ВІКІСТОРІНКА
Навигация:
Інформатика
Історія
Автоматизація
Адміністрування
Антропологія
Архітектура
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Військова наука
Виробництво
Географія
Геологія
Господарство
Демографія
Екологія
Економіка
Електроніка
Енергетика
Журналістика
Кінематографія
Комп'ютеризація
Креслення
Кулінарія
Культура
Культура
Лінгвістика
Література
Лексикологія
Логіка
Маркетинг
Математика
Медицина
Менеджмент
Металургія
Метрологія
Мистецтво
Музика
Наукознавство
Освіта
Охорона Праці
Підприємництво
Педагогіка
Поліграфія
Право
Приладобудування
Програмування
Психологія
Радіозв'язок
Релігія
Риторика
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Статистика
Технології
Торгівля
Транспорт
Фізіологія
Фізика
Філософія
Фінанси
Фармакологія


Типо- видова структура довідкового апарату архівів

Довідковий апарат архівів має чітку типо-видову структуру, розвиток якої відбувався від інвентарних описів до електронних довідників.

Під типо-видовою структурою довідкового апарату розуміють організований комплекс архівних довідників, відповідно до виконуваних ними функцій (горизонтальний рівень), та ієрархії комплексів документів (вертикальний рівень). Тип архівного довідника визначається його цільовим призначенням. Існують такі типи архівних довідників: Центральний фондовий каталог, фондовий каталог архіву, архівний опис, архівний каталог, путівник по фондах архіву (архівів), покажчик, огляд документів, анотований реєстр описів.

Залежно від представлених у довідниках документних комплексів усі архівні довідники поділяють на:

міжархівні, які забезпечують облік і пошук інформації у цілому по країні, а також по регіону, групі архівів, - ЦФК, путівники по архівах, тематичні путівники, тематичні огляди;

міжфондові, які забезпечують пошук документів по конкретному архіву, - список фондів архіву, путівник по фондах архіву, каталоги, тематичні огляди, покажчик фондів архіву, анотований реєстр описів фондів;

внутріфондові, які забезпечують облік і пошук документів по конкретному архівному фонду - аркуш фонду, архівний опис, покажчик описів фонду, огляд фонду.

Залежно від об'єкту описування, його аспекту, ступеня деталізації кожен тип архівного довідника має свої види, а в середині виду - підвиди. Видами архівного опису є опис справ, опис аудіовізуальних документів, монтажні листи кіно документів. До видів архівного каталогу належать систематичний, предметний (іменний, географічний, хронологічний), тематичний тощо. Видом путівника є короткий довідник по фондах архіву. Огляди бувають тематичними або фондовими. Покажчики поділяються на покажчики описів фондів та покажчики до справ (документів) - систематичні, предметні, хронологічні та ін. Відповідно до цільового призначення типу та виду архівного довідника розробляється методика його створення.

Державні архіви України ведуть роботу щодо створення принципово нових довідників - електронних версій реєстрів фондів як сегментів Національної архівної інформаційної системи.

Найважливішою ланкою довідкового апарату є архівні описи, що служать основою для складання всіх інших довідників про склад та зміст документів. Архівний опис призначений для розкриття складу і змісту одиниць зберігання (обліку) та закріплення їх систематизації всередині фонду, а також обліку справ. Описи складаються у діловодстві та архівних підрозділах установ. У державних архівах описи складаються на документи, що надійшли неописаними до архіву та під час перероблення неякісних описів, що викликано невідповідністю їх інформаційного рівня сучасним вимогам використання відомостей, що містяться в документах НАФ.

Опис складається з переліку справ (описових статей) і допоміжного довідкового апарату до нього. Описова стаття включає такі інформаційні характеристики одиниці зберігання (одиниці обліку): порядковий номер запису до опису; індекс за номенклатурою; заголовок з інформацією про оригінальність документів, спосіб їх відтворення, анотацію найцінніших документів; крайні дати; кількість аркушів. Додаткові дані можуть уміщуватися в графі для приміток, а також зазначатися строки зберігання в описах на документи довготривалого зберігання. Допоміжний довідковий апарат до опису, як правило, складається з титулу, передмови, списку скорочень, покажчиків, перевідної таблиці шифрів (якщо опис перескладався), змісту.

Описи побудовані за структурно-хронологічною, хронологічно-структурною або функціонально-хронологічною ознаками, щоб відтворити організаційний устрій та напрями діяльності фондоутворювача.

Обов'язковим елементом довідкового апарату архівів архівний каталог. Архівний каталог становить собою архівний довідник, в якому інформацію систематизовано відповідно до обраної схеми класифікації. Державні архіви розпочали планову роботу з каталогізації на початку 1960-х рр. В результаті тематичного опрацювання фондів було створено систему взаємопов'язаних і взаємодоповнюваних каталогів, різних за цільовим призначенням та структурою, що уможливило здійснення багатоаспектного пошуку документної інформації.

