних робочих планів співробітників.

Для контролю за виконанням планових завдань в архівах використовують різні форми обліку праці. Найпоширенішою є ведення щоденників, до яких керівник відділу заносить цифрові показники рубіжного контролю. У виробничих підрозділах щомісячно, а в межах архівної установи – щоквартально підбивають підсумки виконання плану.

Державні архіви звітують за кількома статистичними формами.

Форма № 1 являє собою паспорт архівної установи, де є дані про кількість споруд, об'єм та площу архівосховищ, протяжність стелажного обладнання, кількість робочих кімнат, читальних залів, допоміжних приміщень. Далі є кількісні характеристики документів на паперовій основі (фондів, справ тощо), кіно-, фото- і фонодокументів.

– 106 –

У наступному розділі паспорта вміщено дані про кількість та стан науково-довідкового апарату (описів, книг обліку, карток, обсяг інформації, введеної до комп'ютерів тощо). Останній розділ паспорта стосується кадрового складу (всього працівників, у т.ч. керівних, спеціалістів, службовців та інших). Паспорт заповнюють за станом на 1 січня поточного року і подають до Головархіву України до 1 лютого.

Форма № 2 – звіт про виконання плану розвитку архівної справи. Складається за основними напрямами діяльності архіву: забезпечення збереженості документів, створення та розвиток науково-довідкового апарату, використання та публікація документів.

До цієї форми включають види робіт, одиницю виміру, планове завдання і фактичне виконання. Даний звіт також подають до 1 лютого.

Місцеві архівні установи зі змінним складом документів звітують за формою № 3 про стан і обсяг документів НАФ, що перебувають на відомчому зберіганні. Подають відомості про кількість установ – джерел комплектування, наявні приміщення, кількість працюючих, характеристики складу документів тощо. За цією формою архіви (архівні підрозділи) подають відомості державним архівам областей до 20 січня.

Архіви звітують і про чисельність, склад та рух працівників, які займають посади керівників і спеціалістів (форма № І-К), та про чисельність окремих категорій працівників (форма № 6-ПВ). Звіти подають до 5 січня. Крім того, складають бухгалтерську звітність за формами, встановленими для бюджетних організацій.

Як уже зазначалося, архівні установи фінансуються переважно з державного бюджету. Єдиною формою позабюджетних надходжень раніше були кошти від діяльності господарсько-розрахункових підрозділів за платне впорядкування документів міністерств і відомств, підприємств, установ та організацій.

В умовах ринкових відносин ретроспективна інформація документів є товаром. Це стимулює економічну діяльність архівних установ, розширення сфери архівних послуг. Запити фізичних та юридичних осіб можна виконувати і за плату. Найпоширенішими формами такого використання документів є виконання замовлень на виготовлення мікрофільмів чи ксерокопій. Практикують також надання документів для експонування на виставках, у телепередачах, для кінозйомок. В архіві виконуються тематичні запити, складаються історичні довідки, готуються збірники документів. Доволі поширеними є замовлення генеалогічного характеру.

Розцінки і тарифи на основні види робіт і послуг затверджує Головархів України. Ціни за виконані роботи залежать насамперед від категорії документів (унікальні, особливо цінні та інші), і від амортизаційних витрат на мікроплівку, папір, електроенергію тощо. З окремими користувачами документів можуть узгоджуватися договірні ціни. Кошти, отримані від економічної діяльності, використовують на матеріальне заохочення працівників, розвиток технічної бази, господарські потреби архіву.

Отже, основні питання організації роботи архівних установ пов'язані з соціальними функціями архівів як центрів зберігання та використання інформаційних ресурсів. Статус, завдання, форми та зміст діяльності архівів зумовлюють їхню структуру, кадровий, матеріально-технічний та фінансовий потенціал. Діяльність архівних установ регламентується нормативними актами, відбивається у планах роботи та звітах.

– 108 –

Утворення архівних колекцій

Сукупність окремих документів, що виникли в процесі діяльності різних фондоутворювачів і поєднані за однією або декількома ознаками, називається архівною колекцією. На відміну від об'єднаних архівних фондів, архівні колекції формують на основі не історичних, а логічних зв'язків: тематичного, авторського, номінального, хронологічного. Наприклад, “Колекція театральних афіш і програм”, “Колекція українського некрополя” та ін. Ці ознаки можуть виступати кожна окремо і поєднуватися між собою: тематично-номінальна, номінально-хронологічна тощо. Вибір і комбінація ознак залежить від змісту і форми документів та цілей створення колекції. Часто колекції створюють з окремих розрізнених документів, яких мало для того, щоб утворити з них самостійний фонд. Так буває, коли від установ і організацій в архіви надходять на зберігання комплекси документів, з яких лише окремі мають певну цінність. З них і утворюють архівні колекції. Переважна більшість колекцій має тематичний характер: “Колекція фотокопій документів про визвольну війну українського народу 1648-1657 рр.” та ін.

Одним з різновидів архівної колекції є персональне зібрання документів видатних державних і громадських діячів, діячів науки і культури, до яких увійшли і документи про них. Створення таких зібрань призводить до порушення принципу неподільності архівних фондів, оскільки з них вилучаються окремі документи. Тому персональні архівні колекції створюють лише в окремих випадках.

