ВІКІСТОРІНКА
Навигация:
Інформатика
Історія
Автоматизація
Адміністрування
Антропологія
Архітектура
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Військова наука
Виробництво
Географія
Геологія
Господарство
Демографія
Екологія
Економіка
Електроніка
Енергетика
Журналістика
Кінематографія
Комп'ютеризація
Креслення
Кулінарія
Культура
Культура
Лінгвістика
Література
Лексикологія
Логіка
Маркетинг
Математика
Медицина
Менеджмент
Металургія
Метрологія
Мистецтво
Музика
Наукознавство
Освіта
Охорона Праці
Підприємництво
Педагогіка
Поліграфія
Право
Приладобудування
Програмування
Психологія
Радіозв'язок
Релігія
Риторика
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Статистика
Технології
Торгівля
Транспорт
Фізіологія
Фізика
Філософія
Фінанси
Фармакологія


Премія імені Ганса Крістіана Андерсена

Міжнародна премія, яку вручають за видатний внесок у дитячу літературу найкращим письменникам і художникам-ілюстраторам дитячої книги. Організована 1958 року Міжнародним комітетом із дитячої та юнацької літератури ЮНЕСКО за рекомендацією його засновника та першого президента, видатного діяча світової дитячої літератури Йєлли Лепман. Лауреатів оголошують один раз на два роки. Премія вручається 2 квітня, в день народження видатного данського казкаря Ганса Крістіана Андерсена. Для авторів дитячої літератури премія Андерсена є найпрестижнішою міжнародною нагородою. Часто її називають Малою Нобелівською премією. Найвищою та найпочеснішою з трьох премій-нагород вважається Золота медаль із профілем казкаря її присуджують найвизначнішим і прогресивнішим майстрам у галузі дитячої книги та вручають на конгресі Міжнародної ради з дитячої книги (ІВВY). Серед переможців - такі знані письменники, як Марія Ґріпе. Джеймс Крюс, Сельма Лагерлеф, Астрід Ліндгрен, Кріх Кестнер, Туве Янссон, Джанні Родарі, Ктрін Патерсон.
1973 року Почесний диплом Міжнародної премії імені Г. К. Андерсена за поему-казку «Барвінок і Весна» отримав український письменник Богдан Чалий, а 1979 року до «Почесного списку Андерсена» вписано ім'я Всеволода Нестайка та його книжку «Тореадори з Васюківки».
У 2010 лауреатом премії «за внесок у дитячу літературу став Девід Алмонд (народився 15 травня 1951 року) - англійський письменник, відомий перш за все як автор творів написаних у жанрі магічного реалізму. У 1985 році була опублікована перша книга Алмонда «Безсонні ночі», збірка оповідань, орієнтована на дорослу аудиторію. Перший дитячий роман письменника «Ськелліг» вийшов у світ в 1998 році. Книга отримала широкий успіх, на основі її сюжету було знято однойменний фільм, поставлено театральна виставу та оперу. Роман «Глина», опублікований у 2005 році був включений Американською бібліотечною асоціацією у список кращих книг для підлітків.


Премія шейха Заїда

В Арабському світі з'явилася своя літературна премія, щорічна винагорода складає 110 тисяч доларів. Премія заснована Об'єднаними Арабськими Еміратами (ОАЕ) з метою заохочення письменників із країн Близького Сходу і Північної Африки.
Премія названа на честь засновника ОАЕ, першого і беззмінного протягом 33 років президента країни шейха Заїда бен Султана Аль Нахайяна, вручається за кращі твори в таких напрямах, як художня і розвиваюча література, мистецтво, книги для дітей, періодичні видання арабською мовою. Вона покликана заохочувати і стимулювати творців і мислителів у сфері освіти, мистецтва і арабської культури, й також гуманності та пошани особистості.
Найбільш відомим лауреатом цієї нової премії став єгипетський письменник Юсеф Зідан, він отримав 50 тисяч доларів, його роман «Вельзевул» досліджує конфлікти, що виникли після того, як християнство стало офіційною релігією Римської Імперії. Церемонія нагородження відбулася 16 березня в Абу-Дабі. Окрім нього, було ще п'ять претендентів на здобуття премії, але одне лише потрапляння в число фіналістів гарантує визнання серед видатних письменників Арабського світу і переклад книжок іншими мовами. Кожен із фіналістів, включаючи Зідана, отримав 10 тис. дол. Зідану також гарантували переклад його роману англійською мовою.
Міжнародна премія за арабську літературу проводиться спільно з Фондом Букерівської премії і фінансується Фондом Еміратів, добродійною організацією, що знаходиться в Абу-Дабі.