На відміну від описів, архівні каталоги не виконують функції обліку і складаються незалежно від фондової належності, на будь-який комплекс документів, найчастіше на фонди окремого архіву. Вторинна документна інформація представлена у каталогах у вигляді описових статей на одиниці описування, як правило, на каталожних картках.

Одиницею описування для каталогів є окремий документ (його фрагмент), група документів, справа або група справ. Каталожні картки з описовими статтями групують за рубриками класифікаційної схеми, яка містить перелік класифікаційних ділень, розміщених у певній послідовності за принципом логічної або алфавітної структури. За логічним принципом структурують систематичний, тематичний і хронологічний каталоги.

В систематичному каталозі документу інформацію представлено за галузями знань і практичної діяльності суспільства, згідно зі "Схемою єдиної класифікації документної інформації для державних архівів", що водночас є інформаційно-пошуковою системою для організації пошуку інформації в систематичному каталозі архівної установи.

Тематичний каталог складається за однією темою. Навіть при наявності систематичного тематичний каталог може бути корисним під час наукової розробки однопрофільних архівних документів і для підготовки тематичних архівних довідників. Вторинну документну інформацію в каталозі розташовують у логічній послідовності за наперед розробленою схемою.

Хронологічний каталог містить вторинну документну інформацію архіву, систематизовану за послідовно розміщеними періодами часу, що дає можливість розкрити історичні зв'язки між подіями, послідовно розглянути розвиток історичного процесу. Розділами і підрозділами класифікаційної схеми хронологічного каталогу може бути епоха, століття, або якийсь інший відрізок часу, рубриками - роки, підрубриками - конкретні дати подій, фактів, що відбулися за конкретний хронологічний період.

Предметний каталог містить вторинну документну інформацію архіву у вигляді назв предметів, явищ, розташованих в алфавітній послідовності. Рубриками предметного каталогу можуть бути предмети в широкому розумінні слова, до яких можна віднести загальні поняття ("Національне питання") і окремі ("Українська школа"), назву установи ("Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства"), назву професії ("Бандурист"), назву теорії ("Археографія"), прізвища вчених (Вернадський В. І.), назву міст ("Севастополь"), події («Референдум 1 грудня 1991 року»)

Географічний каталог містить вторинну документну інформацію про географічні й топографічні об'єкти (моря, ріки, озера, міста тощо). Він може бути як самостійним, так і частиною предметного каталогу, де за рубриками з географічними назвами зібрано інформацію про архівні документи певного архіву. Рубрики розташовують в алфавітному порядку, а підрубрики - в логічному або алфавітному. Наприклад, рубрика: Миколаїв. Підрубрики: Історія. Райони. Населення: кількість і склад, міграція. Навчальні заклади тощо.

Система каталогів архіву повинна забезпечити повноту інформації про зміст фондів архіву. Спочатку каталогізують фонди першої категорії, особливо ті, відомості яких можуть бути використані при підготовці публікації документів, складанні оглядів тощо. Каталоги містять інформацію про сутність подій, фактів, явищ, відображених у документах, які розкривають закономірності їхнього розвитку, показують характерні особливості їх прояву, про діяльність фондоутворювача або закладів його системи. Під час відбору документів для каталогізації віддають перевагу інформації про характер, напрями і підсумки діяльності установи-фондоутворювача та його системи, враховують час виникнення документа або час описуваних у документі подій, коли значення має сам історичний період; авторство та ступінь збереженості документів.

Відомості про одиницю описування, що становлять собою у сукупності описову статтю, розміщують на картці за визначеною формою (макетом, схемою). Елементи описання об'єднують у зони класифікаційних відомостей (індекс, назва рубрики та підрубрики, дата і місце події), які, крім двох останніх, мають співпадати з класифікаційною схемою каталогу; інформаційних даних (згорнуте визначення змісту одиниці описування, зазначення автора-фондоутворювача, адресата, визначення різновиду документів, оригінальності; при неодиничному описуванні у графу "Зміст" переносять заголовок справи з описів); пошукових даних (назва архіву, де зберігається документ; назва фонду, в якому знаходиться документ; назва структурної частини, в якій його було створено, архівний шифр документа, який складається з по мера фонду, номера опису, номера одиниці зберігання і номері аркушів); зовнішніх даних (мова документа, спосіб його відтворення).

Путівники можуть створюватися по фондах усіх архівів в цілому по країні, по фондах декількох архівів, по фондах окремого архіву, по окремому комплексу фондів архіву (архівів), утворюючи такі види: путівник по архівах, путівник або короткий довідник по фондах архіву, тематичний путівник. Путівник складається з описань фондів і довідкового апарату. Схема розташування описань залежить від складу фондів архіву. Найчастіше структура розділів включає перелік фондів органів державної влади і управління, громадських організацій та фондів особового походження і архівних колекцій. Всередині розділів фонди групуються у підрозділи за галузями або характером виробничої діяльності, в межах підрозділів - за ознакою підпорядкування або однотипності установ, а далі за хронологією, значимістю фондів, алфавітом назв тощо. Основна частина путівника - описання фондів складається з назв фондів, довідкових даних про фонд, короткої історичної довідки і анотації документів фонду, бібліографічного списку літератури про фонд.