ПЕРЕЛІКИ ДОКУМЕНТІВ

Для полегшення експертизи цінності документів – складного і відповідального виду архівної діяльності – розроблено систему переліків документів,що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів.

Переліки бувають:

міжвідомчі для всіх органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств;

відомчі для установ і організацій кожного окремого міністерства чи відомства;

конкретні для кожної організації (при відсутності відповідного відомчого переліку).

Першим у незалежній Україні міжвідомчим переліком став “Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів” (К., 1997), який є основою для визначення строків зберігання документів та відбору їх для включення до складу НАФ або до знищення документів. Він охоплює всі документи, що утворюються в процесі однотипних управлінських функцій органів державної влади, місцевого самоврядування та інших установ, організацій і підприємств (частина І), а також документацію, що утворюється внаслідок виробничої і науково-технічної діяльності установ, організацій і підприємств всіх форм власності (частина II).

Зазначені в переліках строки зберігання обов'язкові для всіх установ і організацій в Україні. Жодна установа, організація і підприємство не мають права ці терміни зменшувати. Продовження (збільшення) термінів зберігання документів відбувається з подання організації відповідною архівною установою. Переліки покликані сприяти забезпеченню схоронності, організації та якісному поповненню складу НАФ. Вони можуть бути використані під час формування справ, підготовки типових, примірних і конкретних номенклатур справ, розробки схем класифікації документів та галузевих переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання, а також у роботі ЕПК державних архівних установ і ЕК організацій.

Переліки побудовано за основними напрямами діяльності організацій незалежно від їхнього статусу в ієрархічній системі управління і галузевої належності, а в межах її – за функціональним принципом призначення тієї чи іншої документації. Кожний напрямок діяльності відповідає окремому розділові переліку.

Структура типового переліку така:

1. Документи, що утворюються в управлінській діяльності: організація системи управління; прогнозування, планування, ціноутворення; фінансування, кредитування, податкова політика; облік та звітність; організація використання трудових ресурсів; робота з кадрами; соціально-культурний розвиток населення; науково-інформаційна діяльність; економічне, науково-технічне і культурне співробітництво з зарубіжними країнами; матеріально-технічне постачання; адміністративно-господарське обслуговування; діяльність громадських організацій.

2. Документи, що створюються в науково-технічній та виробничій сфері: науково-дослідна і конструкторська робота; винахідництво, раціоналізація та патентно-ліцензійна робота; проектування, будівництво, реконструкція; виробництво; якість продукції, технічний контроль, стандартизація; охорона навколишнього середовища; автоматизовані системи (АС).

– 126 –

Кожний з розділів переліку має свої підрозділи. Так, розділ 6 – “Робота з кадрами” має такі підрозділи: прийом, розподіл, переміщення та облік кадрів; підготовка кадрів, підвищення їхньої кваліфікації; проведення атестацій і встановлення кваліфікації, присвоєння вчених звань, надання наукових ступенів; нагородження, присвоєння почесних звань. Розділ 8 – “Науково-інформаційна діяльність” складається з підрозділів: науково-технічна інформація; видавнича діяльність. Така схема організації переліку стосується й інших його підрозділів.

Прикладом відомчого є “Перелік документів, які утворюються в діяльності Національного банку України, установ і організацій його системи, акціонерно-комерційних та комерційних банків України із зазначенням термінів зберігання” (К., 1996). Схема його організації хоч і має розділи, які є в типовому переліку і які відображають характерні для всіх організацій функції, але відображує специфічні для банківської системи напрями діяльності.

Розглянемо “горизонтальну” структуру типового переліку. Всі документи в його розділах і підрозділах розміщено за ступенем значущості їх видів та питань, які в них фіксуються, у логічній послідовності. Перелік містить не тільки конкретні найменування документів (графа 2), а й їхні узагальнення під назвою “документи з такого-то питання”, де після цього в дужках розкривається найменування усіх видів документів, що увійшли до узагальнюючого поняття. Терміни зберігання документів у переліку розбито на дві групи організацій. До першої групи (графа 3) віднесено організації, в діяльності яких створюються документи наукової та історико-культурної цінності і які підлягають включенню до НАФ, за списком організацій № 1. До другої групи віднесено організації допоміжного і обслуговуючого характеру (список організацій № 2), безпосередньо від яких документи до складу НАФ не надходять – графа 4. Терміни зберігання документів проставлено в 5-й графі. Примітки до них – у 6-й графі.

У відомчому переліку Національного банку України (НБУ) документи поділено на групи, що створюються в процесі діяльності: центрального апарату НБУ; регіональних управлінь НБУ та його установ; центральних апаратів акціонерно-комерційних та комерційних банків, регіональних управлінь, дирекціях і філіях акціонерно-комерційних та комерційних банків; у районних відділеннях акціонерно-комерційних банків.

