ВІКІСТОРІНКА
Навигация:
Інформатика
Історія
Автоматизація
Адміністрування
Антропологія
Архітектура
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Військова наука
Виробництво
Географія
Геологія
Господарство
Демографія
Екологія
Економіка
Електроніка
Енергетика
Журналістика
Кінематографія
Комп'ютеризація
Креслення
Кулінарія
Культура
Культура
Лінгвістика
Література
Лексикологія
Логіка
Маркетинг
Математика
Медицина
Менеджмент
Металургія
Метрологія
Мистецтво
Музика
Наукознавство
Освіта
Охорона Праці
Підприємництво
Педагогіка
Поліграфія
Право
Приладобудування
Програмування
Психологія
Радіозв'язок
Релігія
Риторика
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Статистика
Технології
Торгівля
Транспорт
Фізіологія
Фізика
Філософія
Фінанси
Фармакологія


НЕ 6.4 Організація збереження та вилучення документів.

Зберігання документів є заключним етапом у процесі руху документа на підприємстві.

Первинні документи, на підставі яких зроблено записи в облікових реєстрах, називаються використаними або опрацьованими. Первинні документи та облікові регістри, бухгалтерські звіти, складені на підставі використаних документів, до передачі їх до архіву мають зберігатися чітко встановлений термін в бухгалтерії.

Зазначимо, що на великих підприємствах можуть бути створені проміжні архіви. Документація поточного року зберігається у бухгалтерії чи проміжному архіві не більше одного року. Після здачі річного звіту така документація за актом передається на постійне зберігання до головного архіву підприємства.

Відповідальність за стан зберігання та цілісність документації несуть особи, уповноважені головним бухгалтером чи особою (юридичною або фізичною), яка здійснює бухгалтерський облік на підприємстві.

Бланки суворого обліку повинні зберігатися у сейфах, металевих шафах або спеціально відведених для цього приміщеннях, які можуть забезпечити їх надійне зберігання.

Номенклатура справце систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві підприємства, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

Номенклатуру справ на підприємстві розробляє посадова особа, відповідальна за організацію діловодства (при потребі залучається фахівець архівної справи).

Розрізняють три види номенклатури справ (рис. 6.2):

1) типова – встановлює склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації; є нормативним актом;

2) примірна – встановлює склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою; має рекомендаційний характер.

3) індивідуальна складається з номенклатури справ окремих структурних підрозділів.

Рисунок 6.2- Види номенклатури справ.

 

Організація зберігання документів – організація бухгалтерського архіву – має на меті забезпечення можливості швидкого знаходження документів за будь-яким записом в облікових реєстрах.

Одним із способів досягнення цієї мети є порядок, при якому на первинних документах (у верхньому правому куті документа) яскравим чорнилом проставляються порядкові номери, які повинні відповідати порядковому номеру запису господарської операції, яку відображає даний документ, у відповідному бухгалтерському реєстрі.

Первинні бухгалтерські документи підшиваються у місячні папки окремо від бухгалтерських реєстрів. Кожна така папка, що стосується якогось одного облікового регістру, включає в себе тільки ті документи, які відображені у даному обліковому регістрі. При цьому документи оправляються в папку в такому порядку, в якому вони приймалися до обробки, тобто з дотриманням хронології.

Кожна папка супроводжується архівною довідкою.

Якщо за якимось реєстром кількість документів незначна, допускається зберігання таких документів у річних папках. При цьому документи одного місяця відділяються від іншого аркушами із назвою місяця.

Розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості з нарахування заробітної плати зберігаються в окремих папках, місячних або річних, залежно від їх кількості. Облікові регістри (журнали, меморіальні ордери, відомості по синтетичних рахунках, допоміжні відомості та журнали) – також в окремих папках, які відкриваються на рік для кожного з них. Регістри складаються у папку в хронологічному порядку. На обкладинці папки проставляються всі реквізити підприємства (назва, ідентифікаційний код тощо), назва справи (діла), порядковий номер папки (діла), місяць, рік, кількість аркушів у папці. Усі прийняті для зберігання справи реєструються у спеціальному журналі (табл. 6.9).

Таблиця 6.9 - Журнал реєстрації надходження (вибуття) документів
до головного архіву підприємства

№ з/п Назва справи (діла) Дата надходження до архіву підприємства № папки (діла) Кількість аркушів Термін зберігання Дата здачі до Держархіву, знищення Примітка
Журнал № 1 25.08. 2004 р. *3 р. Січень 2007 р.  

 

 

Термін зберігання первинних документів, облікових регістрів, фінансових, податкових та статистичних звітів у архіві підприємства визначається згідно з Переліком типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5) !!!!!!!! (Опрацювати!!!!!)

