ВІКІСТОРІНКА
Навигация:
Інформатика
Історія
Автоматизація
Адміністрування
Антропологія
Архітектура
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Військова наука
Виробництво
Географія
Геологія
Господарство
Демографія
Екологія
Економіка
Електроніка
Енергетика
Журналістика
Кінематографія
Комп'ютеризація
Креслення
Кулінарія
Культура
Культура
Лінгвістика
Література
Лексикологія
Логіка
Маркетинг
Математика
Медицина
Менеджмент
Металургія
Метрологія
Мистецтво
Музика
Наукознавство
Освіта
Охорона Праці
Підприємництво
Педагогіка
Поліграфія
Право
Приладобудування
Програмування
Психологія
Радіозв'язок
Релігія
Риторика
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Статистика
Технології
Торгівля
Транспорт
Фізіологія
Фізика
Філософія
Фінанси
Фармакологія


Організація документів на рівні архіву

Організація документів на внутріархівному рівні відбувається за фондовою системою. При цьому основною класифікаційною одиницею НАФ є архівний фонд. Деякі групи аудіовізуальних, електронних, науково-технічних документів організовують за не фондовою системою.

Практичне здійснення організації документів за фондовою системою в межах державного архіву називається фондуванням архівних документів. Фондування архівних документів включає утворення архівних фондів і надання їм назв, визначення хронологічних меж архівних фондів.

Архівні фонди утворюють в архівних установах із документів юридичних і фізичних осіб. Кожна з них у своїй діяльності накопичує безпосередньо утворені та зібрані нею документи – документальний фонд. Таку особу називають утворювачем документального фонду. За умови проведення відповідної експертизи частина документального фонду, що має певну цінність для суспільства або практичну цінність для свого власника і підлягає архівному зберіганню, набуває статусу архівного документального фонду. З частини архівного документального фонду, визнаної в результаті експертизи цінною для суспільства і віднесеної до НАФ, в архівний установі формують архівний фонд, під яким розуміють накопичену в процесі діяльності однієї або декількох юридичних чи фізичних осіб сукупність документів, об’єднаних за ознакою генетичного, історичного чи логічного зв’язку між документами та їх утворювачами. Неподільність тієї частини документального фонду установи чи особи, яка за висновками експертизи цінності віднесена до НАФ, є основним принципом організації документів на внутріархівному рівні, Дія цього принципу обмежується лише правом власності на документи.

Юридична чи фізична особа, що є утворювачем архівного документального фонду, цілісна частина якого є архівним фондом, називається фондоутворювачем.

Сукупність документів, утворених у діяльності юридичної особи, складає фонд офіційного походження. Обов’язковою умовою створення такого архівного фонду є наявність утворених або зібраних установою документів,що мають наукову, культурну або практичну цінність і висвітлюють діяльність даної установи чи організації. Формальними ознаками самостійності фондоутворювача – юридичної особи є наявність нормативного акту про створення, реєстрацію, компетенцію установи, визначення її функцій та структури, самостійного кошторису і розрахункового рахунку в банку, гербової печатки, штатного розпису, атрибутів власного діловодства.

Ознаку фондоутворювача – фізичної особи складає наявність його архівного документального фонду, помітна роль фондоутворювача в житі суспільства та ступінь цінності (повнота, склад і зміст) утворених ним документів, Фізичні особи є фондоутворювачами фондів особового походження, Такі фонди створюють для осіб, життя і отримала високу державну, наукову чи громадську оцінку або, навпаки, мали значний деструктивний вплив на розвиток суспільства; для типових представників своєї соціальної групи, якщо склад документів є досить повним; для «пересічних» громадян, документи яких містять цінну для суспільства інформацію,

Фонди особового погодження можуть складати не лише документи, пов’язані з життям, суспільною діяльністю, творчістю чи вшануванням пам’яті окремої особи, а й її сім'ї, роду. В такому разі йдеться про сімейні та родові фонди як різновид фондів особового походження. Межі сімейних і родових фондів визначають кількістю поколінь, що залишили документи, Фонд сім'ї складають документи не більш трьох поколінь, а фонд роду – не менше чотирьох,

Об’єднаним архівним фондом є сукупність цілісних комплексів декількох архівних фондів, між утворювачами яких простежуються генетичні, історичні або логічно Обумовлені зв’язки (однорідність функцій, підлеглість, місцезнаходження, правонаступність тощо), Об’єднані архівні фонди створюють для раціонального розміщення документів в архівах, удосконалення обліку документів, створення компактного і якісного довідкового апарату.

Як окремий самостійний комплекс або частина документального комплексу особи чи установи до державних архівів від їх власників находять архівні колекції – сукупність окремих документів, що виникли в процесі діяльності різних фондоутворювачів і поєднані за однією або декількома ознаками. На відміну від об’єднаних архівних фондів, архівні колекції формують на основі не історичних, а логічних зв’язків : тематичного, авторського, номінального, хронологічного, Переважна більшість колекцій має тематичний характер.

