При розв’язуванні економічних, фінансових та інших задач в управлінні доводиться представляти і обробляти інформацію у вигляді таблиць, бланків відомостей, форм, списків. Ще до широкого застосування електронних таблиць створення і обробка табличних док. засобами обчислювальної техніки відбувалось двома способами:

· дані розміщувались в таблиці на папері і оброблялись за допомогою електронного калькулятора;

· дані розміщувались в пам’яті комп’ютера, а для їх обробки створювалась програма.

Перший спосіб розрахований на рядового користувача, легко перевіряється, але розрахунки виконуються повільно. Другий спосіб дозволяв обробляти дані набагато швидше, але потрібні були навики програмування, яких не мали рядові користувачі. Ці протиріччя були розв’язані з появою стандартних програмних засобів, створених для обробки даних, представлених в табличній формі, так званих електронних таблиць або табличних процесорів. Програмні продукти цього класу поєднали традиційне для користувача представлення даних (таблиці, бланки, форми) з простотою і універсальністю їх обробки.

Електронні таблиця - це двовимірна матриця, в рядках і стовпцях якої розташовані клітини, в кожній з яких може зберігатися деяка інформація. В клітини ел. таблиці можна занести текст, числа, формули. Програмні засоби для проектування електронних таблиць називають табличними процесорами. Вони дозволяють не тільки створювати електронні таблиці, але й автоматизовувати обробку даних, занесених в ці таблиці.

Організація підготовки документів електронних таблиць базується на двох основних принципах:

· дані представляються на екрані монітора у вигляді таблиці практично необмеженого розміру

· інструментом обробки цих даних є табличний процесор, засоби якого дозволяють користувачу розв’язати поставлену задачу.

Табл. процесори ввійшли в набір основних прикладних програм для тих працівників, які розв’язують обліково-аналітичні задачі, даними для яких є різноманітні таблиці, фінансові звіти, статистичні довідки. На основі електронних таблиць можуть будуватися дуже складні моделі, що відображають господарську діяльність підприємств, бухгалтерський облік і т.д. Оскільки персональні комп’ютери, як правило, мають хороші можливості для роботи з графічною інформацією, в табличні процесори вбудовуються засоби підтримки ділової графіки. Можливість представлення даних у вигляді різноманітних графіків та гістограм забезпечує наочність та зручність для візуального аналізу.

Сучасні табл. процесори дозволяють не тільки безпомилково проводити арифметичні операції над числами в стовпцях і рядках, але і будувати за табл. даними діаграми, проводити складний фін.-економічний чи статистичний аналіз, автоматизувати різноманітні сфери бухгалтерської і економічної діяльності, знаходити оптимальні по певних критеріях варіанти вирішення конкретних економічних задач.

Створення та редагування таблиць редактором електронних таблиць Ехсеl

Електронні таблиці – це програма для створення і використання документів з автоматичним розрахунком даних, що вносяться.

Таблицю стандартної конфігурації можна створити за допомогою команди Таблица >Добавить >Таблица.

Оформлення таблиці. Щоб додати даним презентабельний вигляд, таблицю слід певним чином відформатувати - встановити ширину стовпців і висоту рядків, вибрати шрифт тексту, задати межі коміркам і т.п.

Ширина стовпця змінюється за допомогою миші або команд меню Формат. Вибравши команду Формат > Стовпець > Автопідбір ширини, ви надасте програмі можливість самій встановити оптимальну ширину стовпців і висоту рядків. Точне значення ширини стовпця задається за допомогою команди Формат > Стовпець > Ширина.

Форматування комірок. Якщо ви не хочете форматувати, таблицю вручну, скористайтеся функцією автоматичного форматування Формат > Автоформат. Якщо оформлення таблиці, пропоноване програмою, вам не підходить, можна застосувати інструменти форматування Excel. Програма пропонує безліч різноманітних засобів і можливостей, які дозволять створити професійно оформлені і наочні табл. У Excel існує два типи вирівнювання: горизонтальне і вертикальне.

Горизонтальне вирівнювання. спосіб вирівнювання - з об'єднанням декількох комірок в одну. При його використанні дані з лівої верхньої комірки виділеного діапазону розподіляються по всіх його комірках: і вирівнюються по центру.

Вертикальне вирівнювання вмісту задається в списку по вертикалі на вкладці Вирівнювання діалогового вікна Формат комірок. За умовчанням використовується вирівнювання по нижньому краю. Вирівнювання по центру і по верхньому краю застосовують для зсуву вмісту комірок відповідним чином.

Межі і колір. Використання шрифтів допоможе вам зробити ел. табл. наочнішими. Межа - контур, що оточує комірки або діапазон комірок. Викор. різні межі, а також змінюючи ширину стовпців і висоту рядків, ви можете створити таблиці б-я вигляду. Заливка застосовується для виділення кольором певних областей роб. листа.

Лінії межі вибираються за допомогою кнопок, на яких вони зображені. Ви можете вибрати тип лінії (подвійну, одинарну..) і товщину

Форматування клітинок, використання авто формату

Виділіть діапазон, який потрібно відформатувати або з якого видалити автоматичне форматування. У меню Формат виберіть команду Автоформат. Виконайте одну з таких дій.