Обчислення термінів зберігання документів проводять з 1 січня наступного за діловодним року. Наприклад: термін зберігання документа, створеного в діловодстві 1996 р., починає обчислюватися з 1 січня 1997 р. Терміни зберігання НТД вираховують з 1 січня того року, який наступає за роком закінчення розробки теми чи проекту. Для документів, яким встановлено термін “75 р.– В” розрахунок часу зберігання встановлюють 75 років мінус вік на час звільнення. Так, особова справа працівника, якому на дату звільнення виповнилося 25 років, підлягає зберіганню 75 р.–25 р. = 50 років. Відмітка “доки не мине потреба” означає, що документи мають тривале практичне значення і зберігаються не менше 10 років.

Інші примітки, що застосовуються в переліках, лише коментують порядок зберігання тих чи інших категорій документів – “На державне зберігання не надходить. Зберігаються в організаціях”; “За умови завершення ревізії. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ – зберігаються до винесення остаточного рішення”; “Після закінчення строку договору”; “Після затвердження”; “Після заміни новими”; “Після зняття виробів з виробництва”; “Після введення об'єкту в експлуатацію”. Позначка “ЕПК”, яку встановлено проти термінів зберігання окремих видів документів, означає, що такі документи або частина їх можуть мати наукове та історико-культурне значення і після експертизи їхньої цінності включатися до складу НАФ.

– 127 –

Усім статтям у переліках присвоєно наскрізну нумерацію. Для зручності користування переліками до кожного з них укладають алфавітний предметний покажчик на види і різновиди документів з посиланням на конкретні статті. Кожна організація і установа повинні мати повний набір переліків, які забезпечували б безперебійне функціонування діловодної та архівної роботи. Переліками (відомчими і міжвідомчими) повинна бути забезпечена кожна організація в Україні. Тому природним є постановка питання про їхню підготовку: базових – типового переліку документів, переліку документів з особового складу, для спеціальних видів документації – кіно-, фото-, фонодокументів, науково-технічної документації, а також відомчих.

Підготовка переліку – складний, тривалий (в кілька років) і відповідальний процес. Як правило, розробляють їх галузеві науково-дослідні інститути або спеціально створені для цієї мети при центральних відомствах тимчасові творчі колективи. До складу їх входять працівники діловодних та архівних служб відомчої системи, провідні спеціалісти і науковці.

Перелік рецензують всередині відомчої системи, розглядають в ЕПК міністерства або відомства, потім – у ЦЕПК Головархіву України і лише після цього затверджує керівництво, тиражують і вводять у дію. Процес укладання переліків для міністерств і відомств має постійний характер: реорганізовуються або ліквідовуються системи, створюються нові організації, з'являються нові види документації. Всі відомства систематично вносять зміни і доповнення до переліків, підтримуючи їх у робочому стані.

Кінодокументи

Кінодокумент – аудіовізуальний або зображувальний документ, зміст якого передано за допомогою кінематографічної техніки. На зберігання, як правило, приймається комплект кінодокумента, до якого входять негатив-зображення, негатив-фоно, проміжний позитив, контрольна позитивна копія, що входить до фонду користування та установочні ролики і паспорти для кольорових кінодокументів.

Основа кінодокумента – це кіноплівка, що являє собою багатошарову систему. Чорно-білі кіноплівки складаються з полімерної основи і желатинового шару, в якому дисперговані кристали солей світлочутливого срібла. Кольорові кіноплівки складаються з основи, підшару, емульсійних розподільників кольору і захисних шарів.

Для виготовлення фотографічних шарів усіх кінофотоматеріалів застосовують фотографічний желатин, який утворюється внаслідок виварювання кісток, шкіри і інших матеріалів тваринного походження. Для кольорового зображення до складу фотографічного шару вітчизняних кіноплівок входять барвники (жовтий, пурпурний, голубий), а також змочувачі, дубителі, металеве срібло, фероціанід калію. Як дубителі застосовують формалін, гліоксаль, ацетат хрому, хромокалієві галуни.

Основа світлочутливого шару кінодокументів – полімерні плівки: нітрат целюлози, вторинна ацетилцелюлоза, частково гідролізований триацетат целюлози. Нітроцелюлозна плівка складається з колоксиліну, камфори, спирту, води і висококиплячих розчинів. Ці плівки мають високі фізико-механічні якості та через легкозаймистість були поступово витіснені основами з оцтовокислих ефірів целюлози. Ацетилцелюлоза – це складний ефір, який одержують в результаті взаємодії

– 158 –

гідроксилів целюлози з оцтовою кислотою. Основа вітчизняних кіноплівок складається із плівкоутворюючих речовин (триацетат целюлози), пластифікаторів (дибутилфталат, трифенілфосфат), важколетких розчинників (бутиловий спирт).

Мікрофільми

Мікрофільм – комплект мікрофотокопій документів на рулонній плівці, об'єднаних на підставі якоїсь спільної ознаки. Основні типи мікрофільмів – рулонні мікрофільми у відрізку, мікрофіші, апертурні перфокарти, клясерні картки “джекет”. Для одержання страхових копій застосовуються рулонні мікрофільми на перфорованій і неперфорованій фотографіч

© 2013 wikipage.com.ua - Дякуємо за посилання на wikipage.com.ua | Контакти