За ступенем цінності архівні фонди поділяють на три категорії, що визначають ранг фонду, обумовлений ступенем інформативності документів фонду, значущістю фондоутворювача, часом створення документів та наявністю особливо цінних і унікальних документів. До 1-ої категорії належать фонди, переважна частина документів яких мають статус особливо цінних і містять інформацію, що стосується всіх або більшості сторін функціонування держави і діяльності суспільства та його провідних діячів, а також фонди, в складі яких є унікальні документи. 2-у категорію надають фондам, документна інформація яких стосується певних галузей або напрямків діяльності держави, суспільства, окремих діячів. 3-ю категорію отримують фонди, документна інформація яких стосується тієї чи іншої теми або питання і доповнює інформацію фондів 1-ї та 2-ї категорій. Кожний державний архів здійснює розподіл фондів відповідно до своєї специфіки. Категорійність фондів не є сталою. Залежно від потреб суспільства, держави, категорія фонду може бути змінена. Категорійність фондів встановлюють експертно-перевірні комісії державних архівів.

Різний порядок організації застосовується для документів з різними умовами доступу до них. Документи обмеженого доступу організовуються на загальних засадах. Таємні – організовуються в спеціально встановленому порядку.

Важливим етапом організації архівних документів за фондовою системою в межах архіву є визначення фондової належності, тобто віднесення документів до архівного фонду відповідної установи або особи. Відбувається воно на основі вивчення складу, змісту, діловодного оформлення документного масиву.

При фондуванні важливим є визначення хронологічних меж архівного фонду. Для архівного фонду установи хронологічно межі визначають за офіційними датами утворення і ліквідації фондоутворювача. Для особового – за датами народження і смерті фондоутворювача. Для об’єднаного – за датами утворення фондоутворювача, створеного в часі першим та дати ліквідації фондоутворювача, ліквідованого в часі пізніше, ніж інші фондоутворювачі цього фонду( аналогічно для об’єднаного архівного фонду особового походження). Для архівної колекції, сформованої фізичною особою – за датами народження і смерті фондоутворювача. Для архівної колекції, сформованої установою – за крайніми датами періоду формування колекції.

При визначенні хронологічних меж архівного фонду враховують чинники, що впливають на діяльність фондоутворювачів.

Політичні чинники виявляються в зміні конституційних основ держави. Наприклад, розпад СРСР, виникнення незалежних держав і поява в результаті таких процесів нових фондоутворювачів.

До юридичних чинників належать розширення або звуження прав фондоутворювача, зміна його форми власності.

Адміністративні чинники полягають в зміні адміністративно-територіального поділу, реорганізації або ліквідації фондоутворювача.

Визначення хронологічних меж фондів особового походження пов’язане з встановленням дат народження та смерті, але у більшості таких фондів зустрічаються ширші хронологічні межі фонду, ніж крайні дати життя фондоутворювача.

У межах архіву поряд із організацією документів за фондовою системою здійснюється організація документів у спеціальних архівах або спеціалізованих відділах загальних архівних установ за нефондовою системою.Так організуються аудіовізуальні та електронні документи, що створюються як продукція і є результатом цільової виробничої діяльності кінофотостудій, студій звукозапису, комп'ютерних центрів тощо. За цією системою в основу організації кіновідеодокументів покладаються такі класифікаційні ознаки: жанри кіно (документальне, науково-популярне, навчальне, ігрове тощо), форми організації відзнятого матеріалу (фільми, спецвипуски, кіножурнали, окремі сюжети); носії інформації (негативи і позитиви, горюча і негорюча плівка, магнітна відеоплівка). Фотодокументи організуються за жанрами фотографії (хронікальне фото, портрети, пейзажі), формами організації відзнятого матеріалу (окремі фото, фотонариси, фотоальбоми), носіями інформації (негативи і позитиви на склі, фотоплівці, фотопапері). На жанрову належність (хронікальний, мемуарний характер, виконання творів літератури і мистецтва, навчальні, науково-освітні програми тощо), форми організації записаного матеріалу (репортажі, хронікальні записи подій, радіопрограми, виступи, спогади, інтерв'ю тощо), місце запису (студійні, позастудійні, трансляційні); системи запису звукової інформації (механічна, фотооптична, магнітна) та носії інформації (граморигінали, грамплатівки, магнітні стрічки, компакт-диски тощо) спираються при організації фонодокументів. Класифікаційними ознаками для організації електронних документів є тип комп'ютерного обладнання, програмного забезпечення, на основі яких вони були створені; характер змісту та мета використання документної інформації. Технічні документи, як правило, групуються в комплекси за об'єктною, територіальною або тематичною ознаками.

© 2013 wikipage.com.ua - Дякуємо за посилання на wikipage.com.ua | Контакти