19) ПРИЙМАННЯ ТА ПЕРВИННА ОБРОБКА ДОКУМЕНТІВ

Приймання і первинна обробка кореспонденції, що надходить до організації, здійснюється централізовано канцелярією і містить:

а) приймання кореспонденції вищих органів, яка доставляєть­ся кур´єрами протягом робочого дня;

б) приймання кореспонденції міністерств, відомств, підприємств, організацій, міської, міжміської, закордонної, яка до­ставляється працівниками міської служби пошти в абонентську скриньку організації;

в) приймання цінної кореспонденції (листи, бандеролі, посил­ки) працівником канцелярії в поштовому відділенні за дорученням;

г) приймання телеграм, які доставляються працівниками пош­тового відділення.

Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, опла­та за яку, здійснюється на підставі конвертів, де визначена сума оплати.

Кореспонденція, що надійшла після 18 години, а також у вихідні і святкові дні передається до канцелярії за реєстром за підписом особи, яка її прийняла, не пізніше 10 години першого робочого дня.

Документи, отримані працівниками організації на прийомі громадян або при виїзді в інші установи та на підприємства, пере­даються ними для реєстрації до канцелярії першого робочого дня з відміткою про час і місце отримання документа.

Проекти нормативних актів, а також проекти інших доку­ментів, що надходять на погодження, приймаються для реєстрації тільки з примірником робочої копії документа, яка після погод­ження залишається у справах організації.

Факси, що надходять на адресу організації, передаються пра­цівниками, які їх прийняли, для реєстрації до канцелярії негайно після отримання.

При надходженні машиночитаних документів канцелярія здійснює обробку супровідної документації, а машинні носії пе­редаються до Управління інформатики без зняття упаковки.

У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто" або адресовані громадським органі­заціям, а також надходження від закордонних кореспондентів, які передаються за призначенням у запечатаному вигляді під розпис. Якщо в конверті з поміткою, "особисто" знаходиться службовий документ, то після прочитання адресатом він підля­гає реєстрації у канцелярії.

Якщо при розкритті конвертів виявлено відсутність доку­мента або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру документа, про це робиться відмітка зверху на першому аркуші документа, яка підписується і датується.

Запит про надсилання документів, яких не вистачає, при не­обхідності, робить виконавець, який отримав документ для ви­конання.

У разі необхідності канцелярія складає акт у двох примірни­ках: перший разом з документом надсилається відправнику, а другий залишається у канцелярії (див. зразок).

При пошкодженні конверта робиться помітка у поштовому реєстрі та на конверті.

Конверти зберігаються і додаються до документів у тих ви­падках, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, дату відправлення і одержання або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність но­мерів документів номерам на конверті, коли лист носить особис­тий характер, а напису на конверті "особисто" немає, також до­даються до доплатної кореспонденції, усіх судових справ, пре­тензій, позовних заяв, відповідей на претензії, відзивів на позовні заяви, договорів, запитів і звернень депутатів, звернень грома­дян. Забороняється відривати марки від конвертів, які додають­ся до зазначеної кореспонденції.

Інші конверти після попереднього розгляду та реєстрації до­кументів знищуються.

Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), по­шкоджені, що унеможливлює їх виконання, або надіслані не за адресою документи повертаються канцелярії. Приймання та первинна обробка вхідної кореспонденції здійснюється канцелярією згідно з встановленим порядком (до­даток 15).

20) ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧІ ДОКУМЕНТІВ НА РОЗГЛЯД КЕРІВНИЦТВУ

На розгляд керівникові організації передаються такі доку­менти:

а) закони України, постанови Верховної Ради України;

б) укази, розпорядження Президента України;

в) постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України;

г) доручення вищих державних органів;

д) проекти нормативних документів центральних органів ви­конавчої влади;

є) протоколи засідань Кабінету Міністрів України, Президії Кабінету Міністрів України та матеріали до них;

є) запити та звернення народних депутатів України;

ж) документи нормативного характеру міністерств і відомств, а також зведення органів статистики;

з) документи, адресовані організації за підписом перших осіб (виконучих обов´язки перших осіб) міністерств, відомств, пра­воохоронних органів, а також місцевих органів виконавчої вла­ди, держадміністрацій;

и) звернення громадян;

і) повторні скарги громадян;

к) листи підприємств, організацій, установ, якщо в них ви­кладені факти неправильних дій посадових осіб організації;

л) міжнародна кореспонденція;

м) матеріали стосовно підпорядкованих керівникові підрозділів;

н) матеріали з окремих питань, вирішення яких знаходить­ся на контролі у керівника організації.

На розгляд заступникам керівника організації передаються:

а) документи, адресовані заступникам особисто;

б) кореспонденція міністерств і відомств України, а також місцевих органів виконавчої влади, держадміністрацій, крім тих, що підписані першими особами (виконуючими обов´язки пер­ших осіб);

в) кореспонденція установ, підприємств і організацій;

г) кореспонденція, що надходить від підвідомчих органів;

д) звернення громадян;

є) інші документи з питань, що віднесені до компетенції за­ступників згідно з розподілом обов´язків, а також за окремим рішенням керівника організації.

Якщо в цих документах є питання, які повинні бути вирі­шені керівником, заступники доповідають йому про це разом з необхідними матеріалами і пропозиціями.

У разі перебування керівника у відрядженні, відпустці або відсутності з інших поважних причин перелічені його докумен­ти розглядає особа, яка виконує його обов´язки.

Результати розгляду документів керівництвом фіксуються в резолюціях. Резолюція повинна містити такі обов´язкові елемен­ти:

1) прізвище виконавця (виконавців);

2) зміст дій щодо виконання завдання, передбаченого доку­ментом;

3) строк виконання;

4) підпис;

5) дата.

Вся кореспонденція після розгляду керівництвом повер­тається відповідними службами керівників не пізніше 10 годи­ни наступного робочого дня до канцелярії для оформлення, а ту, що надійшла о 10 годині ранку — не пізніше 12 години.

Канцелярія за результатами розгляду кореспонденції керів­ництвом оформляє необхідну кількість примірників реєстра­ційно-контрольних карток і організовує доставку розглянутої кореспонденції до виконавців, зазначених у резолюціях. Отри­мання документів засвідчується підписом особи, яка отримала документ, з проставлянням дати та індексу (додаток 7) у відпо­відних реєстраційних формах.

Якщо в резолюції керівництва визначено виконавцями до­кумента два (або більше) структурні підрозділи (посадові осо­би), то документ направляється відповідальному виконавцю — структурному підрозділу (посадовій особі), що значиться у ре­золюції першим або відмічено словом "скликання". Відпові­дальний виконавець визначає порядок виконання доручення та передає документ через канцелярію для опрацювання співвиконавцями. В окремих випадках копія документа направляєть­ся одночасно всім виконавцям. Оригінал залишається у відпові­дального виконавця.

Передача документів від одного структурного підрозділу (по­садової особи) до іншого здійснюється відповідним виконавцем через канцелярію з відміткою про це у відповідних реєстрацій­них формах.

21) ПОРЯДОК ОТРИМАННЯ ТА РОЗГЛЯДУ

ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

СТРУКТУРНИМИ ПІДРОЗДІЛАМИ ОРГАНІЗАЦІЇ

Приймання й облік документів, що надходять до структур­них підрозділів, здійснюють діловоди цих структурних підрозділів.

Діловоди структурних підрозділів отримують вхідні докумен­ти в канцелярії. За отриману вхідну кореспонденцію діловоди розписуються в журналі розсилки документів.

Діловоди структурних підрозділів в день отримання здійсню­ють облік документів, що надійшли до структурних підрозділів, в журналі обліку вхідної кореспонденції (див. табл 1) і переда­ють її начальнику структурного підрозділу на розгляд.

Термінові доручення передаються керівникові негайно, а в разі його відсутності особі, що його заміщає.