Підрахунок строку зберігання документів починається з 1 січня року, наступного за роком завершення справи. Наприклад, обчислення терміну зберігання справ, завершених у діловодстві у 2005 році, розпочинається з 1 січня 2006 року.

Після закінчення терміну зберігання документи, які підлягають здачі до Державного архіву, здають до нього, а ті, що залишилися, знищують.

Слід зазначити, що знищувати можна, тільки ті облікові документи та звітність (термін зберігання яких закінчився), за якими державна податкова інспекція провела перевірку з питань дотримання податкового законодавства і, які не стосуються слідчих або судових справ у разі виникнення спорів. У першому випадку документи зберігаються до проведення ревізії. У другому – до ухвалення остаточного вироку.

Підготовка документів для передачі до архівного підрозділу або їх знищення передбачає декілька етапів:

· експертизу цінності документів;

· оформлення справ;

· складання описів справ;

· передача справ до архівного підрозділу установи і забезпечення схоронності документів.

Для проведення експертизи документів підприємство створює експертну комісію. До її складу включаються як працівники підприємства, так і працівники Державного архіву. Головою комісії здебільшого призначають заступника керівника підприємства.

Комісія є дорадчим органом. Її рішення обов’язкові для виконання всіма структурними підрозділами підприємства після затвердження керівником підприємства даного рішення.

Завдання комісії:

1) Організація і проведення спільно з діловодною службою та архівним підрозділом підприємства щорічного добору документів для подальшого зберігання або знищення;

2) здійснення контролю за організацією документообігу.

Комісія затверджує опис справ, віднесених попередньою експертизою цінності документів до Національного архіву, номенклатури справ поточного діловодства, акти про вилучення документів, не віднесених експертизою до Національного архіву.

Після завершення експертизи цінності документів складають описи справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню. Усі ці документи подаються на затвердження керівнику підприємства.

Після затвердження акта про виділення документів для знищення працівники діловодної служби здають зазначені документи на знищення. Форма акта наведена на рис. 6.3.

Видача первинних документів, облікових регістрів, фінансових звітів із архіву підприємства працівникам інших структурних підрозділів може здійснюватися тільки з дозволу головного бухгалтера (або особи, яка виконує його обов’язки). При цьому на місце виданого документа прикріпляють розписку особи, яка взяла його в тимчасове користування.

Справи у тимчасове користування стороннім особам (юридичним або фізичним) видаються з дозволу керівника підприємства. Вилучати документи зі справи постійного строку зберігання заборонено. Як виняток це допускається з дозволу керівника підприємства з обов’язковим залишенням у справі засвідченої копії документа. Копія засвідчується підписом посадової особи, відповідальної за зберігання документів, та печаткою підприємства.

Первинні документи та реєстри бухгалтерського обліку можуть бути вилучені у підприємства тільки за рішенням відповідних органів, прийнятих у межах їх повноважень, передбачених нормами законодавчих актів країни.

 

АКТ
про знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню

від ____________ № ___ _____________________ місце складання

 

На підставі ___________________________________________________________________________ назва і вихідні дані переліку документів ________________________________________________________________________________ із зазначенням строків їх зберігання відібрані для знищення як такі, що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, справи і документи _______________________________________________________________________________ найменування структурного підрозділу

 

N п/п Заголовок справи (документа) або спільний заголовок справ (документів) Дата справи (документа) або їх крайні дати Номери описів (номенклатур) за рік (роки) Індекс справи (тому, частини) за номенклатурою або номер справи за описом Кількість справ (томів, частин) Термін зберігання справи (тому, частини) Примітка
Разом ________________________________________________________ справ за ___________ роки літерами і цифрами Описи справ постійного зберігання за ___________ роки затверджені, а з особового складу - погоджені з ЕПК ____________________________________________________________________________ найменування державної архівної установи Протокол від _____________________________________________ № ________ Експертизу проводив ___________________________ ___________________ ___________________ посада особи підпис прізвище та ініціали Дата ______________ СХВАЛЕНО Протокол ЕК від ____________ № ___ Документи у кількості__________________________________________________ справ цифрами і літерами вагою ________________ кілограмів здано___________________________________ ________________________________________________________________________ найменування організації на переробку за приймально-здавальною накладною від ____________ N ______ _________________________________ ____________ _________________ посада особи, яка здала документи підпис прізвище та ініціали ______________________________ дата  
                   

 

 

Рисунок 6.3 - Акт про знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню

 

 

Вилучення оформлюється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку відповідній посадовій особі підприємства.

У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів або звітів керівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронні органи та письмовим розпорядженням (наказом), призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі у роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони та державного пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства. Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, а також державній податковій інспекції у 10-денний строк.

© 2013 wikipage.com.ua - Дякуємо за посилання на wikipage.com.ua | Контакти