Застосування автоформату - Виберіть потрібний формат - Видалення автоформату - У кінці списку виберіть формат Немає.

Примітка: Якщо при застосуванні або видаленні автоформату необхідно використати лише певні частини формату, натисніть кнопку Параметри та зніміть прапорці для форматів, які застосовувати не потрібно.

Тема 13: Робота з електронними таблицями

Створення та використання формул, вбудованих функцій

Формули — це вирази, за якими виконуються обчислення на аркуші. Формула завжди починається зі знака рівності (=).

Створити просту формулу можна за допомогою констант і операторів обчислення. Наприклад, формула =5+2*3 помножує два числа, а потім додає до результату ще одне число. У Microsoft Office Excel використовується стандартний порядок математичних операцій. У попередньому прикладі спочатку виконується множення (2*3), до результату якого додається 5.

Також для створення формули можна використати функцію. Наприклад, у формулах =SUM(A1:A2) і SUM(A1;A2) функція SUM служить для додавання значень клітинок A1 і A2.

Залежно від типу створюваної формули вона може містити деякі або всі нижченаведені елементи.

Функції. Функція, така як PI(), починається зі знака рівності (=) і може містити аргументи, забрані в дужки.

Посилання на клітинки. Можна звертатися до даних у клітинках на аркуші, долучаючи до формули посилання на клітинки. Зокрема, посилання A2 повертає значення цієї клітинки або використовує це значення в обчисленні.

Константи. Числові (наприклад, 2) або текстові значення, які вводяться безпосередньо у формулу.

Оператори. Оператори — це символи, які визначають тип обчислення, яке має виконувати формула. Наприклад, оператор ^ підносить число до степеня, а оператор * (зірочка) перемножує числа.

Для отримання потрібного результату обчислення можна використати одну функцію, вкладені функції або масиви, які обчислюють один або багато результатів. Коли у формулі зникає потреба, її можна видалити.

Створення простої формули з використанням констант і операторів обчислення

Клацніть клітинку, в яку потрібно ввести формулу.

Введіть = (знак рівності).

Щоб ввести формулу, виконайте одну з таких дій.

Введіть константи й оператори, які має бути використано в обчисленні. Клацніть клітинку, яка містить значення, потрібне для формули, введіть потрібний оператор, а потім клацніть іншу клітинку, яка містить потрібне значення. Порада Кількість констант і операторів у формулі не обмежується.

Натисніть клавішу ENTER.

Побудова діаграм

Діаграма - це малюнок, фігура, яка надає графічне зображення співвідношенню між величинами.

Для створення діаграми простіше всього скористатися відповідним майстром. Щоб вказати майстру діаграм джерело даних, виділіть прямокутну область комірок, в яких знаходяться результати розрахунків. Будь-яка діаграма складається з елементів, до яких відносяться такі об'єкти, як область побудови діаграми, осі, координатна сітка, маркери даних, заголовки. Клацанням миші можна виділити будь-який елемент, а клацанням правої кнопки - розкрити його контекстне меню. Початкові числові дані для діаграми слід виділяти разом з рядком і стовпцем заголовків таблиці, щоб відповідні назви автоматично з'являлися в легенді і на осі категорій діаграми.

Виконується команда Вставка\Діаграма. Відкриється перше вікно діалогу майстра діаграм, в якому потрібно вказати тип діаграми, задаючи її оформлення, і конфігурацію елементів, що відображають дані.

У списку Тип вибирається потрібний пункт або інша відповідна категорія типів діаграм.

У розділі Вид клацається по потрібному, задаючи підтип діаграми.

З метою попередньої оцінити майбутнього виду діаграми, не виходячи з вікна майстра , натискується Просмотр результата. Завершується цей етап натиснення кнопки Далі

Наступне вікно діалогу майстра, дозволяє вибрати або скоректувати джерело даних. Оскільки при запуску майстра в аркуші вже був виділений деякий діапазон даних, він автоматично вибирається як джерело даних. Щоб скоректувати джерело даних, клацніть на кнопці, розташованій в правій частині поля Диапазон. Вікно майстра згорнеться в один рядок, відкривши доступ до листа Excel.

Виділяється додаткова група комірок і мишкою розвертається вікно діалогу. Перемикач Ряди дозволяє групувати ряди даних по рядках або стовпцях таблиці. Для переходу до вікна діалогу Параметри діаграми, натискується кнопка Далі.

Вводяться тексти в поля Назва діаграми, Вісь Х (категорій) і Вісь Y(значень). Завершується робота у вікні клацанням на кнопці Далі.

Вказується розміщення діаграми на робочому або окремому аркуші і у текстове поле імені нового аркуша введиться назва аркуша..

Примітка: При розміщенні діаграми на окремому листі програма задає їй розмір, рівний площі вікна документа Excel. Якщо при зміні, розмірів вікна масштаб діаграми не міняється, потрібно виконати команду Сервіс\Параметри\Встановити прапорець Масштабувати діаграму за розміром вікна. Інакше розміри діаграми зберігатимуться незмінними.

1 2 3 45