Документи, що надійшли до структурних підрозділів, розгля­даються начальником структурного підрозділу і доводится до безпосередніх виконавців у день її надходження. Кореспонден­ція, крім термінової, що надійшла після 17 години, може бути розглянута наступного дня не пізніше 10 години.

Керівник структурного підрозділу визначає безпосередньо­го виконавця документа, в необхідних випадках дає додаткові вказівки, про що робить запис у контрольно-реєстраційній картці, що додається до документа.

У необхідних випадках передачі документів, розглянутих ке­рівництвом, від одного структурного підрозділу на виконання іншому не зазначеному в резолюції, це питання слід погодити з особою, яка розглядала документ. У разі зміни резолюції попе­редній виконавець повідомляє про це канцелярію із внесенням запису до відповідних реєстраційних форм.

Після розгляду кореспонденції начальником структурного підрозділу діловод переносить до журналу обліку вхідної корес­понденції резолюцію начальника і без затримки передає доку­менти за призначенням, при цьому картка вкладається в конт­рольно-облікову картотеку структурного підрозділу, яку веде

діловод або спеціально визначений для цього працівник підроз­ділу.

Після остаточного вирішення всіх питань, поставлених у до­кументі, виконавець зобов´язаний зробити на документі запис про результати розгляду, зазначити номер і дату документа-відповіді або іншого документа, вказати номер справи, де будуть підшиті всі матеріали, та поставити свій підпис і передати діло­воду для зняття доручення з контролю.

За вказівкою начальника структурного підрозділу з докумен­том, що надійшов для ознайомлення, повинні бути ознайомлені тільки ті працівники, які мають безпосереднє відношення до ви­конання цих документів. Спеціалісти структурного підрозділу зобов´язані негайно ознайомитися з документом, уразі необхід­ності зробити виписки та повернути його діловоду.

Факт ознайомлення з документом засвідчується підписом начальника структурного підрозділу в картці ознайомлення з до­кументом. Після ознайомлення діловод структурного підрозді­лу повертає документ протягом дня до канцелярії.

Про документи, виконання яких поставлено керівництвом на контроль, діловоди структурних підрозділів регулярно з´ясо­вують стан їх виконання і щотижня інформують про це началь­ника структурного підрозділу та канцелярію за встановленою формою.

Кожен виконавець повинен мати такі папки: "Для підпису", "До виконання", "Матеріали, на які очікується відповідь", "Ви­конані документи". Виконані документи підшиваються до справ тільки після остаточного вирішення всіх поставлених питань. На першому аркуші цих документів виконавець на нижньому полі ліворуч робить напис: "До справи № ", ставить свій підпис і дату та передає діловоду для закриття картки і зняття з контро­лю.

Після закінчення робочого дня всі службові документи по­винні зберігатися у шафах або столах, які надійно зачиняються

22) РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення — реєстраційного індексу — з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про до­кумент.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання на­явної в них інформації.

Реєстрації підлягає вхідна, вихідна кореспонденції, а також внутрішні документи: машинописні, рукописні та створені за­собами обчислювальної техніки.

Реєстрація документів здійснюється централізовано канце­лярією крім господарських договорів, реєстрація яких здійснюється бухгалтерією в книзі реєстрації договорів. Книга зберігається у головного бухгалтера.

Документи реєструють один раз. При передачі зареєстрова­них документів від одного підрозділу до іншого вони повторно не реєструються.

Реєстрація документів здійснюється за кожною реєстрацій­ною групою кореспондентів, за видом документів тощо. Поряд­кові реєстраційні номери надаються документам у межах кож­ної реєстраційної групи з початку року. Перелік книг реєстрації погоджується на кожний рік разом із номенклатурою справ організації.

При необхідності, реєстрація документів може здійснюва­тись спільно для групи кореспондентів з розподілом за видами документів у кожній групі тощо. Така необхідність визначається доцільністю їх спільної реєстрації з урахуванням обсягів над­ходження кореспонденції від цих конкретних кореспондентів. Із вхідних документів обов´язковій реєстрації у канцелярії підлягають:

- документи, одержані від вищих органів;

- запити та звернення народних депутатів України;

- звернення громадян;

- документи від міністерств, відомств, підприємств, органі­зацій, установ або надіслані на їх адресу, якщо вони потребують відповіді або реагування.

