Подвійний запис, його суть і значення

У результаті господарських операцій відбуваються подвійні рівновеликі зміни засобів господарства та джерел їх форму- вання. Так, придбаваючи матеріали, підприємство одночасно витрачає грошові кошти. В результаті цих операцій відбу-

вається взаємопов'язана, двобічна зміна у складі господарських засобів: збільшення виробничих запасів і зменшення грошових коштів на цю ж суму. В процесі використання матеріалів для виготовлення продукції відбувається збільшення витрат вироб­ництва і одночасно зменшення запасів матеріалів на складах. Реалізація готової продукції (товарів) призводить одночасно до збільшення грошових коштів підприємства і зменшення товар­них запасів і т. д.

Взаємопов'язані подвійні зміни у складі господарських засобів та їх джерелах в процесі діяльності підприємства зумов­люють необхідність відображення господарських операцій на рахунках способом подвійного запису, суть якого полягає у тому, що колену господарську операцію в одній і тій же сумі записують двічі: на дебеті одного рахунка і кредиті другого.

Ознайомимося з порядком подвійного запису на рахунках на такому прикладі.

Операція 1.Одержано в касу з поточного рахунка в банку грошові кошти в сумі 50 000 грн.

Ця операція зумовлює взаємозв'язок двох рахунків: "Каса" і "Поточний рахунок". Обидва рахунки — активні. Оскільки на активних рахунках збільшення господарських засобів відобра­жається на дебеті, то операція повинна бути записана на дебет рахунка "Каса". На поточному рахунку в банку грошові кошти, відповідно, зменшилися на цю ж суму (50 000 грн.). Зменшення засобів на активних рахунках відображається на кредиті. Тому операцію треба одночасно відобразити на кре­диті рахунка "Поточний рахунок". Схематично відображення на рахунках цієї операції матиме такий вигляд:

Д-т рах. "Поточний

рахунок" Д-т рах. "Каса" К-т

Як видно з наведеного прикладу, зроблений запис на рахун­ках відображає дві події, що виникли внаслідок здійсненої господарської операції: збільшення грошових коштів у касі під­приємства і одночасно зменшення їх на цю ж суму на поточно­му рахунку.

Перш ніж відобразити господарську операцію на відпо­відних рахунках подвійним записом, на підставі первинних (або згрупованих) документів складають бухгалтерську провод­ку, під якою розуміють зазначення рахунка, який дебетується, і

рахунка, який - кредитується, а також суму відображуваної в обліку господарської операції.

Бухгалтерська проводка (у наведеному прикладі) буде запи-сана так:

Д-т рах. "Каса"

К-т рах. "Поточний рахунок" 50 000 грн.

Кожна господарська операція внаслідок подвійного запису викликає взаємозв'язок між певними рахунками. Цей взаємо-зв'язок полягає у тому, що дебет одного рахунка поєднується з кредитом іншого, характеризуючи зміни, які відбуваються у складі засобів або їхніх джерелах внаслідок господарської опе-рації.

Взаємозв'язок рахунків, що виникає в результаті відображен-ня на них господарських операцій подвійним записом, називається кореспонденцією рахунків, а самі рахунки — кореспондуючими.

У наведеному прикладі такими рахунками є рахунки "Каса" і "Поточний рахунок". Кореспонденція рахунків дає змогу ви-значити основний зміст господарської операції.

Залежно від кількості кореспондуючих рахунків розрізняють прості і складні бухгалтерські проводки (записи).

Простою називають таку бухгалтерську проводку, за якої один рахунок дебетується, а другий на цю ж суму креди-тується, тобто коли кореспондують тільки два рахунки. Роз-глянута у нашому прикладі бухгалтерська проводка — проста.

Складною називають таку бухгалтерську проводку, за якої кілька рахунків дебетується, а на загальну суму записів по дебе-ту кредитується один рахунок, або навпаки, — кілька рахункі кредитується, а на загальну суму записів по кредиту дебетують один рахунок, тобто коли кореспондують між: собою більше ніж: два рахунки.

Розглянемо господарську операцію, що зумовлю необхідність складної бухгалтерської проводки.

Операція 2. Витрачено у виробництві на виготовлення про

Сировини і матеріалів.................................. 660 000 грн

Палива............................................................ 140 000 грн

Разом.............................................................. 800 000 грн.