Путівники і короткі довідники по фондах декількох архівів складаються за аналогічною схемою, місце зберігання фонду зазначають у його описанні. Тематичні путівники розробляються за схемами, що деталізують обрану для путівника тематику. Описання кожного архіву включає його повну назву, адресу, коротку історичну довідку, анотацію складу фондів і змісту документів архіву. Основними елементами довідкового апарату до путівників є титульний аркуш, зміст, передмова, покажчики (предметний, іменний, географічний, покажчик фондів).

Склад і зміст документів фонду за його описами розкривають такі самостійні архівні довідники як анотовані реєстри описів. Реєстри укладаються у порядку списку фондів з використанням таких елементів описання: номер і назва фонду за списком фондів, крайні дати діяльності фондоутворювача; номери описів фонду за аркушем фонду, кількість одиниць зберігання, внесених до окремого опису, їх крайні дати і стисла анотація складу і змісту документів, внесених до опису. Довідковий апарат до анотованого реєстру складають титульний аркуш, передмова, покажчик до списку фондів.

Покажчики можуть бути самостійними архівними довідниками або елементом довідкового апарату до них. Вони значно підвищують інформаційну цінність описів, каталогів, оглядів, путівників; містять додаткові відомості про документи (їх склад, історію фондів і фондоутворювачів) і полегшують користування довідниками, допомагаючи швидко отримати всі наявні у довіднику відомості про документи. Покажчики, що є самостійними архівними довідниками, складаються до описів (документів) одного фонду або сукупності їх. Покажчик до архівного довідника - перелік предметів (ключових слів), які зустрічаються у довіднику, з необхідними поясненнями і посиланнями - складають для прискорення пошуку інформації за аспектами, що не співпадають з групуванням основного тексту довідника. Орієнтуючи в інформації документів, які увійшли до архівного довідника, покажчики дають уявлення і про зміст певного комплексу. Покажчики можуть бути іменними, географічними, предметними або хронологічними. Залежно від змісту архівного довідника до нього може складатися один або декілька покажчиків.

Основним елементом покажчика є рубрика, що включає предметне поняття і пошукові дані. Предметними поняттями у покажчику можуть бути імена осіб, географічні назви, назви предметів, явищ, подій. Іменний покажчик включає прізвища, імена, псевдоніми, прізвиська. Предметами рубрик у географічному покажчику є назви держав, адміністративно-територіальних одиниць, морів, річок тощо. Предметний покажчик може бути загальним і включати предметні поняття різного характеру, а також спеціальним і складатися з однорідних предметних понять (покажчик видів документів, авторський і установ, структурний, галузевий і ін.). До складу рубрики предметного покажчика входять позначення наукових понять, історичних фактів, подій, явищ, назви установ, організацій, підприємств та ін. У хронологічному покажчику дати подій або дати документів подають у хронологічному порядку.

Основними вимогами, що висуваються при складанні покажчиків є повнота, тобто відображення усіх найсуттєвіших понять, які містяться в тексті, і точність, тобто правильність зазначення місцезнаходження інформації.

Архівні огляди включають систематизовані відомості про склад і зміст документів з джерелознавчим аналізом і призначені для інформації зацікавлених фізичних і юридичних осіб про характер і значення цих документів з метою активного використання. Огляд може давати інформацію або про документи одного фонду (огляд фонду) або декількох - за певною темою (тематичний огляд). Описання документів подають у вигляді логічно послідовної інформації у компактній узагальненій формі за однорідними групами документів і справ. Іноді вона супроводжується джерелознавчим аналізом окремих груп документів. Огляди складають на документи, актуальні для даного періоду, особливо з недостатньо розроблених проблем суспільного розвитку, а також на великі, але мало вивчені фонди.

Описання документів у огляді розміщують у певному порядку, обумовлюючи відповідно до обраної схеми побудови довідника: структурної (за структурою фондоутворювача), галузевої (за галузями або функціями діяльності фондоутворювача), хронологічної (за періодами діяльності фондоутворювача або системи однорідних установ), номінальної (за номінальною ознакою документів: журнали засідань, рукописи творів тощо), тематичної (за змістом). До складу довідкового апарату огляду входять: титульний аркуш, зміст, список скорочень; для тематичних оглядів - список фондів; у необхідних випадках - бібліографічний список.

Складовою частиною довідкового апарату архівів є інформаційно-пошукові системи. Отже, кожен вид архівного довідника створюється для виконання певних функцій (облікових або інформаційно-пошукових), на певних рівнях комплексів документів (НАФ, групи архівів, архіву, фонду, справи). Від репрезентативності відображення інформаційних багатств фондів архівними довідниками залежить підвищення інформаційних можливостей архівних зібрань.

 

Лекція № 12

© 2013 wikipage.com.ua - Дякуємо за посилання на wikipage.com.ua | Контакти