Реєстрація звернень громадян здійснюється окремо за вста­новленою формою (табл. 2).

Вхідні документи, що підлягають реєстрації, реєструються в день їх одержання. Із внутрішніх документів обов´язковій централізованій реєстрації у канцелярії підлягають:

- накази та розпорядження з питань основної діяльності;

- протоколи засідання правління та ін.;

- протоколи нарад;

- доручення керівництва;

- інформаційні листи.

Реєстрація наказів, що стосуються особового складу (про прийняття на роботу, переведення, надання щорічних відпус­ток тощо) здійснюється відділом кадрів.

Окремо реєструються у відділі кадрів протоколи засідань конкурсної комісії щодо відбору працівників за конкурсом.

Реєстрація протоколів засідань колегій ведеться окремо і здійснюється відповідними секретарями цих колегій централі­зовано в канцелярії у справах.

Реєстрація доручень керівництва підпорядкованим струк­турними підрозділам здійснюється у відповідних групах спе­ціалістів.

Реєстрація доповідних і службових записок, а також вихід­ної кореспонденції за підписом керівника структурного підроз­ділу здійснюється діловодами відповідних підрозділів.

Реєстраційний штамп на документах ставиться на нижньо­му полі першої сторінки документа праворуч.

На постановах Верховної Ради України, указах та розпоряд­женнях Президента України, постановах та розпорядженнях Кабінету Міністрів України реєстраційний штамп ставиться на зворотному боці останньої сторінки документа внизу ліворуч.

При реєстрації документам надаються умовні позначення — реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів в межах кожної групи документів, що реєструються і доповнюють­ся індексами за номенклатурами справ, питань діяльності, ко­респондентів тощо.

Документи, що виконуються кількома підрозділами спільно, реєструються за індексом того підрозділу, який є відповідаль­ним за організацію виконання документа.

Для реєстрації документів може використовуватися обчис­лювальна техніка.

Автоматизована реєстрація документів проводиться центра­лізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки.

Запис здійснюється шляхом прямого вводу з документа вста­новленого обов´язкового складу реквізитів реєстрації або з ре­єстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов´язко­вих реквізитів реєстрації, які забезпечують сумісність програм­них і технічних засобів.

Склад обов´язкових реквізитів при необхідності може бути доповнений: розписка виконавця в одержанні документа, хід ви­конання, додатки тощо.

При автоматизованій реєстрації формується банк реєстра­ційних даних, а при наявності мережі — Центральний банк реєстраційних даних.

23)Організація документів на рівні системи архівних установ
При організації архівних документів в межах системи архівних установ передусім враховують правовий статус, профіль і повноваження архівної установи.

Організація документів за правом власності реалізується в зберіганні документів НАФ у конкретних архівосховищах або приватних архівах: документи НАФ, що належать державі, зберігають державні архівні установи, а такі, що перебувають у приватній власності, зберігаються в архівах власників.

Порядок організації документів за строками зберігання визначає наявність серед них двох основних груп - документів постійного і тимчасового зберігання. Строки зберігання документів визначаються чинними нормативно-правовими актами [10, с. 105].

На організацію документів на міжархівному рівні істотно впливає загальний ступінь інформаційної значущості документів, залежно від якого їх відносять до комплексів загальнодержавного та місцевого значення.

Комплекс документів загальнодержавного значення складають документи, що утворилися в процесі життя і діяльності видатних діячів українського народу, а також у різні історичні періоди:


  • в межах сучасної України в діяльності центральних органів державної влади і управління, підприємств, установ і організацій, що поширювали (поширюють) свою компетенцію на всю або значну частину її території;

  • за межами України в діяльності провідних органі в української еміграції, зокрема еміграційних урядів, політичних партій і об'єднань, військових, культурно-освітніх, наукових закладів та громадських організацій;

  • в межах сучасної України в діяльності місцевих установі якщо склад і зміст документів переважно відображає історію не лише окремого регіону, а й усієї України, а такої у випадках, коли документна інформація має практичну цінність і може широко використовуватися в загальнодержавному масштабі [4].


Дo комплексу документів місцевого значення належать документи, що утворилися в діяльності органів державної влади і управління, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, що діяли або продовжують діяти на території певної адміністративно-територіальної одиниці, якщо документи цих органів, підприємств, установ і організацій не віднесено до комплексу документів загальнодержавного значення.