Ця операція зумовила зменшення виробничих запасів, отже активні рахунки, на яких вони обліковуються, — "Матеріал" і "Паливо" — потрібно на відповідні суми кредитувати. З іншого боку, затрати виробництва на загальну суму здійсненім

витрат матеріальних цінностей збільшилися. Отже, активний рахунок "Виробництво" треба дебетувати на суму 800 000 грн.

Бухгалтерська проводка по операції буде такою:

Д-т рах. "Виробництво"............................... 800 000 грн.

К-т рах. "Матеріали".................................... 660 000 грн.

К-т рах. "Паливо" . ..................................... 140 000 грн.

У системі рахунків цей запис буде відображено так:

Складні бухгалтерські проводки не порушують правила по­двійного запису, оскільки як у простих, так і в складних про­водках зберігається взаємопов'язане відображення господарсь­ких операцій на дебеті і кредиті рахунків та рівність дебетових і кредитових підсумків. Так, у наведеному прикладі суми, запи­сані на кредиті двох рахунків (660 000 + 140 000), дорівнюють сумі, записаній на дебеті одного рахунка (800 000). Крім того, кожну складну проводку можна розкласти на кілька простих. У наведеному прикладі це виглядатиме так:

1. Д-т рах. "Виробництво"

К-т рах. "Матеріали" 660 000 грн.

2. Д-т рах. "Виробництво"

К-т рах. "Паливо" 140 000 грн.

Застосування складних проводок значно зменшує кількість облікових записів, робить їх більш наочними.

У практиці бухгалтерського обліку забороняється складати такі проводки, в яких по одній господарській операції кілька рахунків дебетується і одночасно кілька рахунків кредитується. Такі бухгалтерські проводки утруднюють встановлення взаємозв'язку рахунків і визначення за кореспонденцією між ними економічного змісту відображеної господарської операції, а це послаблює контроль за правильністю облікових записів. Тільки чітка кореспонденція між рахунками забезпечує наочність, ясність і доступність обліку, підвищує його конт­рольні функції.

Отже, подвійний запис є способом відображення господарських операцій на кореспондуючих рахунках, при якому колена операція

записується на дебеті одного і кредиті другого рахунка в одній -і тій же сумі.

З розглянутих прикладів можна зробити такі висновки про суть і значення подвійного запису:

— спосіб подвійного запису зумовлений змістом самих гос­подарських операцій, які викликають взаємопов'язані подвійні зміни у складі засобів та їх джерелах в процесі господарської діяльності;

— при відображенні кожної господарської операції спосо­бом подвійного запису обов'язково кореспондують два рахун­ки, один з яких дебетують, а другий кредитують на одну і ту ж суму;

— якщо господарська операція відображається складною проводкою, то загальна сума записів на одній стороні кількох рахунків повинна дорівнювати загальній сумі, записаній на протилежній стороні кореспондуючого з ними рахунка;

— оскільки кожна господарська операція в одній і тій же
сумі відображається на дебеті одного і кредиті іншого рахунка,
то підсумок записів по дебету всіх рахунків має дорівнювати
підсумку записів по кредиту рахунків. Відсутність такої
рівності свідчить про помилки в облікових записах.

Таким чином, подвійний запис забезпечує контроль за пра­вильністю облікових записів шляхом звірки рівності загальних підсумків дебетових і кредитових оборотів, а також залишків на рахунках.

У формі двосторонніх змін в системі рахунків відобра­жається рух господарських засобів та їх джерел. Подвійний запис дозволяє з'ясувати, внаслідок яких операцій відбулися зміни певного виду засобів або їх джерел, звідки господарські засоби надійшли і куди вони були використані. Це дає змогу за допомогою системи рахунків як способу поточного бухгал- терського обліку одержувати безперервну інформацію про хід результати господарської діяльності для потреб планування, оперативного керівництва, контролю й аналізу.

Правильна кореспонденція рахунків має велике значення для організації бухгалтерського обліку, оскільки вона вносить певний порядок в систему облікових записів. Тому встановлен­ням кореспонденції між рахунками (складанням бухгалтерсь­ких проводок) займаються державні керівні органи, зокрема Міністерство фінансів України. Розроблені ним в нормативних документах типові кореспонденції рахунків по всіх можливих господарських операціях забезпечують єдиний порядок обліку в господарюючих суб'єктах всіх галузей і форм власності.