Документальні комплекси загальнодержавного значення зосереджуються в сховищах центральних державних архівів відповідного профілю, галузевих державних архівів і архівних підрозділів державних наукових установ, державних музеїв і бібліотек.

Документальні комплекси місцевого значення зберігаються в державних архівах областей, Автономної Республіки Крим, міст Києва і Севастополя, інших місцевих архівних установ, якщо вони здійснюють постійне зберігання документів НАФ [13, с. 91].

Віднесення документів до комплексів загальнодержавного або місцевого значення здійснює Держкомархів спільно з зацікавленими архівними та іншими установами.

Документальні комплекси місцевого значення розподіляються між архівними установами, що здійснюють їх зберігання, за територіальним принципом, па підставі належності цих комплексів до певних адміністративно-територіальних одиниць. У випадках утворення нових або зміни меж адміністративно-територіальних одиниць документальні комплекси місцевого значення, що утворилися в процесі діяльності місцевих установ на територіях, включених до складу новоутворених або укрупнених адміністративно-територіальних одиниць, передають на зберігання до тих архівних установ, які поширюють свої повноваження і зону комплектування на ці новоутворені або укрупнені адміністративно-територіальні одиниці.

Істотно впливають на організацію документів на міжархівному рівні історичні умови і місце їх створення. За цими ознаками виділяють три групи:


  • документальні комплекси, що утворилися в різні історичні періоди в межах сучасної України в діяльності органів влади і місцевого самоврядування, громадських і релігійних організацій, установ і підприємств усіх форм власності та окремих осіб;

  • документальні комплекси українського походження, що утворилися в різні історичні періоди за межами України в діяльності органів української еміграції, зокрема еміграційних урядів УНР, ЗУНР, українських політичних партій і об'єднань, військових, культурно-освітніх і наукових установ, громадських організацій та окремих осіб, що повернулися на батьківщину в порядку реституції, на підставі дарування та в інший спосіб;

  • документальні комплекси неукраїнського походження, у тому числі й ті, що стосуються історії України, що утворилися на теренах інших держав і надійшли до українських архівів на підставі дарування, заповіту і стали складовою частиною історико-культурної спадщини українського
    народу [31, с. 5].


Документи, що входять до складу першої групи, умовно поділяються на три підгрупи з відповідними загальними назвами: "документи дорадянського періоду", "документи радянського періоду", "документи періоду незалежної України".

До документів "дорадянського періоду" належать документальні комплекси, що утворилися на території України в її сучасних межах, в процесі діяльності юридичних і фізичних осіб у періоди:


  • існування Київської Русі (Х-ХІІ ст.), Галицько-Волинського та інших князівств, які виникли на теренах колишньої Київської Русі (XII-XIV ст.), Гетьманщини (XII-XVIII ст.), Запорозької Січі (XVI-XVIII ст.), Центральної Ради і Директорії Української Народної Республіки (1917-1920 pp.), Української Держави (1918 p.), Західноукраїнської Народної Республіки (1918-1919 pp.), Карпатської України (1938-1939 pp.);

  • входження українських земель до складу інших держав, окрім СРСР (з кінця XIV до середини 40-х років XX ст.);

  • нацистської окупації (1941-1944) [22].


Документи "радянського періоду" охоплюють документальні комплекси, що утворилися в період перебування України в складі СРСР. Початкову межу періоду визначають для кожного регіону окремо. Вона зумовлюється часом поширення радянської влади на його територіях. Кінцева дата єдина для всіх регіонів України - 24 серпня 1991 р.

До документів "періоду незалежної України" належать документальні комплекси, що утворилися на території сучасної України після проголошення Акту про Незалежність 24 серпня 1991 року в процесі діяльності органів державної влади і управління всіх рівнів, органів місцевого самоврядування, цивільних підприємств, установ і організацій всіх форм власності, військових частин і з'єднань, а також окремих осіб.

За категоріями доступу до них документи НАФ поділяються на документи з відкритим доступом та документи з обмеженим доступом: документи з таємною інформацією, документи з конфіденційною інформацією та документи з особливими умовами доступу. Виокремлені за цією ознакою документальні комплекси на міжархівному рівні організаційно не розмежовуються [37, с. 37].

24) Організація документів на рівні архіву
Організація документів на внутріархівному рівні відбувається за фондовою системою. При цьому основною класифікаційною одиницею НАФ є архівний фонд. Деякі групи аудіовізуальних, електронних, науково-технічних документів організовують за нефондовою системою.

Практичне здійснення організації документів за фондовою системою в межах державного архіву називається фондуванням архівних документів. Фондування архівних документів включає утворення архівних фондів і надання їм назв, визначення або уточнення фондової належності архівних документів, визначення хронологічних меж архівних фондів [28].

Архівні фонди утворюють в архівних установах із документів юридичних і фізичних осіб. Кожна з них у своїй діяльності накопичує безпосередньо утворені та зібрані нею документи - документальний фонд. Таку особу називають утворювачем документального фонду. За умови проведення відповідної експертизи частина документального фонду, що має певну цінність для суспільства або практичну цінність для свого власника і підлягає архівному зберіганню, набуває статусу архівного документального фонду. З частини архівного документального фонду, визнаної в результаті експертизи цінною для суспільства і віднесеної до НАФ, в архівній установі формують архівний фонд, під яким розуміють накопичену в процесі діяльності однієї або декількох юридичних чи фізичних осіб сукупність документів, об’єднаних за ознакою генетичного, історичного чи логічного зв’язку між документами та їх утворювачами. Неподільність тієї частини документального фонду установи чи особи, яка за висновками експертизи цінності віднесена до НАФ, є основним принципом організації документів на внутріархівному рівні. Дія цього принципу обмежується лише правом власності на документи [40, с. 4].

Юридична чи фізична особа, що є утворювачем архівного документального фонду, цілісна частина якого є архівним фондом називається фондоутворювачем.

Сукупність документів, утворених у діяльності юридичної особи, складає фонд офіційного походження. Обов'язковою умовою створення такого архівного фонду є наявність утворених або зібраних установою документів, що мають наукову, культурну або практичну цінність і висвітлюють діяльність даної установи чи організації. Формальними ознаками самостійності фондоутворювача - юридичної особи є наявність нормативного акту про створення, реєстрацію, компетенцію установи, визначення її функцій та структури, самостійного кошторису і розрахункового рахунку в банку, гербової печатки, штатного розпису, атрибутів власного діловодства [61, с. 105].

Ознаку фондоутворювача - фізичної особи складає наявність його архівного документального фонду, помітна роль фондоутворювача в житті суспільства та ступінь цінності (повнота, склад і зміст) утворених ним документів. Фізичні особи є фондоутворювачами фондів особового походження. Такі фонди створюють для осіб, життя і діяльність яких отримала високу державну, наукову чи громадську оцінку або, навпаки, мали значний деструктивний вплив на розвиток суспільства; для типових представників своєї соціальної групи, якщо склад документів є досить повним; для "пересічних" громадян, документи яких містять цінну для суспільства інформацію [52, с. 73].

Фонди особового походження можуть складати не лише документи, пов'язані з життям, суспільною діяльністю, творчістю чи вшануванням пам'яті окремої особи, а й її сім'ї, роду. В такому разі йдеться про сімейні та родові фонди як різновид фондів особового походження. Межі сімейних і родових фондів визначаються кількістю поколінь, що залишили документи. Фонд сім і складають документи не більше трьох поколінь, а фонд роду – не менше чотирьох. Наприклад, у ЦДІАК України зберігаються фонди роду Скоропадських, сім'ї Терещенків, родини Грушевських, особові фонди професорів В. Іконникова, Ю. Кулаковського, В. Довлар-Запольського та інші [46, с. 3].

З документів, однорідних за функціями і цільовим призначенням, однойменних установ або керівної установи і підпорядкованих їй установ, що функціонують (функціонували) у межах однієї адміністративно-територіальної одиниці; органів влади та підпорядкованих їм установ; установ, пов'язаних об'єктом діяльності; установ, що послідовно змінювали одна одну, якщо функції попередників повністю або частково передавались наступникам; двох або більше осіб на підставі родинного, творчого, професійного або іншого зв'язку між ними, можуть створюватися об'єднані архівні фонди. Наприклад, "Школи фабрично-заводського навчання м. Харкова", "Спілка письменників України та її Київська організація", "Луцька повітова команда державної поліції та її постерунки". Отже, об'єднаним архівним фондом є сукупність цілісних комплексів декількох архівних фондів, між утворювачами яких простежуються генетичні, історичні або логічно обумовлені зв'язки (однорідність функцій, підлеглість, місцезнаходження, правонаступність тощо). Об'єднані архівні фонди створюють для раціонального розміщення документів в архівах, удосконалення обліку документів, створення компактного і якісного довідкового апарату [49, с. 29].

Як окремий самостійний комплекс або частина документального комплексу особи чи установи до державних архівів від їх власників надходять архівні колекції - сукупність окремих документів, що виникли в процесі діяльності різних фондоутворювачів і поєднані за однією або декількома ознаками. На відміну від об'єднаних архівних фондів, архівні колекції формують на основі не історичних, а логічних зв'язків: тематичного, авторського, номінального, хронологічного. Переважна більшість колекцій має тематичний характер: "Колекція фотокопій документів про визвольну війну українського народу 1648-1657 pp.", "Колекція театральних афіш і програм", "Колекція українського некрополя" та ін.

Утвореним архівним фондам на першому етапі фондування надають назви. Назва архівного фонду установи складається 3 офіційної повної та скороченої назви фондоутворювача з усіма Чого перейменуваннями в хронологічній послідовності, підпорядкування, місцезнаходження, крайніх дат існування під кожною з назв. Назва особового архівного фонду складається із 3агальновизнаного та всіх інших, менш відомих найменувань особи - метричних і змінених прізвищ, імен, по батькові, псевдонімів, криптонімів тощо; визначення сфери творчої, громадської, державної і політичної діяльності (професії) особи і зазначенням її належності до тієї чи іншої національної культури / культур та крайні дати життя особи. Назва об'єднаного архівного фонду офіційного походження складається із загальної назви фондів, що ввійшли до його складу, або із назви керівної установи і загальної назви підпорядкованих їй установ. В назві архівної колекції, що надійшла до архіву, зазначаються характер або загальний зміст колекції, найменування установи - фондоутворювача і крайні дати періоду формування колекції або прізвище, ім'я й по батькові колекціонера і крайні дати його життя [55].

За ступенем цінності архівні фонди поділяють на три категорії, що визначають ранг фонду, обумовлений ступенем інформативності документів фонду, значущістю фондоутворювача, часом створення документів та наявністю особливо цінних і унікальних документів. До першої категорії належать фонди, переважна частина документів яких мають статус особливо цінних і містять інформацію, що стосується всіх або більшості сторін функціонування держави і діяльності суспільства та його провідних діячів, а також фонди, в складі яких є унікальні документи. Другу категорію надають фондам, документна інформація яких стосується певних галузей або напрямків діяльності держави і суспільства та окремих діячів. Як правило, значна частина документів другої категорії є особливо цінними. Третю категорію отримують фонди, документна інформація яких стосується тієї чи іншої теми або питання і доповнює інформацію фондів першої та другої категорій. Кожний державний архів здійснює розподіл фондів за цими категоріями відповідно до тільки йому притаманних історичних умов, специфіки регіону та фондового складу документів. Категорійність фондів не є сталою. Залежно від потреб держави і суспільства в ретроспективній інформації категорія фонду відповідно може бути змінена. Категорійність фондів встановлюють експертно-перевірні комісії державних архівів.

Різний порядок організації застосовується для документів з різними умовами доступу до них. Документи обмеженого доступу, що визначаються як конфіденційні, та документи, передані їхнім власниками на умовах дотримання певного обмеження доступу, організуються на загальних засадах. Таємні документи організуються в порядку, передбаченому спеціальною інструкіцією, з віднесенням їх до відповідних архівних фондів або нефондових комплексів на загальних для всіх документів засадах.

Важливим етапом організації архівних документів за фондовою системою в межах архіву є визначення фондової належності тобто віднесення архівних документів до архівного фонду відповідної установи або особи. В

© 2013 wikipage.com.ua - Дякуємо за посилання на wikipage.com.ua | Контакти